Durante un recente intervista, Il CEO di Amazon Jeff Bezos ha spiegato il modo in cui fa ancora le riunioni, che ha ammesso può sembrare "strano" agli estranei. "Nessun PowerPoint viene utilizzato all'interno di Amazon", ha detto. "Quando assumiamo un nuovo dirigente dall'esterno [lo avvertiamo]: 'Questa è la cultura delle riunioni più strana che tu abbia mai incontrato'".

Ogni volta che un membro del team di Amazon ha un'idea da proporre, non crea un altro deck PowerPoint, che è standard nella maggior parte delle altre organizzazioni. Invece, strutturano il loro tono sotto forma di un memo da quattro a sei pagine, che l'azienda definisce una «narrazione».

È una pratica in vigore dal 2004, quando Bezos ha originariamente inviato un'e-mail al suo team senior spiegando perché stava vietando i punti elenco. Si legge:

«Un po' di più per aiutare con il motivo «perché».

Il testo narrativo ben strutturato è quello che cerchiamo piuttosto che semplicemente testo. Se qualcuno costruisce un elenco di punti elenco in parola, sarebbe altrettanto negativo come PowerPoint.

Il motivo per cui scrivere un memo di 4 pagine è più difficile di «scrivere» un PowerPoint di 20 pagine è perché la struttura narrativa di un buon memo forza un pensiero migliore e una migliore comprensione di ciò che è più importante di cosa e di come le cose sono correlate.

Le presentazioni in stile Powerpoint danno in qualche modo il permesso di sorvolare le idee, appiattire qualsiasi senso di importanza relativa e ignorare la connessione interna delle idee».

E dato che ci vuole così tanto tempo per creare un ottimo memo, Bezos ha anche implementato un metodo infallibile per garantire che tutti lo leggano: la lettura comune.

«Leggiamo nella stanza. [Altrimenti,] proprio come i ragazzi delle scuole superiori, i dirigenti si faranno strada attraverso l'incontro come se avessero letto il memo», ha detto. Nell'incontro in cui viene condiviso il memo, vengono spesi i primi 20-30 minuti a leggere il memo. Dopodiché, il presentatore mette in campo le domande del resto del team.

Funzionerebbe in qualsiasi luogo diverso da Amazon?

Mentre le riunioni di Amazon sono un po' uniche, la struttura e gli obiettivi sottostanti non lo sono. Il formato delle riunioni di Amazon può essere definito più in generale come riunione capovolta. Traendo ispirazione dal modello della classe capovolta nell'istruzione, in una riunione capovolta ai partecipanti vengono forniti materiali di presentazione pertinenti da rivedere prima della riunione programmata effettiva, liberando così tempo di persona per domande e discussioni informate.

Tuttavia, la riunione capovolta è progettata per risolvere alcuni dei problemi comuni che possono sorgere con le riunioni tradizionali basate sulla presentazione. Tutti conosciamo le lunghissime e stereotipate procedure di idee sottosviluppate e di pubblico non impegnato, strutturati in modo da lasciare solo pochi minuti per domande o conversazioni.

Ma la riunione capovolta non è una soluzione rapida. È un cambiamento culturale che richiede un investimento significativo di tempo e risorse: costi che Bezos ha dichiarato più volte di essere più che disposto a sacrificarsi in cambio di discussioni di squadra più informate e produttive.

Naturalmente, non tutte le riunioni tradizionali basate sulla presentazione sono prive di sostanza o improduttiva. L'Harvard Business Review (HBR) non appoggia un divieto assoluto di presentazioni durante le riunioni, ma è in qualche modo d'accordo con Bezos. L'HBR ha notato che un eccessivo affidamento sulle presentazioni durante le riunioni può far sì che le organizzazioni perdano conversazioni più produttive che alimentano il vero cambiamento all'interno dell'azienda.

Fare funzionare la riunione capovolta per la tua organizzazione

Oggi, troppi incontri sono ancora organizzati con poco più di un'agenda sottile e un sacco di pensieri desiderosi. Una stima di uno studio che 37 miliardi di dollari vengono sprecati ogni anno negli Stati Uniti in incontri inutili, un numero che accelera man mano che partecipiamo a sempre più riunioni.

Miriamo a far partecipare le persone giuste, quindi speriamo che conoscano fuori mano qualsiasi informazione di cui potremmo aver bisogno per avere una discussione produttiva. Con un po' di fortuna, saremo in grado di confonderci in un consenso praticabile. Ciò che spesso otteniamo, tuttavia, sono sessioni parzialmente frequentate con partecipanti parzialmente informati che sono in grado di unire solo una serie di passaggi successivi e elementi d'azione per riempire i buchi dell'incontro iniziale. Poi programmiamo un secondo incontro e ripeteremo.

Il ribaltamento delle riunioni aiuta a informare in anticipo i partecipanti alla riunione per recuperare tempo prezioso sprecato in sessioni improduttive. Assicura che ogni riunione sia produttiva e consente ai tuoi team di prendere in modo collaborativo decisioni più intelligenti e tempestive.

Significa che le presentazioni sono morte?

Mentre leggere un «6-pager» all'inizio di una riunione e quindi impegnarsi in discussioni attive per tutta la durata sembra funzionare bene per Amazon, potrebbe non essere necessariamente l'approccio migliore per la tua organizzazione. Fortunatamente, il modello di meeting capovolto può essere personalizzato per adattarsi alla tua cultura aziendale.

Le presentazioni ben strutturate, comprese quelle che utilizzano PowerPoint, sono ancora un mezzo prezioso ed efficiente per comunicare nuove idee, in genere richiedono solo una frazione del tempo necessario per scrivere un lungo memo. Non è necessario abbandonare queste presentazioni, basta spostarle prima della riunione reale.

Prima dell'incontro, la presentatrice può preparare diapositive e strutturare i suoi punti di discussione, proprio come farebbe sempre. Quindi, basta usare la webcam integrata sul suo portatile per registrare la presentazione che avrebbe fatto durante la riunione. Il presentatore avrebbe quindi condiviso la presentazione del video un giorno o giù di lì prima della riunione in modo che i partecipanti possano quindi visualizzare i propri programmi — anche riavvolgere e ripetere se necessario — e venire alla riunione di persona completamente preparata per contribuire alla discussione.

Guarda un esempio di presentazione di una riunione capovolta registrata con Panopto:

 

 

Mentre una riunione capovolta richiede un po' più di lavoro in anticipo, raccoglierai i premi durante la sessione. La revisione anticipata dei materiali di presentazione garantisce ai partecipanti il tempo di considerare seriamente l'argomento. Le riunioni tradizionali sono strutturate per ridurre al minimo il disaccordo e il dibattito consentendo al presentatore di fare la maggior parte delle discussioni. Ma i veri progressi possono essere fatti solo se strutturate le riunioni in modo da sollevare punti di disaccordo il più presto possibile nella riunione, riducendo al minimo i tempi di disaccordo e massimizzando il tempo disponibile affinché il collettivo raggiunga un consenso.

 

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Credito immagine: Joe Wolf via Flickr