I modi di comunicare stanno cambiando.

La crescente preponderanza del digitale sta rapidamente trasformando le nostre preferenze collettive verso mezzi di comunicazione moderni. Le e-mail, le videoconferenze, i messaggi di testo e le chat hanno permesso a miliardi di persone di trasferire il lavoro, la scuola e praticamente qualsiasi altra attività online in brevissimo tempo, quando la pandemia da coronavirus ha colto il mondo di sorpresa.

Ora, in seguito ai cambiamenti che si verificano nel nostro mondo, si sta affermando una nuova tendenza nelle comunicazioni digitali: la comunicazione video asincrona.

Le tecnologie di comunicazione digitale possono essere distinte in due tipi: comunicazione sincrona e asincrona.

Qual è la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona?

La comunicazione sincrona avviene in diretta senza ritardi.

Le comunicazioni sincrone sono comunicazioni bidirezionali in cui i partecipanti possono conversare tra loro in tempo reale.

Esempi di comunicazioni digitali sincrone:

• Riunioni virtuali tramite Zoom, WebEx e altre piattaforme di telecomunicazione
• Corsi online in diretta tramite strumenti di video conferenza
• Sessioni di discussione aperte, come "l'orario d'ufficio"
• Eventi live, webinar e comunicazioni tramite software di videoconferenza
• Chat di Slack, discussioni in thread, chiamate VoIP e videochiamate (quando le parti sono impegnate in tempo reale)

 

La comunicazione asincrona prevede il trascorrere di un intervallo di tempo tra l'invio di un messaggio e la ricezione di una risposta. 

Le comunicazioni asincrone sono scambi di botte e risposte con un intervallo di tempo tra i messaggi o le comunicazioni unidirezionali che vengo aperte dal destinatario a suo piacimento. Le comunicazioni asincrone comprendono anche gli stream e le trasmissioni in diretta che vengono fornite in un contesto uno-a-molti (come i live stream di Facebook) con un leggero ritardo, proprio come una trasmissione televisiva in diretta.

Esempi di comunicazioni digitali asincrone:

• E-mail
• Messaggi video su richiesta
• Videolezioni e video formativi registrati in precedenza
• Riunioni registrate
• Dirette streaming uno-a-molti
• Soluzioni per la gestione dei progetti come Trello e Asana
• Soluzioni di condivisione di file collaborativi come Google Suite, Microsoft 365 e Dropbox
• Messaggi di testo
• E ancora Rallentamento (dove le persone rispondono in modo tempestivo, ma non immediato) e altre applicazioni di chat di lavoro

 

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Oggigiorno le tecnologie di video comunicazione sono essenziali

Visto il crescente numero di persone che lavorano da remoto e di docenti che insegnano virtualmente online, c'è stato un notevole aumento della comunicazione tramite video chat e soluzioni di videoconferenza come Zoom.

Le conversazioni video in tempo reale trasmettono quel senso di coinvolgimento e connessione che provi di solito quando interagisci faccia a faccia con i colleghi in ufficio. E molte volte può sembrare il modo più rapido per comunicare e collaborare. Ma quando sono troppe, le videochiamate live sono deleterie per la produttività.

Anche gli insegnanti hanno avuto la loro dose di grattacapi dovuti al fenomeno dello "Zoombombing", studenti che non possono partecipare alle lezioni in diretta o che hanno connessioni a Internet lente, così come difficoltà a coniugare il tempo che dedicano all'insegnamento con quello che rimane per lavorare con i singoli studenti in un ambiente online.

Quando si parla di comunicazione video-abilitata, le videoconferenze live non sono più l'unico modo per scambiare e fornire informazioni in modo rapido, in un ambiente virtuale faccia a faccia.

Molte organizzazioni e istituzioni educative stanno rapidamente scoprendo l'importanza di supportare sia i video sincroni che quelli asincroni, dal momento che entrambi presentano vantaggi distinti per una varietà di casi d'uso.

Vantaggi delle comunicazioni video sincrone

Le comunicazioni video sincrone consentono a piccoli gruppi di partecipanti alle riunioni di confrontarsi e collaborare attraverso tecnologie audio, video e di condivisione dello schermo. Inoltre, rappresentano una soluzione ideale per le lezioni online interattive, in cui insegnanti e studenti possono vedersi e parlarsi in tempo reale. Le videoconferenze permettono di parlare con qualcuno che si trova in un'altra stanza, in un altro edificio o in un altro Paese dando l'impressione di essere seduti allo stesso tavolo.

Vantaggi delle comunicazioni video asincrone

I video on-demand rappresentano un mezzo più flessibile, ma estremamente ricco per una comunicazione dettagliata. Spesso sono ancora più efficaci delle comunicazioni video live semplicemente perché, come le e-mail e altri documenti di testo, possono essere visualizzati in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, e possono essere cercati e rivisti in seguito. Le comunicazioni video asincrone offrono la stessa capacità di supportare la comunicazione, la collaborazione e l'insegnamento attraverso video pre-registrati e stream video in diretta che includono un video del presentatore, condivisioni dello schermo e altre fonti video.

Le comunicazioni video live trasmesse in modo asincrono possono essere registrate allo stesso tempo: non solo gli utenti possono guardare il video dall'inizio se si uniscono in ritardo, ma possono anche metterlo in pausa e riavvolgerlo con i controlli del DVR in diretta. E quando il live stream è terminato, la registrazione on-demand è pronta per essere visualizzata immediatamente.

Con una piattaforma video asincrona, puoi trasmettere in diretta streaming online in modo sicuro. In questo modo potrai raggiungere un pubblico più ampio e ridurre al minimo gli episodi di "interattività accidentale" che disturbano la diretta, come ad esempio:

• Partecipanti col microfono acceso che contribuiscono a creare un brusio di fondo durante la presentazione
• Musica di attesa che sovrasta l'audio
• Notifiche di entrata e uscita
• Software di visualizzazione proprietari che confondono o impediscono agli utenti di partecipare alla riunione

I video asincroni uniscono la chiarezza, l'empatia e il coinvolgimento delle videoconferenze alla flessibilità e alla facilità di conservazione di un'e-mail o di un messaggio istantaneo.

Ecco cinque esempi di come l'uso dei video asincroni può fare la differenza nella tua organizzazione.

1. Rendi gli aggiornamenti di stato più efficienti e fruibili con la visualizzazione on-demand.
2. Conserva e condividi le conoscenze istituzionali per una maggiore produttività.
3. Garantisci un onboarding uniforme e coinvolgente.
4. Ottimizza e ridimensiona i programmi di formazione.
5. Registra le riunioni e le presentazioni importanti.

Di seguito analizziamo come l'uso congiunto di tecnologie video sincrone e asincrone possa ottimizzare l'insegnamento e l'apprendimento, la comunicazione, la formazione, la condivisione delle conoscenze e altro ancora.

Ricerca del giusto mix di soluzioni di videocomunicazione

Gli strumenti di videocomunicazione sincrona sono progettati per un solo scopo: le videoconferenze. Non facilitano, però, la gestione e la condivisione delle registrazioni video, il che può avere un forte impatto sulla produttività e la collaborazione all'interno di un'organizzazione.

Una piattaforma video asincrona non solo consente alle organizzazioni di fornire comunicazioni video in privato a un pubblico dal vivo, ma permette anche ai membri del team di registrare, condividere, cercare e visualizzare video on-demand nella loro libreria, mantenendo le informazioni sensibili al sicuro e accessibili solo a chi di dovere. Immagina un mondo in cui non è necessario prendere appunti durante le riunioni, perché le videoconferenze registrate possono essere cercate e guardate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Oppure un mondo in cui puoi semplicemente registrare un video conclusivo di una telefonata di vendita e inviarlo a Salesforce, senza dover digitare nulla.

L'uso di comunicazioni video sia sincrone che asincrone è una componente essenziale per ottenere trasformazioni digitali efficaci. Le soluzioni video asincrone offrono funzionalità preziose per l'archiviazione, la ricerca e la visualizzazione di informazioni basate su video che gli strumenti video sincroni non offrono. Le soluzioni di videoconferenza permettono di registrare video, ma non hanno la componente essenziale di gestione dei video per condividere le informazioni con degli strumenti facilmente reperibili e accessibili in seguito, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

L'integrazione di una piattaforma video asincrona con uno strumento di video conferenza sincrona offre una soluzione di video comunicazione completa, tanto flessibile quanto efficace, con ulteriori vantaggi in termini di produttività e collaborazione. L'utilizzo di entrambi i sistemi consente di conservare in maniera sicura le registrazioni delle riunioni, semplificare la condivisione dei video, condividere le conoscenze su larga scala, migliorare l'onboarding dei nuovi dipendenti e favorire l'insegnamento e l'apprendimento.

Le organizzazioni che adottano e integrano entrambe le tecnologie di comunicazione video dispongono di uno stack di comunicazione completo che supporta un uso più ampio dei video, che include quanto segue:

• Acquisizione e condivisione di lezioni, tutorial, video esplicativi, dimostrazioni, documentazione, presentazioni e video di formazione on-demand
• Registrazione automatica delle videoconferenze live e caricamento delle registrazioni su un portale video sicuro, dove possono essere ricercate, visualizzate e condivise facilmente
• Supporto per una rapida condivisione delle conoscenze tra team, reparti e uffici di tutta l'organizzazione, a prescindere dal fatto che il personale sia in sede o in remoto
• Trasmissione in diretta streaming, registrazione e condivisione di coinvolgenti comunicazioni dei dirigenti

 

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Oggigiorno video non significa solo videoconferenza

Poiché i video continuano ad acquisire importanza in tutti i reparti della maggior parte delle organizzazioni, è giunto il momento di seguire il consiglio di Forrester secondo cui bisogna "pianificare i contenuti video, non solo le videoconferenze".

Per ulteriori informazioni, comprese le ultime raccomandazioni degli analisti di settore di Gartner e Forrester, nonché le best practice attualmente in uso presso organizzazioni lungimiranti come Siemens, Microsoft e la Borsa di New York, scarica il nostro white paper facendo clic sul link qui sotto.

Scarica il white paper: Video non significa solo videoconferenza >