Si stima che la quantità di dati archiviati dalle aziende di tutto il mondo raddoppierà ogni 1,2 anni e i contenuti video rappresentano una parte crescente di quella torta di big data in rapida crescita. Nei prossimi due anni, Gartner stima che le grandi aziende trasmetteranno in streaming 16 ore di video per dipendente al mese. Sono 45 minuti di video aziendali guardati per dipendente ogni giorno lavorativo.

Per le organizzazioni IT e i team di gestione dei contenuti aziendali (ECM), questo significa che i video devono essere parte integrante della strategia ECM. La sfida, tuttavia, è che il video è fondamentalmente diverso da tutti gli altri tipi di contenuti archiviati e gestiti dalle aziende. Il modo in cui i dipendenti accedono ai video, il modo in cui viene ricercato, la quantità di larghezza di banda e spazio di archiviazione che consuma e i requisiti di analisi rendono il video unico nel mondo della gestione dei contenuti aziendali.

Perché la gestione dei video è diversa dalla gestione di altri tipi di contenuti?

Dimensioni dei file video: i file video sono enormi rispetto a documenti, moduli, immagini e altri dati gestiti all'interno dell'azienda. Anche un breve video può superare i limiti di dimensione dei file dei principali sistemi ECM. Ad esempio, in SharePoint 2013, la dimensione massima predefinita del file è di 50 MB. Un video o uno screencast di cinque minuti con una webcam 1280×720 può occupare 60-80 MB su disco e un video di 1 minuto registrato con un iPhone 5s può superare gli 80 MB. Anche quando il limite di dimensioni dei file di SharePoint è aumentato fino al limite massimo di 2 GB, non è sufficiente contenere un video iPhone di 30 minuti.

Come si accede ai video: i video non vengono scaricati allo stesso modo di documenti e altri tipi di file. Invece, i video vengono trasmessi in streaming in blocchi, in modo che in qualsiasi momento disponi solo di una piccola parte del video sul disco rigido. Inoltre, diverse versioni di un video possono essere trasmesse in streaming su vari dispositivi in base ai loro vincoli. Ad esempio, un dipendente che guarda un video nel proprio browser Web desktop potrebbe ricevere un video HD 1080p, mentre qualcuno che visualizza dal proprio smartphone potrebbe ricevere una versione a bassa risoluzione dello stesso video.

Ricerca di video: la ricerca di contenuti video è stata tradizionalmente molto più impegnativa rispetto alla ricerca di altri contenuti come documenti, pagine web ed e-mail, che sono costituiti da testo. Al contrario, il video è effettivamente un blob opaco di byte e, di conseguenza, è necessaria una tecnologia diversa come l'estrazione automatica dei metadati, il linguaggio vocale e il riconoscimento ottico dei caratteri per cercare all'interno dei video.

Analisi video: con i contenuti video, spesso non è sufficiente sapere quante volte è stato effettuato l'accesso a una determinata registrazione. I proprietari di contenuti potrebbero voler sapere chi ha guardato ciascun video e se hanno guardato fino al completamento: questo è particolarmente importante per i video di formazione e conformità.

Cosa significano queste differenze per le organizzazioni che desiderano gestire una libreria sempre più ampia di risorse video?

Per la maggior parte delle organizzazioni, un sistema di gestione dei contenuti tradizionale non fornisce le funzionalità necessarie per archiviare e gestire i video. Invece, le organizzazioni dovrebbero guardare ai sistemi di gestione dei contenuti video (CMS video), che sono repository specializzati ottimizzati per le esigenze specifiche del video:

• File multi-gigabyte e librerie multi-terabyte : un CMS video è progettato per archiviare decine di migliaia di file video che possono consumare ciascuno centinaia di gigabyte di spazio su disco rigido.
• Fornitura di contenuti video: i sistemi di gestione dei contenuti video rilevano automaticamente le condizioni della rete aziendale e le funzionalità dei dispositivi e trasmettono video in streaming con la massima qualità e il modo più efficiente possibile in base a questi vincoli.
• Ricerca all'interno di contenuti video: alcuni sistemi di gestione dei contenuti video come Panopto includono motori di ricerca specializzati che consentono agli utenti di cercare intere librerie di video e trovare qualsiasi parola pronunciata o mostrata in uno qualsiasi dei video.
• Analisi video: un CMS video include funzionalità di reporting che consentono l'analisi su raccolte di video, video individuali e il comportamento di visualizzazione dei singoli utenti.
• Strumenti integrati per la creazione di video: si tratta di una parte fondamentale ma spesso trascurata della gestione dei contenuti video aziendali. Se non offri agli utenti un modo coerente per registrare video e screencast utilizzando i loro laptop e dispositivi mobili, acquisiranno meno contenuti. Ciò riduce la quantità di informazioni condivise all'interno dell'organizzazione. Allo stesso modo, se gli strumenti forniti agli utenti non sono strettamente integrati con il CMS video, è meno probabile che gli utenti caricino il contenuto in questo repository centrale.