La persona media ora cambia lavoro dodici volte nel corso della sua carriera, trascorrendo in media cinque anni in ogni ruolo.

E anche se questo può sembrare un breve lasso di tempo, nell'economia della conoscenza odierna, anche dopo pochi anni in un'azienda, il dipendente medio avrà accumulato una vasta gamma di conoscenze critiche basate sull'esperienza che, in caso di perdita, possono avere un impatto sulle prestazioni aziendali.

La sfida è che, con i maneggi sempre più brevi e le competenze lavorative diventano sempre più specializzate, la maggior parte delle aziende non saprà quali competenze hanno perso fino a quando dopo un dipendente se ne va.

Secondo il Recensione aziendale di Harvard (HBR), ci sono quattro aree in particolare in cui le aziende risentono maggiormente delle partenze da esperti:

• Relazioni — i tuoi esperti sanno chi sono gli altri esperti e quando utilizzarli.
• Reputazione — i clienti potrebbero dubitare delle capacità della tua azienda se la loro esperienza con un nuovo dipendente non è paragonabile alla loro esperienza con il tuo ex dipendente.
• Rilavorazione — la sostituzione in entrata deve dedicare tempo a imparare cose che il dipendente in partenza già conosceva (indipendentemente dalla quantità di nuove conoscenze apportate dal nuovo dipendente).
• Rigenerazione — l'innovazione si basa spesso su anni di esperienza e competenza con un particolare prodotto o servizio, in modo che la perdita di dipendenti esperti possa influire sullo sviluppo di nuove idee.

Dopo aver intervistato decine di CTO, CIO e top HR manager, HBR ha rilevato che il costo associato alla perdita di esperti in materia potrebbe essere stimato fino a 20 volte più alto rispetto ai costi tipici di assunzione e formazione.

Lasciate affondare tra un minuto.

Quasi due terzi delle aziende hanno un processo formale di offboard poco o nulli, il che significa che le organizzazioni che stanno prendendo le misure per proteggere le loro conoscenze istituzionali dall'uscire dalla porta hanno un notevole vantaggio rispetto alla concorrenza. E mentre acquisire le conoscenze dei dipendenti dai dipendenti offboard dovrebbe far parte di un processo di offboard più ampio e olistico, le aziende di successo spesso iniziano ad affrontare il trasferimento di conoscenze di esperti prima che un dipendente metta mai in suo avviso.

Di seguito, condividiamo suggerimenti per trasferire importanti competenze sia prima che dopo che un dipendente ha comunicato che sta lasciando la tua azienda.

 

4 suggerimenti per trasferire le conoscenze dai dipendenti in partenza

Prima dell'offboarding

Incentivare la condivisione di scorciatoie, soluzioni e altri hack

Le informazioni software possono essere utilizzate per aiutare gli altri a lavorare in modo più efficiente, prendere decisioni migliori e risolvere problemi simili. Poiché la piccola roba è spesso oscurata da problemi più grandi, si paga incentivare sempre questo tipo di condivisione tra tutti i dipendenti.

Semplifica con il video:

Abbiamo visto tutti l'e-mail con 17 punti elenco e mezza dozzina di screenshot volti a descrivere una soluzione utile a un problema di routine. Tuttavia, questo tipo di documentazione è un dolore da produrre, ma registrazione di un breve video dettagliata può essere significativamente più veloce (ed è più probabile che venga guardato). Un dipendente può semplicemente registrare il proprio schermo e se stesso mentre presenta l'hack, rendendo più facile per gli altri assorbire le informazioni e le strategie in una frazione del tempo necessario per scrivere tutto e acquisire schermate.

Consente la condivisione delle conoscenze ovunque

Spesso nelle organizzazioni più grandi (e sempre più, anche nelle aziende di medie dimensioni), le competenze e le conoscenze utilizzate in qualsiasi posizione possono sovrapporsi a quelle in altri posti di lavoro situati in tutto il paese o in tutto il mondo. Idealmente, non vuoi che i dipendenti reinventino soluzioni ai problemi che i tuoi dipendenti in altri uffici hanno già risolto, in quanto tali, vuoi adottare sistemi di condivisione delle conoscenze che supportano l'apprendimento sociale e siano ricercabili e accessibili da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento e in qualsiasi parte del mondo.

Semplifica con il video:

Avrai più successo nel convincere i dipendenti a trascorrere qualche minuto a registrare e condividere un video tutorial per un nuovo processo o sistema piuttosto che chiedere loro di documentare tutto per iscritto (specialmente quando alcuni membri del team potrebbero sentirsi meno che fluenti in un linguaggio comune). Un piattaforma video aziendale come Panopto rende facile per chiunque non solo registrare bit di conoscenza in qualsiasi momento, ma anche condividerli e rendere questa conoscenza ricercabile. Panopto Tecnologia di ricerca intelligente rende ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo in un video ricercabile non appena viene caricato sul tuo sistema di gestione dei contenuti video.

 

Lettura correlata: lascia andare in pensione i tuoi esperti, non la loro esperienza

 

Durante l'Offboarding dei dipendenti

Fai in modo che il tuo esperto crei percorsi di apprendimento per acquisire processi importanti

Un percorso di apprendimento è un tipo specifico di microapprendimento destinato ad aiutare i nuovi dipendenti (o qualcuno nuovo a un ruolo particolare) a diventare competenti in specifiche competenze suddividendo la formazione in brevi bit di informazioni presentate in una sequenza ordinata. Idealmente, la creazione di un percorso di apprendimento dovrebbe essere guidata da un processo organizzativo che sarà abbastanza facile da seguire da un dipendente uscente e produrre un corso di formazione efficace su misura per la prossima persona nel ruolo.

Semplifica con il video:

I video possono eseguire rapidamente l'acquisizione di percorsi di apprendimento, sia che tu voglia suddividerli in video più brevi e strutturarli in una playlist, o semplicemente registrare un video più lungo e aggiungere capitoli. La piattaforma video di Panopto è progettata per l'apprendimento strutturato, quindi crea automaticamente un sommario, che consente ai dipendenti di registrare moduli di formazione video più lunghi, per operazioni di trasferimento di informazioni rapide e fluide durante il loro offboarding. E poiché Panopto rende ricercabile ogni parola pronunciata e mostrata in ogni registrazione, i nuovi dipendenti saranno in grado di trovare istantaneamente e avanzare rapidamente dettagli specifici secondo necessità, anche in video più lunghi.

Guarda come trasferiamo le conoscenze dai dipendenti di Offboard di Panopto:

 

Chiedi al tuo esperto di condividere consigli per la prossima persona nella sua posizione

Si tratta di un passo rapido e semplice in grado di acquisire conoscenze essenziali che tipicamente mancano nel processo di documentazione dei processi e le competenze tecniche necessarie per un ruolo. Intervista i dipendenti in partenza sulle conoscenze che condividerebbero con le persone che prenderanno il sopravvento per loro. Fai domande come le seguenti:

• Quali sono tre cose che hai imparato che vorresti sapere quando hai iniziato il tuo lavoro?
• Qual è la sfida più grande che il tuo sostituto dovrà affrontare? Quali consigli daresti loro?
• Quali sono le due iniziative di cui sei più orgoglioso? Cosa li rende efficaci?

Semplifica con il video:

Potresti chiedere al tuo dipendente in partenza di completare un questionario scritto. Oppure potresti semplicemente registrare un video di tutto o parte del tuo colloquio di offboarding faccia a faccia e utilizzare parte di quel tempo per porre brevi domande di follow-up per approfondire e ottenere maggiori informazioni su un punto importante. Otterrai risposte più oneste dal dipendente sul posto e lascerà più tempo al dipendente per concludere altri progetti critici.

Sei interessato a supportare i processi di offboarding dei dipendenti con il video?

La piattaforma video aziendale end-to-end di Panopto semplifica la registrazione, l'editing, la condivisione e la ricerca di video, il che significa che acquisire e trasferire le conoscenze istituzionali può essere più semplice che mai. Contatta il nostro teamrichiedi una prova gratuitadi Panopto e scopri come può supportare la tua organizzazione.