Oggi, «video di formazione» è semplicemente un termine troppo generico.

Nei moderni ambienti di formazione aziendale, i video svolgono una varietà di ruoli, dalla standardizzazione dei processi di onboarding e alla fornitura di dimostrazioni di prodotti dal vivo alla promozione dell'apprendimento sociale e del coaching da parte di esperti in materia. I team di apprendimento e sviluppo di tutto il mondo hanno già iniziato a implementare video in diversi modi.

Altrettanto importante quanto il volume di opzioni di formazione video, tuttavia, è da dove provengono alcuni di questi video. Mentre molte delle idee innovative in uso oggi provengono da formatori esperti, una nuova ricchezza di altri proviene dagli stessi dipendenti di un'organizzazione.

Il «Social Learning» e altre strategie di base per condividere le competenze istituzionali non sono particolarmente nuove: i dipendenti si sono rivolti a esperti interni in materia per risposte rapide da tempo immemorabile. Ma spesso queste sessioni di Q& A erano una tantum, impossibile per gli altri se non erano già nelle vicinanze.

Il video, tuttavia, cambia tutto questo.

Con il video, i dipendenti possono facilmente registrare e condividere le proprie conoscenze, scambiare informazioni e imparare gli uni dagli altri.

Una nuova ondata di ricerca suggerisce che l'apprendimento sociale potrebbe, di fatto, essere uno dei modi più efficaci per le organizzazioni di educare i dipendenti. Quindi, come stanno le organizzazioni che abbracciano questo apprendimento informale? Diamo un'occhiata ad alcune delle ultime tendenze e strategie in evoluzione di oggi.

1. Cattura e condividi le conoscenze istituzionali

Nelle aziende di oggi, praticamente tutti sono esperti in materia in qualcosa. Che si tratti di come viene disegnata l'architettura del prodotto, come i singoli team gestiscono i dati, come vengono elaborati i lead attraverso i sistemi CRM o come è organizzata la catena di approvvigionamento, qualcuno nel tuo team conosce i dettagli intricati di come funziona effettivamente ogni parte della tua attività.

Ciò offre una bella opportunità e un grosso problema potenziale. Se non hai acquisito questa conoscenza, esce letteralmente dalla porta con i tuoi dipendenti. L'attività media perde il 12% della forza lavoro ogni anno: quelli che non hanno documentato le proprie conoscenze istituzionali potrebbero svegliarsi per scoprire che è andato a lavorare per la concorrenza, e nessuno ne ha le risposte.

Il video risponde a questa potenziale crisi con un'unica soluzione e due vantaggi eccezionali.

Innanzitutto, chiedere ai tuoi esperti in materia di registrare le loro competenze è un modo semplice per documentare e condividere tutti quei dettagli che costituiscono le operazioni quotidiane della tua azienda, assicurando che le informazioni vitali non escano mai dalla porta.

E in secondo luogo, anche se i tuoi esperti non se ne vanno mai, il video può anche essere uno strumento efficace per aiutarli a gestire in modo più efficace il loro tempo. Piuttosto che spiegare gli stessi processi e programmi più e più volte ogni volta che si presenta la domanda, la condivisione di un collegamento a una risposta registrata in precedenza farà risparmiare tempo per lavori nuovi e più urgenti, garantendo al contempo che l'interrogante ottenga le informazioni di cui aveva bisogno.

Non c'è da stupirsi che secondo uno studio di Bersin di Deloitte, l'impresa media stia spendendo tre volte di più in strumenti di apprendimento sociale rispetto ai due anni precedenti.

Guarda un esempio di come i dipendenti condividono le conoscenze attraverso il video qui sotto:

2. Gioco di ruolo con video

In definitiva, gran parte del successo di un'organizzazione sta semplicemente nel modo in cui i dipendenti interagiscono con i clienti e tra loro. Molte aziende hanno investito in modo sontuoso in questo settore, interazioni di scripting, modelli di comunicazioni, sperando di standardizzare il modo in cui l'azienda si presenta, sia interiormente che esternamente.

Ma gli esseri umani sono animali visivi, altamente sintonizzati su spunti sociali. Gli elementi non verbali comprendono notoriamente circa il 90 percento delle nostre comunicazioni.

Script, manuali e altri manuali stampati semplicemente non lo tagliano. Ma il gioco di ruolo abilitato per video lo fa.

Il gioco di ruolo video può eseguire la gamma di allenamenti formali a informali. Molte organizzazioni stanno scoprendo che semplicemente registrare i propri dipendenti di punta in azione può aiutare a identificare i tratti comportamentali e le azioni che li aiutano ad avere successo.

Come mezzo visivo coinvolgente, il video trasmette lo stile e la consegna, non solo la sostanza, di un'interazione mirata. Le sfumature del tono della voce, del movimento del corpo e di altri segnali non verbali vengono comunicate, aiutando dipendenti nuovi ed esperti ad avere successo nei loro ruoli.

Solo alcuni degli esempi di video di formazione sull'interazione con i clienti che i dipendenti possono giocare e registrare con poco più di una webcam e del loro laptop:

• Comprendere le rievocazioni dell'acquirente
• Impegni di vendita telefonici e di persona
• Presentazioni di vendita e marketing
• Interazioni front-line tra dipendenti e clienti

E con uno strumento di creazione di contenuti video di facile utilizzo, ogni volta che un dipendente scopre una nuova best practice relativa al proprio ruolo, può condividerla con l'intero team semplicemente premendo "registra".

3. Fornire coaching con funzionalità video

Potresti già avere il miglior programma di formazione del business. Potresti già condividere più informazioni di chiunque altro, con i punteggi dei test che mostrano che il tuo team sta davvero imparando ogni ultimo dettaglio. Ma è tutto inutile se i tuoi dipendenti non mettono queste conoscenze da usare quando ne hanno bisogno.

Dai telemarketers ai rappresentanti del servizio clienti ai nuovi manager e persino agli atleti professionisti, non mancano prove che registrare e rivedere le prestazioni con un allenatore possa essere un modo rapido ed efficace per diagnosticare i problemi e identificare le opportunità di miglioramento.

Registrare le attività chiave dei dipendenti per la revisione può aiutare gli allenatori professionisti a vedere effettivamente dove lavora al meglio un dipendente e mostrare ai dipendenti esattamente dove e come potrebbero essere fuori strada. Qui il video può fungere da testimone oggettivo, aiutando un allenatore a riprodurre momenti specifici e offrire feedback.

In questo modo, i venditori possono trovare modi per migliorare la loro efficacia, i lavoratori in prima linea diventano più consapevoli dell'impressione che stanno facendo - anche i manager imparano a comunicare in modo più efficace. Un modo semplice per aiutare le persone a vedersi in azione, il video consente ai dipendenti, compresi i leader aziendali, di identificare più facilmente i loro punti deboli, quindi esercitarsi a migliorarli fino a quando non riescono a farlo bene.

4. Acquisisci le conoscenze condivise durante

Mentre la formazione formale riecheggia spesso l'aula - con un insegnante designato e un obiettivo di apprendimento pianificato - alcuni degli apprendimenti interni più comuni avvengono invece quasi incidentalmente. Spesso questa «formazione» non è affatto una formazione, ma un'informazione condivisa nell'ambito di una discussione che può modellare il modo in cui un individuo o un team si avvicina al proprio lavoro.

Le informazioni condivise nelle riunioni nella maggior parte delle organizzazioni possono variare notevolmente, da fatti su un determinato progetto, a concetti più aperti come priorità e processi organizzativi. Queste informazioni possono essere estremamente preziose come riferimento per le riunioni future, come materiale di revisione per i dipendenti che non potevano partecipare di persona, come parte del processo di onboarding per i nuovi assunti e per favorire la comprensione e l'allineamento con altri team in tutta l'organizzazione.

La registrazione di video delle riunioni crea un utile record dei modi e dei perché delle decisioni passate, delle idee che sono state brainstormed e degli approfondimenti scambiati. Senza il video, queste preziose informazioni vengono spesso perse poco dopo la conclusione della riunione.

Tuttavia, con le registrazioni delle riunioni, tutte le informazioni, le decisioni e altre informazioni importanti possono essere richiamate in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo. Il team può tornare alla discussione iniziale per trovare tutte quelle idee che non sono ancora state implementate e le informazioni che potrebbero aver dimenticato.

Questo è il motivo per cui un numero crescente di organizzazioni sta facendo registrare le riunioni una parte del ritmo aziendale regolare. Queste registrazioni spesso includono:

• Discussioni iniziali del progetto
• Chiamate di aggiornamento stato
• Revisione e retrospettive dello sprint ingegneristico
• Recensioni di business scorecard

E le riunioni non devono essere registrate nella loro interezza affinché le organizzazioni possano vedere valore. Il video può anche essere un modo rapido per fornire un riepilogo della riunione e i passaggi successivi, senza richiedere tutto il tempo extra necessario per scrivere un'e-mail formale di follow-up.

5. Acquisisci le conoscenze condivise nelle revisioni dei risultati

Nel suo rapporto, Informal Learning Garners Acceptance As A Legittime Learning Approach , Claire Schooley, analista di Forrester Research, sostiene: “L'apprendimento informale crea ambienti di lavoro in cui i dipendenti si assumono la responsabilità del proprio apprendimento, aiutati dai datori di lavoro che forniscono un facile accesso ai contenuti e agli strumenti appropriati. L'apprendimento sociale, in cui le persone imparano l'una dall'altra, è un sottoinsieme dell'apprendimento informale”.

Le riunioni sono certamente una fonte chiave per la condivisione informale delle conoscenze. Ma c'è un'altra fonte di insegnamento informale - una su cui la maggior parte delle organizzazioni si affida per insegnare i processi e le aspettative di qualità - recensioni realizzabili. Queste interazioni sono spesso poco più di un manager che invia un'e-mail o si fa oscillare dalla scrivania di un dipendente con una penna in mano, facendo qualche appunto sul documento, sul mazzo o su altro risultato finale e offre idee per migliorare.

Ma mentre l'interazione sembra piccola, l'opportunità di apprendimento è significativa.

Le revisioni finali insegnano ai dipendenti il modo giusto per creare documenti e altre forme di comunicazione che rispettino gli standard di un'organizzazione. Insegnano formato, struttura e contenuto. Impartirono aspettative progettuali. Aiutano i dipendenti a sapere in che modo l'organizzazione crea un caso di cambiamento, condivide i dati, fornisce aggiornamenti e praticamente ogni altro aspetto del lavoro svolto.

Tuttavia, per tutto questo valore, la revisione tipica viene effettuata al momento — vantaggiosa solo per il dipendente che l'ha ricevuta e generalmente impossibile fare riferimento in seguito. E anche quando viene scritto un feedback, spesso è un compito scrupoloso di modifiche tracciate (che ancora non è possibile per ogni formato di documento), insieme a un punto elenco dopo un elenco di feedback scritto.

Le recensioni di output video offrono un'alternativa.

Con il video, un revisore può registrare il risultato sul proprio schermo, così come la webcam del laptop a bordo per catturare il proprio feedback parlato. Insieme, la registrazione può mostrare quali modifiche sono state apportate, in particolare dove il revisore ha ricevuto il feedback e come il revisore vorrebbe vedere una nuova versione modificata, con possibilità minime di problemi di comunicazione.

E poiché i video possono essere salvati e condivisi, un manager può fornire revisioni finali registrate ai nuovi membri del team in base alle necessità, dando a quella nuova persona un esempio reale di come assumere l'attività risparmiando al gestore il tempo che altrimenti sarebbe necessario per ripetere le informazioni.

Guarda un video di recensione finale di esempio qui sotto:

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