Sapere semplicemente come registrare le tue riunioni Zoom non è sufficiente. In un ambiente di lavoro sfaccettato e frenetico, devi anche sapere come condividere le registrazioni zoom.

Dopo aver registrato una riunione Zoom, potresti volerla condividere con i tuoi colleghi che hanno partecipato o forse con quelli che non sono riusciti a partecipare. E probabilmente hai alcune domande, come ad esempio:

• Come faccio a localizzare la mia registrazione Zoom?
• Posso inviare una registrazione di Zoom via e-mail?
• Devo caricarlo da qualche altra parte per condividerlo?
• Dovranno scaricare la registrazione?
• Come posso assicurarmi che un video sia condiviso in modo sicuro?

Le risposte variano a seconda che tu stia condividendo una registrazione locale o una registrazione su cloud. Gli account Zoom gratuiti avranno solo la possibilità di registrare su un computer locale. Solo gli abbonamenti Zoom a pagamento avranno la registrazione su cloud abilitata automaticamente.

Di seguito ti guidiamo attraverso entrambi i modi per condividere le registrazioni delle riunioni Zoom. Esiste anche un'altra soluzione per la condivisione delle registrazioni Zoom che automatizza molti dei passaggi necessari per la condivisione dei video. Questa soluzione rende più facile per tutti i membri dell'organizzazione condividere informazioni importanti in modo efficiente. Semplicemente facendo clic su registra all'inizio di una riunione Zoom.

Come condividere una registrazione Zoom locale

Con la registrazione locale di Zoom, dovrai individuare un file video sul tuo dispositivo e caricarlo per la condivisione. Ecco come appare il tuo flusso di lavoro:

• Passo 1: Trova le registrazioni delle riunioni tramite il client Zoom: vai su Riunioni, quindi fai clic sulla scheda Registrate .
• Passo 2: Seleziona la riunione che desideri condividere e apri la cartella in cui è salvato il tuo file video (mp4).
• Passo 3: Carica l'mp4 su un sito di cloud storage o di video streaming, come Dropbox, Google Drive o YouTube.
• Passo 4: Assicurati che il tuo video non sia condiviso o archiviato in una cartella privata. Prendi in considerazione l'aggiunta di una protezione con password e condividi il link con i tuoi colleghi. A seconda del servizio che hai utilizzato per ospitarlo, scaricheranno l'mp4 o trasmetteranno il video in streaming.

Come condividere una registrazione su cloud di Zoom

Se tu o la tua organizzazione avete un abbonamento a Zoom che include Cloud Recording, puoi saltare la fase di caricamento e condividere direttamente dal cloud di Zoom - ma dovrai comunque controllare le impostazioni sulla privacy.

• Passo 1: Accedi al tuo account Zoom e seleziona Registrazioni sul lato destro dello schermo.
• Passo 2: Clicca Condividi... accanto alla registrazione che vuoi condividere e poi clicca sul pulsante "Internally". (come mostrato nell'immagine a fianco) quindi il video non è disponibile pubblicamente. Per una maggiore protezione, puoi anche aggiungere una password.
• Passo 3: Copia il link della registrazione cloud di Zoom e incollalo in un'e-mail o nell'app di messaggistica aziendale per condividerlo con i tuoi colleghi.

Ci deve essere un modo più semplice, giusto?

Questi sono entrambi processi abbastanza ragionevoli se di tanto in tanto registri e condividi sessioni Zoom. Questi flussi di lavoro iniziano a consumare molto tempo produttivo poiché vengono eseguiti più frequentemente o più spesso in un'intera organizzazione.

Una recente indagine condotta da Panopto e dal Project Management Institute ha dimostrato che 30% delle persone registra già le proprie riunioni. Si tratta di un numero piuttosto significativo di video di riunioni prodotte - in un'azienda con 1.000 dipendenti, il 30% delle persone che registrano una sola riunione alla settimana genererà 300 registrazioni di riunioni ogni settimana. Con un numero sempre maggiore di team che lavorano completamente da remoto e di persone che lavorano anche a casa per far fronte ad altre interruzioni dovute alla pandemia, un numero ancora maggiore di riunioni viene registrato e condiviso per supportare la continuità del lavoro in questo nuovo ambiente.

Il problema è che Zoom non include gli strumenti che aiutano le organizzazioni, i team e i singoli collaboratori a estrarre il massimo valore dalle riunioni registrate.

Registrare la riunione è la parte più facile! Trovare ed estrarre le informazioni contenute nelle registrazioni passate, così come condividere le registrazioni, è ancora estremamente difficile. Tutto il tempo e le risorse spese per queste attività possono facilmente compensare i potenziali guadagni aziendali derivanti dal semplice fatto di avere una registrazione esatta della riunione.

Al termine della riunione

Così come le videoconferenze dal vivo favoriscono la produttività e la collaborazione in tempo reale, la registrazione e la condivisione di queste riunioni virtuali favoriscono la produttività e la collaborazione anche dopo la fine della riunione - molto meglio di quanto possano fare gli appunti o il ricordo della riunione.

Tuttavia, le registrazioni delle riunioni devono essere facili da trovare, condividere e guardare e cercare in modo che le persone all'interno dell'organizzazione possano accedere alle informazioni archiviate all'interno nel modo più efficiente possibile. Con Zoom da solo, i flussi di lavoro post-riunione più efficienti che supportano la produttività e la collaborazione non possono essere completamente automatizzati. E le sue funzioni di ricerca ti consentono solo di cercare all'interno della tua libreria personale di registrazioni delle riunioni.

Anche tutte le informazioni aziendali sensibili all'interno delle registrazioni delle riunioni devono ancora essere protette. Zoom ti consente di limitare la condivisione solo agli utenti all'interno della tua organizzazione, ma potresti non volere che tutti abbiano le autorizzazioni di visualizzazione abilitate per alcune registrazioni delle riunioni. Inoltre, l'hosting e la condivisione di registrazioni cloud tramite Zoom presenta alcuni rischi e potrebbe non soddisfare i requisiti di sicurezza di ogni organizzazione. 

Video Zoom esposti: quando "sicuro" non è abbastanza sicuro

The Washington Post recently reported more than 15,000 of Zoom’s customers’ recorded video calls could be found on open cloud storage spaces, YouTube, and Vimeo. Zoom offers private cloud hosting and password-protected sharing features to paid subscribers. However, administrator controls over cloud recordings are limited. This limitation creates room for user error, leading to a sizable security risk for sensitive meeting recording assets. 

Ecco 3 modi in cui i tuoi video di Zoom potrebbero finire esposti online: 

• Quando le registrazioni stanno per scadere o un account si sta avvicinando alla capacità di archiviazione cloud assegnata. I singoli utenti possono scaricare e quindi condividere le registrazioni delle riunioni con altri mezzi meno sicuri.
• Se i singoli utenti non abilitano le impostazioni corrette per proteggere le loro registrazioni cloud Zoom. Questo apre la porta a potenziali visualizzazioni, download e condivisioni non autorizzate di cui potresti non essere mai venuto a conoscenza.
• Chiunque scarichi una registrazione cloud di Zoom sulla propria unità locale può condividerla come preferisce. E con chi vogliono.

Zoom è un ottimo strumento per tenere e registrare riunioni. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni necessita di ulteriore supporto per la gestione e la condivisione di registrazioni video su richiesta.

Una soluzione più produttiva per condividere le registrazioni Zoom in modo sicuro

Il sistema di gestione video di Panopto è come un YouTube interno privato per la tua attività, ma migliore. E se integrato con Zoom, hai una soluzione completa, sicura e scalabile per la collaborazione video e la produttività.

Con Panopto, ogni registrazione Zoom può essere caricata automaticamente nella libreria video sicura della tua organizzazione. Qui si ottengono potenti controlli di amministrazione che consentono di eseguire le seguenti operazioni:

• Gestisci le autorizzazioni degli utenti e le restrizioni di condivisione delle registrazioni delle riunioni tra i team e l'intera organizzazione.
• Imposta i tuoi criteri di conservazione dei contenuti e le finestre di disponibilità per le registrazioni delle riunioni
• Sappi esattamente chi ha guardato cosa, grazie all'analisi video dettagliata di fino al livello dell'utente.
• Auto-share meeting recordings with meeting participants immediately following the meeting without any action from employees or the meeting host

Ecco cos'altro può fare la tua organizzazione integrando Panopto con Zoom:

Hosting video sicuro e scalabile con archiviazione cloud illimitata e a lungo termine

Inoltre, con Panopto, non ci sono limiti alla durata di archiviazione dei tuoi video o al numero di video che puoi caricare nella tua libreria. Sia che tu stia registrando solo alcune riunioni selezionate o tutte. Panopto ti dà spazio per tutti loro senza costi aggiuntivi. Tutte le registrazioni Zoom caricate su Panopto sono impostate su private per impostazione predefinita. Ti assicura di non doverti preoccupare che le informazioni sensibili vengano divulgate.

Modifica, trascrivi e cerca le registrazioni dello Zoom

Panopto include un editor video online che ti permette di tagliare le sezioni fuori tema nel mezzo, di tagliare i tempi morti e persino di unire più registrazioni di riunioni Zoom.

Panopto trascrive automaticamente anche ogni parola pronunciata ad alta voce e indicizza ogni parola mostrata sullo schermo nelle riunioni Zoom caricate nella tua libreria. Il nostro motore di ricerca video basato sull'intelligenza artificiale chiamato Smart Search offre un modo potente per aggiungere l'intelligenza delle riunioni ai tuoi video. Significa che tu e i tuoi colleghi potete trovare qualsiasi registrazione Zoom a cui potete accedere nell'intera libreria della vostra organizzazione. Con un solo clic possono saltare al momento esatto in cui viene discusso un argomento specifico. Il tutto senza dover cacciare e beccare l'intero video.

Your teams can also search for and share your Zoom recordings securely with each other easily through Slack using Panopto’s Slack App.

Collabora con le registrazioni delle riunioni di Zoom

Panopto cattura ogni dettaglio del meeting originale in full HD e offre un'esperienza unica di visione multi-stream che mostra più di una semplice immagine nell'immagine. Gli spettatori possono vedere la visualizzazione dell'oratore accanto alla condivisione dello schermo del presentatore, così come la visualizzazione della galleria e i messaggi di chat della riunione, il che significa che possono vedere la riunione esattamente come si è svolta anche se non hanno potuto essere presenti. Il lettore video interattivo di Panopto consente inoltre ai team di collaborare all'interno del lettore video attraverso commenti e discussioni con indicazione del tempo, in modo che nessuno debba creare un nuovo documento o inviare un'altra e-mail.

Guarda qui sotto una riunione catturata e condivisa con l'integrazione di Panopto con Zoom. Clicca qui per guardare a schermo intero.

Zoom senza limiti!

Con l'archiviazione illimitata e centralizzata e le autorizzazioni gestite su larga scala,puoi condividere le registrazioni Zoom in modo sicuro tramite Panopto con pochi clic (o nessuno). Puoi quindi guardarli da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, senza scaricare nulla.

In definitiva, Panopto aiuta la tua azienda a trarre maggior valore sia dalle riunioni dal vivo che dalle registrazioni che le documentano, rendendo più facile per i dipendenti accedere alle informazioni contenute nelle registrazioni di Zoom e utilizzarle quando necessario.

Vuoi saperne di più su come Panopto e Zoom lavorano insieme per rendere la registrazione e la condivisione delle riunioni più efficiente e i tuoi team più produttivi?

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