Viviamo in un'epoca di immediatezza. Con così tante informazioni disponibili su Internet e tanti modi per comunicare con i nostri colleghi, ci aspettiamo che le nostre domande ricevano una risposta tempestiva e il nostro lavoro avanzi rapidamente tutto il giorno.

Tuttavia, quando la conoscenza non viene preservata all'interno di un'organizzazione, queste aspettative non sono sempre soddisfatte. Le persone viaggiano e si prendono vacanza. Abbiamo il nostro lavoro e le nostre responsabilità e non possiamo essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per rispondere alle domande degli altri. Se la nostra conoscenza unica non esiste mai al di fuori della nostra testa, a volte i nostri colleghi dovranno semplicemente farne a meno. Ciò pone un grande smorzatore sulla produttività, che, ora dopo ora, ha un impatto significativo sui profitti dell'azienda.

Nel nostro primo studio sul posto di lavoro Knowledge and Productivity, abbiamo intervistato 1001 dipendenti americani in una varietà di settori per imparare il più possibile sulle loro esperienze utilizzando - e dovendo farcela senza - conoscenze uniche. Tre quarti di questi intervistati lavorano da almeno 15 anni, anche se non necessariamente nello stesso lavoro. Un terzo di essi lavora specificamente in una capacità di apprendimento e sviluppo, che ci ha permesso di approfondire il modo in cui la conoscenza è e non è gestita dalle organizzazioni.

Abbiamo scoperto che i dipendenti sono molto meno produttivi di quanto potrebbero essere quando la conoscenza non viene condivisa in modo efficiente.

In che modo la condivisione delle conoscenze inefficiente danneggia

1. Aspettando i colleghi per la conoscenza

I dipendenti del nostro sondaggio trascorrono in media 5 ore alla settimana in attesa di entrare in contatto con persone che hanno le conoscenze uniche di cui hanno bisogno. Per 1 lavoratore su 10, non è insolito aspettare due volte più a lungo. Durante questo periodo, il lavoro viene ritardato, sospeso o addirittura annullato del tutto.

 

 

Ad esempio, supponiamo di volere consigli su come strutturare una presentazione per un cliente. Hai visto diversi esempi e ognuno è strutturato in modo diverso. Invia un'email al tuo collega Mandy, che conosce il cliente meglio di chiunque altro e può dirti il modo migliore per avvicinarti alla tua presentazione. Ma Mandy è in riunione tutto il giorno e non rispose. Inviate un'e-mail di follow-up la mattina dopo, e più tardi nel pomeriggio, è finalmente in grado di rispondervi con i consigli di cui avete bisogno.

In attesa della risposta di Mandy, hai spostato la tua attenzione su altre cose. Ma la tua presentazione era bloccata al punto 1. Hai perso un giorno o due di potenziali progressi, e ora devi stipare per fare tutto entro la scadenza.

2. Ricerca di conoscenze in modo inefficiente

Invece di perdere tempo mentre aspettano di sentire qualcuno, i dipendenti potrebbero cercare di andare avanti da soli. Ma farlo è spesso molto inefficiente: roaming online per informazioni, indovinare le loro decisioni e essenzialmente cogliere le cannucce.

È quasi come se fossero di nuovo nuovi dipendenti. La loro stessa esperienza non può farli passare in questa situazione. E la persona con l'esperienza giusta non è in giro per colmare il divario. Nel nostro sondaggio, i dipendenti hanno riferito di aver trascorso 8 ore , un'intera giornata di lavoro, in questa modalità ogni settimana.

 

 

È vero che tentativi ed errori possono essere educativi. Spesso esci dall'altra parte con nuove conoscenze che ti aiutano a uscire la prossima volta che si verifica la situazione. Ma resta il fatto che ci sono modi più efficienti per acquisire le stesse conoscenze. Ci vogliono molto meno di 8 ore per guardare un video tutorial o accedere a un'altra forma di conoscenza che l'azienda ha investito nella conservazione.

3. Duplicazione degli sforzi

Una terza fonte di inefficienza arriva quando un dipendente fa consapevolmente o inconsapevolmente un lavoro che qualcun altro ha già fatto o sta attualmente facendo. In media, i dipendenti hanno riferito di aver trascorso quasi 6 ore alla settimana di «reinventare la ruota» e di duplicare il lavoro altrui. Quasi 1 su 3 dice che trascorrono più di 6 ore ridondanti ogni settimana. Per il 14%, il lavoro duplicativo richiede almeno 10 ore.

La duplicazione può avvenire per alcuni motivi. Forse il collega che ha già svolto il lavoro non è immediatamente disponibile per fornire una risposta o indicarti le risorse giuste. O forse non sei semplicemente consapevole del fatto che il tuo sforzo è duplicativo e investi involontariamente tempo ed energie per trovare una soluzione che qualcun altro ha già avuto la briga di trovare.

 

 

Quali sono i motivi più comuni per duplicare il lavoro esistente?

Circa un terzo dei dipendenti intervistati reinventano il lavoro degli altri consapevolmente e intenzionalmente, in modo che possano provare o imparare qualcosa di nuovo.

Ma per oltre il 70% dei dipendenti, la duplicazione avviene perché o le persone non riescono a raggiungere l'altra persona che fa lo stesso lavoro, o perché non hanno idea che qualcun altro lo stia facendo in primo luogo.

In parte, questo è un problema di tempo. Il 20% dei lavoratori ha riferito di aver duplicato il lavoro degli altri solo perché non era stato in grado di raggiungere il collega in questione. Se le informazioni di quel collega fossero state più comodamente disponibili, non ci sarebbe stato motivo di cercare le informazioni in modo indipendente.

Molto spesso, tuttavia, il motivo per cui i dipendenti duplicano il lavoro esistente è una semplice mancanza di consapevolezza che il lavoro è già in corso o completo. Anche qui il tempo è un fattore: quando incombono le scadenze del progetto, i dipendenti raramente dedicheranno molto tempo a indagare se esistono già potenziali soluzioni. La sfida per le organizzazioni, quindi, è garantire che quando sono disponibili conoscenze pertinenti, gli altri lavoratori possano trovarla rapidamente prima di cercare di risolvere autonomamente un problema.

 

 

Conservazione della conoscenza del valore dei dipendenti

Fino a questo punto, il nostro quadro di conoscenze ed efficienza uniche sul posto di lavoro è stato costruito in gran parte in termini di tempo e proporzioni, come il tempo che i lavoratori dedicano a determinati compiti e come diverse fonti e tipi di conoscenza si confrontano tra loro.

Ma abbiamo anche chiesto agli intervistati i loro punti di vista e atteggiamenti sulla conoscenza unica. Come si sentono i dipendenti riguardo alla perdita di conoscenza e alla condivisione delle conoscenze?

 

 

Nel complesso, i dipendenti hanno concordato con una serie di dichiarazioni che supportano l'idea che la conoscenza acquisita attraverso l'esperienza è eccezionalmente preziosa e che il fatturato influisce negativamente sulle risorse di conoscenza dell'azienda, costando all'azienda tempo e denaro.

Abbiamo anche scoperto forti sentimenti sul modo in cui le organizzazioni gestiscono la conoscenza. Il 63% dei dipendenti riferisce che preferirebbe lavorare per organizzazioni in cui viene preservata la conoscenza unica. Una proporzione simile ritiene che le organizzazioni che non supportano una cultura della condivisione delle conoscenze stiano commettendo un errore.

Per i datori di lavoro, la grande domanda derivante dalla nostra valutazione degli atteggiamenti dei dipendenti è «Cosa facciamo al riguardo?»

La risposta, secondo il nostro sondaggio: trova modi per catturare e condividere ciò che la tua gente sa.

Se c'è un takeaway per i datori di lavoro, è che le persone che lavorano per loro vogliono mezzi sempre migliori per preservare conoscenze uniche in modo che possa essere ancora accessibile anche dopo che i dipendenti lasciano l'azienda.

Di 1001 dipendenti del nostro sondaggio, solo il 3% ritiene che preservare la conoscenza non sia importante. Con l'85 percento, una grande maggioranza pensa che lo sia.

 

 

Non sorprende che i dipendenti che hanno dovuto aspettare o lottare per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno siano più propensi a favorire la condivisione delle conoscenze. Forse più inaspettatamente, tuttavia, i dipendenti che non sono stati personalmente inconvenienti non sono molto indietro: l'80% dei dipendenti che trovano informazioni di facile accesso all'interno delle proprie organizzazioni si sente ancora fortemente sull'importanza della condivisione delle conoscenze. Lo stesso vale per il 77% dei dipendenti che non hanno affrontato personalmente ritardi.

 

 

Ciò significa che i dipendenti vedono la condivisione delle conoscenze come più di un modo per risolvere i punti critici comuni. Lo vedono come una buona idea in generale. E se mai sono stati inconvenienti personalmente, ne sono ancora più convinti.

I datori di lavoro, quindi, non dovrebbero aspettare che la loro forza lavoro sia frustrata prima di cercare modi migliori per condividere le conoscenze. Le probabilità sono che i loro dipendenti siano pronti per questo momento.

Quanto costa la conoscenza non condivisa?

La conoscenza non condivisa trattiene i dipendenti nel loro lavoro quotidiano, rendendoli meno produttivi di quanto potrebbero essere, a poco a poco. Attendono informazioni. Lottano a fare progressi senza di esso. E duplicano gli sforzi di altri dipendenti. Tutte queste inefficienze in tutta la tua forza lavoro si somminano a grandi perdite per la tua azienda.

Ad oggi, le frustrazioni causate dalla scarsa condivisione delle conoscenze sono state trascurate in gran parte perché sono state difficili da quantificare. Ora, con dati reali che mostrano la quantità di tempo in cui il dipendente medio perde cercando e in attesa di conoscenza, possiamo assegnare un costo reale alle conoscenze non condivise.

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