Viviamo in un'epoca di soluzioni sempre più ampie e capaci. Le suite di gestione dei talenti di oggi gestiscono praticamente ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti, dal reclutamento alla revisione fino alla fidelizzazione. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti come Salesforce ci servono per tutto il ciclo di vita del cliente, dalla prospezione e dalle vendite al supporto tecnico e ai rinnovi contrattuali. E i sistemi di automazione del marketing consentono di tutto, dalla lead generation all'e-mail e al social marketing fino ai messaggi di marketing personalizzati personalizzati.

Tuttavia, per la maggior parte delle organizzazioni, anche quelle con migliaia di registrazioni nella raccolta video, la creazione e la gestione di video richiede una mappa complessa di sistemi e software scollegati. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione di video on demand
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi live streaming
4. Modifica di video
5. Comprimere e transcodifica di video
6. Indicizzazione di contenuti video per la ricerca
7. Memorizzazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video su tutta la rete aziendale

Gestire i video in questo modo è costoso e inefficiente. Inoltre, farlo sarebbe paragonabile al totalizzare un laptop, un hotspot WiFi, un lettore mp3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un tracker GPS e un telefono: non ha più senso trasportare tutte quelle apparecchiature separatamente quando è possibile ottenere tutti questi strumenti e altro ancora in un unico smartphone.

Per i video, ora esiste un'unica tecnologia che risolve le maggiori sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti remoti: un sistema di gestione dei contenuti video o CMS video.

Cos'è esattamente un CMS video?

Un CMS video è una piattaforma sicura e centrale progettata per creare, gestire e condividere contenuti video. Si tratta di un unico sistema creato appositamente per superare le sfide dell'allenamento con video su larga scala.

Ecco come un video CMS risolve le sfide della formazione dei lavoratori remoti

1. Nessun limite di archiviazione

Un CMS video è progettato per archiviare file video multi-gigabyte e librerie video multi-terabyte. Teoricamente non esiste un limite superiore alle dimensioni di un file video che puoi caricare o al numero di video che puoi memorizzare nel tuo CMS video. Anche se stai condividendo un video di otto ore da un evento di allenamento che dura tutto il giorno (un file video che può facilmente avere una dimensione di 30-40 GB), puoi caricarlo così com'è sul tuo video CMS.

Com'è possibile?

La maggior parte dei CMS video offre un'opzione ospitata sul cloud, che sfrutta il calo dei prezzi dello storage cloud e delle economie di scala che portano i costi dello storage cloud a quasi zero. Questi sistemi sono stati progettati per aumentare la scalabilità, quindi anche quando la tua libreria video aumenta, i costi non aumentano.

Questa capacità di scalabilità è stata dimostrata nell'ultimo decennio. Pur essendo un po' più recente nel mercato aziendale, il moderno CMS video è stato originariamente progettato per soddisfare le esigenze video delle università di oggi, molte delle quali, per ragioni di accessibilità, registrano ora ogni lezione in ogni classe del campus.

Come tale, molte università sono ora sede di enormi videoteche. L'Università dell'Essex, ad esempio, una scuola relativamente piccola nel Regno Unito, ha catturato 80.000 ore di nuovi contenuti video nel primo anno in cui ha iniziato a archiviare e gestire i propri video in un CMS video. L'Università dell'Arizona, nel frattempo, ora cattura e memorizza 3.000 ore di video nel proprio CMS video ogni settimana.

Perché è importante?

La maggior parte delle aziende ospita non più di una frazione dei negozi universitari medi nelle loro videoteca. Quindi, anche se la tua azienda produce più conoscenze basate su video, non avrai mai un limite di dimensioni dei file o dovrai acquistare più spazio di archiviazione: un CMS video si scalerà automaticamente per soddisfare le tue esigenze.

2. Formattazione automatica dei file video

I CMS video di oggi includono motori di transcodifica integrati che assicurano che ogni video della tua libreria venga automaticamente codificato in uno o più formati video ampiamente accettati per lo streaming.

Dal punto di vista della produzione, ciò significa che un CMS video farà molto per te, standardizzando ogni video caricato, indipendentemente dal tipo di file, in modo che possa essere riprodotto su qualsiasi dispositivo. E dal punto di vista della produttività, ciò significa che nessuno nella tua organizzazione dovrà mai più dedicare tempo a testare e convertire i file video.

Ovviamente, esattamente il modo in cui questo viene fatto varia da un CMS video all'altro. Ma in generale, il sistema è programmato per riprodurre automaticamente ogni file caricato nella libreria video (se il file è nuovo o vecchio e indipendentemente da come è stato registrato originariamente) in uno o più formati di file ampiamente disponibili.

Ad esempio, al momento della scrittura, la ricodifica di un video in un formato di file MP4 composto dal codec video H.264 e dal codec audio AAC verrà riprodotto sulla versione corrente di praticamente tutti i browser Web disponibili, tutti i dispositivi iOS e ben oltre il 90% dei dispositivi Android.

Chiedere a uno specialista di produzione di fare tutto questo per ogni video nella tua libreria sarebbe un'impresa enorme. Il tuo CMS video farà tutto questo automaticamente, in genere in non più di pochi minuti per registrazione. E a seconda del tuo CMS video, potresti anche essere in grado di elaborare più video contemporaneamente.

Meglio ancora, man mano che la tecnologia si evolve e i formati di file video comuni cambiano, un CMS video si adatterà a questi cambiamenti per te. Gli aggiornamenti rilasciati dal tuo video CMS supporteranno nuovi formati, assicurando che nessuno della tua organizzazione debba preoccuparsi di rimanere aggiornato con le specifiche tecniche video.

Sia che tu disponi di video di formazione esistenti in diversi formati di file o che tu stia acquisendo nuovi video di formazione, il tuo video CMS renderà automaticamente riproducibili tutti i tuoi video su uno qualsiasi dei vari dispositivi utilizzati dai dipendenti.

3. Streaming video intuitivo

In teoria, risolvere le sfide relative alla capacità di storage e alla compatibilità dei formati dovrebbe consentire di condividere qualsiasi video selezionato con qualsiasi pubblico scelto. Per quanto riguarda la pratica, tuttavia, c'è un altro ostacolo tecnico importante da superare: gli spettatori devono essere in grado di riprodurre video in streaming su dispositivi e reti personali.

Un CMS video può anche assistere qui attraverso l'uso di «streaming video moderno». Questo approccio alla distribuzione video è lo stesso utilizzato da Netflix, Hulu e YouTube per distribuire video consumer su larga scala a milioni di spettatori in tutto il mondo.

Con lo streaming moderno, i dipendenti non scaricano video nella loro interezza. Invece, il CMS video divide ogni video in piccoli segmenti sequenziali (chiamati «blocchi»). Questi blocchi vengono quindi inviati al dispositivo del dipendente uno per uno, riprodotti dal dispositivo e poi gettati via. Di conseguenza, dispositivi come smartphone e tablet con spazio di archiviazione limitato non corrono mai il rischio di esaurire lo spazio.
Lo streaming moderno consente inoltre alla libreria video di adattarsi alle mutevoli latenze di rete attraverso un processo chiamato «streaming bitrate adattivo». Con lo streaming bitrate adattivo, il CMS video crea più versioni di ciascun video nella libreria. Ogni versione rappresenta un livello di qualità diverso (misurato con «bit rate»). Ad esempio, un semplice algoritmo bitrate adattivo potrebbe creare tre livelli di qualità:

1. Un video di alta qualità con un bitrate elevato
2. Un video di qualità media a bitrate medio
3. E un video di qualità inferiore con un bitrate inferiore

Durante la riproduzione, il CMS video ottimizza la riproduzione per la connessione di rete dello spettatore rilevando continuamente la larghezza di banda disponibile in tempo reale. Quando la larghezza di banda diminuisce, il CMS video regola dinamicamente la qualità del flusso video. Quindi, anche se la connessione dello spettatore cambia durante la riproduzione, il CMS video regolerà di conseguenza la qualità e il bitrate del flusso video.

Immagina che una dipendente stia guardando un video di formazione sul suo smartphone mentre guida il treno. La sua connessione inizia forte, ma si indebolisce mentre il treno va sottoterra. Il server che trasmette il video trasmetterà la riproduzione a un bitrate medio. Se c'è un'ulteriore congestione della rete, la riproduzione verrà ridotta a un flusso bitrate basso. Mentre la congestione si schiarisce, i cricchetti del flusso torna a medio, e si spera torna al flusso di bitrate elevato quando il suo segnale cellulare si rafforza.

Lo spettatore, nel frattempo, vede un video che inizia quasi immediatamente e trasmette in streaming senza buffering. E questo è importante dal momento che gli spettatori in genere iniziano ad abbandonare un video entro due secondi dal buffering.

Un CMS video che utilizza lo streaming bitrate adattivo garantisce agli spettatori la migliore esperienza di riproduzione possibile su qualsiasi connessione di rete o dispositivo. Rispetto al modo in cui i video vengono riprodotti quando vengono memorizzati in altri sistemi di condivisione file, lo streaming bitrate adattivo riduce al minimo il tempo di inizio e il buffering per lo spettatore, così come il video di deformazione può essere inserito nella rete aziendale. È semplicemente un'esperienza migliore per il dipendente che renderà felice anche il tuo team IT.

4. Cerca le parole all'interno dei tuoi video

Insieme a tutta la gestione dei file e all'ottimizzazione della riproduzione che viene eseguita quando carichi un video su un CMS video, c'è un altro passaggio importante che questi sistemi eseguiranno automaticamente per te:

Tutto il contenuto della registrazione, incluse tutte le parole pronunciate dal presentatore e tutte le parole mostrate sullo schermo, saranno indicizzati per la ricerca.

A differenza dei vecchi sistemi che si basano solo su tag manuali e titoli per supportare la ricerca, un CMS video applica due tecnologie più recenti per consentire ai dipendenti di cercare le informazioni nelle registrazioni in modo molto più completo:

• Riconoscimento vocale automatico (ASR) , che estrae l'audio da un video, riconosce ciò che viene detto, lo contrassegna con la data e l'ora e lo aggiunge a un indice di ricerca.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che riconosce il testo visualizzato sullo schermo (nelle diapositive PowerPoint e nelle registrazioni su schermo), lo timestamp e lo aggiunge anche all'indice di ricerca.

Con tutti i contenuti all'interno dei tuoi video indicizzati, i dipendenti possono cercare video di formazione proprio come farebbero in un documento testuale nella tua knowledge base. Non solo riescono a trovare qualsiasi video della tua libreria in cui viene affrontato un argomento, ma possono anche avanzare rapidamente al momento esatto del video più rilevante per le loro ricerche, in pochi secondi.

Un CMS video rende tutte le informazioni all'interno dei tuoi video immediatamente individuabili per chiunque nella tua organizzazione e ciò significa che non dovrai mai perdere tempo a taggare manualmente i video o beccare la timeline in una registrazione di 30 minuti per trovare un argomento specifico di interesse.

5. Analisi video avanzata

Mentre i repository di contenuti tradizionali forniscono informazioni limitate sulle tendenze di visualizzazione dei video e sul coinvolgimento, un CMS video può fornire una fonte di informazioni molto più ricca.

L'analisi degli utenti in un CMS video può mostrarti chi ha guardato cosa e dove hanno smesso di guardare minuto per minuto, consentendoti di confermare la frequenza virtuale in un corso e il completamento. Nel frattempo, i dati aggregati per i video di formazione consentono agli istruttori di vedere dove il coinvolgimento tende a cadere. Un notevole abbassamento della vista può aiutare gli istruttori a individuare i segmenti che potrebbero voler rielaborare.

Al contrario, se i dipendenti cercano idee specifiche e iniziano a guardare un video in un determinato punto, anche gli istruttori vedranno questo picco. Inoltre, molti CMS video forniscono agli istruttori altre informazioni attraverso un coinvolgimento diretto con i dipendenti. All'interno del video, i dipendenti possono porre domande e partecipare a discussioni thread. Questo spesso fornisce agli istruttori un feedback che aiuta a identificare parti di un corso che non si collegano con il pubblico o che sono di particolare interesse.

Anche i quiz interattivi sono diventati una funzionalità standard della maggior parte dei CMS video. Ciò consente di controllare la comprensione da parte degli spettatori dei concetti chiave durante il video mentre vengono insegnati. Il quiz non solo rafforza l'apprendimento per gli studenti, ma informa anche gli istruttori dei punti chiave della formazione che potrebbero aver bisogno di chiarire.

Queste funzionalità di analisi generalmente si integrano con i sistemi di gestione dell'apprendimento. Ad esempio, i risultati dei quiz possono essere spesso trasferiti nel libretto di valutazione LMS, le statistiche di visualizzazione video e i dati di completamento possono essere condivisi con l'LMS tramite SCORM e, se il CMS video offre API pubbliche, possono essere utilizzati per integrare a livello di programmazione i report video con un numero ancora maggiore di sistemi.

Perché hai bisogno di un CMS video per la formazione video remota?

Un CMS video è progettato per risolvere specificamente ciascuna delle principali sfide della formazione con i video, consentendo a formatori e creatori di contenuti di concentrarsi sullo sviluppo dei dipendenti utilizzando le tattiche più efficaci di oggi, non sulla gestione di file e sistemi tecnici.

Nel nostro white paper completo, ci immergiamo nelle 5 sfide principali con cui la maggior parte delle aziende ha difficoltà quando tenta di includere video nei programmi di formazione dei dipendenti e come un CMS video sia la soluzione migliore per le organizzazioni che desiderano sfruttare i video per l'apprendimento.

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