Cosa significa essere uno studio legale nel mercato odierno sta cambiando.

Le grandi aziende stanno affrontando la sfida di gestire la crescita e l'espansione in un business fondamentalmente orientato ai servizi. In un settore in cui la reputazione è tutto, entrare in un nuovo mercato come outsider o sconosciuto non è un compito da poco.

Le imprese più piccole, nel frattempo, hanno seguito la consulenza economica di Adam Smith e si sono concentrate sulle loro specializzazioni, raddoppiando le aree di competenza esistenti e mirando selettivamente a nuove opportunità di pratica in materia di tecnologia, contratti, affari internazionali, supporto alle startup e altre aree in cui la domanda può superare la fornitura disponibile.

Questi movimenti gemelli hanno a loro volta dato fuoco al ritmo dell'attività di M& A tra le imprese — poiché le grandi organizzazioni cercano di crescere attraverso la crescita, le imprese di piccole dimensioni o di nicchia consolidate diventano candidati attraenti per fusione e acquisizione.

But the business models aren’t the only part of the legal industry that’s undergoing a seismic shift.

In poche parole, la reputazione è importante nel settore legale: il prestigio dei partner, la quantità di esperienza di prova pertinente, la volontà degli altri di consigliare l'azienda, è tutto essenziale per sostenere il business e aumentare le entrate.

Come tale, la pratica legale è diventata nota come un settore in cui ogni membro del team può essere trovato in ufficio che lavora per lunghe ore ogni giorno della settimana. L'accumulo di ore fatturabili è una pratica che inizia con i paralegali e il personale junior, e continua per tutta la carriera mentre i membri del team si spostano tra i ranghi per diventare avvocati e partner.

È anche una pratica che potrebbe aver finalmente raggiunto un punto di rottura.

Poiché molti partner esistenti iniziano la pianificazione della successione e un significativo afflusso di nuovi laureati in giurisprudenza entra nel settore, una serie di nuovi equilibri tra lavoro e vita privata e iniziative di supporto multigenerazionale della forza lavoro hanno trovato la loro strada nelle aziende di tutto il mondo. La cultura stessa di molte pratiche sta cambiando, sollevando domande su come le aziende possono gestire quel cambiamento e preservare gli aspetti del loro business e del loro approccio che hanno contribuito a creare un patrimonio che può durare decenni, generazioni o addirittura secoli.

I mercati possono essere in evoluzione e le culture possono cambiare, ma l'esperienza al centro dei servizi della pratica legale è più forte che mai. La saggezza del loro team è sempre stata ciò che contraddistingue le aziende: ora molti uffici stanno investendo nella tecnologia per gestire, ridimensionare, estendere e amplificare tale conoscenza.

E mentre molte delle tecnologie stanno entrando nel mercato legale progettate come strumenti specializzati proprietari che affrontano opportunità di nicchia, uno strumento si distingue come un mezzo flessibile e versatile che aiuta le aziende a sviluppare i loro vantaggi competitivi: il video.

Guarda una registrazione video multi-camera di un'aula catturata con Panopto:

 

 

Video aiuta gli studi legali a rendere le loro competenze più agili: estendere le culture in nuovi mercati, nuove nazioni e nuove acquisizioni, preservando e condividendo le competenze dei partner, inserendo nuovi assunti e supportando le esigenze di un ambiente di lavoro multigenerazionale e persino facilitando le nuove tendenze in equilibrio tra lavoro e vita privata.

8 modi in cui l'industria legale di oggi utilizza il video per creare un vantaggio competitivo

1. Abilitazione di eDiscovery efficiente per i file video

Identificare, raccogliere, produrre e rivedere le informazioni e i contenuti archiviati elettronicamente necessari per audit e cause legali - un processo noto come scoperta elettronica o eDiscovery - è diventato un servizio essenziale che offre molti studi legali.

Poiché le organizzazioni di tutte le dimensioni si allontanano dal documento stampato e svolgono sempre più attività attraverso mezzi digitali, i professionisti di eDiscovery hanno il compito di essere in grado di discernere appieno non solo quali informazioni esistono, ma anche dove sono memorizzate e come possono essere raccolte, revisionate e prodotti per un consumo più ampio — spesso scadenze sottoapplicate con il potenziale di ottenere multe e sanzioni.

Mentre eDiscovery include sicuramente documenti ed e-mail tradizionali per ufficio, sempre più spesso include anche video organizzativi. Il video è uno dei tipi di contenuti in più rapida crescita nel mondo aziendale, utilizzato per qualsiasi cosa, dalle conference call e webinar alla formazione, marketing, comunicazioni esecutive e investitori, prospettive di vendita, assistenza clienti e altro ancora. Oggi nelle aziende, l'uso di informazioni non strutturate cresce 2-3 volte più velocemente dei dati strutturati.

Guarda una dimostrazione del motore di ricerca video di Panopto di seguito:

 

 

Con la creazione di sempre più video, la ricerca all'interno dei video diventa fondamentale per eDiscovery. Tuttavia, il video crea tre problemi distinti per i professionisti della scoperta elettronica.

• La ricerca del contenuto reale di un video è stata tradizionalmente molto difficile. La maggior parte dei servizi video può cercare solo il titolo e la descrizione di un video, non il contenuto effettivo del video stesso.
• L'archiviazione video disgiunta in molte organizzazioni apre la possibilità che i file importanti possano essere trascurati durante la revisione.
• La revisione di ciascun file video richiede molto tempo e può comportare costi elevati.

Ecco perché molti team legali, sia interni di grandi organizzazioni che aziende indipendenti, si rivolgono alle piattaforme video per assistere l'eDiscovery video. Le moderne piattaforme video offrono una ricerca video molto più efficiente: Panopto, ad esempio, indicizza ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo per ogni video di una libreria aziendale, consentendo di rivedere i file video in pochi secondi anziché in ore.

2. Registrazione e ricerca di interviste, discussioni e conversazioni

Oltre al potenziale valore nell'essere in grado di cercare i video dei clienti per eDiscovery, molte aziende stanno scoprendo che l'utilità della ricerca video completa si estende anche ai propri uffici.

La pratica del diritto può essere in evoluzione, ma una parte centrale continua a basarsi sulle interazioni con clienti, testimoni, imputati, esperti e una serie di altre parti, il tutto con l'intento di aiutare gli avvocati a comprendere integralmente qualsiasi progetto o richiesta particolare, in modo da poter realizzare un caso informato.

In pratica, questo ha tradizionalmente coinvolto pagine e pagine di note dettagliate, prese come professionisti legali lavorano per documentare tutti i dettagli. È una manodopera manuale estesa e dispendiosa in termini di tempo e si traduce in una pila di carta inricercabile.

Il video, tuttavia, sta cambiando tutto questo. La registrazione di tali interazioni come consentito consente al team di esaminare rapidamente ogni conversazione in un secondo momento. Con uno strumento come Panopto, queste discussioni possono essere facilmente catturate con quasi tutti i dispositivi di registrazione video. E poiché Panopto indicizza e timbri temporali ogni parola pronunciata in una registrazione, gli avvocati possono trovare e rivedere rapidamente qualsiasi parte di quella conversazione se necessario, senza ordinare una montagna di appunti cartacei.

3. Preservare ed estendere le competenze interne

In un settore in cui le aziende commerciano sulla propria reputazione, essere riconosciute come esperte in un determinato argomento crea un vantaggio competitivo come nessun altro. Ma la specializzazione pratica può creare una crisi in attesa: impiegare le menti migliori del settore può aiutare un'azienda a garantire più affari oggi, ma cosa succede quando quell'esperto lascia l'azienda?

La maggior parte delle aziende con una specialità pratica si preoccupa di includere nei loro ranghi un membro del team junior che può servire come protégé per il proprio esperto. Tuttavia, tale relazione non sempre garantisce un esperto in attesa: molti argomenti sono troppo complicati da imparare osservando la spalla di qualcun altro. Soprattutto nel settore legale, molte aree tematiche sono piene di complessità: leggi vaghe, precedenti contraddittori e applicazioni reali in rapida evoluzione sono solo alcune delle fonti che generano le sfumature dettagliate che i grandi team legali usano per vincere casi e rivendicazioni.

Spesso i team legali trasmetteranno questo livello di informazioni informalmente, attraverso una semplice conversazione. Ma quando è così, tale saggezza è spesso facilmente persa — non registrata e inaccessibile a meno che non sia perfettamente memorizzata quando viene ascoltata.

Video offre un'opzione migliore per aiutare le aziende a catturare, preservare e condividere le competenze da cui dipendono per stabilire la loro reputazione come le menti migliori del business.

Con i video, gli specialisti possono registrare le proprie informazioni per un riferimento successivo, spesso senza nemmeno aggiungere alcun passaggio al normale flusso di lavoro. Semplicemente registrando sessioni di formazione, riunioni strategiche, revisioni di documenti e altri punti in cui gli esperti condividono comunemente le loro conoscenze, possono facilmente registrare tutte le informazioni che utilizzano nel loro lavoro e renderle tutte ricercabili e condivisibili come parte della videoteca centrale dell'azienda, pronti per il prossimo. generazione di esperti interni da cui imparare.

Per saperne di più: Come il video crea un vantaggio competitivo per gli studi legali

 

4. Supporto e formazione di quattro generazioni di dipendenti

Non ci può essere nessun altro settore sulla Terra che abbia sperimentato la sfida di sostenere più generazioni di dipendenti sul posto di lavoro come ha fatto la professione legale. Gli effetti increspati della recessione economica mondiale sono stati sentiti molto nel settore legale, creando sfide a entrambe le estremità dello spettro demografico.

In cima, molti partner e altri dipendenti esperti che si contano come membri delle generazioni Silent e Baby Boom hanno optato per ritardare la pensione, rimanendo a vedere le loro aziende nei momenti difficili e a garantire i propri conti pensionistici.

Dall'altra parte, una nuova ondata di laureati JD - derivante dal picco delle ammissioni della facoltà di legge che ha coinciso con il crollo del mercato del lavoro durante la recessione - sta esercitando nuove pressioni sulle imprese per identificare i migliori talenti in un mercato saturo e per far salire in modo efficiente quei nuovi assunti per portarli al passo velocità sul particolare approccio dello studio alla pratica del diritto.

Quando si tratta di supportare la formazione organizzativa, il video è uno strumento flessibile in grado di supportare e scalare praticamente qualsiasi applicazione, praticamente per qualsiasi pubblico. I video possono estendere le aule aziendali esistenti, consentendo ai team interni di apprendimento e sviluppo di scalare e condividere facilmente la formazione sulla conformità essenziale o le informazioni di aggiornamento tecnologico e renderle disponibili su richiesta, sempre e ovunque da chiunque possa imparare.

Per supportare i dipendenti affermati, i video possono aiutare i formatori a diventare più efficienti, consentendo loro di creare una libreria di contenuti formativi che possono essere referenziati in qualsiasi momento, anziché richiedere ai formatori di svolgere le stesse sessioni più e più volte.

Per supportare nuovi assunti, il video è il modo ideale per supportare l'onboarding esteso, consentendo alle aziende di creare un'esperienza «Primi 30 giorni» in cui i nuovi membri del team possono imparare tutto su come avere successo nell'organizzazione, dalle informazioni sulle risorse umane e sui benefici alle spiegazioni della strategia aziendale, alle specialità di pratica e chi è chi nello studio.

5. Comunicare le informazioni organizzative e le aspettative culturali

As many legal practices shift and change to adapt to evolving market conditions, maintaining strong internal communications is essential to ensuring that every member of the team is on the same page and working with the same priorities.

Yet that’s no small challenge — not only can these corporate values shift with the market, today they are also often recalculated any time a global expansion or 6. acquisition occurs that instantly changes the face of the firm (or one of its competitors).

Il video è uno strumento eccezionalmente prezioso per aiutare le aziende a gestire le loro culture e condividere il patrimonio che rende unici i loro uffici. Per le comunicazioni quotidiane ordinarie, i video possono accelerare le comunicazioni esecutive, rendendo i risultati trimestrali, gli annunci interni e qualsiasi altro messaggio più facile da creare e più coinvolgente da visualizzare rispetto a una tipica e-mail.

E per quei drammatici cambiamenti nella struttura aziendale, il video può essere uno strumento cruciale per portare un'azienda appena acquisita, o per collegare le comunicazioni tra l'home office e le nuove sedi satellitari, sia che si trovi dietro l'angolo o in tutto il mondo.

Soprattutto, il video è un supporto versatile. Le aziende possono trasmettere in diretta riunioni ed eventi importanti sul web tramite webcasting con un semplice clic, trasmettendo un video via Internet a migliaia o addirittura decine di migliaia di spettatori. In alternativa, le aziende potrebbero scoprire che alcuni argomenti sono più adatti per i video on demand, in cui le informazioni o la formazione possono essere registrate e condivise per gli spettatori per guardare ovunque e quando si adattano ai propri programmi.

6. Creare credibilità attraverso il content marketing fornito personalmente

Mentre le aziende cercano di far crescere la propria reputazione nei mercati e nelle specialità, un nuovo approccio al marketing ha attraversato il settore legale. Ora è quasi impossibile aprire una rivista di settore senza trovare consigli per intraprendere il «content marketing» — promozione non tramite pubblicità tradizionale ma attraverso la condivisione di approfondimenti utili, consigli strategici e leadership del settore.

Il content marketing ha ottenuto un supporto entusiastico nella comunità legale come iniziativa di marketing scalabile con un ROI elevato, a differenza degli annunci tradizionali, che scompaiono quando il budget dei media si asciuga, il content marketing vive attraverso siti web, post sul blog, articoli di notizie e altre sedi online, dove potenziali i clienti possono trovarli mentre cercano un servizio correlato. Poiché i contenuti sono generalmente sviluppati internamente e vivono su pagine Web di proprietà dell'azienda, il costo è limitato e la sua disponibilità dura per sempre. Google non dimentica mai una pagina web preziosa: un singolo post sul blog può aiutare a portare i clienti in un'azienda per anni e anni.

Tuttavia, man mano che sempre più aziende intraprendono la pratica del content marketing, non è più sufficiente annotare alcune idee e contare lo sforzo completo. Il contenuto deve distinguersi per avere un impatto, ed è qui che i video possono essere di nuovo d'aiuto.

Più accattivante del testo e più coinvolgente di una brochure, il video è il segreto per aiutare il content marketing a distinguersi. I dati sono convincenti. Fino all'85% delle persone ha maggiori probabilità di interagire con un'azienda se ha visto prima un video esplicativo. Anche semplicemente includendo la parola «video» in un oggetto e-mail aumenta il tasso di click-through di circa il 10%.

E mentre molti esperti di marketing collegano prima i video con annunci televisivi tradizionali, ad alto costo e ad alta produzione, alcuni degli usi più preziosi e popolari per i video oggi non sono pubblicità ma spiegazioni. Semplici interviste con esperti su considerazioni per un'indagine comune o approfondimenti sulle pratiche e procedure legali comuni, sono spesso solo il tipo di contenuti interessati che i potenziali clienti desiderano vedere, che possono anche essere prodotti internamente in modo rapido e professionale.

7. Sostenere l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e lo studio legale virtuale accessibile

In ogni settore, il moderno ambiente di lavoro sta cambiando. I dipendenti si aspettano un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata, maggiore accessibilità per lavorare da remoto e maggiore flessibilità per lavorare le ore più produttive per loro. La professione legale non è stata immune a questa tendenza.

È finita l'era dell'ufficio 9-5. Più che mai, le aziende hanno avuto il compito di consentire ai dipendenti di elaborare gli orari che soddisfano le proprie esigenze. Ciò significa trovare opportunità per fornire informazioni che in precedenza sarebbero state semplicemente tramandate di persona e per facilitare le interazioni che prima avrebbero avuto luogo in una sala conferenze.

Anche in questo caso, il video offre una risposta che consente alle aziende di soddisfare le aspettative del dipendente moderno e di creare flessibilità sul posto di lavoro.

Utilizzando video per supportare la formazione interna e le comunicazioni, le aziende sono in grado di raccogliere informazioni che in precedenza avrebbero richiesto a un dipendente di partecipare di persona a una sessione. Ora, con il video, i dipendenti possono accedere a una registrazione della stessa sessione on demand da qualsiasi luogo, consentendo loro di studiare la conformità durante il tragitto in autobus per spostarsi a casa o recuperare l'annuncio trimestrale di notte dopo che i bambini sono a letto. I dipendenti possono persino cercare i contenuti di cui potrebbero aver bisogno nell'ambito di un progetto in corso e trovare tutti i video correlati nella biblioteca aziendale, direttamente da qualsiasi laptop o smartphone.

Allo stesso modo, il video offre l'opportunità di trasmettere eventi e riunioni via Internet, il che significa che i membri del team possono seguire le ultime discussioni strategiche in diretta da qualsiasi parte del mondo con un solo laptop e una connessione Wi-Fi.

E il video è più di uno strumento di comunicazione unidirezionale. Con una piattaforma video moderna come Panopto, i dipendenti possono registrare e condividere rapidamente i propri video con l'organizzazione, con la stessa facilità di premere «registra» sulla webcam integrata sui loro laptop o smartphone. Questo apre le porte ai dipendenti per condividere idee e competenze, catturare discussioni con i clienti, registrare dimostrazioni e altro ancora.

8. Gestione di una libreria centrale e sicura di risorse video

Indipendentemente dal modo in cui qualsiasi pratica legale utilizzi il video più spesso, alla fine, quasi tutti creano una solida libreria di file video nel processo. Panopto è l'unica piattaforma video che integra la migliore registrazione e webcasting con una libreria video sicura. Tutte le registrazioni Panopto e i webcast live vengono caricati automaticamente nella libreria e convertiti per una visualizzazione ottimale su qualsiasi computer, tablet o smartphone. I video preregistrati possono anche essere caricati e convertiti per la riproduzione su qualsiasi dispositivo.

E man mano che la libreria video cresce, Panopto fornisce un motore di ricerca video unico che semplifica la ricerca di contenuti all'interno di e-mail e documenti. Basta inserire una frase o un mondo come «Compliance» nel motore di ricerca video di Panopto: troverai tutte le registrazioni rilevanti nella tua raccolta e sarai in grado di avanzare rapidamente in ogni punto dei tuoi video in cui è menzionato il termine (clicca qui per provare tu stesso la ricerca). La ricerca video completa non solo può aiutare il tuo team a trovare ciò che cercava più rapidamente, ma può anche aiutarli a trovare registrazioni che non sapevano nemmeno esistessero.

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