Ormai è una notizia per nessuno che la maggior parte delle persone detesta le riunioni. Mangiano ore di lavoro preziose, possono creare confusione o ritardo di ogni genere e, peggio ancora, troppo spesso non hanno alcun valore.

So perhaps it’s no surprise that according to research by Clarizen, 35% of people now contend that meetings are a “waste of time”, and that 60% of people admit to “multitasking” mid-meeting. And it gets worse — almost half of all people would explicitly prefer any other unpleasant activity (even watching paint dry or waiting at the DMV!) than sit through another status meeting.

Per portare il punto a casa, Clarizen ha prodotto un'infografica nitida su quanto le persone apprezzino le loro riunioni - guarda di persona:

 

Le idee «X modi per migliorare i tuoi incontri» non hanno funzionato

Oggi la maggior parte di chiunque sia interessato a migliorare il modo in cui teniamo le riunioni ha letto tutti i consigli standard. Hai un ordine del giorno. Pianifica non più di 20 minuti. Non più di 10 persone in camera. E seriamente, attenersi all'ordine del giorno.

Ciò può aiutare a farli funzionare più velocemente, ma nulla garantisce che le riunioni funzionino meglio . Anche se segui tutti questi consigli, sei ancora bloccato nella stessa routine della riunione: cercare di presentare un'idea a una stanza piena di persone con diversi programmi, nessuno dei quali è probabilmente così informato sull'argomento (o almeno, sulla tua proposta per l'argomento) come sei.

Troppi dei nostri incontri iniziano con poco più di una rapida agenda e un sacco di pensieri desiderosi. Speriamo che le persone giuste parteciperanno, che conoscano tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno e che possiamo tradurci in un consenso praticabile. Ciò che spesso otteniamo sono sessioni partecipate in parte con partecipanti parzialmente informati, spesso in grado di accettare o rifiutare le idee dell'organizzatore di riunioni piuttosto che inventare pensieri intelligenti come gruppo.

Perché il formato non cambia?

C'è un modo migliore: la riunione capovolta

Già in atto presso aziende innovative come Amazon e LinkedIn, il meeting capovolto è un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare durante la notte: tutto ciò che serve è un cambiamento semplice e fondamentale in due delle aspettative che abbiamo per i nostri incontri.

Una volta che hai ricevuto tutte le feste al tavolo, la tua riunione di base è facile. C'è solo una cattura: una volta che siete tutti al tavolo, avete già perso l'occasione di capovolgere.

Capovolgere una riunione richiede che l'organizzatore della riunione pianifichi e comunichi in anticipo. Il successo o il fallimento della prossima riunione capovolta dipende quasi sempre dal lavoro svolto prima ancora che qualcuno apra la porta della sala conferenze.

Ecco come funziona la riunione capovolta:

1. Prima della riunione, registra una rapida panoramica delle informazioni della riunione e degli elementi di azione necessari.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o giù di lì prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, salta il mazzo e mettiti subito alla discussione: Q e A, brainstorming, processo decisionale - qualsiasi metodo di raccolta input si adatta meglio alla situazione.

 

Scopri di più sulle riunioni capovolte

 

Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. Il nostro manuale di istruzioni per le riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolta nella tua organizzazione, tra cui:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni pre-riunione
• Best practice per la gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronto a ottenere di più dai tuoi incontri? Scarica la nostra guida gratuita, Turn Your Meeting On Iits Head: una guida alle riunioni capovolte oggi.