Man mano che le università ampliano le loro librerie di video didattici, l'igiene dei contenuti - nascondere, archiviare o cancellare lezioni, riunioni e altri contenuti video obsoleti - è diventata una best practice per gli istituti di istruzione superiore. 

Probabilmente conosci bene Perché l'igiene dei contenuti è essenziale per un ecosistema di apprendimento sanoI video superflui appesantiscono il tuo LMS e il tuo sistema di gestione video con contenuti obsoleti che ostacolano l'esperienza degli studenti, espongono la tua istituzione a rischi legali e ostacolano il tuo budget, dato che il costo dell'archiviazione su cloud continua ad aumentare. Sviluppare una politica di conservazione dei contenuti video sensata ti permette di eliminare questo bagaglio in eccesso, ridurre i costi e favorire esperienze e risultati di apprendimento migliori. 

Come si fa a iniziare?

Per migliorare l'igiene dei contenuti della tua istituzione non è necessario archiviare o cancellare manualmente migliaia di file: esistono programmi automatici che possono occuparsene per te. Ciò che richiede è l'attuazione strategica di una politica ponderata. La cancellazione può sembrare spaventosa e i membri della facoltà abituati allo status quo potrebbero esitare a salire a bordo. Tuttavia, coinvolgendo gli stakeholder nella conversazione, tenendo conto delle loro considerazioni e comunicando il valore dell'igiene dei contenuti in tutta la tua istituzione, puoi sviluppare una politica solida che serva efficacemente l'intera comunità educativa. 

1. Identificare, ascoltare ed educare le principali parti interessate.

Lo sviluppo di una politica efficace di conservazione dei contenuti è un processo collaborativo. Per un'implementazione di successo, i tecnologi e gli amministratori devono ottenere il consenso dei principali stakeholder sui meriti del piano, soprattutto quando si opera all'interno della complessa burocrazia di molti istituti di istruzione superiore. Dire semplicemente: "Archiviamo o cancelliamo i vecchi contenuti", provocherà panico e resistenza. La comunicazione è la chiave per ottenere il supporto dei dirigenti e dei docenti.

Per prima cosa, individua quali sono gli stakeholder che hanno un impatto sulla conservazione dei contenuti nel tuo istituto. Questo potrebbe includere il tuo team di leadership, l'IT, la sicurezza e le politiche, l'ufficio di registrazione e i gruppi di governance dell'università e della facoltà, tra gli altri.

Quindi, spiega chiaramente gli obiettivi della tua iniziativa di igiene dei contenuti, quali problemi risolverà e in che modo porterà benefici all'università. Vieni munito di dati a sostegno delle tue idee. Ad esempio, i membri della facoltà potrebbero trovare conforto emotivo nella "rete di sicurezza" di avere accesso a tutti i contenuti video legacy. Condividendo i dati che dimostrano quanto raramente le persone accedono a tali contenuti e i costi legali e finanziari per l'università, puoi iniziare a cambiare mentalità. Presentare agli stakeholder un racconto facilmente digeribile che possano discutere tra di loro aiuterà a portare l'opinione pubblica dalla tua parte. 

Infine, aprite la parola al feedback e al dialogo. Questa è un'opportunità per comprendere le sfide e le preoccupazioni dei vostri stakeholder in merito alla gestione dei contenuti e incorporare i modi per affrontarle nel vostro piano.

2. Sviluppare una strategia di conservazione dei contenuti che dia potere a tutte le parti interessate.

Una nuova politica di conservazione dei contenuti non dovrebbe produrre vincitori e vinti: tutti all'interno dell'università dovrebbero beneficiare del cambiamento. La tua strategia di conservazione dei contenuti e il tuo piano di implementazione non solo devono soddisfare le esigenze di tutti gli stakeholder, ma anche dare loro la possibilità di controllare gli elementi dell'esperienza di gestione dei contenuti.

Un modo per dare agli stakeholder un maggiore controllo è rappresentato dagli strumenti di conservazione dei contenuti. Nascondere, archiviare o cancellare manualmente i singoli file è impossibile da scalare, il che significa che dovrai utilizzare uno strumento di conservazione per gestire i tuoi contenuti in blocco. Molti di questi strumenti sono flessibili e ti permettono di impostare politiche di archiviazione e cancellazione distinte per i diversi reparti e di adattarsi a circostanze particolari. Sebbene questa flessibilità sia certamente un pregio, non vorrai che i tuoi modelli siano troppo complessi. L'obiettivo è dare alle persone spazio di manovra senza intrappolarle in un labirinto di politiche confuse. La soluzione giusta sarà diversa per ogni istituto. 

È inoltre necessario che gli amministratori, i professori e gli studenti abbiano un modo semplice per nascondere o archiviare i materiali che non vogliono siano cancellati. A nessuno piace sentire di aver perso il controllo sul proprio lavoro. Creando cartelle di archivio che non rientrano nei criteri di cancellazione, darai a tutti un posto sicuro dove riporre i contenuti che sono sicuri di voler proteggere. 

3. Preparare docenti, amministratori e studenti ai cambiamenti imminenti.

Una volta ottenuta l'autorizzazione a implementare una nuova politica, assicurati che tutti i membri della tua università siano pronti al cambiamento. Sorprendere i docenti con la cancellazione inaspettata di vecchio materiale potrebbe causare confusione e risentimento. Affrontando il problema con tatto e chiarezza, puoi preparare l'intera organizzazione a una transizione senza intoppi. 

Crea un piano di comunicazione che si rivolga a tutte le parti interessate dai cambiamenti imminenti, oltre che al tuo corpo studentesco. Questo piano potrebbe includere newsletter dettagliate che spieghino esattamente cosa verrà archiviato o cancellato, l'aggiunta della nuova politica ai materiali di formazione e la creazione di banner sull'LMS, sul sistema di gestione video e su altri strumenti dell'ecosistema educativo nelle settimane precedenti al cambiamento. Questa campagna completa farà in modo che tutti siano ben preparati e possano modificare i loro flussi di lavoro se necessario. 

4. Implementare le nuove politiche in modo strategico e fornire un supporto continuo

Le università sono istituzioni complesse e devi lanciare la nuova politica in modo da ridurre al minimo i problemi per tutti i soggetti coinvolti. L'attenzione ai dettagli è necessaria per mantenere la nuova politica allineata con le altre norme e regolamenti. È probabile che la tua università abbia delle politiche interne relative all'archiviazione dei dati e alla proprietà intellettuale, tutte da rivedere prima che qualsiasi modifica abbia effetto. Un'altra questione da considerare è la tempistica: un lancio iniziale potrebbe risultare meno problematico se avviene durante le vacanze o il periodo tra i semestri, ad esempio. 

La comunicazione non finisce nemmeno dopo il lancio. Fornisci assistenza durante il percorso, mentre gli stakeholder si abituano al nuovo modo di gestire i contenuti. Condividi gli aggiornamenti in tutto il tuo istituto con cadenza trimestrale o semestrale per dimostrare i progressi e il valore della tua nuova politica e risolvere i problemi di coloro che devono ancora aggiornarsi.

Igiene dei contenuti: Supportare esperienze di insegnamento e apprendimento migliori 

Con l'approccio giusto, una politica di conservazione dei contenuti non solo rafforzerà la tua videoteca, ma responsabilizzerà docenti e studenti, creando una comprensione unificata delle migliori pratiche di igiene dei contenuti che contribuiranno a migliorare l'insegnamento e l'apprendimento in tutta la tua istituzione. 

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