Con la continua espansione dell'apprendimento virtuale, ibrido e asincrono, le università e gli altri istituti di istruzione superiore creano e archiviano più contenuti video che mai. Gli amministratori creano presentazioni per le riunioni, i professori registrano nuove lezioni e materiali per i corsi e gli studenti caricano video per i compiti in classe e le attività extracurriculari. Questo volume di video si accumula rapidamente, creando una vasta libreria all'interno del tuo sistema LMS o di gestione video piena di contenuti obsoleti.

Conservare video irrilevanti o obsoleti non è solo una sfida logistica che ingombra il vostro ecosistema di apprendimento. Inoltre, crea rischi reali per la vostra università e impone costi di archiviazione aggiuntivi che prosciugano inutilmente il vostro budget. 

Per garantire un'esperienza coerente, pertinente e di alta qualità agli studenti, i tecnologi didattici e gli amministratori devono adottare una strategia intelligente di igiene dei contenuti che archivi e cancelli i video non guardati o non pertinenti.

Cos'è l'igiene dei contenuti?

In termini generali, l'igiene dei contenuti si riferisce al processo di valutazione dei contenuti di un sito web o di una piattaforma per garantire che siano pertinenti, aggiornati e utili. L'idea è semplice: Così come il disordine fisico può compromettere il comfort e la praticità di una casa o di un luogo di lavoro, anche il disordine digitale può compromettere l'utilità di uno spazio online. 

Nel contesto di un istituto di istruzione superiore con una vasta videoteca , l'igiene dei contenuti implica la definizione di una politica di conservazione dei contenuti che nasconda, archivi o cancelli i video più vecchi che non servono più allo scopo originario. La biblioteca della tua università probabilmente contiene migliaia di video che non vengono guardati da anni: materiale didattico che nel frattempo è stato sostituito, presentazioni video di studenti che si sono laureati e tutorial su politiche che non esistono più. Creerai una videoteca più funzionale eliminando il peso morto digitale. 

3 motivi per cui le università dovrebbero stabilire una politica di conservazione dei contenuti video

L'igiene dei contenuti va oltre il semplice ordine. Certo, eliminare i video in eccesso dalla tua libreria renderà l'intero spazio digitale più pulito, ma comporta anche notevoli vantaggi dal punto di vista educativo, legale e finanziario. Praticare l'igiene dei contenuti implementando e sostenendo una politica di conservazione dei contenuti video è una best practice istituzionale nell'attuale ambiente di apprendimento digitale.

1. Fai rispettare i rigorosi standard di qualità che i tuoi studenti e i tuoi docenti si aspettano.

Proprio come non terresti un programma vecchio di anni o un libro di testo con informazioni obsolete, tutte le videolezioni e i corsi registrati dovrebbero soddisfare gli stessi rigorosi standard di accuratezza, pertinenza e qualità della tua istituzione. 

A differenza dei materiali didattici statici, un vantaggio fondamentale delle videolezioni e dei corsi registrati è la possibilità di modificare e aggiornare rapidamente il materiale quando le informazioni cambiano. La conservazione di video obsoleti vanifica la flessibilità del mezzo e fa ricadere su professori e amministratori l'onere di gestire questi contenuti obsoleti.

Una politica di conservazione dei contenuti semplifica la vita dei docenti e del personale, riducendo il tempo e gli sforzi spesi per navigare tra i file obsoleti e migliorando la qualità complessiva della biblioteca di un istituto.

2. Ridurre in modo responsabile e trasparente i rischi posti dai materiali obsoleti.

I dati obsoleti creano rischi sia educativi che legali per le istituzioni. Immagina che uno studente si imbatta in una vecchia lezione o in un video obsoleto che spiega una politica universitaria che nel frattempo è cambiata. Questo studente potrebbe commettere errori irreparabili sulla base di informazioni imprecise lasciate all'interno del tuo sistema LMS o di gestione video.

Inoltre, la conservazione di vecchi contenuti aumenta i potenziali rischi e le complessità legali per la vostra istituzione. Le richieste di informazioni, sia che provengano da una causa legale o da una richiesta FOIA, richiedono alle università di scavare nei loro archivi digitali per far emergere dati che potrebbero anche non rendersi conto di possedere. 

Una politica di conservazione dei contenuti chiaramente definita garantisce che le istituzioni conservino in modo responsabile i documenti rilevanti, con linee guida trasparenti che riducono i rischi legali.

3. Ottimizzare il budget a fronte dell'aumento dei costi del cloud storage

Non è un segreto che il costo della sicurezza e della scalabilità del cloud storage sia in aumento. In un mondo in cui ogni video salvato ha un prezzo, non ha senso pagare per archiviare contenuti obsoleti. 

L'approccio "tieni tutto per sempre" è insostenibile per un amministratore o un tecnologo attento al budget. Piuttosto che pagare l'affitto per migliaia di video non guardati, una politica che delinei le fasi di conservazione dei contenuti e le migliori pratiche ti aiuta a ridurre le spese inutili e a garantire che i contenuti essenziali siano sempre disponibili. 

Refrigerare vs. congelare:
Usare l'archiviazione per una gestione ottimale dei video

Ora che hai capito il valore dell'igiene dei contenuti, da dove iniziare? 

Ripulire la tua libreria di contenuti e cancellare migliaia di vecchi video può sembrare un'impresa intimidatoria, ma non è detto che lo sia. Con le giuste politiche, puoi creare sistemi che archiviano o eliminano automaticamente i video non guardati, proteggendo al contempo i materiali che i docenti e gli amministratori apprezzano. 

Le migliori strategie di igiene dei contenuti sono flessibili, in quanto danno agli amministratori e ai professori la possibilità di prendere le proprie decisioni sui video di loro competenza. Molte istituzioni garantiscono questa flessibilità essenziale implementando una politica di archiviazione che divide i contenuti in categorie di "stoccaggio" e "archivio". 

• La categoria "archiviazione" cattura i video rilevanti, aggiornati e guardati di frequente, come quelli presenti nel vostro LMS, CMS, blog o wiki, per un accesso facile e immediato. Pensate a questo come al vostro frigorifero di beni di prima necessità come le uova o il pane. 
• La categoria "archivio" conserva i video importanti che potrebbero non servirti ogni giorno o addirittura ogni semestre. Consideralo come il tuo freezer, dove puoi scongelare gli avanzi di tanto in tanto. I video sono ancora disponibili, ma potrebbero richiedere alcuni minuti in più per essere recuperati. L'archiviazione aiuta a liberare spazio nel tuo frigorifero dei contenuti, garantendo che l'archiviazione primaria sia sempre accurata e fresca.

L'archiviazione offre ai docenti e all'amministrazione un modo per rimuovere i video dalla biblioteca generale senza eliminarli del tutto. Funziona bene anche con i sistemi automatizzati che archiviano e cancellano i dati da soli. Quando i video non visti vengono inviati automaticamente all'archivio, le persone avranno la possibilità di notare la loro assenza dalla libreria di archiviazione primaria e di recuperarli prima che vengano eliminati. Questo approccio graduale previene gli incidenti e aumenta il sostegno all'igiene dei contenuti come pratica all'interno dell'università. 

Come implementare una strategia efficace di conservazione dei contenuti

L'igiene dei contenuti non si svolge in un silo. In qualità di tecnologi e amministratori, assicuratevi di comunicare con le principali parti interessate per sviluppare una metodologia che tutti possano sostenere, al fine di aiutare la vostra università a ridurre i rischi, risparmiare denaro e servire meglio il corpo studentesco. Adottando una serie di best practice per l'implementazione, è possibile costruire una cultura dell'igiene dei contenuti a vantaggio dell'intera istituzione. 

Sei pronto per iniziare? Scopri come implementare una strategia di conservazione dei contenuti efficace nella tua università