La quantità di tempo che passiamo collettivamente alle riunioni di oggi è sorprendente.

Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che ci siano tra i 36 e i 56 milioni di incontri di lavoro che si tengono ogni giorno. In media, i dipendenti partecipano a 62 riunioni ogni mese.

Con così tante giornate dedicate alle riunioni, i leader di quasi tutte le organizzazioni hanno iniziato a cercare modi per alleviare la tensione che le riunioni possono dare alla produttività e trarre maggiori vantaggi che la collaborazione e le riunioni in tempo reale hanno da offrire.

A quanto pare, c'è una soluzione semplice a questa sfida che diverse aziende Fortune 500 hanno già scoperto: registrare tutte le riunioni della tua azienda utilizzando un software di registrazione video.

Registrando le riunioni, puoi trasformare le conversazioni che i tuoi dipendenti stanno già avendo, sia nelle sale conferenze che nelle videochiamate, in preziose risorse informative che riducono al minimo il tempo che le riunioni tolgono ai dipendenti e massimizzano l'impatto che le riunioni possono avere sul fondo. linea.

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Non è così pazzesco come sembra. Ripartiamo i 10 motivi più interessanti per iniziare a registrare tutti i tuoi incontri qui sotto.

10 motivi per iniziare a registrare le riunioni

1. Nessuno deve perdere una riunione.

A volte riunire le persone giuste allo stesso tempo può essere il più grande ostacolo per portare avanti un progetto. Le conferenze Web possono eliminare le barriere geografiche, ma non consente alle persone di partecipare a due riunioni contemporaneamente o di eliminare le sfide di pianificazione tra colleghi di parti opposte del mondo.

La registrazione di video di riunioni e presentazioni garantisce che nessuno debba perdere una discussione o una qualsiasi delle immagini che le persone nella sala riunioni possono vedere. I video su richiesta possono essere condivisi con i partecipanti che non possono partecipare di persona, indipendentemente dalla distanza geografica o dai conflitti di pianificazione dell'ultimo minuto, in modo che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni trattate in una riunione.

Inoltre, quando inizi a registrare le tue riunioni, i dipendenti e i dirigenti impegnati, spesso trascinati in più direzioni, acquisiscono un maggiore controllo sui loro programmi. Gli inviti alle riunioni non sono più il primo arrivato, il primo servito, poiché le persone possono dedicare il loro tempo alle riunioni in cui possono avere maggiore impatto - e riesaminare e contribuire alle riunioni con priorità inferiore a cui non potevano partecipare di persona.

2. Migliora la concentrazione e il coinvolgimento nella riunione.

La registrazione di video delle riunioni offre ai tuoi dipendenti una registrazione esatta di tutto ciò che è stato presentato e discusso, una risorsa perfetta per chiunque abbia mai pensato: «Non ne abbiamo discusso nel nostro incontro della scorsa settimana?»

Quando i partecipanti sanno che una registrazione sarà disponibile, non hanno bisogno di prendere note abbondanti nel caso in cui dovessero fare riferimento a qualcosa in un secondo momento. E i dirigenti delle riunioni possono richiedere più facilmente che i partecipanti riducano al minimo le distrazioni sullo schermo del computer. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi e partecipare più profondamente, rendendo le riunioni ancora più preziose ed efficaci.

3. Riduci il tempo impiegato per duplicare gli sforzi.

I project manager e i dirigenti delle riunioni sono ormai abituati a sedersi al computer immediatamente dopo una riunione e passare del tempo a digitare note, passaggi successivi e altri elementi di azione da inviare al team.

Con una registrazione della riunione, tuttavia, questo è un passo che semplicemente non è più necessario. Invece, i proprietari delle riunioni possono inviare un link al video della riunione stesso e i compagni di squadra possono cercare rapidamente la registrazione per trovare tutti i dettagli di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Tutto ciò, a sua volta, libera più tempo per il tuo team per fare maggiori progressi sui loro progetti. Naturalmente, su base individuale, il risparmio di tempo può essere ridotto, ma se si considera che ogni dipendente partecipa a una media di 62 riunioni ogni mese, è facile vedere come si somminiamo tutti i minuti e le ore.

4. Nessun dettaglio può essere perso o dimenticato.

Le riunioni sono preziose perché danno alle persone il tempo di discutere di un sacco di informazioni e raggiungere un consenso più rapidamente di quanto potrebbero in un thread di posta elettronica.

Ma le note scritte a mano, i verbali delle riunioni e persino le registrazioni audio non possono catturare ogni discussione e ogni decisione, nonché le diapositive, le condivisioni dello schermo e le lavagne utilizzate durante una riunione. Le note e i verbali della riunione, in particolare, sono influenzati anche dalla prospettiva del note-taker, il che significa che persone diverse documenteranno le diverse parti di un incontro che ritengono importanti in modi diversi.

Una registrazione video cattura tutto esattamente come è successo, in modo da poter davvero sapere esattamente chi ha detto cosa, quali dettagli specifici sono stati condivisi, quali decisioni sono state prese (e come) e quali elementi di azione sono stati assegnati.

Guarda una riunione sullo stato del progetto acquisita e condivisa con Panopto:

 

 

5. Velocizza rapidamente i nuovi collaboratori.

I progetti raramente prendono un percorso lineare dall'inizio alla fine: i team spesso cambiano quando le priorità lo fanno o si espandono quando sono necessarie nuove competenze. Sta al project manager far avanzare rapidamente i nuovi collaboratori ogni volta che succede.

Avere registrazioni delle riunioni precedenti può essere estremamente utile quando arriva il momento di informare i nuovi membri del team sui progressi e gli obiettivi di un progetto in corso. Invece di dover mettere in pausa il lavoro per programmare le riunioni di download e attendere informazioni da parte di altre persone coinvolte nel progetto, i nuovi collaboratori possono rivedere le riunioni passate per ottenere tutti i dettagli necessari per iniziare a lavorare su un progetto.

6. Collabora fuori dalla sala conferenze.

Oggi siamo abituati a continuare la collaborazione al di fuori della sala riunioni (o oltre la conference call) tramite e-mail, documenti condivisi e hub di produttività come Slack. Nessuna di queste soluzioni di comunicazione, tuttavia, rende facile fare riferimento a discussioni specifiche avvenute durante una riunione, o peggio, richiedono la creazione di un documento o di un thread di messaggistica completamente nuovi.

Quando registri una riunione, hai un documento completo in cui le persone possono fare riferimento a specifiche, condividendo un collegamento a un momento esatto nel video tramite altri canali di messaggistica o collaborando direttamente all'interno della registrazione della riunione. Una piattaforma video come Panopto consente non solo di lasciare commenti con timestamp, ma anche di avere discussioni in thread direttamente all'interno delle registrazioni.

Tutto ciò che conta perché, per quanto gli incontri siano occasioni preziose per scambiare informazioni e far muovere i progetti, sono comunque vincolati dal tempo. Consentire alle registrazioni delle riunioni di essere una parte utile delle altre comunicazioni asincrone di tutti i team renderà sia le riunioni che le altre comunicazioni più complete e utili.

7. Capisci come siamo arrivati qui e perché sono state prese decisioni.

Man mano che le iniziative di cambiamento, i progetti importanti e i trimestri fiscali si concludono, la maggior parte delle organizzazioni trova un valore enorme nel tenere un «post-mortem», esaminando quali sono i risultati dove, come sono arrivati a questi risultati e cosa dovrebbe essere fatto in futuro.

Ma quando importanti traguardi e decisioni si verificano per un lungo periodo di tempo, o quando un grande progetto coinvolge decine di persone e centinaia di parti mobili, può essere difficile per chiunque ricordare con precisione tutti i momenti critici che hanno aiutato il lavoro.

Gli archivi e le trascrizioni di registrazione delle riunioni ricercabili possono fornire un contesto e approfondimenti più completi per i leader che desiderano imparare da cose che sono andate bene e cose che sono andate, beh, non così bene.

8. Compilare una libreria di conoscenze istituzionali.

Vuoi che il tuo personale condivida informazioni e conoscenze istituzionali. Ma farlo in una riunione può essere una spada a doppio taglio per il dipendente - mentre condividere qualcosa di utile o approfondito in una riunione può rendere le cose più facili per tutti gli altri, farlo spesso porta a più lavoro e interruzioni per il membro del team stesso. E ciò può influire rapidamente negativamente sulla loro produttività, in quanto indubbiamente all'esperto verrà chiesto di condividere queste conoscenze ancora e ancora, in spiegatori individuali o in documentazione scritta formale o in entrambi.

Se, tuttavia, stai registrando le riunioni e li archivi in una libreria video, non è necessario chiedere al tuo esperto di ripetersi o di aggiungere una pesante attività di documentazione alla sua già lunga lista di cose da fare. Invece, altri possono semplicemente guardare i momenti rilevanti della riunione originale. E se ancora più informazioni devono essere condivise, il tuo esperto può registrare rapidamente un video di se stesso che presenta questi dettagli, il che di solito richiede molto meno tempo di quanto ci vorrebbe per creare un documento scritto formale da aggiungere alla tua knowledge base.

Inoltre, l'acquisizione delle conoscenze e delle informazioni condivise durante le riunioni della tua organizzazione consente alla tua azienda di creare in modo proattivo una vasta libreria di conoscenze istituzionali che possono essere ricercate e referenziate in qualsiasi momento, anche dopo che un esperto e le loro preziose intuizioni hanno lasciato l'azienda.

9. Scopri momenti didattici e costruisci una cultura della trasparenza.

Molte cose possono accadere nelle riunioni a porte chiuse che possono affaticare non solo la produttività, ma anche le relazioni tra i dipendenti e persino il morale. Quando si tratta di condurre riunioni efficienti e promuovere la trasparenza nella cultura aziendale, ci sono molte informazioni che possono essere ottenute dalla revisione delle registrazioni delle riunioni, che a sua volta possono aiutarti a formare e sostenere la crescita e lo sviluppo dei tuoi dipendenti.

Le registrazioni delle riunioni possono consentire non solo ai manager e ai mentori, ma anche agli stessi leader della riunione di rivedere come è stata condotta una riunione. L'osservazione delle riunioni può aiutare le persone a identificare e correggere comportamenti scorretti durante le riunioni, nonché opportunità diurne per adattare le comunicazioni interpersonali e condurre riunioni più produttive .

10. Raccogli informazioni precedentemente inrilevabili sulla tua attività.

La maggior parte delle organizzazioni sa davvero molto poco su come le riunioni stiano influenzando le loro attività oggi. Mentre ci sono alcuni bei strumenti online per analizzare il tuo
Calendario di lavoro che potrebbe dirti quanto tempo stai trascorrendo in riunioni, ottenere tali informazioni per la tua azienda nel suo complesso è impegnativo se non impossibile per la maggior parte delle aziende.

Quando registri e archivi tutte le tue riunioni, crei una nuova origine dati che può fornire un intero set di informazioni mai disponibili prima che puoi analizzare per aiutarti a imparare e prendere decisioni migliori su come evolvere la cultura delle riunioni del tuo posto di lavoro e in generale, gestisci la tua attività in modo più efficiente.

Acquisizione delle riunioni: è più che un record pressante

Registrare le riunioni, utilizzando la tecnologia della sala conferenze e gli strumenti di comunicazione unificati già in possesso, può contribuire a rendere le persone più produttive consentendo loro di rivedere i momenti chiave delle riunioni o di visualizzare conversazioni a cui non sono stati in grado di partecipare dal vivo, proteggendo al contempo la tua azienda fornendo un record di ciò che è accaduto durante ogni interazione.

Detto questo, incoraggiare i tuoi team a premere «record» è solo una parte della soluzione.

Per sbloccare appieno il potenziale valore della condivisione delle registrazioni delle riunioni come mezzo per migliorare la produttività e la collaborazione, devi anche trovare un modo per condividere effettivamente le registrazioni. E questo è l'ostacolo che perde la maggior parte dei primi adottanti.

Ormai, alcune sale conferenze sono installate telecamere e la maggior parte delle soluzioni di videoconferenza offre funzionalità di registrazione native.

Ma una volta terminata la riunione e la registrazione è terminata, troppo spesso i tuoi utenti vengono lasciati a saltare attraverso un sacco di cerchi per accedere a tutte quelle informazioni preziose.

La registrazione da sola semplicemente non è sufficiente.

È assolutamente necessario gestire in modo intelligente le registrazioni delle riunioni, assicurarsi che siano conservate e condivise in modo sicuro solo con il pubblico previsto e assicurarsi che tali segmenti di pubblico siano in grado di accedere costantemente e cercare rapidamente i contenuti di quei video condivisi con loro.

Ecco perché una soluzione completa di acquisizione riunioni non fa altro che registrare. Richiede queste registrazioni e facilita la ricerca, la condivisione e la visione di quei video in un secondo momento, mantenendo tutto al sicuro.

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