Non molto tempo fa, più di 800 persone si sono riunite a Madrid, in Spagna. L'evento: una conferenza interna ospitata da un leader globale nel settore dell'elettronica e dell'ingegneria, progettata per fornire condivisione di conoscenze esperte e formazione tecnica pratica per una linea di prodotti chiave.

Per due giorni e mezzo i dipendenti hanno partecipato a sessioni intensive incentrate sulla creazione di set di competenze, sulla condivisione delle best practice e sull'aumento della comprensione tecnica dettagliata del pieno potenziale dell'azienda leader del settore opzioni software per la gestione del ciclo di vita del prodotto.

E a partire solo una settimana dopo, centinaia di persone che non erano a Madrid hanno partecipato alle sessioni.

La sfida: catturare una grande conferenza interna sui video e condividere rapidamente
La soluzione: un servizio all-in-one basato su software per la registrazione, l'editing, l'organizzazione e
la condivisione di video Il risultato: una libreria completa di video per conferenze pronte una settimana dopo l'evento

Anche se ospitare 800 persone non è una piccola impresa, quel totale era solo una frazione del personale dell'azienda in tutto il mondo. Comprendendo che molti dei dipendenti che non erano in grado di partecipare alla conferenza potevano beneficiare del tipo di conoscenza condivisa lì, i pianificatori di conferenze hanno elaborato una strategia per registrare e condividere l'evento.

In tre giorni e in 8 sale, il team ha registrato e catturato 35 relatori e in più di 30 sessioni di eventi.

E lo hanno fatto usando solo webcam standard, microfoni USB, i laptop dei presentatori... e Panopto.

Giusto per essere sicuri, il team ha introdotto le proprie videocamere come misura di backup. Poi hanno aspettato il risultato. Nessuno dei video della videocamera è mai stato utilizzato; le webcam hanno funzionato.

Ecco, vi diciamo come.

La sfida

Innanzitutto, però, un po' di sfondo.

Durante la pianificazione della conferenza di Madrid, l'azienda si è trovata di fronte a una sfida comune: come preservare le loro preziose presentazioni in modo da essere tempestivo e conveniente.

L'esperienza passata ha dimostrato che non si trattava di un piccolo problema. Il tradizionale processo di registrazione degli eventi presentava una serie di problemi, soprattutto:

• Personale e attrezzature costosi. Gli organizzatori di eventi dovevano preventivare consulenti AV e operatori video professionali, nonché numerosi microfoni, videocamere e altro hardware costoso.
• Esecuzione complessa e laboriosa. Anche i consulenti AV professionisti a volte hanno lottato con l'acquisizione di più sessioni simultanee e nel rispettare orari ristretti. La configurazione dell'apparecchiatura richiedeva molto tempo, così come il processo di caricamento dei video nel software di editing dopo la registrazione.
• Consegna lenta del prodotto finale. Una volta acquisiti, i video dovevano ancora essere sottoposti a molteplici turni di editing post-produzione prima che potessero essere visti o condivisi.

A causa di questi problemi persistenti, i pianificatori di conferenze prevedono che la ricreazione digitale della loro conferenza richiederebbe 200 ore di lavoro e non sarebbe pronta per 30-45 giorni dopo l'evento.

E così, questa volta il team ha deciso di provare qualcosa di diverso.

Hanno invece usato Panopto.

La conferenza è stata una grande. Anche così, il team è stato in grado di registrare e condividere tutto con pochi laptop, webcam e Panopto. 

La soluzione

Non è stata una decisione difficile. Il team di Learning& Development dell'azienda aveva già utilizzato una piccola implementazione di Panopto per potenziare la formazione basata su video e il nuovo onboarding a noleggio.

Con l'approvazione del team di Learning& Development, gli organizzatori interni di eventi hanno cercato di vedere cos'altro poteva fare Panopto. Ed è stato allora che hanno cominciato a vedere come Panopto poteva aiutarli a superare anche tutte e tre le sfide video dei loro eventi dal vivo.

Panopto può essere installato rapidamente e facilmente su qualsiasi laptop. Il software riconosce automaticamente i dispositivi di registrazione video e audio dalle webcam USB alle videocamere HDMI, in modo che chiunque possa utilizzarlo ovunque, con praticamente qualsiasi dispositivo e con una configurazione minima.

Panopto è in grado di registrare più flussi video con un solo clic, quindi si occupa automaticamente della sincronizzazione, della codifica e del caricamento del video in una libreria video sicura e ricercabile. I relatori cliccano semplicemente su «registra», presenti, fai clic su «stop» e Panopto fa il resto.

Con Panopto, i conduttori della conferenza sarebbero in grado di fungere da team AV, registrando autonomamente sia gli altoparlanti che i materiali di presentazione di accompagnamento. Subito dopo le sessioni, ogni registrazione verrebbe caricata automaticamente nella libreria video centrale Panopto dell'azienda, dove i video potrebbero essere modificati con l'editor video basato sul Web di Panopto.

Dopodiché, sarebbe solo questione di dire al resto dei dipendenti che le registrazioni erano lì.

Il processo

Prima dell'evento, il team dell'evento ha collaborato con Panopto per sviluppare un piano di implementazione in tre fasi "pronto all'uso".

Ready | Configurazione pre-evento

Poiché nessuno dei 35 presentatori conosceva Panopto, gli organizzatori e Panopto hanno lavorato insieme per preparare tutti. Ai relatori è stato fornito un breve video che spiegava loro come scaricare Panopto e connettersi alla libreria video dell'azienda. La preparazione del relatore è stata intenzionalmente breve per incoraggiare l'adozione e consentire ai relatori di concentrarsi sulle sessioni.

Set | Giorni di presentazione

La registrazione di una conferenza progettata per 800 partecipanti presenta più di alcune sfide. A Madrid, queste sfide si sono ridotte a come catturare al meglio due ambienti molto diversi: grandi sessioni plenarie nella sala principale e sessioni di breakout simultanee più piccole e sparse.

Per le sessioni principali, il team dell'evento ha scelto di catturare la vista "quadro generale". Il video e l'audio del palco sono stati registrati con una webcam a un solo palco. Le diapositive PowerPoint dei relatori sono state aggiunte e sincronizzate nell'editing di post-produzione con Panopto.

Per le sessioni di breakout, la sfida è stata impostata. Ogni stanza doveva essere cablata con un microfono (insieme alle videocamere di backup). I relatori sono stati registrati utilizzando i propri laptop, ognuno dei quali richiede circa 3-5 minuti per la configurazione, con solo 10 minuti disponibili tra una sessione e l'altra.

Nonostante la mancanza di esperienza con Panopto, l'azienda ha registrato con successo tutte le sale tranne due nel primo round di sessioni e da quel momento in poi ha visto tutte le sessioni catturate per intero. La velocità di impostazione è migliorata in ogni ciclo, scendendo a 2-3 minuti per stanza entro la fine della conferenza.

Go | Post-presentazione

Dopo che i relatori hanno registrato le proprie sessioni, tutto ciò che è rimasto era caricare i file nella libreria video dell'azienda. Sebbene Panopto lo faccia in genere automaticamente, il wifi nella sede della conferenza era incoerente e gli organizzatori di eventi hanno optato per registrare la maggior parte delle sessioni offline.

Con una breve e-mail di promemoria, la maggior parte dei relatori ha caricato subito le sessioni registrate. Nessuna registrazione Panopto è stata persa e la società ha registrato un successo del trasferimento di file al 100%.

Entro una settimana dalla chiusura della conferenza, il team della conferenza aveva esaminato, modificato e condiviso tutte le sessioni caricate.

Quando tutto è stato fatto, l'azienda ha registrato una conferenza completa di 3 giorni, con presentazioni individuali di 35 relatori in più di 30 sessioni, e ha reso tutto disponibile alla forza lavoro in tutto il mondo in una settimana. E lo hanno fatto con solo una manciata di webcam standard, i laptop dei loro presentatori e Panopto.

I risultati

Il piano aveva funzionato.

Innanzitutto, avevano creato una libreria di oltre 30 video originali di alta qualità, tutti con note, diapositive e contenuti indicizzati, e tutti catturati perfettamente.

E sono stati tempestivi. Il team ha registrato, caricato, modificato e organizzato con successo tutti i video entro una settimana dalla chiusura della conferenza. I dipendenti che non sono in grado di partecipare di persona hanno visto tutto solo una settimana dopo, anziché un mese e mezzo dopo il fatto.

Ed erano ricercabili! Nelle settimane successive, l'azienda ha scoperto che Panopto ha persino permesso di cercare all'interno dei video dell'evento qualsiasi parola pronunciata o mostrata. I dipendenti che non avevano partecipato hanno potuto trovare rapidamente non solo le sessioni che li interessavano, ma i momenti esatti all'interno delle sessioni che hanno parlato del loro interesse. Coloro che hanno partecipato nel frattempo sono stati in grado di trovare e rivedere i loro momenti preferiti.

La cosa migliore era il risparmio. Il vecchio processo, che avrebbe richiesto 200 ore di lavoro contrattuale da parte di specialisti tecnici, per non parlare di quasi una dozzina di camcorder HD da migliaia di dollari e di apparecchiature di supporto, era in genere una parte significativa del budget per ogni evento. Panopto ha eliminato la necessità di tutto questo, il tutto producendo video di migliore qualità e senza nuovo hardware, senza consulenti tecnici e nessuna formazione specializzata.

In effetti, la conferenza di Madrid è stata un successo, così come le successive conferenze di Madrid tenutesi online. Poco dopo la messa a disposizione dei video, erano stati visualizzati più di 500 volte da oltre 200 dipendenti.