Non dovrebbe essere una sorpresa per nessuno il fatto che, collettivamente, passiamo una notevole quantità di tempo in riunione al lavoro. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che ogni giorno si tengano tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro. Ciò significa che, in media, maggior parte dei dipendenti partecipa a circa 62 riunioni al mese.

Poiché gran parte delle nostre giornate è dedicata alle riunioni e alla collaborazione con i colleghi, i leader aziendali hanno iniziato a cercare nuove soluzioni per migliorare e semplificare l'esperienza delle riunioni.

Se ben pianificati, i miglioramenti ai sistemi di riunione possono significare grandi ritorni sugli investimenti sia in termini di produttività del posto di lavoro che di costi di gestione per l'IT. Per i dipendenti e per l'organizzazione nel suo complesso, migliorare le esperienze di riunione può portare a una risoluzione dei problemi più rapida ed efficiente, a un aumento dell'innovazione, a un maggiore sviluppo delle competenze e persino a una maggiore soddisfazione lavorativa. Per l'IT può ridurre la variabilità dei sistemi e delle infrastrutture gestite, minimizzare la necessità di supporto tecnico per le interazioni comuni con le tecnologie di incontro e contribuire a risparmiare sui futuri aggiornamenti.

Ecco la sala conferenze moderna

Il modo in cui pensiamo alle sale conferenze e agli spazi è cambiato. Se un tempo per "spazio per riunioni" si intendeva semplicemente qualsiasi luogo in cui si potesse trovare un grande tavolo circondato da un numero ragionevole di sedie, oggi il concetto include tutte le infrastrutture e le tecnologie che consentono ai dipendenti di incontrarsi e collaborare.

E sempre più spesso quella "stanza" può essere completamente virtuale, con i lavoratori che collaborano attraverso strumenti di videoconferenza online.

Negli ultimi anni la modernizzazione delle sale conferenze è diventata una priorità assoluta per i team IT di tutto il mondo. Ripensare l'esperienza di riunione per i dipendenti di oggi significa progettare soluzioni di riunione e collaborazione adattabili per i lavoratori che sempre più spesso lavorano da remoto sui propri dispositivi, preferiscono comunicazioni interattive basate su video e si aspettano che la tecnologia funzioni semplicemente.

Influenzate dal cambiamento del modo in cui i team lavorano insieme, sono emerse alcune tendenze comuni per quanto riguarda la modernizzazione degli spazi di riunione e collaborazione. La società di analisi indipendente Gartner, ha recentemente riportato che le organizzazioni di tutto il mondo hanno strategie simili per aggiornare gli spazi per le riunioni, che includono le seguenti:

• Progettare un'infrastruttura per riunioni più flessibile per soddisfare le diverse richieste di attrezzature e spazi.
• Ridurre l'uso di soluzioni di sale riunioni multi-vendor costruite su misura, costose e difficili da gestire.
• Trovare soluzioni e servizi affidabili che possano evolvere per soddisfare le mutevoli esigenze degli utenti nel corso del tempo.

Inoltre, le tecnologie che supportano le riunioni e la collaborazione continuano a espandere la loro ampiezza di capacità che consentono alle organizzazioni di progettare soluzioni per le riunioni che offrono esperienze più ricche e integrate sia per i dipendenti in sala che per quelli remoti . Di conseguenza, gli spazi per riunioni moderni spesso hanno:

• Programmazione intelligente delle strutture
• Videoconferenze in cloud
• Connettività wireless per una facile condivisione da qualsiasi dispositivo
• Display integrati che includono telecamere a 360° e PTZ, lavagne bianche, telecamere per documenti e screencasting remoto.
• Acquisizione automatica delle riunioni

Naturalmente, anche se ogni organizzazione avrà i propri requisiti specifici per aggiornare gli spazi e i sistemi per le riunioni, sempre più leader IT hanno iniziato a guardare a soluzioni simili per modernizzare le soluzioni per le riunioni e affrontare gli ostacoli alla produttività che si sommano su scala. Di seguito sono elencate le 3 principali tendenze che stanno emergendo nel tentativo di modernizzare sia gli spazi per le riunioni che le soluzioni di collaborazione, e le esperienze che possono creare quando lavorano in sincronia.

3 grandi tendenze nella modernizzazione delle risorse delle sale riunioni

1. Sale riunioni più intelligenti

Tutti, prima o poi, hanno dovuto fare il cambio di sala riunioni. Anche se molte riunioni vengono pianificate in anticipo, a volte si prolungano o non durano quanto previsto. E ancora, altri incontri avvengono nel momento in cui i partecipanti si buttano in qualsiasi spazio disponibile. È una realtà che rende un po' caotica la ricerca e la programmazione degli spazi per le riunioni, anche con gli strumenti di calendarizzazione aziendale e le soluzioni di programmazione delle sale riunioni.

La buona notizia è che quelli che una volta erano sistemi autonomi stanno diventando sistemi di conferenza e collaborazione integrati e più intelligenti. Risorse per riunioni più intelligenti e integrate rendono gli spazi per riunioni flessibili ed efficienti come il tuo personale - mostrando automaticamente le risorse come disponibili se le riunioni non si svolgono o terminano prima - e riducendo al minimo la necessità per l'utente finale di interagire con le tecnologie per riunioni, avviando e registrando automaticamente le videoconferenze come previsto.

Le moderne configurazioni delle sale riunioni consentono sempre più spesso ai partecipanti di connettersi alle tecnologie in modalità wireless, invece di armeggiare con cavi e di cambiare gli ingressi sugli schermi della sala. Gli strumenti più recenti possono anche incorporare gli aspetti fisici della stanza nel sistema di riunione, tra cui l'illuminazione, le tende delle finestre e l'impianto di climatizzazione. L'analisi del luogo di lavoro può aiutare il tuo team a migliorare la pianificazione delle risorse, oltre a fornire nuove analisi delle prestazioni delle riunioni che possono aiutare la tua organizzazione a ottenere di più dalle riunioni in scala nel tempo.

2. Sale Huddle e spazi per riunioni agili

Il numero di stanze e uffici privati si sta riducendo, mentre i piani di ufficio aperti e concetti come l'hot-desking stanno rapidamente diventando la nuova normalità. Queste tendenze hanno spinto i leader aziendali a pensare in modo creativo a come progettare, attrezzare e allocare gli spazi per le riunioni e la collaborazione.

Le sale conferenze completamente attrezzate sono ancora molto richieste, ma il più delle volte i team non hanno bisogno di tutte le infrastrutture e le caratteristiche degli spazi per riunioni di alto livello. Le moderne strategie per le riunioni danno la priorità alle caratteristiche utilizzate più di frequente per allestire le huddle room e le aree di riunione meno convenzionali.

Una delle soluzioni più recenti è rappresentata dai kit di sale riunioni chiavi in mano, come Zoom Rooms (nella foto sotto), WebEx Room Kits o Skype Room Systems. Questi sistemi limitano la complessità e tendono a funzionare in modo affidabile e prevedibile, senza bisogno di una grande formazione degli utenti. Inoltre, sono facilmente installabili e disponibili per essere installati in tempi relativamente brevi in nuovi spazi a seconda della domanda.

3. Tutto in cloud

La distribuzione di un nuovo dispositivo non dovrebbe richiedere una configurazione locale. I responsabili IT si rivolgono invece a servizi cloud che consentono di collegare semplicemente un dispositivo, farlo funzionare e inviare gli aggiornamenti tramite cloud a più stanze e configurazioni contemporaneamente. È una manna per i team che sono già a corto di tempo e risorse per altre attività mission-critical.

Inoltre, i sistemi per riunioni basati sul cloud offrono un'opportunità ancora maggiore di interoperabilità, che può consentire personalizzazioni che migliorano l'esperienza dell'utente per le esigenze specifiche della tua organizzazione.

Le riunioni non finiscono nella sala conferenze

Così come le riunioni non avvengono sempre all'interno di una sala conferenze, oggi non devono più terminare nella sala conferenze (o al termine della videoconferenza).

Le registrazioni delle riunioni possono ora estendere la collaborazione al di là della riunione, consentendo alle persone che non hanno potuto partecipare in tempo reale di guardare e partecipare in seguito, fornendo un punto di riferimento e un contesto per il lavoro in corso e anche per i nuovi collaboratori, e molto altro ancora. Premendo semplicemente il tasto di registrazione sugli strumenti di videoconferenza che utilizzano attualmente, i dipendenti possono registrare facilmente le loro riunioni.

E lo stanno già facendo. In un recente sondaggio condotto tra i membri del Project Management Institute (PMI), oltre il 30% ha dichiarato di aver utilizzato il proprio software di videoconferenza per registrare le riunioni .

Questo presenta un problema che forse non sapevi nemmeno di avere.

Puoi essere sicuro che le riunioni che i tuoi dipendenti stanno già registrando, piene di informazioni aziendali sensibili, non finiscano nelle mani sbagliate, sia all'interno che all'esterno della tua azienda?

Il problema è che, a differenza di altri tipi di file, non è possibile proteggere con una password un mp4. Anche i sistemi di condivisione di file come Dropbox e Google Drive possono consentire alle persone giuste di scaricare e condividere le registrazioni di riunioni private con chiunque. Le registrazioni delle riunioni interne potrebbero essere condivise in tutto il mondo su quel sito dove tutti vanno a condividere i video: YouTube. Al momento in cui scriviamo, una rapida ricerca su YouTube per "riunione interna" restituisce ben 883.00 risultati. Anche se ipotizziamo che il 95% di questi sia abbastanza innocuo, rimangono comunque circa 44.000 video che probabilmente non erano destinati alla visione pubblica.

Si spera che nulla di riservato della propria organizzazione sia stato condiviso pubblicamente, ma la possibilità concreta dovrebbe far riflettere ogni azienda.

La soluzione: Automatizzare la cattura delle riunioni con un sistema di gestione video sicuro

Una soluzione per la gestione delle registrazioni delle riunioni aiuta le organizzazioni ad affrontare i nuovi rischi per la sicurezza che si presentano quando i dipendenti hanno a disposizione opzioni imperfette per archiviare e condividere i video interni. Un sistema di gestione video come Panopto funziona con la tua tecnologia di videoconferenza per acquisire automaticamente le registrazioni delle riunioni, caricarle in una videoteca online sicura e trascrivere tutto ciò che viene detto durante la riunione per rendere ricercabili i contenuti delle registrazioni. Inoltre, è importante che gli amministratori siano in grado di gestire le autorizzazioni in modo da permettere che le registrazioni delle riunioni siano visualizzate solo dalle persone giuste.

Inoltre, l'automazione dell'acquisizione delle riunioni su scala è una strategia di modernizzazione delle riunioni che le aziende stanno implementando sempre più spesso per sostenere ulteriormente la produttività e la collaborazione.

According to a recent Wainhouse Research survey, 69% of respondents agreed that it is useful to have recordings of past video meetings available for later access as a reference source. Whether it’s the freedom to fully engage and not take notes or the ability to share a meeting with someone who couldn’t attend, there are many reasons people want to record their meetings. Download our latest white paper to learn 10 reasons to record your meetings.

DOWNLOAD: 10 motivi per cui la tua azienda dovrebbe registrare tutte le tue riunioni

 

Ma premere il tasto record non è sufficiente. I tuoi dipendenti devono essere in grado di trovare, cercare e condividere queste registrazioni con facilità, per non parlare dello streaming e dell'interazione con esse su qualsiasi dispositivo, per trarre il massimo beneficio da queste importanti risorse di conoscenza.

Una piattaforma video sicura che includa le soluzioni di meeting intelligence di può integrarsi con le tecnologie di riunione esistenti per proteggere gli asset di contenuti video interni e aiutarti a massimizzare la produttività delle riunioni.

Panopto è la soluzione leader per la gestione, la condivisione e la ricerca di registrazioni di riunioni. Contattaci oggi per rendere Panopto parte del tuo ambiente di riunione intelligente.