Hai tutto pronto. Hai confermato la logistica. Hai fatto la tua ricerca. I tuoi punti sono convincenti. Le tue diapositive sono nitide. La tua presentazione scorre in modo logico con il giusto livello di dettaglio.

È l'incontro perfetto. Il riassunto perfetto. La custodia perfetta. Il passo perfetto.

O lo è stato, finché uno dei tuoi partecipanti non ti ha tagliato a metà frase e ha fatto una roba. Improvvisamente ora hai saltato avanti 7 diapositive, hai fatto un terzo del tuo pitch senza prima condividere la logica e in qualche modo hai assunto 2 nuovi incarichi - e non sei ancora in pista con la tua presentazione originale.

Le riunioni hanno una cattiva reputazione nella maggior parte delle organizzazioni. Spesso sono improduttivi e, nel peggiore dei casi, possono essere una perdita di tempo.

Per aiutare a sistemare le cose, una serie di esperti di efficienza ha raccomandato strategie per gestire le riunioni per renderle più preziose. Oggi ci viene detto di impostare un ordine del giorno e di attenerci, di chiudere i partecipanti a non più di 5 (o 6, o 7, o 8 o 9, a seconda dell'esperto di cui ti fidi), per interrompere la riunione dopo 30 minuti (alcuni consigli sostengono che dovrebbe essere solo 10!) e limitarti ad affrontare un obiettivo per riunione.

Ma anche se fai tutto bene, tutto può andare storto in un battito cardiaco nel momento in cui una persona decide di interrompere.

Molte squadre hanno tentato di mettere un bavaglio sugli interruttori con tecniche di linea dura, imponendo che nessuno, per quanto anziano o quanto esperto nel soggetto in questione, parli fuori turno. Ma la difficoltà con tali misure è che fraintendono il problema: nella maggior parte delle organizzazioni, le persone non interrompono per essere maleducate; quando si interrompono, è perché sono legittimamente interessati e hanno pensieri, commenti e domande pertinenti che non hanno ancora visto affrontati nella presentazione.

Quindi, come puoi superare l'inclinazione umana a parlare quando sei fidanzato?

La risposta potrebbe essere più semplice di quanto pensi. Basta cambiare il formato della riunione.

Fai la tua presentazione prima ancora di iniziare la riunione - Incontri capovolti 101

Aziende innovative come Amazon e LinkedIn sono pioniere di un nuovo modo. Il loro è un nuovo stile di incontro che dà priorità all'azione rispetto alla presentazione, al coinvolgimento rispetto alla presenza e alle informazioni effettive su graziose diapositive PowerPoint.

Soprattutto, è un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare durante la notte: tutto ciò che richiede è un cambiamento semplice e fondamentale in due delle aspettative che abbiamo per i nostri incontri.

Primo: questo nuovo stile fa in modo che il presentatore condivida la sua presentazione prima dell'inizio della riunione e che il pubblico la riveda prima del tempo.

Secondo: questo nuovo stile insiste sul fatto che invece di creare elenchi di cose da fare in seguito, tutti coloro che partecipano alla riunione devono utilizzare quel tempo per eseguire l'obiettivo dell'incontro.

Che l'obiettivo sia prendere una decisione, delineare un piano, rivedere un flusso di lavoro o qualsiasi altra cosa, il team deve utilizzare l'orario di riunione programmato per raggiungere effettivamente tali obiettivi, allora e là.

Qual è il valore? In una parola, azione.

 

Un esempio di video di presentazione della riunione capovolta che può essere condiviso con un pubblico prima che abbia luogo la riunione stessa

 

La revisione anticipata dei materiali di presentazione garantisce ai partecipanti il tempo di considerare seriamente l'argomento. Le ipotesi possono essere controllate due volte. Gli esperti in materia possono essere portati a commentare. Le alternative possono essere immaginate. Può proseguire un dibattito sano. E i membri del pubblico non possono interrompersi mentre il presentatore sta facendo il loro caso.

Ecco come funziona la riunione capovolta:

1. Prima della riunione, registra una rapida panoramica delle informazioni della riunione e degli elementi di azione necessari.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o giù di lì prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, salta il mazzo e mettiti subito alla discussione: Q e A, brainstorming, processo decisionale - qualsiasi metodo di raccolta input si adatta meglio alla situazione.

 

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Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. Il nostro manuale di istruzioni per le riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolta nella tua organizzazione, tra cui:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni pre-riunione
• Best practice per la gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

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