Ormai è una notizia per nessuno che la maggior parte delle persone detesta le riunioni. Mangiano ore di lavoro preziose, possono creare confusione o ritardo di ogni genere e, peggio ancora, troppo spesso non hanno alcun valore.

Quindi forse non sorprende che secondo una ricerca di Clarizen, il 35% delle persone ora sostiene che le riunioni sono una «perdita di tempo» e che il 60% delle persone ammette di «multitasking» a metà riunione. E peggiora: quasi la metà di tutte le persone preferisce esplicitamente qualsiasi altra attività spiacevole (anche guardando la vernice secca o aspettando alla DMV!) che partecipare a un'altra riunione di stato.

Per portare il punto a casa, Clarizen ha prodotto un'infografica nitida su quanto le persone apprezzino le loro riunioni - guarda di persona:

 

Le idee «X modi per migliorare i tuoi incontri» non hanno funzionato

Oggi la maggior parte di chiunque sia interessato a migliorare il modo in cui teniamo le riunioni ha letto tutti i consigli standard. Hai un ordine del giorno. Pianifica non più di 20 minuti. Non più di 10 persone in camera. E seriamente, attenersi all'ordine del giorno.

Ciò può aiutare a farli funzionare più velocemente, ma nulla garantisce che le riunioni funzionino meglio . Anche se segui tutti questi consigli, sei ancora bloccato nella stessa routine della riunione: cercare di presentare un'idea a una stanza piena di persone con diversi programmi, nessuno dei quali è probabilmente così informato sull'argomento (o almeno, sulla tua proposta per l'argomento) come sei.

Troppi dei nostri incontri iniziano con poco più di una rapida agenda e un sacco di pensieri desiderosi. Speriamo che le persone giuste parteciperanno, che conoscano tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno e che possiamo tradurci in un consenso praticabile. Ciò che spesso otteniamo sono sessioni partecipate in parte con partecipanti parzialmente informati, spesso in grado di accettare o rifiutare le idee dell'organizzatore di riunioni piuttosto che inventare pensieri intelligenti come gruppo.

Perché il formato non cambia?

C'è un modo migliore: la riunione capovolta

Già in atto presso aziende innovative come Amazon e LinkedIn, il meeting capovolto è un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare durante la notte: tutto ciò che serve è un cambiamento semplice e fondamentale in due delle aspettative che abbiamo per i nostri incontri.

Una volta che hai ricevuto tutte le feste al tavolo, la tua riunione di base è facile. C'è solo una cattura: una volta che siete tutti al tavolo, avete già perso l'occasione di capovolgere.

Capovolgere una riunione richiede che l'organizzatore della riunione pianifichi e comunichi in anticipo. Il successo o il fallimento della prossima riunione capovolta dipende quasi sempre dal lavoro svolto prima ancora che qualcuno apra la porta della sala conferenze.

Ecco come funziona la riunione capovolta:

1. Prima della riunione, registra una rapida panoramica delle informazioni della riunione e degli elementi di azione necessari.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o giù di lì prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, salta il mazzo e mettiti subito alla discussione: Q e A, brainstorming, processo decisionale - qualsiasi metodo di raccolta input si adatta meglio alla situazione.

 

Scopri di più sulle riunioni capovolte

 

Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. Il nostro manuale di istruzioni per le riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolta nella tua organizzazione, tra cui:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni pre-riunione
• Best practice per la gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronto a ottenere di più dai tuoi incontri? Scarica la nostra guida gratuita, Turn Your Meeting On Iits Head: una guida alle riunioni capovolte oggi.