Tutti trascorriamo una parte enorme della nostra vita lavorativa in riunioni. Solo negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics stima che collettivamente teniamo tra 125 milioni e 640 milioni di ore di riunioni ogni mese. 

E questo è solo il tempo trascorso nella sala conferenze: un'analisi completa dei calendari dei dipendenti chiave di un'azienda, eseguita da Bain& Company e pubblicata nell'Harvard Business Review, ha scoperto che la preparazione, l'esecuzione e il follow-up per un una riunione esecutiva settimanale singola ha consumato uno sconcertante 300.000 ore all'anno.

Tempo sprecato? Beh, un po', quasi certamente. 

Ma tutto? Nemmeno vicino. 

Le riunioni rimangono uno dei modi più efficaci per i dipendenti di collaborare e condividere idee in dettaglio e, in definitiva, aiutano a fornire i migliori risultati possibili per l'azienda.

 

Detto questo, gli incontri hanno guadagnato in qualche modo abbastanza. una reputazione come un killer della produttività: costringendo i partecipanti a fermare tutto ciò su cui stanno lavorando, quindi lasciano le scrivanie per raggiungere il luogo della riunione. La scienza cognitiva ci dice che può essere necessario fino a mezz'ora affinché le persone si rifocalizzino e tornino a lavorare a tutta velocità dopo un'interruzione come una riunione. Non è difficile vedere allora come anche un paio di incontri in un giorno possano seriamente far deragliare i progressi di qualcuno su un compito.

Ma poiché c'è ancora un enorme valore nell'incontro con colleghi e partner per discutere dettagliatamente le iniziative, sincronizzare i progressi, risolvere i problemi stradali e altro ancora, gli incontri persistono. 

Solo ora, i leader di quasi tutte le organizzazioni hanno iniziato a cercare nuove soluzioni ai vecchi problemi che li aiutino a riprogettare la loro «cultura dell'incontro» aziendale. 

Impegnare incontri migliori come parte della cultura organizzativa

L'obiettivo della maggior parte di queste iniziative è quello di ridurre al minimo la quantità di tempo che le persone trascorrono nelle riunioni e garantire che gli incontri siamo tenuti sono gestiti in modo efficace. 

Amazon, per esempio, ha implementato la propria ripremessa sul riunione capovoltae richiede che un dipendente che pianifica una riunione condivida in anticipo un promemoria di quattro-sei pagine che includa tutte le informazioni rilevanti di cui i partecipanti avranno bisogno. In questo modo (si spera) si riduce il tempo che i partecipanti trascorrono a guardare passivamente l'organizzatore della riunione presentare quei dettagli di persona, e quindi idealmente aiuta il team ad avere più rapidamente le discussioni e a prendere le decisioni necessarie. 

E anche se il formato Amazon potrebbe non essere adatto a tutte le aziende, ci sono temi in La cultura dei meeting unica di Amazon che appaiono comunemente nella nuova saggezza convenzionale per facilitare la collaborazione e massimizzare la produttività con meno tempo sprecato nelle riunioni.

Si inizia sempre con le migliori intenzioni, ma non mancano i cattivi consigli su come tenere riunioni più efficaci. 

 

Dalle restrizioni arbitrarie sulla durata delle riunioni e sul numero di partecipanti al fatto che tutti sostengono per tutta la durata della riunione o addirittura richiedendo che tutti prendano appunti — queste «best practice» sono per lo più nate frustrazioni per i cattivi comportamenti in riunione. 

Fortunatamente, ci sono alcune idee che possono davvero aiutare a realizzare un incontro migliore: modi migliori per coinvolgere i dipendenti, mantenerli concentrati e, in definitiva, migliorare la collaborazione durante le riunioni, senza perdere tempo aggiuntivo. 

E nell'ultimo anno o due, una di queste idee ha iniziato a crescere rapidamente in popolarità, soprattutto perché è un compito semplice da aggiungere a qualsiasi riunione, ma è ancora sorprendentemente efficace nel rendere le riunioni più interattive e più facili da frequentare. 

Quel segreto? Registrazione di ogni singola riunione nel tuo ufficio.

 

Di registrazione delle riunioni e archiviandoli in un libreria centrale e ricercabile, crei una registrazione perfetta delle conversazioni esatte che hanno avuto luogo, a cui è possibile fare riferimento in seguito da coloro che erano presenti, coloro che non potevano partecipare, e anche altri nella tua organizzazione che potrebbero essere alla ricerca di informazioni che sono state discusse nelle riunioni di cui non facevano parte. 

Se registri ogni riunione per impostazione predefinita, offri alle persone più flessibilità e controllo sui loro programmi giornalieri assicurando che tutte le persone giuste possano contribuire a una riunione anche se non possono essere presenti di persona. Puoi anche liberare i partecipanti a partecipare attivamente alla discussione poiché la registrazione video elimina la necessità per chiunque di prendere appunti abbondanti. 

La registrazione delle riunioni offre inoltre alle persone una preziosa fonte di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento on demand e lo fa senza alcuno sforzo aggiuntivo. Basta fare clic su «registra» e tenere la riunione come sempre, ma ora non è più necessario digitare lunghe e-mail di riepilogo o promemoria «passi successivi». 

Registrazione e archiviazione delle riunioni è un modo semplice per consentire la collaborazione, sia durante la riunione che dopo la fine della riunione. Ma una riunione registrata è utile solo quanto l'incontro stesso, quindi come può un'organizzazione promuovere una cultura che incoraggi incontri utili e produttivi? 

Guarda il webinar >> Come ottenere di più dalle tue riunioni

 

7 principi per creare una cultura dell'incontro più efficace

Esistono 7 principi della cultura dell'incontro che supportano una comunicazione più efficace e una collaborazione più produttiva. Diamo un'occhiata a ciascuno:

1. Pianifica il giusto lasso di tempo

Per limitare la quantità di tempo che le persone trascorrono nelle riunioni, alcune organizzazioni hanno deciso di limitare le riunioni a una durata massima impostata per ridurre il tempo che le persone trascorrono nelle riunioni. Ma questa tattica pesante spesso rende gli incontri uniformi meno efficiente: quando 15 o 30 minuti semplicemente non bastano il tempo per coprire tutto, i partecipanti alla riunione devono pianificare ancora più riunioni. 

Incoraggia invece la tua gente a pensare a cosa vogliono compiere nelle loro riunioni e per programmare un periodo di tempo ragionevole per l'incontro a seconda di questi obiettivi, che si tratti di 10 minuti o 2 ore. Finché l'incontro è veramente utile, le persone preferiranno di gran lunga lavorare per intero la discussione piuttosto che dividere la conversazione su più sessioni solo a causa di un limite di tempo arbitrario. E non importa quanto dura la riunione, finché stai registrando, se qualcuno ha un conflitto che richiede che arrivi tardi o se ne vada presto, può comunque prendere ciò che ha perso nel video e continuare a lavorare con il resto del team.

2. Invita le persone giuste

Amazon ha una «Two Pizza Rule» - sostengono che due pizze dovrebbero essere sufficienti per nutrire tutti coloro che sono invitati a una riunione. Se l'elenco dei partecipanti è troppo grande per nutrirsi con due pizze, significa che hai invitato troppe persone e dovresti tagliare la lista degli ospiti per la prossima volta. 

Naturalmente, nessuno vuole partecipare a una riunione che non sia rilevante per loro. E oggettivamente, i gruppi più piccoli spesso hanno un tempo più facile per raggiungere un consenso. Ma se la tua gente è bloccata a cercare di capire chi non è abbastanza prezioso da invitare solo perché possano attenersi a un limite arbitrario dei partecipanti, la tua organizzazione corre il rischio di perdere idee e approfondimenti preziosi durante le riunioni. 

L'implementazione di una politica «Invita le persone giuste» costringe ancora i dipendenti a riflettere attentamente su chi dovrebbe partecipare alle loro riunioni. E quando sarà garantito che ci sarà una registrazione dell'incontro, chiunque potrebbe essere stato precedentemente invitato «proprio come una FYI» può più facilmente destreggiarsi tra le priorità concorrenti.

3. Impostazione dell'agenda di una riunione

Una buona agenda dovrebbe fare di più che organizzare i pensieri della persona che ha organizzato l'incontro. Dovrebbe aiutare ogni singolo partecipante a capire cosa tratterà la riunione e, in definitiva, dovrebbe aiutarli a decidere, anche prima dell'inizio della riunione, se l'incontro varrà il tempo necessario per partecipare. 

Nelle aziende che non registrano le loro riunioni, gli ordini del giorno sono facili da trascurare. Dopotutto, in una cultura in cui gli incontri avvengono solo in tempo reale e mancare l'incontro significa mancare tutto ciò che è presentato lì, c'è un forte incentivo a partecipare a ogni riunione «per ogni evenienza». 

Registrando tutti i tuoi incontri, dai ai dipendenti una maggiore flessibilità per scegliere quali riunioni partecipare e quali possono guardare on demand. Mentre la prospettiva di sale conferenze vuote potrebbe spaventare all'inizio alcuni organizzatori di riunioni, se si prevede che prima di ogni riunione, gli organizzatori devono condividere un'agenda che includa gli obiettivi, la struttura e i punti di discussione di base per tale riunione, è possibile ottenere due risultati utili: 

1. Incentivizza gli organizzatori di riunioni a programmare solo riunioni davvero preziose, per evitare che nessuno decida di partecipare, e
2. Consenti a tutti gli altri di vedere dove possono aggiungere il massimo valore prima che si impegnino nel programma, aiutandoli così a massimizzare la propria produttività. 

 

4. Invia materiale in anticipo

Vuoi sapere dove si spreca la maggior parte del tempo nelle riunioni di oggi? Non è alla fine: è qui che si svolgono le discussioni e si prendono decisioni. Piuttosto, la maggior parte del tempo inefficace trascorso nelle riunioni avviene prima, quando qualcuno (di solito l'organizzatore) trascorre talvolta fino al 75% del tempo previsto per la riunione «portando tutti alla velocità». 

Anche se è ovviamente importante che tutti inizino sulla stessa pagina prima di prendere decisioni, non c'è motivo per cui dovremmo passare i primi 45 minuti di incontro di ogni ora guardando passivamente qualcuno che si fa strada attraverso un deck di diapositive. In effetti, uno dei modi migliori per ridurre il tempo trascorso dalle persone alle riunioni è quello di togliere completamente le presentazioni dall'incontro — in questo modo tutto il tempo può essere impiegato attivamente collaborando e lavorando attraverso i problemi. 

Incoraggiare i dipendenti a inviare documenti pertinenti avanti dell'incontro, o meglio ancora, farli condividere un rapido presentazione video di quello che avrebbero altrimenti speso a correre all'inizio della riunione. Quindi imposta l'aspettativa che i partecipanti debbano rivedere tali informazioni. prima inizia l'incontro. Condividendo e rivedendo in anticipo la parte di presentazione della riunione, consenti ai partecipanti di rivedere il contenuto secondo il proprio ritmo (in modo che chi ha familiarità con il soggetto possa sfregarsi rapidamente, mentre altri possono trascorrere più tempo) e il tempo di riunione può essere ridotto solo alla quantità di tempo necessaria per tutti per rendere il decisione finale. 

Lettura correlata: Un incontro migliore prima di raggiungere la porta della sala conferenze

 

5. Ridurre al minimo le distrazioni

Le riunioni sono meno produttive quando le persone non sono impegnate. Ciò significa che distrazioni come controllare la posta elettronica, prendere appunti o multitasking, in generale, possono rendere meno efficaci le riunioni. Gli studi hanno persino dimostrato che solo una persona distratta può avere un effetto cascata sugli altri intorno a loro, usurpando l'attenzione degli altri vicini. 

Mentre il divieto di laptop e altri dispositivi durante le riunioni può sembrare troppo estremo per la tua organizzazione, minimizzarne la necessità può aiutare a rimuovere le distrazioni e aumentare la partecipazione. Questo fa parte del valore della registrazione delle riunioni: se nessuno ha bisogno di tenere aperto il laptop per prendere appunti dettagliati, nessuno deve combattere tutte le altre distrazioni che il laptop potrebbe contenere. In un mondo in cui è possibile misurare l'attenzione in pochi secondi, questo è un piccolo passo che ha il potenziale per provocare grandi cambiamenti. 

6. Assegnazione di azioni

Al termine della riunione, è consigliabile per l'ospite della riunione assegnare elementi di azione e piani per qualsiasi discussione fuori tema relegata al «parcheggio». Ma digitare tutto ciò da condividere con il team dopo ogni riunione può diventare rapidamente un lavoro in sé, consumando minuti o addirittura ore del tempo dell'organizzatore dopo ogni riunione. 

Anche in questo caso, la registrazione delle riunioni può aiutarti a recuperare il tempo di ritorno eliminando il lavoro di rote. Se stai registrando le tue riunioni, stai creando automaticamente un riferimento rapido che include tutti i passaggi successivi senza richiedere a nessuno di spendere anche un minuto per digitare tutto. 

7. Sfrutta le registrazioni delle riunioni per la futura collaborazione

Oggi siamo abituati a continuare la collaborazione al di fuori della sala riunioni (o oltre la conference call) tramite e-mail, documenti condivisi e hub di produttività come Slack. Ma nessuna di queste soluzioni di comunicazione, tuttavia, semplifica la rivisitazione di discussioni specifiche avvenute durante una riunione, o peggio ancora, richiedono la creazione di un documento o di un thread di messaggistica completamente nuovo. 

Quando si acquisiscono registrazioni di riunioni con un piattaforma video come Panopto, quel video può diventare il punto principale della futura collaborazione attraverso discussioni con timestamp thread che vivono proprio all'interno del video. E se qualcuno si unisce a un progetto lungo la strada, può facilmente essere catturato guardando il video e analizzando le conversazioni correlate.

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Riconosciuto da Forester per avere il «Miglior supporto per la ricerca video», Panopto ti consente di cercare le parole pronunciate e mostrate all'interno di ogni video della tua libreria e quindi passare al momento esatto in cui viene discusso un argomento. Ciò significa che non solo i tuoi video saranno un record utile, ma possono persino diventare una parte preziosa e referenziabile della knowledge base della tua azienda. 

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