Per quanto possa sembrare impossibile oggi, l'e-mail era una volta un manzo per la produttività sul posto di lavoro. Con la possibilità di digitare un messaggio, premere invia e ottenere una risposta (di solito) altrettanto rapida, le persone potrebbero ottenere risposte e condividere informazioni in modo molto più efficiente di quanto non fossero riusciti prima. 

L'e-mail ha presentato davvero la prima forma pratica di comunicazione asincrona, un mezzo per scambiare informazioni che non erano del tutto in tempo reale, ma che non richiedevano ore o giorni per essere completati. L'utilizzo della posta elettronica significava che non c'era più bisogno di attendere la posta interna all'ufficio. Significava meno giochi di tag telefonici durati giorni o messaggi vocali avanti e indietro. Significava meno tempo sprecato a rintracciare i colleghi che non erano alla scrivania quando erano necessari. Ciò significava molto meno tempo e risorse spesi per le riunioni di persona (specialmente quelle che in precedenza avrebbero richiesto tempo di viaggio). 

In breve, i professionisti di tutto il mondo hanno colto l'opportunità di lavorare in modo più efficiente e hanno iniziato a sostituire una parte significativa delle interazioni che si svolgeva di persona o al telefono con l'e-mail.

Non passò molto, però, prima che le comunicazioni via e-mail iniziassero a diventare caotiche e travolgenti anche per il lavoratore medio. 

Con la posta elettronica, non c'era modo di sapere quando sarebbe arrivato un messaggio o dove sarebbe caduto in una lunga lista di altre priorità. E di conseguenza, i lavoratori sono diventati obbligati alle loro caselle di posta: controllano continuamente la presenza di nuovi messaggi, valutano l'urgenza, scelgono un messaggio dopo l'altro in una lunga catena di discussioni, inviano una risposta o la mettono da parte per dopo. È un sistema che spesso distrae le persone dal loro vero lavoro e rallenta la produttività semplicemente distogliendo l'attenzione da altre attività importanti che richiedono la loro piena attenzione.

E quasi con la stessa rapidità con cui ha ottenuto consensi come un incremento della produttività, l'email si è ritrovata presto rietichettata come un killer della produttività. 

Il problema con l'e-mail

A livello fondamentale, il problema dell'e-mail deriva dalla sua versatilità. Le e-mail sono funzionalmente gratuite e praticamente senza sforzo da inviare, il che significa che le persone hanno iniziato a inviare e-mail in modo predefinito per la maggior parte di qualsiasi scambio. 

Presto, uno strumento progettato per comunicazione e collaborazione al lavoro sarebbe stato messo in servizio ogni volta che qualcuno avesse pensato di voler condividere. C'erano email che avrebbero dovuto essere riunioni, email che avevano solo bisogno di una risposta rapida, email che avrebbero dovuto essere una presentazione, e-mail con solo oggetto (EOM) e persino email all'intero ufficio su «Ciambelle in cucina!» con una raffica di inutili messaggi di risposta a tutti da seguire. 

E di conseguenza, oggi ognuno di noi è stato impantanato in un momento o nell'altro:

• Troppe e-mail
• Email troppo lunghe
• Troppe risposte su una catena di e-mail senza azione o risoluzione 
• Aspettando troppo a lungo una risposta su un'e-mail
• E troppe email che semplicemente non sono importanti o rilevanti

Con così tanta frustrazione che cresceva per il diluvio di e-mail, non passò molto tempo prima che iniziassero a comparire nuovi strumenti di comunicazione che potrebbero potenzialmente alleviare il dolore.

Sostituzione di e-mail con nuovi canali di comunicazione

Negli ultimi anni, una varietà di nuovi strumenti di comunicazione digitale sincrona sono aumentati di popolarità. Queste soluzioni sono progettate per consentire ai lavoratori di comunicare e collaborare in tempo reale senza lasciare la scrivania e la domanda di questi sistemi proviene in gran parte da dipendenti travolti che cercano disperatamente un'alternativa alla posta elettronica. Probabilmente hai già sentito parlare di molti di questi presunti email killer. 

App chat sul posto di lavoro

Slack è diventata una delle app di chat più conosciute per i professionisti, consentendo alle persone di ottenere istantaneamente input rapidi dai compagni di squadra tramite chat ricercabile. Il rapido aumento dell'adozione dell'app di chat di Slack ha anche generato la concorrenza di altri behemoths tecnologici, tra cui Microsoft Teams, Facebook Workplace e G Suite Hangouts di Google per i team, cementando questo tipo di tecnologia negli ecosistemi IT aziendali di tutto il mondo.

Questi strumenti amplificano l'immediatezza delle e-mail ogni volta che qualcuno ha bisogno di una risposta rapida. Hai una domanda? Basta allacciare direttamente un collega o inserire un messaggio in un canale pieno di persone che possono aiutarti. Non ricordi i dettagli del progetto che tu e il tuo compagno di squadra avete parlato circa due settimane fa? Basta digitare una ricerca in Slack per trovarla di nuovo. 

Se le informazioni di cui hai bisogno sono qualcosa a cui potresti ragionevolmente aspettarti che un collega risponda in una riga o due di testo, queste app sono la cosa migliore per una rapida conversazione IRL. 

Videoconferenze in tempo reale

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (che sta diventando parte di Microsoft Teams), BlueJeans e WebEx offrono tutte diverse soluzioni per le comunicazioni e la collaborazione video in tempo reale, consentendo ai team di collaborare in remoto tramite comunicazioni video faccia a faccia e condivisioni dello schermo con pochi clic. E il mercato delle videoconferenze è attualmente uno dei segmenti tecnologici in più rapida crescita: Global Market Insights prevede che il mercato delle videoconferenze raggiungerà i 20 miliardi di dollari entro il 2024, crescendo a un tasso annuo del 14%.

Grazie a questi sistemi, un numero enorme di quelle e-mail che avrebbero dovuto essere una telefonata ora sono sparite. Invece, puoi parlare istantaneamente in diretta con i colleghi ovunque e condividere qualsiasi cosa sullo schermo semplicemente inviando un link. 

Allo stesso modo, anche tutti quegli scambi di e-mail disordinati con 20 diversi destinatari che rispondono l'uno sull'altro possono scomparire. Ora possono essere sostituiti da una riunione virtuale che consente a un gruppo di persone di raggiungere un consenso e prendere decisioni in modo molto più efficiente. 

Ma la comunicazione più immediata è migliore? 

Beh, a volte sì, a volte no. 

La capacità di comunicare digitalmente, in tempo reale, tramite app di chat e videoconferenza ha dato alle persone un modo migliore per ottenere risposte rapide e avere discussioni ad hoc produttive. Di conseguenza, il volume totale di e-mail che vengono inviate all'interno delle organizzazioni che hanno adottato questi strumenti sta costantemente diminuendo. Non solo le app di messaggistica in tempo reale scoraggiano naturalmente le persone dall'inviare e-mail inutili o inefficaci, ma anche l'immediatezza della comunicazione e un migliore accesso alle conoscenze istituzionali possono rendere i lavoratori ancora più produttivi.

Ciò significa che la morte dell'e-mail sarà presto a noi? È improbabile.

L'email ha ancora i suoi vantaggi. Quando si tratta di condividere comunicazioni più formali, sfumate, complesse e/o dettagliate, messaggi che non richiedono realmente una risposta immediata, lo scambio di informazioni con compagni di squadra remoti o la connessione con persone esterne all'organizzazione, le e-mail tendono ad essere un mezzo migliore. 

Dove e-mail, app chat e videoconferenze non riescono ancora

Nonostante tutti i vantaggi in termini di produttività offerti da questo nuovo stack di comunicazioni, le comunicazioni interne al lavoro potrebbero essere ancora più efficienti ed efficaci. Ci sono alcuni tipi di informazioni che, senza un mezzo migliore, vengono inseriti in canali di comunicazione che non sono del tutto corretti.

Oggi knowledge worker spesso hanno bisogno di comunicare e spiegare processi e concetti complessi in dettaglio ai loro coetanei. In un mondo perfetto, questi argomenti verrebbero presentati di persona: un collega ne toccava un altro sulla spalla e chiedeva una procedura dettagliata del problema o del processo in questione. 

Tuttavia, gli orari sovraffollati di oggi e le modalità di lavoro a distanza spesso rendono impossibile questo tipo di scambi di informazioni completi. E così, per rendercene conto, cerchiamo di catturare tutto ciò che avremmo felicemente presentato di persona in tempo reale, invece, in un messaggio asincrono formalmente documentato. 

Ma non solo e-mail o documenti dettagliati, completi di screenshot, grafici e altri dati, richiedono molto tempo per la creazione, nessun altro vuole davvero leggere un'e-mail di 500 parole o quel documento di 6 pagine che hai allegato. Questo tipo di informazioni è spesso travolgente e quasi impossibile da seguire, e anche quando un collega scava tutto, quasi sempre le informazioni vengono comunque dimenticate rapidamente. 

Le app di chat non sono un'alternativa migliore: stai ancora condividendo un lungo documento scritto che non è un mezzo efficace per comunicare informazioni dettagliate. E non è necessario inserire un'altra riunione sui calendari delle persone in modo da poter presentare le informazioni in una videoconferenza dal vivo, dove, a meno che non le registri, tali informazioni vengono perse in gran parte dopo, o stai facendo il doppio del lavoro per creare anche un documento scritto a cui le persone possono fare riferimento in seguito.

Cosa c'è di meglio di e-mail, chat e videoconferenze per comunicazioni complete e condivisione dettagliata delle informazioni? 

Video su richiesta e ricercabile.

Con il video, ogni fotogramma vale 1.000 parole. Dimostrare e presentare informazioni o idee in una presentazione video è molto più efficiente rispetto a trascorrere ore e ore a creare un'e-mail o un documento completo basato sul testo. Inoltre, nell'era di YouTube, la maggior parte delle persone ora preferisce imparare cose nuove e ottenere informazioni tramite video anziché testo.

L'ascesa della piattaforma video

Oggi, sempre più aziende stanno introducendo un altro strumento di comunicazione e collaborazione nel mix. 

Un moderno piattaforma video offre un modo più efficiente di comunicare informazioni complete attraverso video multi-camera facili da acquisire, su richiesta e ricercabili. In effetti, è possibile creare una risorsa video ricercabile nello stesso tempo necessario per fare una presentazione. Quindi, invece di passare ore a digitare e fare screenshotting tutti i dettagli che devi condividere, devi semplicemente accendere la webcam, condividere lo schermo, premere Registra e iniziare a presentare. 

Guarda un esempio di video esplicativo creato da uno dei nostri ingegneri con la piattaforma video Panopto:

 

 

Infatti, un numero crescente di organizzazioni sta registrando e archiviando ogni riunione che i loro dipendenti hanno. Con un digitale registrazione riunioni asset, i dipendenti possono impegnarsi pienamente nella riunione senza prendere appunti, i dirigenti delle riunioni possono saltare la digitazione e l'invio di riepiloghi e-mail dettagliati dopo, e coloro che non erano lì possono guardare la registrazione per ottenere ogni dettaglio esattamente come è successo.

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Forse, cosa più importante, una piattaforma video semplifica la condivisione di video on-demand in modo sicuro e la ricerca di tutti i contenuti al loro interno, proprio come puoi con e-mail o Slack. 

La piattaforma video di Panopto, ad esempio, include integrazioni per sistemi di gestione delle identità single sign-on (SSO) e sistemi di videoconferenza che consentono di limitare l'accesso e impostare le autorizzazioni di condivisione per i tuoi video in modo che i tuoi utenti possano condividerli facilmente con i colleghi proprio come faresti con un video di YouTube. Panopto Smart Search indicizza anche tutte le parole pronunciate e tutte le parole visualizzate sullo schermo all'interno di un video, così con una ricerca rapida, le persone possono trovare istantaneamente le informazioni memorizzate nel tuo videoteca. e salta al momento esatto in cui viene discusso l'argomento.

Ottimizzazione delle comunicazioni sul posto di lavoro con il giusto mix di strumenti

Non è una soluzione contro un'altra

Allontanandosi dall'approccio unico agli strumenti di comunicazione interna, i lavoratori stanno spingendo le loro organizzazioni a supportare meglio le comunicazioni digitali attraverso diversi mezzi che consentono loro di comunicare e collaborare attraverso il canale che produrrà i migliori risultati. 

Lo stack di comunicazioni completo di un'organizzazione dovrebbe fornire opzioni per le conversazioni sincrone e asincrone e la condivisione delle informazioni. Ciò significa che le aziende stanno supportando un mix di strumenti integrati che includono:

• Condivisione di e-mail e documenti per comunicazioni formali.
• App chat ricercabili che consentono comunicazioni rapide basate su testo.
• Software di videoconferenza per consentire conversazioni rapide faccia a faccia.
• Una piattaforma video che consente la condivisione di comunicazioni video ricercabili su richiesta, dimostrazioni e tutorial.

 

Email sta morendo? 

Non tanto presto. Le nuove soluzioni di comunicazione ora facilitano semplicemente meglio tutte quelle comunicazioni e-mail che non avrebbero mai dovuto essere e-mail in primo luogo. E sta rendendo i lavoratori ovunque più felici e più produttivi.

In definitiva, con le nuove opzioni che eliminano il peggiore delle nostre abitudini e-mail e creando così meno email per tutti da esaminare, l'e-mail potrebbe potenzialmente tornare al suo posto come mezzo di comunicazione produttivo.

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