Il video è un potente supporto per scalare la portata dei messaggi aziendali e fornire comunicazioni più memorabili e coinvolgenti. E, mentre alcune organizzazioni producono video di comunicazione interni ed esterni da decenni, molte altre stanno solo scoprendo i modi in cui lo streaming live e la registrazione di video on demand possono supportare i loro obiettivi aziendali.

Sempre più spesso, i leader aziendali riconoscono che c'è un grande ritorno nell'ottenere il giusto set di strumenti per supportare comunicazioni video flessibili ed efficaci in grado di migliorare il coinvolgimento e la memorizzazione dei loro messaggi aumentando la portata. Non è difficile immaginare quanto si possa ottenere di più quando il tuo team non deve più dedicare tempo a gestire tutto ciò che entra nella produzione e distribuzione di comunicazioni video.

Fortunatamente, le nuove tecnologie video offrono ai team di comunicazione una maggiore flessibilità e un maggiore controllo sulle loro attività di comunicazione video, senza richiedere loro la luce della luna come esperti AV o IT.

 

«Abbiamo utilizzato video per le comunicazioni dagli anni '80. Cosa è cambiato?»

 

Non molto tempo fa, l'utilizzo di video per le comunicazioni aziendali è stato un investimento significativo. La creazione di video richiedeva costosi hardware di registrazione e streaming, nonché equipaggi specializzati che dovevano configurare tutto, utilizzare apparecchiature complicate, modificare i video finali e quindi rendere condivisibili quei file enormi, sia tramite supporti fisici reali come un DVD o un VHS, o come parte di una condivisione di file servizio che aveva i propri costi e sfide da affrontare.

Oggi, la produzione di video dall'aspetto professionale non richiede più tutto questo problema. E forse prevedibilmente, invece di produrre non più di una manciata di video ogni anno a causa di vincoli di budget e risorse, i team di comunicazione stanno ora scoprendo di poter produrre molto di più.

Un nuovo tipo di software, la piattaforma video aziendale, offre ora alle organizzazioni una soluzione all-in-one facile da usare per creare, gestire e condividere video con un pubblico specifico.

Una piattaforma video moderna (a volte chiamata sistema di gestione dei contenuti video o CMS video) può aiutarti a sfruttare al massimo i tuoi attuali investimenti video e ridurre il costo totale della creazione di video, creando al contempo di tutto, dalla distribuzione e gestione sicure alla riproduzione interattiva e cerca molto più efficiente. Ecco come:

Meno equipaggiamento e configurazione più semplice

Al giorno d'oggi, non c'è bisogno di rompere la banca per videocamere e altre apparecchiature di registrazione: quasi tutti hanno potenti strumenti di registrazione HD integrati nei laptop e negli smartphone che stanno già trasportando. Praticamente ogni tipo di apparecchiatura di registrazione è diventata molto più piccola, più economica e più facile da usare.

Una moderna piattaforma video ti offre la flessibilità di scegliere quali contenuti vuoi condividere e come verranno presentati. È possibile presentare video da più telecamere e più schermi in modo che gli spettatori online si sentano come se fossero proprio lì nella stanza, a guardare l'oratore, le sue diapositive e persino i passaggi sullo schermo uno accanto all'altro.

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Tempi e costi minimi di post-produzione

L'editing, l'elaborazione e la creazione di video disponibili per le persone da guardare da qualsiasi punto su qualsiasi dispositivo può facilmente richiedere cinque diverse soluzioni video e ore di lavoro laborioso da parte di persone il cui tempo sarebbe speso meglio altrove.

Le moderne piattaforme video includono di solito un editor video che ti permette di eseguire operazioni di editing comuni come il taglio di filmati non necessari, il passaggio da un feed video all'altro in registrazioni multicamera e persino l'inserimento di filmati aggiuntivi. Ciò significa che per la maggior parte degli eventi live e dei messaggi registrati, la pulizia del video finale sarà facile e veloce.  Se invece preferisci un editor video di terze parti, ti consigliamo Camtasia . Con Camtasia puoi esportare i video direttamente nella tua libreria Panopto con un solo clic.

Allo stesso modo, una moderna piattaforma video svolge tutto il lavoro di produzione di backend necessario per rendere i video disponibili per una facile condivisione e riproduzione su richiesta. Non appena il tuo live streaming termina o finisci di registrare il tuo video, la piattaforma transcodifica automaticamente la registrazione in modo che possa essere riprodotta su qualsiasi dispositivo e la carica nella tua libreria video dove chiunque nella tua organizzazione può visualizzarla.

La nuova libreria video, sicura e ricercabile

Se le informazioni che stai presentando sono abbastanza importanti da condividere con il tuo pubblico oggi, ci sono buone probabilità che sia anche abbastanza importante che vorrai che anche le persone possano trovarlo domani. Una piattaforma video moderna può semplificare la ricerca dei contenuti di tutti i video registrati indicizzando automaticamente i video mentre vengono caricati nella libreria. E ciò che indicizzano va ben oltre i metadati di base che erano il limite della ricerca video.

Il motore di ricerca video Smart Search di Panopto, ad esempio, utilizza il riconoscimento vocale automatico (ASR) e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e una serie di altre tecnologie AI per riconoscere e indicizzare ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo in ogni video carica nella tua libreria video. Inoltre, Panopto può integrarsi con CMS come SharePoint, sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, Customer Relationship Management Systems (CRM) come Salesforce e altri sistemi aziendali per rendere i tuoi video ricercabili all'interno dei portali già utilizzati dai dipendenti. E per le aziende globali, Smart Search supporta nove lingue diverse: inglese, spagnolo, tedesco, francese, giapponese, coreano, portoghese, olandese e polacco.

La tua soluzione di videoconferenza facilita la comunicazione. Una piattaforma video rende completo il tuo sistema di videoconferenza.

 

Oggi, quando la maggior parte dei professionisti pensa alle tecnologie di cui hanno bisogno per supportare le proprie strategie di comunicazione video, il software di videoconferenza è la prima cosa che viene in mente.

Soluzioni come Zoom, Skype for Business, GoToMeeting e BlueJeans rendono possibile la comunicazione virtuale in tempo reale e la collaborazione tra persone in luoghi diversi. La maggior parte di essi rende persino la registrazione un gioco da ragazzi. E nel complesso, questi sistemi sono ideali per ciò che sono progettati per fare, quindi non c'è motivo di esaurirsi e trovare un sostituto.

Ma per supportare una vasta gamma di casi d'uso e per massimizzare il ROI delle tue strategie di comunicazione, il tuo sistema di videoconferenza potrebbe essere utile.

Se stai già utilizzando i tuoi strumenti di videoconferenza per le comunicazioni, una piattaforma video potrebbe essere il complemento perfetto. Diamo un'occhiata a dieci cose che fa una piattaforma video che possono estendere le capacità del tuo sistema di videoconferenza, offrendoti nuovi strumenti per raggiungere e coinvolgere più persone.

10 Funzionalità della piattaforma video che migliorano le comunicazioni aziendali

1. Streaming live HD multi-camera sicuro su larga scala

Supponiamo che tu voglia trasmettere il tuo prossimo incontro a tutte le mani. Avrai a disposizione più presentatori, un deck di diapositive per ciascuno e persino un video da riprodurre durante una delle presentazioni. E naturalmente, stai condividendo informazioni sensibili «solo per gli occhi interni» che non possono cadere nelle mani sbagliate.

Gli strumenti di videoconferenza di oggi sono stati creati principalmente per facilitare le conversazioni dal vivo e la maggior parte effettua compromessi tecnici in termini di qualità video e frame rate (soprattutto per schermi e diapositive condivisi) al fine di tenere il passo con quello scambio in tempo reale. Questi compromessi possono rendere difficile per il tuo team replicare davvero l'intera esperienza in-room per gli spettatori online.

Le moderne piattaforme video, invece, sono progettate per lo streaming sicuro di presentazioni multimediali ad alta definizione a 1080p fino a 60 fotogrammi al secondo (fps). Con una piattaforma video è sufficiente collegare tutte le videocamere al laptop, selezionare i dispositivi di registrazione, aprire le diapositive di supporto, selezionare le schermate che vuoi condividere e sei pronto a trasmettere a un pubblico online di qualsiasi dimensione.

Aggiungendo alcuni secondi di ritardo nel feed (simile al ritardo di trasmissione in diretta televisiva), le piattaforme video possono fornire streaming live HD «one-to-many», direttamente su Internet senza la necessità che gli spettatori scaricino app specializzate. Ciò significa che puoi condividere video live nitidi con decine di migliaia di persone contemporaneamente, su qualsiasi dispositivo e tramite qualsiasi connessione Web. E i tuoi spettatori hanno il controllo completo della loro esperienza di visualizzazione, con la possibilità di passare da un feed video all'altro in base alle loro preferenze.

Una piattaforma video ti offre inoltre un controllo dettagliato sulla sicurezza dei tuoi live streaming. Con la piattaforma video di Panopto, ad esempio, il live streaming verrà automaticamente impostato su privato per impostazione predefinita. Con pochi clic, puoi modificare le autorizzazioni di condivisione in modo che uno stream sia disponibile per determinate persone della tua organizzazione, per chiunque nella tua organizzazione o per il pubblico in generale.

2. Consenti agli spettatori di mettere in pausa, riavvolgere o riavviare video live

«Dovevi essere lì» è una politica terribile per le comunicazioni aziendali. Il fatto è che le persone sono impegnate e hanno ancora un lavoro da fare. Anche se potrebbero avere impegni in competizione o potrebbero dover saltare su qualcosa di urgente durante il tuo live streaming, vogliono comunque l'opportunità di vedere cosa hanno da dire i leader.

Offri ai tuoi dipendenti la flessibilità necessaria per guardare la tua trasmissione e gestire altre priorità man mano che emergono. Poiché una piattaforma video registra mentre è in streaming, gli spettatori possono unirsi tardi e avviare lo streaming live fin dall'inizio, mettere in pausa e riprendere il live streaming se devono rispondere a una chiamata inaspettata o riavvolgerla per catturare qualcosa che potrebbero aver perso. I controlli DVR live di una piattaforma video offrono ai tuoi spettatori la possibilità di massimizzare la produttività pur interagendo completamente i tuoi messaggi.

3. Controllo infallibile sull' «interattività accidentale»

Desideri che i messaggi vengano ricevuti con chiarezza e con interruzioni minime che possono distrarre il pubblico dal connettersi con informazioni importanti. Segnale acustico acustico e sbattiti quando le persone si uniscono e lasciano una conferenza, tengono accidentalmente la musica che suona oltre la linea nel bel mezzo di un dirigente che parla o un cane che abbaia in sottofondo perché qualcuno che lavora dal proprio ufficio di casa ha dimenticato di disattivare la linea - queste sono tutte cose che possono influire negativamente esperienza durante una trasmissione live utilizzando una soluzione di videoconferenza. Mentre ci sono controlli che aiutano a ridurre al minimo le distrazioni indesiderate dei partecipanti su una linea di conferenza, possono comunque verificarsi interruzioni accidentali.

Una piattaforma video consente l'interattività eliminando le cose involontarie che spesso interrompono uno streaming live presentato attraverso una videoconferenza. Poiché trasmette in una direzione, dal tuo oratore al pubblico più ampio, non c'è modo per gli spettatori di interrompere intenzionalmente o involontariamente la presentazione nel modo in cui possono (e spesso lo fanno) quando utilizzi le tecnologie di conferenza.

Ma questo non vuol dire che gli spettatori non possano interagire: con una piattaforma video, gli spettatori possono ancora porre domande attraverso un pannello di discussione all'interno del lettore video inviando domande nel lettore, che un moderatore può quindi presentare al presentatore per una risposta dal vivo. È un modo intelligente per bilanciare il coinvolgimento degli spettatori con i valori di produzione professionali.

4. Rendere le registrazioni disponibili per la visualizzazione on demand subito dopo un evento live

La registrazione è diventata una caratteristica abbastanza standard della maggior parte delle soluzioni di videoconferenza. Ciò che non è ancora stato standardizzato, tuttavia, è come è possibile gestire quel video una volta completata la registrazione. Alcune soluzioni per conferenze offrono spazio di archiviazione a breve termine, altre potrebbero esportare in servizi consumer come DropBox o YouTube, mentre altre semplicemente scaricano un MP4 sul laptop. Al momento della scrittura, nessuno include un repository sicuro e ricercabile per i tuoi video che consenta una facile condivisione e scoperta.

Con una piattaforma video, una volta premuto «stop» e chiuso il flusso live o la registrazione, la piattaforma caricerà praticamente istantaneamente il tuo video in una libreria sicura, lo convertirà e lo ottimizzerà per la riproduzione su qualsiasi dispositivo e indicizzerà la registrazione per la ricerca in modo che possa essere facilmente trovata e condivisa in conformità con le impostazioni sulla privacy. Ciò significa che i tuoi utenti saranno in grado di trovare e trasmettere i tuoi video di comunicazione quasi immediatamente dopo aver terminato la registrazione, senza dover attendere che qualcuno elabora, transcodificare, comprimere, taggare e caricare manualmente i file.

5. Modifica il tuo video prima di pubblicare una registrazione

Alcuni messaggi possono trarre beneficio dall'autenticità di apparire «fuori dal polsino», ma per la maggior parte degli eventi e degli annunci, dovrai essere in grado di rifinire o aggiungere alla tua registrazione prima di rendere disponibile la versione finale da guardare.

La maggior parte delle soluzioni di videoconferenza non include strumenti di editing che potrebbero consentire di ridurre i tempi di inattività prima dell'inizio della conferenza, rimuovere una discussione fuori tema, unire altri supporti di supporto o passare da un altro feed video all'altro dell'evento. Di conseguenza, le aziende spesso devono acquistare costosi strumenti di editing video che richiedono l'aiuto di esperti specialisti AV, ritardando ulteriormente il rilascio di registrazioni on-demand di comunicazioni importanti e diminuendo il ROI.

Una moderna piattaforma video include in genere semplici strumenti di editing video per tagliare, unire e passare da un feed video all'altro, quindi non è necessario software aggiuntivo o un esperto AV per perfezionare un video.

Una piattaforma video potrebbe anche salvarti da te stesso: l'editing video, ad esempio, è in genere «non distruttivo», quindi anche quando ritagli un segmento del video dalla riproduzione, avrai sempre il file originale a cui puoi tornare, per ogni caso.

6. Archivia tutti i tuoi video in modo sicuro per tutto il tempo che vuoi

Immagina, per un attimo, di aver fatto un piccolo miracolo: sei riuscito a creare e condividere un messaggio che ogni singolo membro della tua organizzazione ha consumato. Persino questo tipo di successo, tuttavia, è limitato al tempo. L'organizzazione media gira oltre il 10-20% della sua forza lavoro ogni anno, quindi anche se sei riuscito a ottenere un'informazione letteralmente a tutti oggi, domani e ogni giorno in futuro porteranno nuovi volti che non avresti potuto raggiungere.

Idealmente, vuoi registrare i tuoi messaggi in modo che possano continuare a farli riferimento in futuro (sia da nuovi assunti, sia dai membri del team esistenti che vogliono solo rivedere le informazioni). Tuttavia, la maggior parte dei sistemi di videoconferenza offre solo un supporto limitato per l'hosting delle registrazioni per la visualizzazione on demand in un secondo momento, ed è comune eliminare le registrazioni dopo un breve periodo di tempo (generalmente 30-60 giorni, a seconda del piano), o richiedere di acquistare più spazio di archiviazione quando raggiungi i limiti o rimuovere manualmente i video. dalla tua libreria di registrazione.

A video platform gives you a secure, centralized place in which you can store and stream an unlimited number of videos, putting you in complete control of your sensitive video content while making it easy to manage and share videos both inside and outside of your company. It’s an alternative to YouTube that keeps private videos private and gives you controls for managing access to videos throughout your organization at scale with integrations for single sign-on (SSO) ID management solutions. You can set permissions for your entire library, specific folders, and even individual live or ondemand videos with only a few clicks.

7. Gestisci contenuti video vecchi e nuovi

Pensa a quanto tempo dedichi alla gestione delle informazioni di comunicazione disponibili, assicurandoti che ciò che è disponibile sia aggiornato, rimuovendo cose che contengono informazioni vecchie e irrilevanti che potrebbero essere confuse e gestendo le approvazioni per le comunicazioni imminenti. Ora immagina di dover fare tutto questo anche per le tue comunicazioni video. Senza un sistema progettato per la gestione dei contenuti video, nessuno di questi passaggi può essere automatizzato per risparmiare tempo al team.

Con una piattaforma video, invece, la gestione delle tue videocomunicazioni diventa ancora più efficiente grazie a strumenti che puoi utilizzare per notificare agli stakeholder le approvazioni per i nuovi video. Puoi designare cartelle per informare automaticamente i gestori quando c'è un nuovo contenuto video pronto per l'approvazione, semplificando il flusso di lavoro necessario per ottenere i nuovi video di comunicazione in tempo.

Allo stesso modo, con la possibilità di impostare le finestre di disponibilità per i video pubblicati, puoi anche pianificare quando i tuoi messaggi saranno disponibili e quando scompaiono. Imposta il tuo video annuale sulle comunicazioni sui benefit in modo che scada prima del periodo di iscrizione aperta del prossimo anno, o addirittura pre-registra le prossime comunicazioni relative a una modifica della politica e pianificalo in modo che venga data la luce diurna per dipendenti o altri segmenti di pubblico in un momento specifico in un secondo momento successivo. È una piccola funzionalità che semplificherà notevolmente i tempi e i flussi di lavoro per molti team di comunicazione.

8. Consenti alle persone di cercare qualsiasi parola parlata o mostrata in un video

Molto probabilmente il motivo principale per cui le persone continuano a preferire il testo per la comunicazione è che, per tutti i suoi difetti, il testo è ricercabile. Basta premere ctrl+f e trovare immediatamente un dettaglio rilevante sepolto all'interno di un documento di 400 pagine.

In passato, rendere i video ricercabili occorrono ore e ore di etichettatura manuale di argomenti e idee importanti. Non solo questo richiedeva molto tempo, ma spetta alla persona che taggava il video determinare quali parti del video erano importanti. E come abbiamo già appreso, se i tuoi video non sono ricercabili, i tuoi utenti cercheranno altrove le informazioni che possono trovare più facilmente.

Oggi è possibile che le tue registrazioni video siano facili da cercare come testo, se hai gli strumenti giusti. Una piattaforma video moderna è in grado di indicizzare gran parte del contenuto reale delle tue registrazioni, ovvero le parole reali pronunciate e mostrate sullo schermo, consentendo al pubblico di trovare e avanzare rapidamente le informazioni pertinenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla durata del video.

9. Sottotitoli video automatici e funzioni di accessibilità

La didascalia delle comunicazioni video non è solo importante per l'accessibilità (anche se la tua organizzazione lavora nel settore pubblico, questo potrebbe essere un motivo sufficiente). Il fatto è che i sottotitoli sono utili per tutti di tanto in tanto.

I dati del settore suggeriscono che il 99% delle persone ha attivato i sottotitoli per un motivo o per l'altro almeno una volta e, quando lo hanno fatto, le ragioni per farlo sono generalmente o per rendere le informazioni condivise in quella registrazione più facili da capire o per renderlo possibile per guardare un video anche quando non è possibile riprodurre l'audio. Se hai mai attivato i sottotitoli per seguire meglio un oratore con un forte accento, o perché c'è qualcosa che devi vedere ora ma hai lasciato le cuffie a casa, sai che avere didascalie disponibili può salvarti la vita.

Con una piattaforma video, puoi ottenere automaticamente didascalie generate dalla macchina per ogni video che carichi. Molte piattaforme video includono anche opzioni per richiedere didascalie generate dall'uomo che soddisfano i requisiti di accessibilità federale, insieme ad altre funzioni di accessibilità come la riproduzione a velocità variabile, il supporto per la lettura dello schermo e la navigazione da tastiera.

10. Ti aiuta a misurare il successo delle tue comunicazioni video

Come si quantificano i risultati dei tuoi sforzi di comunicazione? Quali dati sono disponibili per aiutarti a informare e migliorare i messaggi futuri? Se usi principalmente il tuo sistema di videoconferenza o altri portali aziendali per distribuire comunicazioni aziendali, molto probabilmente non ottieni il più possibile.

Una migliore analisi video potrebbe aiutarti a capire quanto ti interagisci con un pubblico interno specifico, a vedere quali messaggi funzionano, che potrebbero essere inconvenienti e offrirti idee per migliorare le comunicazioni future.

Con una piattaforma video, ottieni dati completi sul coinvolgimento degli spettatori nell'intera libreria video, fino alle statistiche dei visualizzatori a livello utente. Ciò significa che avrai informazioni migliori su quanto spesso e quando vengono guardati i tuoi video di comunicazione aziendale, quali video vengono guardati di più, dove erano le persone più coinvolte e quando hanno smesso di guardare e quali tipi di comunicazioni sono più efficaci.

Come la piattaforma video di Panopto semplifica le comunicazioni aziendali

Panopto consente alle organizzazioni di trasmettere, registrare, modificare, condividere e cercare video in modo sicuro in un'unica piattaforma. Sia che tu stia trasmettendo a uno o un milione di spettatori, Panopto offre video live e on demand ad alta definizione con buffering minimo su qualsiasi dispositivo in un lettore video HTML5 che supporta discussioni interattive, domande e risposte dal vivo e controlli in stile DVR.

Con Panopto, chiunque nella tua azienda può registrare e condividere comunicazioni esecutive, annunci di PR ed eventi di alto profilo con il pubblico sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione. Basta selezionare i dispositivi di registrazione, premere Registra e Panopto si occupa del resto.

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