Nel lontano 2007, un'azienda lungimirante ha creato un portale video per i contenuti generati dai dipendenti ai fini della condivisione delle conoscenze, della formazione e del coinvolgimento.

Quella società era Microsoft. Il costo per la creazione e la manutenzione del sistema: 6,2 milioni di dollari, con 2,49 milioni di costi IT diretti, nei primi 3 anni.  

L'hanno chiamato il portale video di Microsoft Academy e ti diranno che ne è valsa la pena, notando un ROI del 569% e una riduzione dei costi annuali di $ 13,9 milioni nel loro Libro bianco che illustra in dettaglio il successo del sistema. Numeri difficili da contestare.

Ma questo prezzo è alto per la maggior parte delle organizzazioni. Ciò è particolarmente vero oggi, poiché la tecnologia del sistema di gestione dei contenuti video (CMS video) è diventata facilmente reperibile a una frazione di quel costo, rendendo relativamente facile la creazione di una libreria video interna, completa di funzionalità per consentire la registrazione, lo streaming live, l'editing, la visualizzazione, la transcodifica, la reportistica e altro ancora.

 

Perché creare una libreria video aziendale in primo luogo?

Microsoft ha avviato il progetto del portale Academy con diversi obiettivi in mente:

• Per ridurre significativamente il numero di costose sessioni di formazione condotte da istruttori, sul posto e altri eventi live e condividere più facilmente i video degli eventi live che si svolgono;
• Promuovere la condivisione delle conoscenze da parte di esperti in materia (dove hanno anche notato, «Quasi tutti nella tua organizzazione sono una PMI in una forma o nell'altra»);
• Aumentare la velocità e la praticità di tale condivisione delle conoscenze, specialmente tra team diversi, aumentando così il vantaggio competitivo dell'azienda;
• Fornire ai dipendenti un repository centrale per i contenuti video che possono essere visualizzati su richiesta;
• Fornire agli utenti funzionalità aggiuntive relative ai video, tra cui il caricamento da dispositivi mobili e la ricerca e la sottoscrizione di contenuti;
• Incoraggiare una cultura aziendale meno gerarchica e più aperta; e infine,
• Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti rispondendo a tre esigenze chiave che le persone hanno, vale a dire: condivisione, apprendimento e connessione.

Con gli obiettivi di cui sopra, Microsoft ha iniziato a sviluppare il portale video Academy per soddisfare le esigenze comuni di quelli che considerava quattro scenari aziendali chiave:

• condivisione delle conoscenze da parte di manager e altri decisori chiave;
• Sostituzione di costosi corsi di formazione per dipendenti in loco;
• Sostituzione di eventi grandi e piccoli, comprese le conferenze
• Condivisione e apprendimento delle conoscenze peer-to-peer.

 

Costruire il canale YouTube aziendale di Microsoft

Costruire il portale dell'Academy, il suo YouTube aziendale, è stata un'impresa enorme. Ecco una piccola parte di ciò che è stato richiesto:

• Approvazione del management esecutivo, da parte di un vasto gruppo di stakeholder interni
• Ingegneria del software personalizzata, con l'obiettivo di creare alcuni degli elementi essenziali della gestione video, tra cui un'unica libreria a livello aziendale, la transcodifica per rendere i video riproducibili su più dispositivi, nonché la possibilità di taggare e condividere singoli video
• Creazione di un team di portali di contenuti video, con budget e dipendenti dedicati per aiutare a creare e gestire podcast video
• Promozione e marketing interno dei dipendenti, incluso il prestito di videocamere ai dipendenti e l'ingaggio di un'agenzia di marketing per il branding e la promozione della piattaforma
• Servizi di gestione dei contenuti personalizzati, tra cui personale dedicato per assistere nel caricamento dei contenuti, aggiunta di tag di ricerca, scrittura di descrizioni dei contenuti e altro ancora.

Da allora, Microsoft ha sostenuto ulteriori spese per la manutenzione continua, i continui miglioramenti tecnologici, la gestione di programmi e prodotti e le iniziative promozionali.

 

Ne è valsa la pena? Microsoft calcola il ROI

Microsoft conclude il suo caso di studio discutendo in dettaglio il ritorno sull'investimento calcolato per il portale Academy e i risultati sono sorprendenti. Spartito per categoria:

• Per la sostituzione dei corsi di formazione in aula, è stato calcolato un ROI di 18 volte.
• Per la sostituzione di eventi di persona più piccoli, il ROI è stato pari a 5 volte.
• E per la sostituzione di grandi eventi, il ROI è stato di 79 volte.

"Nel complesso, il denaro speso per Academy in un periodo di vita di 3 anni è stato di circa 2,1 milioni di dollari all'anno, ma i costi totali risparmiati ed evitati all'anno sono stati di circa 13,9 milioni di dollari. Il ROI per il periodo di 3 anni è stimato al 569%", si legge nel loro caso di studio.

 

Confronto dei costi: cosa sarebbe successo se Microsoft avesse acquistato il suo CMS video?

Per Microsoft, i vantaggi valevano gli enormi sforzi, il prezzo elevato e il lungo processo di creazione di un sistema di gestione dei contenuti video.

Ma se ne avessero appena acquistato uno?

Innanzitutto, Microsoft avrebbe risparmiato denaro.

Microsoft attribuisce il 40% del cartellino del prezzo di $ 6,2 milioni del portale dell'Accademia, $ 2,49 milioni in totale, ai costi diretti relativi all'IT, inclusi hardware e software, gestione, hosting, supporto e implementazione. Il resto è imputato ai costi generali e operativi, inclusi i gestori di programmi e account, le operazioni aziendali e le promozioni di marketing.

Per un'azienda come Microsoft, un'enorme organizzazione globale che sta implementando un CMS video in tutta l'azienda in una sola volta, e in base ai tassi di adozione del portale Academy di 3 anni, un CMS video on-premise e di provenienza come Panopto equivarrebbe a un risparmio a 7 cifre. Molte organizzazioni, anche di grandi dimensioni, vedrebbero costi che sono una piccola frazione di ciò che Microsoft ha pagato.

In secondo luogo, Microsoft avrebbe ottenuto una piattaforma video più avanzata.

Non solo Microsoft avrebbe speso meno per procurarsi il proprio CMS video, ma avrebbe avuto accesso praticamente istantaneo a un CMS video completo e completamente funzionante che fa già tutto ciò che aveva previsto e molto di più, senza il processo di configurazione pluriennale.

Quindi, quando si tratta di abilitare video in tutta l'organizzazione, cosa c'è di meglio: Costruisci o compra?