For more than a decade, workers have ranked the ability to telecommute as one of the most important job perks. Research indicates that the number of people considering their home as their primary place of work has grown by 80% since 2005. And with 79% of US workers reporting that they would like to work from home at least part of the time, the telecommuting trend shows no sign of stopping.

In risposta alla crescita del lavoro a distanza, anche negli ultimi anni la disponibilità di strumenti che facilitano la comunicazione e la collaborazione di gruppo è cresciuta notevolmente. Dagli strumenti di messaggistica come Lync e Slack, agli strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello, alle applicazioni di collaborazione come Google Drive e Smartsheet, i telelavoratori oggi non mancano di strumenti per mantenerli produttivi e connessi ad altri team remoti.

L'autrice Alexandra Samuel, nel suo eccellente pezzo per Harvard Business Review intitolato «Collaborating Online is Sometimes Better than Face-to-Face», ritiene che la collaborazione online possa spesso essere preferibile alla collaborazione di persona. Nell'articolo, la signora Samuel afferma che la collaborazione online è adatta per risolvere tre tipi specifici di problemi: problemi di tempo, problemi di distanza e problemi di comunicazione.

Risolvere i problemi di tempo attraverso la collaborazione online

Per le aziende globali con dipendenti e partner sparsi in tutto il mondo, le differenze temporali possono spesso rappresentare una perdita di produttività se non gestite in modo efficiente. Uno dei principali vantaggi della collaborazione online citata dalla signora Samuel sono i cicli di produzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che consentono ai team virtuali di consegnare il lavoro a un collega o a un team in un altro fuso orario e di avere la fase successiva del lavoro pronta per essere ripresa prima dell'inizio del lavoro il giorno successivo.

Tuttavia, affinché i cicli di produzione 24/7 siano efficaci, è importante che i dipendenti documentino correttamente il lavoro svolto prima di consegnarlo alla fine della giornata a un membro del team remoto. Senza documentazione, i membri del team remoti potrebbero avere domande o imbattersi in blocchi stradali che possono ritardare il ciclo di produzione.

Sebbene molte aziende si basino sulla documentazione basata su testo, scorrere i paragrafi dei passaggi può essere noioso nel migliore dei casi e ignorato o trascurato nel peggiore dei casi. Se la documentazione o la comunicazione diventano un collo di bottiglia, il video può offrire una soluzione rapida ed efficiente. Anche con nient'altro che un registratore dello schermo e una webcam o una fotocamera per smartphone, i colleghi possono facilmente registrarsi documentando ogni aspetto dei loro progressi.

Guarda un video di documentazione di esempio creato con Panopto di seguito:

 

Utilizzo della distanza a tuo vantaggio

La collaborazione online consente ai team remoti all'interno della stessa azienda di lavorare insieme. Consente inoltre alle aziende di impiegare team e risorse anche da altre organizzazioni o sedi. Un esempio sono le società di consulenza o servizi esterni, oltre ai servizi di lavoro on demand come oDesk e Fiverr, che possono aiutare le aziende a risolvere rapidamente problemi che richiedono competenze o competenze specifiche attualmente non disponibili in azienda.

Assicurati che le risorse remote che hai utilizzato dispongano di tutte le informazioni necessarie per affrontare correttamente il progetto. Fornire ai team virtuali l'accesso alla knowledge base video della tua azienda può ridurre la necessità di formazione e onboarding di persona dispendiosi in termini di tempo (e spesso costosi).

Miglioramento della comunicazione tra i team virtuali

Uno dei migliori consigli che la signora Samuel offre nel suo articolo è che la collaborazione online consente alle aziende di ospitare una più ampia gamma di stili di comunicazione e di lavoro. Non tutti i gruppi funzionano meglio seduti intorno a un tavolo brainstorming. Per problemi complicati o definiti ambiguamente, offrire un mix di strumenti che supportano al meglio i diversi modi in cui i dipendenti remoti comunicano può contribuire a stimolare la creatività e la risoluzione dei problemi. La signora Samuel suggerisce che strumenti di mappatura mentale virtuale come Lucidchart e Mindmeister possono aiutare i pensatori visivi a concettualizzare le soluzioni, mentre i membri del team che necessitano di confini più definitivi possono utilizzare strumenti di gestione dei progetti online come Basecamp per stabilire obiettivi e tempistiche specifici.

Strumenti basati su video per la collaborazione in team

Sempre più spesso, le aziende si rivolgono al video per la sua capacità di fornire informazioni più coerenti a più persone a costi inferiori. Se vuoi saperne di più su come la piattaforma video di Panopto può contribuire a migliorare la collaborazione e la comunicazione in tutta la tua azienda, contatta il nostro team per una dimostrazione personalizzata oggi stesso.