Inizia una riunione migliore prima della sala conferenze

Troppi dei nostri incontri iniziano con poco più di una rapida agenda e un sacco di pensieri desiderosi.

Speriamo che le persone giuste parteciperanno, che conoscano tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno e che possiamo tradurci in un consenso praticabile. Ciò che spesso otteniamo sono sessioni partecipate in parte con partecipanti parzialmente informati, spesso in grado di accettare o rifiutare le idee dell'organizzatore di riunioni piuttosto che inventare pensieri intelligenti come gruppo.

C'è un modo migliore: The Flipped Meeting.

È un nuovo formato che ogni organizzazione può adottare durante la notte: tutto ciò che richiede è un cambiamento semplice e fondamentale in due delle aspettative che abbiamo per i nostri incontri.

Una volta che hai ricevuto tutte le feste al tavolo, la tua riunione di base è facile. C'è solo una cattura: una volta che siete tutti al tavolo, avete già perso l'occasione di capovolgere.

Il capovolgimento di una riunione richiede che l'organizzatore della riunione pianifici e comunichi in anticipo. Se la tua prossima riunione capovolta abbia successo o fallisca dipende quasi sempre dal lavoro svolto prima ancora che qualcuno apra la porta della sala conferenze.

Le basi di una riunione capovolta: una guida

Per garantire il successo della tua riunione capovolta, ci sono tre elementi essenziali che devi preparare e condividere in anticipo:

• I tuoi obiettivi per la riunione. Non puoi capovolgere una riunione se non hai nulla da raggiungere per il gruppo riunito. Che lavoro vuoi fare? Quali decisioni vuoi che vengano prese? Sii specifico.
• Autista o autista per la riunione. Il conducente della riunione dovrebbe avere l'autorità di garantire che la riunione produca risultati e di agire in base a tali risultati. La maggior parte delle volte sarai tu, ma potrebbe essere necessario preparare il tuo capo (o un altro membro del team) a guidare in alcuni casi.
• Il materiale per la riunione. L'intero punto dell'incontro in gruppo è quello di discutere, quindi vorrai preparare in anticipo una guida alla discussione. Fornisci alle persone le informazioni di cui hanno bisogno per partecipare in modo informato, con il tempo sufficiente per rivedere tutto ragionevolmente.

In termini di tempo di consegna, 24 ore è il gold standard. Se stai solo testando il formato della riunione capovolta, inizia da lì e scopri come reagiscono le persone. Potresti scoprire che 48 o 72 ore sono più adatte al tuo team, o che solo poche ore di preavviso per le riunioni programmate più avanti nel corso della giornata funziona perfettamente.

In termini di condivisione delle informazioni, anche questo sarà qualcosa da testare e ottimizzare con il tuo team. È possibile che lo stesso deck di PowerPoint già creato funzioni perfettamente o che sia sufficiente un breve profilo puntato via e-mail. In alternativa, potresti scoprire che l'adozione di un nuovo modello migliora il risultato: Amazon ora organizza notoriamente riunioni intorno a documenti Word di 6 pagine.

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Qualunque sia il tuo formato, la parte cruciale della condivisione delle informazioni è in realtà la condivisione di informazioni sufficienti per consentire ai partecipanti di prendere decisioni informate. All'inizio potrebbe essere utile utilizzare un framework documentato per garantire che le informazioni giuste vengano condivise mentre scopri cosa è giusto per la tua organizzazione.

Il framework per la condivisione delle informazioni in sei parti

• Contesto o domanda: in 1-2 frasi, qual è il problema che deve essere risolto o l'azione che deve essere intrapresa?
• Visione più ampia: Quali sono gli obiettivi generali che descrivono ad alto livello l'aspetto del successo?
• Principi: Quali sono i principi guida duraturi per la nostra organizzazione che useremo per valutare questa decisione o lavoro?
• Presupposti: Quali sono le ipotesi fondamentali formulate nella formulazione delle opzioni? Quali sono i fatti chiave rilevanti per la decisione o il lavoro in esame?
• Opzioni: Quali sono le principali opzioni alternative disponibili? Quali sono i pro e i contro di ciascuno?
• Raccomandazione: quale opzione consigliate al pubblico? Perché? Quali sono i prossimi passi?

Quando inizia la riunione

Mentre una riunione capovolta richiede un po' più di lavoro in anticipo, raccoglierai i frutti durante la sessione. La chiave è che il tuo ruolo ora non è quello di tenere conferenze, ma di guidare la discussione e il lavoro.

Alcuni suggerimenti per mantenere la tua riunione capovolta in modo efficiente:

• • Inizia con un breve periodo di tempo per una revisione indipendente del materiale della riunione, in modo da sapere che tutti li hanno letti. Prova 5 minuti per una riunione di 30 minuti, 10 minuti per un'ora.
  • Assegna qualcuno a prendere appunti. Non è necessaria una trascrizione completa, ma sarà utile un buon riassunto di alto livello delle posizioni assunte e delle decisioni prese.
  • Definisci l'obiettivo della riunione che stai tenendo e ripeti gli obiettivi. Fallo all'inizio per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina.
  • Apri la parola alla discussione/lavoro. Questo è tutto! Inizia a lavorare verso il tuo obiettivo.
  • Una discussione ravvicinata quando viene presa una decisione, un lavoro completato o ulteriori progressi sono impossibili. Non incontrarti per un secondo in più del necessario.
  • Riassumi i risultati e le decisioni chiave. Un breve riepilogo e-mail e un promemoria dei passaggi successivi aiuteranno a mantenere il lavoro in movimento. Cerca di averne uno pronto per il gruppo prima della fine della giornata.

Come per qualsiasi nuovo processo, potrebbe essere necessario del tempo prima che la tua organizzazione si adatti a questo nuovo modo di fare business. Cerca opportunità per ottimizzare il modo in cui il tuo team capovolge le riunioni, per risparmiare ancora più tempo, fare ancora di più e fare ancora di più.

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