Sei pronto a fare il salto di qualità e a cambiare il tuo sistema di gestione video (VMS) per raggiungere gli obiettivi di apprendimento della tua istituzione? In quanto parte vitale del tuo ecosistema EdTech, comprendiamo le sfide che comporta questa transizione. Il tuo fornitore attuale potrebbe non soddisfare le tue esigenze e la scelta del VMS giusto può essere il fattore decisivo per raggiungere i tuoi obiettivi. 

Cosa significa questo per la tua istituzione? Nel nostro webinar su Come cambiare con successo il tuo VMSMatt Dennis, esperto di video learning di Panopto, condivide i punti dolenti più comuni dei VMS, i criteri di selezione e le domande più frequenti che possono sorgere durante la ricerca di un nuovo VMS. Abbiamo raccolto i punti chiave e li abbiamo condivisi qui per guidarti nel processo, metterti in condizione di prendere una decisione informata e scegliere la soluzione perfetta per le tue esigenze.

1. Determina quali sono i problemi che devi affrontare

Secondo il Rapporto 2023 sulle tendenze video nell'istruzione superiore, appena il 30,2% degli istituti di istruzione superiore sono soddisfatti del loro attuale VMS. Le soluzioni che sembravano "abbastanza buone" durante la pandemia sono ora sotto esame, in quanto le istituzioni sono alla ricerca di piattaforme affidabili, facili da usare e adattabili che possano supportarle a lungo termine. Nonostante tutto il tempo, l'energia e le risorse che vengono impiegate nella scelta di un VMS, a volte il tempo non riflette sempre lo sforzo.

Un altro dato interessante emerso dal rapporto è che la facilità d'uso, l'assistenza clienti e il costo sono i principali fattori che contribuiscono alla soddisfazione del VMS. Quali sono i problemi che stai affrontando? Inizia a capire cosa non funziona per te e quali sono le tue esigenze.

2. Sapere cosa cercare quando si fa il cambio

Una volta che sei consapevole dei problemi che stai affrontando con il tuo attuale VMS, è importante sapere quali caratteristiche dovrebbe avere il tuo nuovo VMS. 

Un VMS con funzionalità all-in-one

Il VMS è una soluzione video all-in-one che consente di registrare, trasmettere in diretta, ospitare, condividere e cercare video? Alcune domande da considerare sono:

• Quali sono i tipi di apparecchiature necessarie per far funzionare il VMS e quale hardware è richiesto per lo streaming, la gestione e la visualizzazione dei video? Devi fare ulteriori investimenti perché il sistema sia completamente funzionale e soddisfi le tue esigenze? Vuoi essere sicuro di eliminare la possibilità di costi a sorpresa.  
• Quanti ingressi video possono essere acquisiti contemporaneamente per eventi, presentazioni e dimostrazioni?  
• Il VMS funziona con il tuo casi d'uso specifici dell'istituto? È importante interpellare gli stakeholder per assicurarsi di conoscere esattamente i casi d'uso della propria istituzione. Potresti essere una scuola di medicina che richiede la possibilità di velocizzare i video per gli studenti che elaborano masse di informazioni, oppure una scuola di legge che richiede un software mobile-friendly per le riprese dei processi simulate.

Dal nostro Rapporto sulle tendenze video nell'istruzione superiore, i due casi d'uso principali sono stati l'acquisizione di lezioni e l'apprendimento a distanza, ma sappiamo che ce ne sono molti altri. L'obiettivo non è solo quello di avere una soluzione con funzioni all in one, ma anche le giuste funzioni che permettano a docenti e studenti di innovare e creare una quantità infinita di casi d'uso. 

Un VMS facile da usare

Il VMS è facile da usare? Alcune domande da considerare sono:

• Hai la capacità di personalizza l'aspetto e l'atmosfera del tuo portale video?
• Hai accesso ad un processo passo-passo per registrare e condividi un video o Trasmetti in diretta streaming una presentazione video? 
• Quanti click servono per registrare un video? 
• Sono tutte parole dette e scritte indicizzati automaticamente per la ricerca? 
• Come mobile-friendly è il VMS e fornisce applicazione mobile supporto per la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video?

Un VMS con prezzi trasparenti e inclusivi

Il VMS offre prezzi trasparenti e comprensivi? Quali elementi sono inclusi nel prezzo della licenza principale e quali funzioni devono essere acquistate come componenti aggiuntivi? Alcuni VMS possono offrire prezzi completi, mentre altri hanno strutture tariffarie a-la-carte che non sono sempre trasparenti: è importante scegliere ciò che funziona meglio per te.

Un VMS con un'assistenza clienti di alto livello

Il VMS ha assistenza clienti di alto livello? Non sai mai quando avrai bisogno di aiuto: ecco perché avere un VMS con un'assistenza clienti eccezionale è fondamentale. Potresti chiederti quanto sia disponibile l'assistenza clienti nel rispondere ai problemi: impiegheranno 10 minuti o tre ore per rispondere a un problema? Hanno un'assistenza telefonica o tramite ticket? Hai accesso a video esplicativi o articoli chiaramente documentati che possono aiutarti a risolvere un problema prima di rivolgerti al centro assistenza? E come fa la piattaforma video a proteggersi da interruzioni e guasti del sistema durante un evento registrato o in diretta?

Un VMS con forti partnership

Infine, le collaborazioni forti: quanto è bravo il Integrazione VMS con la tua attuale configurazione tecnologica per l'istruzione? Vuoi trovare un VMS che si affianchi alla tecnologia che già utilizzi per semplificarti la vita. Quali applicazioni mobili supportano la ricerca, la visualizzazione e la gestione dei video? In che modo lo specialista del prodotto VMS è in grado di gestire il passaggio dal lato della soluzione - ti guiderà attraverso i passaggi?

3. Capire cosa comporta il processo di cambio di fornitore

Ora che abbiamo capito cosa cercare quando si cambia il VMS, diamo un'occhiata a cosa comporta il processo di cambio.

• Uscita dai contratti esistenti. Hai un contratto pluriennale in essere con un VMS? Potresti prendere in considerazione un VMS che offra incentivi speciali sui prezzi per rendere conveniente il passaggio prima della scadenza del tuo contratto attuale.
• Sposta i tuoi contenuti. Il nuovo VMS dovrebbe offrire servizi di migrazione video per trasferire i file multimediali e i metadati esistenti in una nuova libreria video. 
• Trasferisci l'utente attuale, i permessi e la struttura delle cartelle nel nuovo VMS. Le autorizzazioni degli utenti e le strutture delle cartelle possono essere complicate, quindi è importante assicurarsi che possano essere trasferite senza problemi al nuovo VMS.
• Gestione delle tempistiche e delle aspettative di migrazione. Comunica le tue aspettative e le tue esigenze in anticipo con il tuo nuovo VMS: vuoi migrare entro sei settimane o sei mesi? Sia che tu abbia una necessità urgente di migrare, sia che tu voglia spostarti nel tempo, è meglio gestire queste aspettative in anticipo. 

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Passare a un nuovo VMS può sembrare un compito scoraggiante, ma con il giusto approccio puoi assicurarti una transizione senza problemi e trovare il VMS migliore per i tuoi obiettivi di apprendimento. 

Noi di Panopto conosciamo le sfide che comporta il cambio di piattaforma VMS e siamo qui per supportarti in ogni fase del processo. Lascia che ti aiutiamo a prendere una decisione informata, a scegliere la soluzione giusta per le tue esigenze e a sbloccare il potenziale di un nuovo VMS che eleverà le esperienze educative del tuo istituto. Insieme possiamo affrontare questa transizione e portare il tuo istituto sulla strada del successo.

 

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