Senti la pressione dell'abbandono dei dipendenti e della perdita di conoscenze istituzionali? Non sei solo.

Circa l'88% dei dirigenti concorda sul fatto che stanno registrando un turnover più elevato del normale e i settori in generale stanno registrando tassi di abbandono record. Dalla tecnologia, dove il 38% dei dipendenti sta cercando di cambiare ruolo , alla produzione, che dovrà affrontare 2,1 milioni di posti di lavoro vacanti entro il 2030, le Grandi Dimissioni non si fermeranno presto.

Questo diffuso abbandono sta accelerando la perdita di conoscenze istituzionali, rendendo le aziende vulnerabili a costose inefficienze in un clima aziendale che richiede più resilienza e innovazione che mai.

Di fronte a questo sconvolgimento, come può la tua azienda preservare la conoscenza istituzionale e ridurre al minimo l'impatto del logorio sulla tua intelligenza organizzativa?

Cos'è la conoscenza istituzionale?

La conoscenza istituzionale è la memoria collettiva di un'organizzazione e l'apprendimento tribale. Comprende sia le hard skill, come le capacità tecniche e basate sugli strumenti, sia le soft skills, come le relazioni con i clienti e i colleghi. Questa profonda conoscenza del settore e dell'azienda consente alla tua organizzazione di imparare dal passato e di piazzare scommesse innovative sul futuro.

Le organizzazioni che non danno priorità al trasferimento delle conoscenze rischiano di perdere il contesto, la fiducia e l'intuizione necessari per elaborare una strategia efficace, nonché gli strumenti, le tattiche e i processi necessari per realizzarla in modo competitivo. Senza un approccio strategico alla conservazione della conoscenza, dovrai reinventare la ruota quando i dipendenti lasceranno l'organizzazione.

Per fortuna c'è un modo migliore.

Il cambiamento è una parte naturale della crescita. Le aziende che affrontano l'evoluzione del loro business in modo proattivo e adattabile possono dotare i nuovi talenti promettenti dell'esperienza di dipendenti veterani.

La conservazione e la condivisione delle conoscenze istituzionali non solo migliora l'onboarding, aumenta la produttività e riduce i rischi, ma favorisce anche una maggiore trasparenza e coerenza in tutta l'organizzazione. Ciò contribuisce a un'esperienza di lavoro più equa e a una mentalità di apprendimento che può ridurre l'abbandono.

Vediamo come.

Come trasferire e conservare le conoscenze istituzionali

L'approccio proattivo: promuovere una cultura di condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze ha un valore molto più grande della sola mitigazione dei rischi. Sebbene molti leader non si occupino del trasferimento delle conoscenze fino a quando un dipendente critico non annuncia la sua partenza, la creazione di una cultura proattiva di condivisione delle conoscenze favorisce la fiducia, la collaborazione e l'innovazione in tutta la tua azienda.

1. Verifica le conoscenze istituzionali esistenti

Fai il punto sui ruoli più critici in ogni parte della tua organizzazione. Questa conoscenza è isolata? Quanto spesso viene condiviso? Chi potrebbe beneficiare di queste informazioni: un singolo collaboratore, un team, una business unit o l'intera organizzazione?

Esamina tutti i livelli della tua azienda, dai leader strategici che prendono poche decisioni di alta qualità basate su anni di esperienza al personale di livello più basso che gestisce strumenti e processi quotidiani essenziali. Identificando il valore e il volume delle conoscenze istituzionali esistenti, puoi iniziare a stabilire le priorità delle informazioni da acquisire e condividere.

Pensa anche a nuove opportunità di condivisione delle conoscenze. In che modo potrebbe aiutare a rafforzare la collaborazione tra i team o a sostenere le sostituzioni a breve termine in caso di ferie o congedi parentali? La cattura dei kick-off del progetto e dei controlli delle milestone chiave potrebbe aiutare a preservare la risoluzione dei problemi sul momento, che è difficile da far emergere alla fine di un progetto? Condividere le revisioni aziendali mensili, le riunioni del consiglio di amministrazione o altre discussioni strategiche renderebbe più facile aggiornare gli stakeholder dell'organizzazione sulle nuove opportunità?

2. Crea un processo semplice per l'acquisizione delle conoscenze (suggerimento: premi registra!).

Ora che hai identificato le informazioni organizzative più preziose, fai della conservazione della conoscenza una pratica quotidiana.

Ti sembra una seccatura? Non deve essere così.

La chiave è ridurre l'attrito. I tuoi dirigenti e dipendenti probabilmente non hanno la larghezza di banda per creare una documentazione dettagliata sulle loro numerose responsabilità. Togliete ai vostri dipendenti l'onere della conservazione delle conoscenze fornendo strumenti per registrare automaticamente le riunioni importanti e salvarle in una libreria di video learning on-demand ricercabile per un accesso futuro.

La registrazione delle discussioni chiave del progetto, delle riunioni strategiche e dei tutorial sugli strumenti non solo supporta i nuovi dipendenti, ma aiuta anche il personale esistente a lavorare in modo più efficiente e strategico, dando loro accesso alle conoscenze istituzionali esistenti alla velocità delle necessità e fornendo loro nuove intuizioni e supporto che spesso rimangono a porte chiuse.

I tuoi dipendenti utilizzano già i video per comunicare e collaborare in tempo reale. Registra e salva automaticamente le riunioni importanti per iniziare a costruire il tuo YouTube aziendale di intelligence istituzionale.

3. Incoraggiare e modellare la condivisione continua delle conoscenze

Le conoscenze istituzionali possono avere un impatto solo se i tuoi dipendenti le usano davvero. Comunica e dimostra il valore della tua biblioteca di apprendimento aziendale per iniziare a costruire una cultura di condivisione continua delle conoscenze.

• Modella il comportamento dall'alto. Chiedi al tuo team di leadership e ai leader delle business unit di registrare i town hall e altre importanti riunioni strategiche dell'azienda per potervi accedere on-demand.
• Riduci le barriere alla conservazione della conoscenza rendendola facile e divertente. Incoraggia il personale a registrare video informali di social learning direttamente dal proprio smartphone o tablet. Crea dei concorsi per far sì che i dipendenti si sentano più a loro agio nel registrare riunioni o esercitazioni.
• Prendi in considerazione l'aggiunta di metriche di condivisione delle conoscenze alle valutazioni delle prestazioni o ai programmi di incentivazione o la creazione di un'iniziativa di mentorship che abbini il personale veterano a quelli meno esperti. Celebra il valore del personale a lungo termine e premia i dipendenti che aiutano a costruire la tua base di conoscenze istituzionali.

La crescita e la formazione sono potenti incentivi per trattenere i dipendenti. Coinvolgendo i tuoi dipendenti come partecipanti attivi nello sviluppo e nell'acquisizione delle conoscenze istituzionali, non solo preserverai e costruirai l'intelligenza organizzativa, ma metterai il personale in condizione di crescere nel processo.

L'approccio reattivo: preservare le conoscenze dei dipendenti uscenti

A volte, non puoi permetterti di essere proattivo. Non sempre abbiamo il lusso del tempo quando ci troviamo di fronte a un preavviso di due settimane di un dipendente critico.

Un dipendente che esce perderà rapidamente la motivazione se gli verrà chiesto di creare una documentazione dettagliata dei suoi ultimi anni di lavoro ed esperienza. Inoltre, queste informazioni tattiche spesso non sono la conoscenza più preziosa da conservare. Concentrati sull'acquisizione di ciò che non è ciò che pensano i tuoi dipendenti veterani.

1. Conservare le conoscenze implicite e esplicite .

In che modo un rappresentante di vendita di alto livello ha gestito una trattativa con un cliente particolarmente impegnativa? Quali colli di bottiglia interni può prevedere o aggirare un project manager? Cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato per la tua azienda in passato? Dall'esperienza nel settore e dalla cronologia degli account all'intuizione e persino agli errori, l'intelligenza implicita è una delle conoscenze più preziose nella tua organizzazione e la più difficile da trasferire. Il modo migliore per preservare la conoscenza implicita è far parlare i dipendenti. Chiedi al personale in partenza di discutere il loro approccio alle strategie passate, ai clienti difficili o alle recessioni aziendali. Semplicemente catturare il modo in cui pensano può aiutare a far emergere una potente conoscenza implicita per la futura risoluzione dei problemi.

2. Cattura più flussi di lavoro contemporaneamente con il video.

Le abilità e le strategie non sono efficaci in modo isolato. Per risolvere i problemi e portare a termine i progetti in modo efficace, utilizziamo diversi strumenti, processi e approcci in tandem, ma spesso ai dipendenti in partenza viene chiesto di documentare le singole competenze e i processi senza un contesto. Un approccio più efficace è quello di chiedere ai dipendenti in partenza di registrare le loro schermate quando completano o consegnano i progetti chiave. In questo modo non solo si conservano gli aspetti pratici del lavoro, ma anche le sottigliezze, le sfumature e i "trucchi del mestiere" che portano al successo i dipendenti veterani e che altrimenti non verrebbero catturati.

3. Rendi l'offboarding un momento di apprendimento sociale.

Le ricerche dimostrano che 90% dell'apprendimento è di tipo sociale ed esperienziale - in altre parole, si impara facendo. Sfrutta al meglio le conoscenze di un dipendente in partenza coinvolgendo i membri del team nel processo di offboarding. Prendi in considerazione l'idea di far fare da ombra a un nuovo assunto o di affiancare un dipendente in partenza nelle sue ultime settimane di lavoro. Facilita un forum Q&A o "Ask Me Anything" in cui i membri del team possono chiedere un feedback dedicato alle sfide che li riguardano. Rendere la conservazione delle conoscenze un processo collaborativo crea maggiori opportunità di apprendimento e coinvolge sia il dipendente in uscita che i membri del team rimasti.

Proprio come la memoria umana, la memoria organizzativa può svilupparsi o atrofizzarsi. La creazione di una strategia per preservare la conoscenza istituzionale non solo aiuta la resilienza aziendale a breve termine man mano che i dipendenti si trasferiscono, ma può anche contribuire a un maggiore coinvolgimento e a una riduzione del turnover, rafforzando l'innovazione e la crescita a lungo termine.