Nell'ultimo anno, oltre il 90% dei dipendenti statunitensi ha utilizzato smartphone e tablet personali per lavoro.

Non solo controllano la loro e-mail: i dispositivi mobili sono diventati una parte indispensabile del modo in cui i dipendenti modificano i documenti, accedono alle applicazioni interne, collaborano con i colleghi e guardano sempre più spesso i video della tua organizzazione.

Tuttavia, per molte aziende, quest'ultimo punto è un grosso problema.

Perché? Perché le regole di condivisione e gestione di contenuti aziendali come fogli di calcolo e diapositive non si applicano ai video, soprattutto quando si tratta di condividere e riprodurre video su telefoni e tablet.

Cosa rende il video una sfida unica per i dispositivi mobili

I video sono diversi da qualsiasi altro tipo di file che viene condiviso all'interno dell'azienda.

1. I file video sono enormi

I file video sono generalmente enormi rispetto a documenti, fogli di calcolo, presentazioni PowerPoint e altre forme di contenuto presenti sul portale aziendale interno. Un deck PowerPoint a 20 diapositive, ad esempio, può occupare solo 1-2 megabyte di spazio su disco. Confrontalo con un solo minuto di video acquisito su un iPhone, con un'impronta compresa tra 80 e 120 megabyte. Dato che la maggior parte delle riunioni e dei video di formazione del municipio aziendale dura 30-60 minuti o più, i file video vengono spesso misurati in gigabyte anziché in megabyte.

2. Lo streaming di video è diverso dal download di altri file

I video vengono distribuiti all'interno della rete utilizzando un meccanismo diverso rispetto ad altri tipi di file. Mentre i documenti vengono semplicemente scaricati da una condivisione di file o da un portale aziendale e aperti sul dispositivo locale, in genere i video devono essere trasmessi in streaming dal server su cui risiedono. Quando i video vengono trasmessi in streaming, non vengono mai scaricati nella loro interezza sul dispositivo locale, ma vengono inviati al dispositivo poco alla volta in piccoli pezzi, che vengono poi riprodotti e scartati. Questo approccio è particolarmente importante per i dispositivi mobili, che potrebbero non avere la capacità del disco rigido per scaricare un file video multi-gigabyte.

3. Non esiste un formato file standard

I formati di file video sono molto più complessi di immagini, documenti e altri file. Puoi dire molto su un file immagine, ad esempio, in base alla sua estensione del file. I file JPG sono noti per la loro eroica capacità di comprimere i dati immagine, i file TIF per la loro alta qualità e versatilità nell'imaging commerciale e i file GIF per la loro granulosa qualità a 8 bit e la propensione ad essere utilizzati nei meme di Internet. Ma lo stesso non vale per i file video. Un file MOV potrebbe contenere video web di bassa qualità o contenere altrettanto facilmente video 3D di altissima qualità e cinque canali audio di qualità teatrale. Questa complessità dei formati di file spesso crea problemi di compatibilità tra i video e i dispositivi mobili dei tuoi dipendenti.

Perché i sistemi tradizionali di apprendimento e gestione dei contenuti non sono in grado di gestire i video

Sebbene i video impongano una serie unica di vincoli su come possono essere archiviati e condivisi all'interno dell'azienda, le tecnologie tradizionali utilizzate per gestire i contenuti aziendali - Learning Management Systems (LMS) e Content Management Systems (CMS) - cercano ancora di trattare i video in modo non diverso rispetto a qualsiasi altro tipo di file.

Limiti di piccole dimensioni dei file su CMS e LMS creano un problema anche prima che il video possa essere caricato e condiviso. La dimensione massima del file predefinita di Microsoft SharePoint è di soli 50 MB, troppo piccola per contenere anche un video di 60 secondi da un iPhone. E anche se l'amministratore di SharePoint massimizza la dimensione del file consentita, il limite assoluto è di soli 2 GB, ancora troppo piccolo per la maggior parte delle riunioni municipali, eventi di formazione in aula o sessioni plenarie di conferenze. Questo è un problema non limitato a SharePoint: Cornerstone ha un massimo di 100 MB per file. Docebo supera i 128 MB. E Moodle può ospitare solo 200 MB. In parole povere, le soluzioni LMS e CMS non sono in grado di memorizzare adeguatamente le dimensioni dei file richieste dalla maggior parte dei video aziendali di oggi.

Inoltre, anche quando un file può essere memorizzato lì, le soluzioni LMS e CMS richiedono in genere agli utenti di scaricare i file nella loro interezza anziché creare funzionalità di streaming. Per molti dei tuoi dipendenti, questo prerequisito potrebbe rendere questi video completamente inriproducibili. La maggior parte dei dispositivi mobili di oggi offre solo 8 GB o 16 GB previa confezione, e spesso almeno un quarto di questi è riservato ai sistemi operativi e ad altri software installati. Una volta che i dipendenti hanno aggiunto le proprie app, scattato foto e video e caricato la raccolta musicale, i dispositivi potrebbero avere solo uno o due gigabyte, o anche meno, di spazio disponibile. Ciò significa che il download della presentazione principale dell'evento potrebbe non essere possibile.

Infine, le odierne opzioni LMS e CMS non sono in grado di convertire i file per la riproduzione su nessun dispositivo. In un'epoca in cui i formati di file video, i codec e i contenitori abbondano, è comune scoprire che alcuni tipi di video semplicemente non possono essere riprodotti su altri dispositivi. L'iPhone e l'iPad di Apple, ad esempio, notoriamente non supportano il video Flash, ed è solo la punta dell'iceberg. Senza occuparsi del problema della conversione del formato, molti dei dipendenti visualizzeranno un messaggio di errore «Tipo di file non supportato» solo quando tentano di guardare le registrazioni.

Come può aiutare un sistema di gestione dei contenuti video

Per supportare i requisiti specifici dei video, negli ultimi anni i sistemi di gestione dei contenuti video (CMS video) sono cresciuti rapidamente in popolarità come complemento per i video dei software LMS e CMS esistenti.

Forniscono una destinazione sicura a livello aziendale per la pubblicazione, la condivisione e la scoperta di contenuti video mobili. E eliminano il fastidio della formattazione, trasmettono automaticamente le registrazioni per una riproduzione ottimale su ciascun dispositivo, indicizzano tutti i contenuti parlati o mostrati nel video per renderlo ricercabile e assicurarsi che ogni dipendente, indipendentemente dal fatto che abbia un iPhone, un Samsung Galaxy o qualsiasi altro dispositivo, ottenga un'ottima esperienza di riproduzione video.

 

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