Sperando di migliorare la comunicazione interna e l'istruzione, questo leader mondiale nella tecnologia dei mercati finanziari ha adottato Panopto nel 2010. In breve, Panopto è diventato una piattaforma di riferimento per i video dell'azienda. Un piccolo gruppo di early adopters è cresciuto fino a includere 750 utenti e si sta espandendo ogni giorno, anche contando il CEO tra i suoi ranghi.

Oggi Panopto è una parte standard di come l'azienda:

• Registra dimostrazioni sui prodotti per il pubblico interno
• Sviluppa la formazione online
• Nuovi assunti a bordo
• Registra le relazioni mensili e trimestrali dei Chief Officers
• Registra le riunioni WebEx
• Integra la sua forza lavoro globale

 

Il problema: i project manager sopraffatti dalla domanda di dimostrazioni

Alla fine del 2010, l'azienda si è trovata di fronte a un dilemma. Fornitore di tecnologie commerciali di prodotti software complessi per il settore dei servizi finanziari, i suoi prodotti si sono rivelati troppo difficili da comprendere a livello tecnico, sia per i clienti che per i membri del team di vendita interno. Ciò significava che gli esperti in materia tecnologica dell'azienda stavano diventando sopraffatti dalle richieste di dimostrazioni una tantum da parte dei clienti e del personale interno.

«Il nostro problema era che avevamo un numero limitato di esperti», ha osservato un vicepresidente. «Abbiamo dovuto aumentare il numero di esperti che avevamo o trovare un partner tecnologico che potesse sfruttare le loro competenze per noi».

L'azienda aveva sperimentato diversi mezzi per registrare dimostrazioni di prodotto, ma il processo era costoso e inefficiente.

«Stavamo lottando per allegare documenti al video. Abbiamo sprecato molto tempo cercando di combinare vari tipi di contenuti. Semplicemente non è stato efficace. Avevamo bisogno di un'esperienza più integrata».

In risposta, la leadership aziendale ha incaricato un team di analisti aziendali di trovare un'opzione migliore.

 

La soluzione: gli esperti utilizzano Panopto per registrare dimostrazioni multimediali per la visualizzazione on demand

Il team ha iniziato subito a sperimentare con Panopto. Presto hanno iniziato a lavorare con i product manager aziendali per creare registrazioni panoramiche di ciascuno dei 30 prodotti software diversi dell'azienda. Ogni video doveva essere inferiore a 30 minuti e fornisce una panoramica generale del modello di business del prodotto, inclusi casi d'uso, profili utente, concorrenti e una breve dimostrazione. Alcuni manager hanno combinato video, audio e acquisizione dello schermo per le loro registrazioni, mentre altri hanno scelto di utilizzare diapositive PowerPoint, acquisizione dello schermo e semplice voce over per raccontare la sessione.

Indipendentemente dagli ingressi, Panopto li ha integrati automaticamente senza necessità di post-produzione. I responsabili del prodotto sono semplicemente entrati in una stanza con una fotocamera, hanno presentato il loro materiale come al solito e poi sono usciti. Una registrazione sincronizzata di alta qualità di tutti i loro input è stata disponibile online in pochi minuti.

«Gli esperti che erano stati bombardati da richieste di demo sono ora sulla luna con la possibilità di registrarlo una sola volta», ha riferito l'azienda. «Panopto porta l'esperienza di apprendimento a un livello più intimo, il che suona strano poiché stai effettivamente eliminando qualche interazione dal vivo, ma in cambio consenti alle persone di imparare al proprio ritmo e concentrarsi solo sui contenuti rilevanti per loro.»

L'uso di Panopto per le panoramiche e le dimostrazioni dei prodotti ha avuto un effetto importante oltre al semplice risparmio di tempo e denaro. «In precedenza potevano essere necessari tre o quattro mesi per immergersi davvero in un prodotto. Il nostro processo è più efficiente ora ed è qui che vediamo il massimo beneficio. L'utilizzo di Panopto ci rende più efficaci internamente il che, a sua volta, ci consente di comunicare in modo più efficace con i nostri clienti».

 

Sviluppo di nuovi casi d'uso per Panopto

La prima esperienza dell'azienda che registra le panoramiche e le dimostrazioni dei prodotti con Panopto è stata promettente. Esperti e leader hanno trovato Panopto un gioco da ragazzi da implementare e scalare.

"Panopto è stato incredibilmente facile da mettere in funzione", ricorda un dirigente. “Puoi letteralmente insegnare a qualcuno a usare la tecnologia in pochi minuti. In mezz'ora puoi imparare a realizzare un video avvincente. È davvero così facile.”

Essendo una piattaforma completamente basata su software, Panopto può essere scalato a qualsiasi organizzazione letteralmente durante la notte. Panopto funziona automaticamente con qualsiasi configurazione di registrazione, da una webcam integrata per laptop o fotocamera per smartphone, alle apparecchiature top di gamma in uno studio di registrazione dal design professionale. Le registrazioni Panopto vengono caricate automaticamente in una libreria video sicura e centrale, mentre altri video non catturati con Panopto possono essere aggiunti semplicemente tramite il trascinamento della selezione. Gli spettatori autorizzati accedono ai contenuti tramite qualsiasi browser Web o in viaggio tramite le app mobili di Panopto.

Questa facilità d'uso e scalabilità, insieme alla rapida crescita della popolarità di Panopto, ha portato l'azienda ad espandere la portata della sua implementazione Panopto a una serie di nuovi progetti.

 

Formazione professionale per la sicurezza aziendale

Il prossimo test della flessibilità di Panopto come soluzione è venuto dal Dipartimento di Sicurezza dell'azienda, che ha cercato di utilizzare Panopto per registrare una serie di video di formazione per la formazione continua del proprio personale.

La capacità di offrire formazione on demand era stata a lungo richiesta dai dirigenti del Dipartimento di Sicurezza per aiutare a risolvere un problema fondamentale nel loro programma di formazione. Il dipartimento ha sempre avuto difficoltà a gestire ampiamente la formazione guidata da istruttori a causa dei turni giornalieri necessari per il servizio di operare 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, 365 giorni all'anno.

La prima fase di formazione è stata la preparazione alle emergenze.» Il team di sicurezza non era sicuro di quanto sarebbe stato facile convincere tutti ad accedere e partecipare», ha ammesso l'azienda. «Ma tutti lo hanno fatto, ed è stato facile. Il dipartimento ha un reale bisogno di un'istruzione continua e Panopto ha ora reso incredibilmente conveniente per loro».

Il dipartimento di sicurezza può ora amministrare la formazione aggiornata a piacimento, senza sprecare risorse in istruzioni ripetitive dal vivo e pianificazioni complicate. Possono anche monitorare i progressi dei loro dipendenti attraverso i corsi utilizzando Panopto Analytics.

 

Onboarding di nuovi assunti

L'onboarding di dipendenti appena assunti presso una società di servizi tecnici è un'impresa basata sulla conoscenza. Le nuove assunzioni devono assorbire le procedure aziendali, le conoscenze di base dei prodotti e la strategia aziendale nel modo più rapido ed efficiente possibile.

Ma come ha sottolineato un analista aziendale, «Spesso, può essere molto difficile per un nuovo noleggio programmare un'ora con il product manager per ottenere una panoramica del proprio prodotto. È molto più facile accedere a Panopto, guardare un video di 20 minuti e quindi formulare alcune domande informate per una riunione di 10-15 minuti. Finisce per risparmiare tempo a tutti e rende l'intero processo più produttivo».

Esistono evidenti vantaggi nell'accesso a una libreria di registrazioni di prodotti ricercabili e ben preparate su richiesta. Tali video non solo distillano informazioni sui prodotti per un nuovo noleggio. Inoltre, comunicano molto sulla cultura dell'azienda e sulle persone che la gestiscono. Le nuove reclute vedono i volti e ascoltano le voci dei dipendenti chiave. E vengono introdotti ai loro stili e personalità.

Combinando video, audio, PowerPoint, acquisizione dello schermo e altro ancora, Panopto aiuta a rendere il processo di onboarding un'esperienza più coinvolgente.

 

Report della C-Suite

Anche il CEO dell'azienda utilizza personalmente Panopto.

Dedicato a fornire trasparenza organizzativa, il CEO aveva precedentemente comunicato con i dipendenti utilizzando metodi tradizionali di comunicazione esecutiva, inclusi eventi municipali e newsletter via e-mail.

Tuttavia, queste misure sono spesso mancate. I municipi si sono rivelati scomodi, richiedendo ai dipendenti di diverse aree geografiche di sintonizzarsi a ore dispari della notte e al mattino presto. E le newsletter di testo rendevano difficile determinare il coinvolgimento dei dipendenti con il contenuto e non consentivano a Young di trasmettere la sua personalità e la cultura aziendale che voleva trasmettere.

Panopto era la soluzione di comunicazione esecutiva moderna perfetta. Innanzitutto, ha fornito un mezzo coinvolgente per il CEO per migliorare la trasparenza aziendale e comunicare con i dipendenti di tutto il mondo. Ogni settimana o due, registrava un breve aggiornamento esecutivo, condividendo approfondimenti sul business e fornendo informazioni su nuove iniziative che i dipendenti guardavano ovunque su richiesta.

In secondo luogo, Panopto non aveva bisogno di uno studio di registrazione aziendale o di un costoso team AV. Invece, l'amministratore delegato ha semplicemente registrato video nel suo ufficio alla sua scrivania utilizzando la webcam sul suo portatile.

In terzo luogo, i video potrebbero essere resi immediatamente disponibili ai suoi dipendenti. Con Panopto, ogni registrazione è stata caricata automaticamente nella libreria video centrale ed elaborata in modo che i dipendenti potessero visualizzare il video su qualsiasi dispositivo. In pochi minuti, il CEO potrebbe catturare e condividere messaggi importanti e nuove intuizioni con tutta la sua organizzazione.

Infine, Panopto ha fornito strumenti integrati per misurare il coinvolgimento dei dipendenti e ottenere feedback. Per qualsiasi video, l'analisi di Panopto ha permesso all'azienda di vedere quanti dipendenti hanno visualizzato il video e quanta parte del video hanno guardato.

Il CEO si affida anche a Panopto nella produzione di contenuti più formali, webcasting di un rapporto trimestrale ufficiale con il CFO dell'azienda. Questa presentazione di solito dura un'ora e l'azienda ha scoperto che registrando il webcast con Panopto, le persone possono guardare il programma ogni volta che si inserisce nel loro programma di lavoro.

«Per i dipendenti di Asia-Pac, utilizzare Panopto per registrare il rapporto trimestrale è stato enorme», afferma la società. «La sicurezza delle informazioni è rigorosa qui. Prima di adottare Panopto, distribuire un file video lungo un'ora era incredibilmente difficile. Abbiamo dovuto caricare i file su un client FTP e quindi coordinare l'accesso sicuro su più intranet, il che ha quasi sempre presentato una serie di problemi. Collaborare è stato un vero disincentivo».

Con Panopto, i dipendenti di qualsiasi ufficio in tutto il mondo possono accedere dai loro laptop o telefoni cellulari e guardare le registrazioni istantaneamente, nel momento in cui vengono caricati. E la tecnologia di streaming adattivo di Panopto garantisce un'esperienza di riproduzione fluida, indipendentemente dalle condizioni di rete dello spettatore. «È istantaneo. È pronto per il Web. È semplicemente perfetto per le nostre controparti in tutto il mondo.»

 

Registrazione di riunioni WebEx

Un analista aziendale ha recentemente effettuato la sua prima registrazione Panopto di una riunione WebEx.

Si trattava di una dimostrazione di un fornitore per un gruppo di personale interno, ma alcune persone chiave non sono state in grado di partecipare e hanno richiesto specificamente una registrazione Panopto. «Sono stato molto soddisfatto di quanto sia stato facile registrare una trasmissione WebEx e sono rimasto colpito dalla qualità della registrazione», ha affermato l'analista. «Lo sono stati anche i colleghi che hanno fatto la richiesta.»

Registrando le conferenze web WebEx e GoToMeeting con Panopto, i dipendenti dell'azienda ottengono una registrazione ricercabile dei procedimenti, acquisiti in alta definizione, disponibile con un clic del mouse per la visualizzazione on demand.

 

Integrazione di una forza lavoro globale

La società ha uffici negli Stati Uniti, nell'UE e sta rapidamente stabilendo una forte presenza in Asia. Ma come tutte le grandi aziende globali, collaborare oltre frontiere, culture e fusi orari internazionali è una sfida costante.

"Può essere piuttosto difficile mettere in contatto un Product Manager a New York con, ad esempio, un dipendente dell'assistenza nel nostro ufficio in Asia", sottolinea un manager. "Ma con Panopto, possono creare o guardare le registrazioni durante il proprio orario di lavoro, eliminando efficacemente le differenze di orario e posizione".

Un test perfetto di questa capacità è arrivato con una recente acquisizione aziendale. Con diversi uffici in Cina, Giappone e Australia, la società acquisita era letteralmente dall'altra parte del mondo e, come ogni azienda che è ripiegata in un'organizzazione più grande e complessa, i suoi dipendenti avevano molto terreno da coprire.

Con l'acquisizione completa, al fine di offrire in modo efficace una collezione estesa di prodotti e servizi, i dipendenti avevano bisogno di un corso approfondito nelle linee di prodotti e nella strategia aziendale dell'azienda.

I product manager dell'azienda avevano la risorsa perfetta nella libreria di panoramiche e dimostrazioni dei prodotti registrate che avevano appena creato. Quei video sono diventati uno strumento di apprendimento indispensabile per i nuovi dipendenti.

«L'integrazione può essere difficile», ha osservato un manager. «C'è molto da assorbire e imparare dopo che sei stato acquisito, e in questo caso non lavoriamo in nessuna delle stesse ore. Non ci sono sovrapposizioni lì. Panopto è stato uno strumento essenziale nel processo di integrazione.»

 

Il futuro: ampliare l'utilizzo in tutta l'azienda

L'azienda ora utilizza Panopto per acquisire webcast, fornire formazione online, creare dimostrazioni di prodotto e comunicazione aziendale. E con centinaia di ore di contenuti ricercabili appena registrati, sono sulla buona strada per creare una potente libreria video aziendale.

«Questo è iniziato come uno sforzo relativamente piccolo e ha appena assunto una vita tutta sua», riflette un analista aziendale. «Ricevo e-mail letteralmente ogni giorno da persone i cui nomi non riconosco da altre aree del business che chiedono di utilizzare Panopto nel loro lavoro quotidiano. Alla fine della giornata, nessuno vuole leggere lunghe email o polizza densa. Preferiscono dirglielo dove possibile. E poiché le nostre registrazioni sono tutte ricercabili, stiamo fornendo loro esattamente le informazioni di cui hanno bisogno. Si sta dimostrando incredibilmente efficace.»