Le odierne tecnologie di comunicazione unificate sono diventate essenziali per consentire una collaborazione e una comunicazione produttiva in tempo reale tra colleghi e team che ora possono incontrare virtualmente faccia a faccia da qualsiasi luogo per realizzare le cose. Gli strumenti di videoconferenza come Zoom, WebEx, Skype e GoToMeeting sono aumentati in adozione negli ultimi anni per supportare questa esigenza, offrendo anche ai lavoratori un nuovo modo per ottenere ancora di più dai loro incontri, semplicemente premendo un record.

Sempre più spesso, le persone utilizzano i propri strumenti di videoconferenza per registrare conversazioni, sessioni di formazione, incontri di brainstorming, riunioni di progetto, comunicazioni esecutive e altro ancora. È un modo semplice per catturare un record completo della riunione da fare riferimento in un secondo momento, se necessario, indipendentemente dal fatto che qualcuno sia stato in grado di partecipare o meno alla riunione.

Ma cosa succede a tutte quelle registrazioni di videoconferenza che spesso contengono discussioni e informazioni sensibili all'interno? Dove sono conservati? E come vengono condivisi?

I quattro problemi con la condivisione delle registrazioni delle riunioni

Rendere possibile condividere in modo sicuro le registrazioni delle riunioni con i colleghi è qualcosa che la maggior parte delle soluzioni per conferenze semplicemente non è pensata per fare. Sono stati creati per facilitare l'attività, non per documentarla e condividerla.

Ciò significa che la domanda su come e dove condividere le registrazioni video viene spesso lasciata al proprietario stesso, e le risposte che di solito arrivano sono meno che ideali.

Oggi, le registrazioni delle riunioni in genere finiscono per essere salvate su singoli laptop, nascosta in cartelle della rete aziendale con nient'altro che una data o un oggetto della riunione come identificatore o ospitate solo temporaneamente nel cloud. O peggio ancora, il proprietario di un meeting caricerà il video su siti di condivisione orientati ai consumatori come YouTube o Dropbox, dove le informazioni sensibili potrebbero essere disponibili per qualsiasi persona casuale che riesce a mettere le mani su un link.

Suono troppo soffiato? A partire da questa scrittura, una rapida ricerca su YouTube mostra più di 800.000 video per «meeting interno», 240.000 in più per «roadmap del prodotto» e altri 170.000 per «formazione riservata».

Speriamo che nessuno di questi sia tuo.

E rendere disponibili i file video è solo una parte del problema. Quando condividi le registrazioni delle riunioni con i colleghi, i tuoi dipendenti incontrano spesso le seguenti sfide, ognuna delle quali potrebbe far perdere alla tua organizzazione il valore che queste risorse possono offrire.

Problema 1: non puoi semplicemente inviare un file video.

Anche i file video brevi sono spesso troppo grandi per essere inviati come allegati e-mail. Un solo minuto di video registrato su un iPhone a 1080p crea un file da 175 MB: un ordine di grandezza completo superiore alla dimensione massima degli allegati consentiti dalla maggior parte dei server di posta elettronica aziendali e dura solo 60 secondi. Quando l'e-mail non è un'opzione, gli utenti si rivolgono a caricare la registrazione su siti di condivisione di file come Google Drive o Dropbox per condividere il link, ma non sono ottimizzati nemmeno per facilitare la condivisione dei video. In genere, gli spettatori devono scaricare l'intero file video sul proprio dispositivo prima di poterlo riprodurre e nessuno dei siti di condivisione file oggi consente di navigare tra i contenuti video o cercare video all'interno per trovare momenti specifici e rilevanti.

Problema 2: i video non vengono riprodotti automaticamente su tutti i dispositivi.

I file video non sono come documenti di testo. Esistono decine di tipi di file video diversi e pochi che verranno riprodotti in modo affidabile su ogni PC, Mac e smartphone utilizzati da tutte le persone della tua organizzazione. Alcuni sistemi di videoconferenza registrano persino video in formati di file proprietari che non possono essere riprodotti senza prima scaricare e installare software speciali. È un problema facile da trascurare fino a quando qualcuno tenta di condividere un video e un collega riceve solo un messaggio «Errore: tipo di file non supportato».

Problema 3: la ricerca di momenti specifici nelle registrazioni delle riunioni è quasi impossibile.

La maggior parte delle riunioni è programmata per 30 o 60 minuti. Ma quando i dipendenti tornano a rivedere le registrazioni delle riunioni, raramente intendono guardare l'intera sessione: vogliono rivedere quei 2 minuti rilevanti in cui sono stati discussi alcuni dettagli importanti. In un documento, è facile: basta premere Ctrl+F e una ricerca per parola chiave ti aiuterà a setacciare anche i promemoria più lunghi. Il video, tuttavia, è stato tradizionalmente una scatola nera, senza mezzi con cui gli spettatori possono saltare rapidamente ai momenti chiave. Invece, vengono lasciati fare clic casualmente sulla timeline di riproduzione o rassegnarsi a guardare l'intera registrazione. In entrambi i casi, l'efficienza ottenuta registrando le riunioni va persa perché le informazioni all'interno di tali registrazioni non sono facilmente accessibili.

Problema 4: le registrazioni delle riunioni potrebbero non essere sicure come dovrebbero essere realmente.

Sia che tu stia utilizzando il cloud storage del tuo strumento di videoconferenza o un sistema di condivisione file come Google Drive o Dropbox sopra citati, quando «condividere un video» significa «semplicemente inviare a qualcuno un link a un file non elencato», corri il rischio che la registrazione di riunioni interne sensibili finisca nelle mani sbagliate. La maggior parte dei sistemi di conferenza non offre controlli granulari per la protezione dei contenuti video a livello amministrativo. Quindi se un dipendente sceglie l'opzione «chiunque con questo link» può visualizzare, allora, in effetti, chiunque abbia il link sarà in grado di vederlo se fosse destinato o meno - e potresti non sapere mai che è stato condiviso con la persona sbagliata fino a quando non è troppo tardi. Mentre le potenziali ramificazioni di tale condivisione insicura sono evidenti quando si tratta di rendere pubblici contenuti sensibili, le conseguenze possono essere altrettanto negative o peggiori anche se il video è aperto solo inavvertitamente al pubblico interno sbagliato. Non è difficile immaginare il ritorno che potrebbe verificarsi se i dipendenti fossero in grado di scoprire le riunioni che i dirigenti organizzano per discutere delle modifiche alle strategie organizzative, ai budget e al personale.

 

Quindi, mentre le persone hanno le migliori intenzioni di migliorare la produttività registrando e condividendo le riunioni, senza un'altra soluzione che li aiuti a fare proprio perché spesso creano lavoro extra, nuove frustrazioni e potenziali rischi per la sicurezza.

Videoconferenze e una piattaforma video: meglio insieme

È assolutamente necessario gestire in modo intelligente le registrazioni delle riunioni, assicurarsi che siano conservate e condivise in modo sicuro solo con il pubblico previsto e assicurarsi che tali destinatari siano in grado di accedere costantemente e cercare rapidamente i contenuti di quei video condivisi con loro.

Ecco perché una soluzione completa per la gestione delle registrazioni delle riunioni interne fa molto di più che registrare. Prende quelle registrazioni e facilita la ricerca, la condivisione e la visione di quei video in un secondo momento, mantenendo tutto al sicuro.

Questa soluzione è una piattaforma video.

Se connesso con i sistemi di registrazione riunioni in camera o integrato direttamente con la soluzione di videoconferenza, una piattaforma video consentirà alla tua organizzazione di acquisire, gestire e condividere in modo sicuro le registrazioni delle riunioni su larga scala, aiutandoti a sbloccare una vasta gamma di conoscenze istituzionali ricercabili e intuizione che non sarebbe mai stata disponibile prima d'ora.

È come avere il tuo YouTube privato e sicuro, ma meglio.

Una piattaforma video moderna come Panopto funziona in concerto con le tecnologie di riunione esistenti in modo da poter trasformare facilmente le registrazioni delle riunioni in risorse informative riutilizzabili. Ecco 9 modi in cui una piattaforma video può aiutare i tuoi team a ottenere il massimo dalle riunioni:

1. Storage a lungo termine sicuro e flessibile.

Con una piattaforma video, puoi centralizzare e archiviare tutte le registrazioni delle riunioni in una libreria video ricercabile che imposta le registrazioni su private per impostazione predefinita e salva tutte le registrazioni fino a quando non decidi di non averne più bisogno. Carica ogni registrazione di videoconferenza o sala conferenze sulla tua piattaforma video, anche aggiungi registrazioni di riunioni esistenti in blocco - e la tua piattaforma video trascriverà automaticamente le tue registrazioni, renderà tutte le parole pronunciate e mostrate in esse ricercabili e ottimizzandole per uno streaming senza interruzioni con un clic qualsiasi dispositivo.

2. Strumenti di governance per la gestione delle registrazioni delle riunioni su larga scala.

Come assicurati che le persone giuste abbiano accesso alle registrazioni giuste delle riunioni? E come si conservano le informazioni riservate sotto gli involucri fino a quando non sono pronte per essere condivise in modo più ampio? Una piattaforma video moderna in genere include l'integrazione Single Sign-on (SSO) per offrire agli amministratori il controllo completo su chi è possibile condividere le registrazioni delle riunioni, a livello di azienda, a livello di team o su base individuale. In genere, gli amministratori possono anche gestire la conservazione e la disponibilità dei contenuti video, con opzioni per impostare la scadenza dei video dopo un determinato periodo di tempo o richiedere approvazioni specifiche prima che i nuovi contenuti possano essere resi disponibili o condivisi.

3. Cerca ogni dettaglio nelle registrazioni della tua riunione.

Trovare informazioni memorizzate nei video era così inefficiente e impegnativo che pochi hanno mai preso in considerazione l'idea di sfruttare le registrazioni delle riunioni come risorse della conoscenza. Dopotutto, la maggior parte delle persone non ha né il tempo né il desiderio di sedersi attraverso una registrazione di 30 minuti per trovare le informazioni specifiche di cui hanno bisogno. Ma all'interno delle funzionalità di ricerca video hanno fatto molta strada negli ultimi anni, e oggi la ricerca di dettagli acquisiti in un video non è più difficile della ricerca di parole in un documento di testo o e-mail. La piattaforma video di Panopto, ad esempio, utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e indicizzare ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo in una registrazione, consentendo ai dipendenti di trovare istantaneamente e avanzare rapidamente nel momento esatto in cui viene discusso un argomento rilevante.

4. Trascrizione e didascalia automatiche.

Una moderna piattaforma video può creare automaticamente una trascrizione di testo di ogni riunione registrata, che può essere scaricata, modificata e condivisa con i colleghi che potrebbero voler semplicemente sfogliare le conversazioni. È una piccola aggiunta che può fare una grande differenza, consentendo ai partecipanti alla riunione di partecipare più attivamente a ogni riunione senza preoccuparsi di prendere minuti o appunti. La piattaforma video di Panopto crea anche sottotitoli chiusi con timbro temporale generati dalla macchina per ogni registrazione, che possono essere attivati e disattivati dallo spettatore. Questi sottotitoli possono rendere le registrazioni delle riunioni ancora più preziose, non solo rendendole più accessibili per i dipendenti con ipoacusia, ma rendendole anche più flessibili come risorse informative — con le didascalie abilitate, i dipendenti possono comunque seguire una registrazione anche se stanno guardando il suono si è spento.

5. Modifica le registrazioni delle riunioni prima di condividerle.

Nel corso dei soliti 30 o 60 minuti, la maggior parte delle riunioni non è affare al 100%. Quindi, se i tuoi incontri iniziano con un piccolo legame di squadra su bambini, sport, fine settimana e altre conversazioni occasionali, o se una discussione viene fuori pista da qualche parte nel mezzo, vuoi essere in grado di tagliare i momenti che non devono essere documentati e archiviati nei tuoi archivi. Ecco perché le moderne piattaforme video spesso includono semplici strumenti di editing video progettati per facilitare la rimozione di conversazioni indesiderate o fuori tema dai video delle riunioni. È inoltre possibile utilizzare questi strumenti per unire più registrazioni di riunioni, rendendo facile cucire insieme riunioni che hanno preso una pausa a pranzo o unificare ogni conversazione su un'iniziativa in una singola registrazione.

6. Migliora l'esperienza di riproduzione video.

Le riunioni sono eventi dinamici e collaborativi che spesso includono più persone che dialogano mentre condividono schermi, diapositive e documenti e persino scrivono su lavagne bianche, spesso provenienti da varie località. Una piattaforma video può consentire allo spettatore di vedere tutto fianco a fianco, controllando la propria esperienza visiva e ampliando anche la collaborazione oltre la riunione in tempo reale. La piattaforma video di Panopto, ad esempio, dispone di un unico lettore video interattivo che non solo mostra agli spettatori più feed video, ma consente anche di passare da un feed all'altro e persino modificare la velocità di riproduzione del video. Gli spettatori possono inoltre navigare rapidamente nei contenuti all'interno di una registrazione di riunioni attraverso miniature video che mostrano un'anteprima cliccabile di ciò che sta succedendo, nonché una trascrizione della registrazione che è possibile scorrere e fare clic per passare avanti.

7. Continua a collaborare all'interno dei tuoi video.

Quando inizi a registrare tutte le tue riunioni, puoi rimuovere una quantità significativa di ridondanza dagli sforzi di collaborazione delle persone. Condividi istantaneamente le conoscenze e le informazioni emerse durante una riunione senza richiedere ai tuoi esperti di dedicare più tempo alla produzione di documenti esplicativi oltre a quelli già presentati. E se qualcuno ha bisogno di fornire maggiori informazioni, può creare e condividere rapidamente una presentazione video in una frazione del tempo necessario per scrivere un documento formale. Molti lettori video moderni supportano anche la collaborazione in-video, estraendo chat dal vivo dalle riunioni e consentendo agli spettatori di aggiungere commenti o avere discussioni all'interno del video al termine della riunione.

8. Ottieni informazioni più approfondite grazie all'analisi video.

Con una piattaforma video puoi finalmente ottenere risposte alle domande che hai su cosa sta accadendo nelle riunioni della tua organizzazione. Una moderna piattaforma video include in genere una suite di analisi video completa che, una volta iniziati a catturare tutte le riunioni, può aiutarti a scoprire nuove informazioni diurne, come quanto tempo viene speso nelle riunioni, quanti contenuti vengono utilizzati dopo la riunione e cosa gli argomenti vengono ricercati e visualizzati di più. Puoi anche trovare record specifici per lo spettatore fino a quali persone stanno guardando cosa e se un individuo ha guardato o meno una determinata registrazione nella sua interezza.

9. Integra la tua libreria video con altri sistemi.

Una piattaforma video può integrarsi con più di una semplice videoconferenza e soluzioni AV in camera. Sempre più spesso, consente di aggiungere e condividere le registrazioni delle riunioni anche negli altri portali aziendali. Le moderne piattaforme video oggi includono comunemente integrazioni per i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce e altro ancora. Molte piattaforme video includono anche API per sviluppatori, in modo da poter personalizzare il modo in cui gestisci le registrazioni e integrare i video nel tuo ecosistema tecnologico secondo le tue specifiche.

Se vale la pena tenere il tuo incontro, vale la pena tenerti premuto.

 

È più facile che mai registrare le riunioni. Ma queste registrazioni non fanno molto bene a nessuno quando vengono salvate sul computer di un collega casuale, sepolte in una cartella di rete impossibile da cercare o, a causa di una formattazione impropria o di una scarsa larghezza di banda, semplicemente non verranno riprodotte su alcuni dispositivi.

In definitiva, una piattaforma video ti offre gli strumenti necessari per gestire un archivio sempre crescente di registrazioni di riunioni e rendere le informazioni acquisite in quei video facili da trovare on demand. Le piattaforme video possono inoltre includere funzionalità chiave che supportano ulteriormente la collaborazione e la produttività, come strumenti di registrazione multi-camera, lettori interattivi, analisi degli spettatori e integrazioni per aiutarti a portare conoscenze e contenuti basati su video negli altri sistemi aziendali.

Registra automaticamente le riunioni su larga scala

Quando la tua organizzazione rende automatica l'acquisizione delle riunioni, i tuoi dipendenti possono contare sul fatto di avere una registrazione ricercabile della riunione da fare riferimento secondo necessità ogni volta che ricevono una chiamata o si siedono in una sala conferenze. Ciò significa che tutti saranno in grado di partecipare più attivamente alle loro riunioni, fiduciosi di sapere che saranno in grado di rivedere la discussione on demand ogni volta che ne sarà necessario.

E la buona notizia? Registrare automaticamente ogni riunione è più semplice che ricordare di registrare ogni riunione ad hoc.

La piattaforma video leader del settore di Panopto ti offre due opzioni per automatizzare le registrazioni delle riunioni presso la tua organizzazione.

Innanzitutto, per tutte quelle riunioni di persona che si svolgono nelle tue sale conferenze, l'esclusiva funzione Registratore remoto di Panopto ti consente di programmare la registrazione in anticipo, sia per riunioni ricorrenti che una tantum. Una volta che una riunione è stata programmata per la registrazione, tutte le telecamere e i microfoni inizieranno a registrare all'ora designata, consentendo ai partecipanti di entrare e incontrarsi semplicemente senza dover pensare a premere "registra".

In secondo luogo, per tutte quelle riunioni tenute online tramite videoconferenza, Panopto è dotato di integrazioni predefinite per sistemi di videoconferenza come Zoom, Skype for Business, Bluejeans e GoToMeeting. Quando integri Panopto con il software di videoconferenza, tutte le registrazioni delle riunioni verranno caricate in una libreria video sicura, transcodificate per una riproduzione ottimizzata e indicizzate per la ricerca e condivise in modo sicuro in base alle tue autorizzazioni, il tutto automaticamente.

Scopri di più sulle integrazioni di Panopto>>

La registrazione automatica delle riunioni è un modo intelligente e scalabile per preservare le informazioni e le idee che le persone si scambiano. E l'utilizzo di una piattaforma video per gestire e condividere internamente le registrazioni delle riunioni è ancora più intelligente.

Trasformare le riunioni in risorse informative

Quasi tutte le organizzazioni oggi sono alla ricerca di modi per migliorare la produttività delle riunioni e aumentare il valore che ottengono da tutto quel tempo che le persone trascorrono nelle riunioni. Sempre più spesso, le aziende si rendono conto che gran parte del valore derivato dalle riunioni sono le informazioni reali condivise in tali riunioni. Di conseguenza, un numero crescente di aziende è ora alla ricerca di modi per catturare quegli importanti momenti di incontro e conservarli come risorse on-demand di competenze e informazioni istituzionali.

Molto più completa delle note scritte a mano e molto più efficiente di quanto richieda ai proprietari delle riunioni di redigere riepiloghi post-riunione, l'acquisizione di riunioni basata su video si è rapidamente dimostrata uno strumento ideale per documentare tutti i dettagli delle discussioni del team.

E con il giusto set di strumenti di gestione video complementari, qualsiasi organizzazione può convertire tali riunioni in risorse informative ricercabili, il che non solo aiuta a migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante una riunione, ma garantisce anche che le conoscenze utili non svaniscono dopo la fine della riunione.

Una piattaforma video consente alla tua organizzazione di gestire e proteggere una libreria sempre crescente di video per riunioni. E indipendentemente dagli attuali investimenti della tua organizzazione nelle soluzioni per riunioni, una piattaforma video funzionerà con i tuoi sistemi esistenti in modo che i tuoi dipendenti ottengono tutti i vantaggi dell'acquisizione delle riunioni senza dover apprendere una nuova tecnologia.

La tua gente tiene già riunioni — 62 a persona ogni mese, in media. E il più delle volte, stanno già tenendo quelle discussioni in una sede o tramite un dispositivo già configurato per il video.

Immagina quanto di più i tuoi team potrebbero ottenere se qualcuno ha premuto solo «record» e tutte le informazioni e le competenze scambiate in quelle sessioni sono state automaticamente preservate e condivise a beneficio di tutti gli altri membri del team.

 

Pronto per una soluzione di gestione video in grado di supportare la produttività e la collaborazione a tutti i livelli della tua organizzazione? Contatta oggi stesso il team Panopto per configurare una prova gratuita.