Mentre vivevamo tutti nel 1996, Bill Gates era nel 2016.

Il 1996 è stato l'anno in cui Bill Gates ha scritto un saggio profetico intitolato»Il contenuto è King.» Un commento straordinariamente accurato su come Internet sarebbe diventato un giorno il nuovo mezzo predominante per i contenuti, ha previsto che le aziende che sfruttavano il suo potere per condividere informazioni in modo economico e rapido avrebbero profitto notevolmente.

Nel suo saggio Gates ragionava che i contenuti di successo avrebbero offerto più di parole statiche su una pagina— o sullo schermo di un computer. «Se ci si aspetta che le persone sopporteranno l'accensione di un computer per leggere uno schermo, devono essere ricompensate con informazioni approfondite ed estremamente aggiornate che possono esplorare a piacimento. Devono avere audio e possibilmente video. Hanno bisogno di un'opportunità di coinvolgimento personale che vada ben oltre quella offerta attraverso le pagine letters-to-the-editor delle riviste stampate», ha scritto Gates.

Proprio come Gates immaginava quando originariamente scriveva il suo saggio, il modo in cui scopriamo, consumiamo e interagiamo con i contenuti è effettivamente cambiato man mano che Internet è maturato. Oggi riceviamo le ultime notizie dagli hashtag di tendenza su Twitter. Possiamo guardare un'intera serie televisiva il giorno in cui uscirà su Netflix. E ci affidiamo alle recensioni dei prodotti fatte da estranei per informare le nostre decisioni di acquisto online.

Le piattaforme di social media hanno consentito il potente aumento dei contenuti generati dagli utenti. Ora, quasi tutti hanno il potere di creare e condividere contenuti in tempo reale direttamente in tasca. E con il giusto tempismo, un po' di creatività e un po' di fortuna, la voce di chiunque può essere ascoltata in tutto il mondo sui social media. Allo stesso modo, chiunque abbia uno smartphone può catturare e trasmettere eventi live man mano che accadono.

Per molti di noi, è difficile ricordare com'erano le cose prima che Internet e gli smartphone facessero di tutti un nodo nella rete di informazioni che scorrono costantemente. Ora, siamo tutti abituati a sentire quasi ogni volta che un nuovo meme o movimento si alza dal web dei consumatori. Eppure, con molto meno fanfara, sta accadendo esattamente la stessa cosa sul lavoro.

Negli ultimi 20 anni, simili trasformazioni digitali hanno plasmato il modo in cui i dipendenti condividono le conoscenze alla base del firewall aziendale. Molto spesso, le tecnologie online (e-mail, comunicazioni video, sistemi di gestione della conoscenza, strumenti di collaborazione del team e altro ancora) vengono sfruttate per consentire la comunicazione virtuale e la rapida condivisione delle informazioni tra i colleghi al fine di mantenere un vantaggio competitivo.

Contenuti generati dai dipendenti (EGC): la prossima rivoluzione nella condivisione delle conoscenze aziendali

La velocità con cui si diffondono le informazioni aumenta in modo esponenziale quando è facile da catturare, condividere e da scoprire. Il contatore è vero anche qui: la diffusione delle informazioni si muove molto più lentamente se esistono solo una manciata di creatori di contenuti, i contenuti sono più difficili da produrre, i contenuti sono difficili da condividere o non facilmente ricercabili.

Fino a poco tempo fa, il fatto della vita in molte organizzazioni era che c'erano relativamente poche persone responsabili della creazione, della condivisione e dell'archiviazione della base di conoscenze aziendali. E gli strumenti che le aziende hanno sfruttato per supportare la condivisione delle conoscenze non sono andati abbastanza lontano da consentire realmente la condivisione virale e la facile scoperta delle conoscenze istituzionali.

Certo, c'erano punti luminosi. Le iniziative formali di apprendimento tendevano ad essere meglio supportate di apprendimento sociale informale. Ma in un mondo in cui l'apprendimento sociale informale potenzialmente rappresenta 90% dell'apprendimento che avviene sul lavorotroppo spesso una vasta gamma di conoscenze istituzionali e competenze in materia era bloccata nei silos organizzativi o semplicemente lasciata senza documenti.

Consentire ai dipendenti di generare più contenuti per la tua knowledge base aziendale è la chiave per raccogliere i vantaggi di a organizzazione di apprendimento completamente matura. E forse altrettanto importante è rendere quel contenuto facilmente condivisibile e rilevabile in modo che i nodi di conoscenza ben collegati all'interno della tua azienda imitino la manichetta antincendio delle informazioni che vediamo nei nostri feed personali sui social media.

Quindi, come ottenere più dipendenti per creare contenuti? E quali sono gli strumenti che consentono la scoperta della conoscenza?

Come far sì che i dipendenti generino più contenuti didattici

Costruire una cultura dell'apprendimento con il buy-in della leadership nella tua organizzazione è un modo per incoraggiare i dipendenti a documentare più le loro conoscenze. Dare loro gli strumenti giusti che consentono di condividere le loro conoscenze il più rapidamente possibile è un'altra chiave per il successo.

Quando i professionisti dell'apprendimento pensano di documentare informazioni, processi, formazione e altro ancora, tendiamo a digitare la documentazione in un documento word, creare un PDF o persino creare diapositive PowerPoint per condividere le nostre conoscenze. Perché? Perché questi strumenti sono prontamente disponibili. Ma la creazione di documentazione scritta richiede molto più tempo rispetto alla pressione del record e all'acquisizione di una procedura video. E il testo su una pagina è molto meno coinvolgente del video.

Ciò significa che tutti i dipendenti devono avere accesso al tuo studio video? O per gli strumenti specifici utilizzati dai team di& LD o HR per creare contenuti didattici?

No.

Ricorda che quando si tratta di condividere le conoscenze istituzionali, i contenuti sono re e i valori della produzione non hanno nemmeno un posto in tribunale. I colleghi guarderanno felicemente un video con scarsa illuminazione o un presentatore nervoso, a patto che le informazioni presentate valgano la pena. L'inverso, tuttavia, non regge: nessuno rimarrà per un video fluido con poca conoscenza da condividere.

La maggior parte dei dipendenti ha già un laptop o un cellulare con videocamera e microfono integrati. Ciò significa che tutto quello che devi fare è armarli con un videoregistratore. che rende facile registrare se stessi, i loro schermi, le diapositive e qualsiasi altro supporto che vogliano mostrare.

In questo modo, la prossima volta che un team leader sta guidando un collega attraverso un nuovo processo, ad esempio, può semplicemente premere record per condividere la stessa dimostrazione con tutti i membri del team o nell'azienda on demand.

Consentire una rapida scoperta della conoscenza

Esistono diversi sistemi che molte aziende utilizzano oggi per gestire in modo sicuro le proprie librerie di conoscenze e per aiutare i dipendenti a cercare contenuti che potrebbero essere rilevanti per una domanda che hanno al momento necessaria una risposta. Questi includono i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) come SharePoint e soluzioni di collaborazione come Slack.

Questi sistemi funzionano abbastanza bene per le conoscenze acquisite in documenti di testo, PDF e diapositive PowerPoint, ma non funzionano bene per i video. Ecco alcuni problemi che potresti riscontrare quando si tenta di utilizzare i sistemi esistenti per supportare una knowledge base video:

• I file video sono di grandi dimensioni — le soluzioni di gestione delle conoscenze in genere sono in grado di ridurre le dimensioni massime dei singoli file e della libreria complessiva. Ciò significa che questi strumenti limiteranno probabilmente la tua capacità di condividere registrazioni più grandi, come la durata di un'ora. video di formazione, oltre a raccolte di registrazioni più ampie, come una libreria di contenuti video generati dai dipendenti.
• I file video possono essere difficili da riprodurre — con così tanti computer e dispositivi diversi che i dipendenti potrebbero utilizzare, è una certezza virtuale che la tua libreria video finirà con un insieme alfabetico di possibili formati video (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, ecc.). Le soluzioni di gestione della conoscenza non fanno nulla per garantire che le registrazioni possano essere riprodotte su qualsiasi dispositivo indipendentemente dal tipo di file, quindi affidarsi a questi sistemi per ospitare i tuoi video comporterà probabilmente altri errori di «errore: tipo di file non riconosciuto».
• Ricerca di file video — il valore di un manuale di 100 pagine è che copre tutto, ma può comunque essere cercato istantaneamente con un rapido tocco di Control-F. Con soluzioni di gestione della conoscenza (e anche con siti come YouTube e Vimeo!) , lo stesso non vale per i video. Questi sistemi non sono in grado di indicizzare il contenuto dei tuoi video - le parole pronunciate dai relatori e mostrate sullo schermo - tutto ciò che possono indicizzare sono titolo, tag e altri metadati aggiunti manualmente. Ciò rende più difficile la ricerca di informazioni nei tuoi video e alla fine significa che i tuoi dipendenti si affidano meno ai tuoi video come risorse in corso.

E man mano che più aziende traggono vantaggio dalla creazione di librerie di conoscenze basate su video che meglio informino e coinvolgono meglio, c'è una crescente necessità di soluzioni di gestione video che si connettono con i sistemi di conoscenza esistenti e risolvono le tre sfide del video sopra elencate.

Lettura correlata: Cos'è un video CMS?

 

Fortunatamente, non è necessario sostituire i sistemi attuali per rendere il re dei contenuti generati dai dipendenti, come direbbe Bill Gates. La piattaforma video online di Panopto include tecnologie che semplificano la registrazione di video per tutti, che ottimizzano i contenuti video in modo che siano riproducibili su qualsiasi dispositivo e che rendono ricercabile qualsiasi parola pronunciata o mostrata all'interno dei tuoi video. Panopto anche integra con un numero enorme di LMS, CMS e strumenti di collaborazione per condividere e cercare la tua knowledge base video all'interno di tali strumenti.

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