Se sei un leader aziendale, è importante rimanere aggiornato sui modi per migliorare il tuo processo di onboarding. Che si tratti di formazione specifica per il lavoro, iscrizione a benefit o aggiornamento per stare al passo con i cambiamenti del settore, l'onboarding può determinare il successo della tua organizzazione.

Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare e migliorare il processo di onboarding.

Due cose da sapere per migliorare il processo di onboarding

L'onboarding dei dipendenti contiene attività di formazione per accogliere un dipendente in un'azienda e assicurarsi che i nuovi assunti siano preparati ad avere successo nei loro ruoli. Il processo di onboarding dei dipendenti è progettato per aggiornare i nuovi talenti il più rapidamente possibile per iniziare a contribuire all'azienda in modo produttivo. Le buone pratiche di onboarding dei dipendenti portano a una maggiore soddisfazione sul lavoro, a migliori prestazioni lavorative e a dipendenti con un impegno più sostanziale nei confronti delle loro organizzazioni. Per rimanere competitivi, i responsabili delle decisioni in materia di formazione e sviluppo (L&D) devono ottimizzare e accelerare l'onboarding e la formazione dei dipendenti.

Un programma di onboarding dei dipendenti di grande impatto realizza due cose:

• Acclimata il nuovo assunto alla cultura aziendale e gli consente di costruire connessioni che lo manterranno impegnato e produttivo.
• Forniscono la formazione e il coaching di cui hanno bisogno per produrre e contribuire agli obiettivi aziendali.

I programmi di onboarding possono includere formazione di persona che esamina le attività quotidiane, dispense che evidenziano la cultura aziendale e forse alcuni video non specifici dell'azienda che esaminano argomenti come le pratiche di sicurezza. Tuttavia, con l'avanzare delle aziende e delle culture, i programmi di formazione dei dipendenti stanno cambiando per includere un mix di nuove tecnologie e processi per aumentare l'efficienza e la scalabilità, come l'onboarding asincrono dei dipendenti.

Che cos'è l'onboarding asincrono dei dipendenti?

Con l'aumento degli ambienti di lavoro remoti e ibridi, i team L&D si sono evoluti per mantenere le comunicazioni con i nuovi dipendenti. Molte aziende stanno adottando l'onboarding asincrono dei dipendenti, in altre parole, l'onboarding disponibile su richiesta anziché tramite sessioni dal vivo.

Le comunicazioni asincrone sono scambi di botte e risposte con un intervallo di tempo tra i messaggi o le comunicazioni unidirezionali che vengo aperte dal destinatario a suo piacimento. L'utilizzo di comunicazioni asincrone nei programmi di onboarding significa che i nuovi dipendenti vengono formati principalmente attraverso mezzi creati in precedenza, che si tratti di e-mail, riunioni registrate o messaggi video on-demand. Piuttosto che riunioni dal vivo o videoconferenze una tantum, l'onboarding asincrono consente ai dipendenti di interagire con il materiale nel momento, nel luogo e nel modo più utili per loro, ed è altamente efficace.

In che modo il video migliora il processo di onboarding?

Una libreria di video learning interna e sicura consente alle aziende lungimiranti di offrire programmi di onboarding coinvolgenti ed efficaci su larga scala. L'onboarding video può:

• Riduci i costi di formazione: L'onboarding dei dipendenti è un compito costoso. Secondo i consulenti di gestione Mark Stein e Lilith Christiansen nel loro libro Successful Onboarding, le aziende spendono fino al 30% dello stipendio annuale di un nuovo assunto durante il processo di onboarding. Tuttavia, il video asincrono può ridurre esponenzialmente i costi di formazione eliminando la necessità di una costosa formazione di persona.
• Migliora la conservazione delle conoscenze: Sapevi che è stato dimostrato che il video migliora la capacità delle persone di ricordare concetti e dettagli? Utilizzando i video durante l'onboarding, è più probabile che i dipendenti conservino le informazioni. Come bonus, un solido sistema di gestione video offre funzionalità di ricerca che consentono agli utenti di cercare nei video parole pronunciate e scritte in caso di domande dopo il completamento dell'onboarding.
• Mantieni aggiornati i contenuti: Il video garantisce che i team L&D mantengano la coerenza in tutte le sessioni di formazione e possano aggiornare facilmente i video di formazione quando necessario.
• Ispira il coinvolgimento e la connessione dei dipendenti: Il video è personale. Può presentare i membri del team, inviare messaggi con un elemento umano e connettere i team indipendentemente dal fatto che si trovino a 5 piedi o 5.000 miglia di distanza.
• Tieni traccia dei risultati misurabili: Le analisi offerte attraverso le piattaforme di gestione video consentono ai team L&D di comprendere meglio il coinvolgimento dei dipendenti con video di onboarding on-demand. Queste metriche condividono quali video di formazione vengono utilizzati di più, dove i nuovi dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore apprendimento e se i dipendenti stanno completando o meno la formazione richiesta ai fini della conformità.

Strumenti essenziali per l'onboarding virtuale dei dipendenti

Il video è già diventato la base per la condivisione delle conoscenze in un mondo distribuito e molti leader L&D stanno sfruttando il video asincrono per condurre onboarding e formazione. I video di onboarding on-demand offrono un mezzo flessibile e dettagliato per la comunicazione. Gli spettatori possono guardare i video in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, e cercarli e guardarli di nuovo in un secondo momento.

Per gestire in modo efficace il tuo programma di video onboarding, ci sono tre strumenti principali in un ecosistema di comunicazione che aiutano i leader L&D ad acquisire, condividere e accedere a preziose conoscenze quando e dove ne hanno bisogno. Ciò si traduce in un maggiore coinvolgimento e produttività per i nuovi dipendenti.

• Software per videoconferenze. Le soluzioni di videoconferenza come Zoom, WebEx e Microsoft Teams offrono l'opportunità di formazione in tempo reale.
• Sistema di gestione dell'apprendimento. Molti team di L&D utilizzano un sistema di gestione dell'apprendimento come Cornerstone, Docebo o SAP SuccessFactors per ospitare, distribuire e monitorare i contenuti formativi in un unico luogo.
• Sistema di gestione video. Un sistema di gestione video come Panopto è un canale centrale, sicuro e ricercabile per le risorse di onboarding di un'organizzazione. Pensalo come un YouTube aziendale che trasforma il tuo materiale di onboarding in informazioni on-demand accessibili in qualsiasi momento.

"Panopto è uno strumento efficiente e utile perché possiamo raggiungere chiunque e ovunque con le stesse informazioni. Ci ha davvero aiutato a velocizzare la formazione e a risparmiare centinaia di ore".

Jayme Bicknell, Responsabile Marketing, American 1 Credit Union

Come migliorare il processo di onboarding con i video

L'onboarding video asincrono offre una soluzione ottimizzata e scalabile per migliorare l'esperienza dei nuovi dipendenti. L'onboarding video è possibile per qualsiasi organizzazione e non deve essere difficile. Per pianificare ed eseguire un efficace programma di onboarding video dei dipendenti, sono necessari sette passaggi fondamentali. 

7 modi per progettare l'onboarding con i video

1. Identifica una serie di attività formative di base per ogni nuovo dipendente.
2. Determina quali attività di onboarding possono essere ottimizzate con la formazione video on-demand.
3. Pianifica un programma di onboarding settimanale per i primi 60 o 90 giorni di ogni nuovo dipendente.
4. Ripeti i passaggi precedenti con i video specifici per ruolo, reparto e sede.
5. Documenta il processo e condividilo con gli altri reparti in modo che possano aggiungere altri contenuti.
6. Rendi coerente l'esperienza di onboarding con messaggi automatici.
7. Usa l'analisi video per monitorare l'attività di visualizzazione.