Se stai cercando un sistema di gestione video (VMS) per l'istruzione superiore, questa Guida all'acquisto di VMS ti aiuterà a navigare tra le varietà di opzioni presenti sul mercato. Dall'acquisizione delle lezioni alle aule HyFlex, il video è diventato parte integrante dell'esperienza dell'istruzione superiore. Tuttavia, quando si tratta del VMS che alimenta queste modalità, ci sono una varietà di opzioni sul mercato, spesso a prezzi radicalmente diversi.

Perché è così? Cosa influisce sul prezzo del VMS? Qual è la soluzione giusta per la tua organizzazione?    

Esploriamo le sfumature delle strutture dei prezzi VMS in modo che tu possa prendere decisioni informate sui tuoi investimenti in video learning. 

Quali istituzioni hanno bisogno di un VMS (e quali no)?

Secondo il 2023 Tendenze video nell'istruzione superiore rapportoL'83,8% dei dirigenti universitari afferma che i risultati dell'apprendimento degli studenti sono stati importanti o estremamente importanti per l'adozione da parte della loro istituzione di video asincrono. Tuttavia, con i budget ridotti e le crescenti esigenze, trovare soluzioni economicamente vantaggiose è diventato fondamentale. Come si può fare senza compromettere la qualità? 

Per prima cosa, devi stabilire se la tua istituzione ha bisogno di un VMS. 

Per le istituzioni che desiderano offrire modalità di classe innovative che supportino l'evoluzione della pedagogia o espandano il loro bacino di iscrizioni con opportunità di apprendimento più flessibili, un VMS è una risorsa inestimabile che giustifica il suo prezzo. Se il tuo istituto apprezza il coinvolgimento e l'accessibilità degli studenti, mira a rimanere all'avanguardia nel panorama dell'istruzione in continua evoluzione ed è disposto a stanziare un budget per la crescita a lungo termine, allora un VMS è fondamentale per il tuo successo. 

Che tu sia una scuola K-12 lungimirante, un'università multi-campus o un community college focalizzato sulla soddisfazione delle diverse esigenze degli studenti, la versatilità di un VMS soddisfa un ampio spettro di esigenze educative, rendendolo un investimento utile per coloro che sono disposti ad abbracciarne il potenziale.

Al contrario, se il tuo istituto scolastico è molto piccolo, attento al budget e fortemente dipendente dai metodi di insegnamento tradizionali di persona, un VMS potrebbe non essere la soluzione più immediatamente necessaria per te. Sebbene la transizione possa comportare un investimento iniziale, le istituzioni che resistono al passaggio all'apprendimento più flessibile che gli studenti si aspettano rischiano di rimanere indietro nelle iscrizioni e nella crescita. 

Tuttavia, per coloro che sono aperti a esperienze di apprendimento trasformative e che comprendono i benefici a lungo termine, un VMS consente agli istruttori di fornire contenuti più coinvolgenti e agli studenti di accedere ai materiali secondo i propri ritmi, portando potenzialmente a un miglioramento dei risultati di apprendimento e dell'efficienza economica complessiva.

Risoluzione dei problemi più comuni che si verificano durante l'acquisto di un VMS

Il prezzo di un VMS per gli istituti scolastici può essere influenzato in modo significativo da problemi comuni che si presentano durante il processo di acquisto. Essere consapevoli di queste sfide è essenziale per i responsabili delle decisioni, al fine di garantire un investimento efficace dal punto di vista dei costi:

1. Costi nascosti: i costi nascosti nei prezzi VMS possono portare a sorprese di budget per le istituzioni educative. Al momento dell'acquisto di un VMS, è fondamentale esaminare attentamente la struttura dei prezzi e i termini del contratto per identificare eventuali costi nascosti, come limiti di archiviazione o servizi professionali. Questi potrebbero essere componenti aggiuntivi inaspettati ma necessari che non erano inclusi nel prezzo indicato. Comprendendo la ripartizione completa dei costi, le istituzioni possono evitare spese impreviste e prendere una decisione più informata sull'accessibilità complessiva del VMS.

Soluzione: Informati sui limiti di archiviazione, sui costi dei servizi professionali e sui costi aggiuntivi per sbloccare le funzioni. Scegli un VMS con prezzi trasparenti e termini contrattuali chiaramente delineati per evitare spese impreviste e prendere una decisione informata sulla sua convenienza.

2. Problemi di compatibilità: I problemi di compatibilità possono avere un impatto indiretto sui prezzi, poiché la loro risoluzione può richiedere investimenti aggiuntivi in hardware, software o integrazioni. Per ridurre i costi legati alla compatibilità, le istituzioni dovrebbero valutare attentamente la compatibilità del VMS con i sistemi esistenti e garantire una perfetta integrazione con altri strumenti. Affrontare i problemi di compatibilità fin dall'inizio può far risparmiare sulle spese potenziali legate a modifiche o sostituzioni del sistema.

Soluzione: Determina se il VMS si integra con la tua piattaforma di videoconferenza, LMS, SSO e API di terze parti. Opta per un VMS che offra una solida compatibilità con i tuoi sistemi attuali e cerca l'assistenza di fornitori che offrano una perfetta integrazione e supporto.

3. Mancanza di adozione da parte degli utenti: Se un VMS si rivela difficile da usare o manca di funzioni facili da usare, può ostacolare i tassi di adozione da parte degli utenti, incidendo in ultima analisi sul valore e sul ritorno dell'investimento. Quando valutano i prezzi dei VMS, i responsabili delle decisioni dovrebbero privilegiare le soluzioni che offrono interfacce intuitive e una formazione completa per aumentare l'adozione da parte degli utenti. Soddisfare le esigenze degli studenti moderni può essere complicato e richiede uno sforzo dedicato, quindi scegli un VMS che possa riprodurre i tuoi contenuti su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Investendo in un VMS che sia apprezzato sia dagli educatori che dagli studenti, le istituzioni possono ottimizzare il loro investimento e ottenere un rendimento maggiore nel lungo periodo.

Soluzione: Verifica se il tuo fornitore di VMS offre un supporto di onboarding per gli stakeholder e gli utenti finali. Dai priorità a un VMS facile da usare e organizza sessioni di formazione approfondite per garantire un'adozione diffusa e massimizzare i benefici del tuo investimento.

4. Scalabilità limitata: un VMS con scalabilità limitata può diventare inefficiente in termini di costi nel tempo man mano che le istituzioni educative espandono le loro operazioni. L'investimento anticipato in un VMS scalabile consente alle istituzioni di far fronte alla crescita futura senza incorrere in spese aggiuntive per la sostituzione o l'aggiornamento del sistema. Considerando la scalabilità come parte dell'equazione dei prezzi, i responsabili delle decisioni possono fare una scelta conveniente che si allinea con gli obiettivi a lungo termine del loro istituto.

Soluzione: Chiedi al tuo futuro VMS come supporta l'archiviazione, l'igiene dei contenuti , e i permessi degli utenti man mano che l'utilizzo aumenta, per capire l'impatto sulla tua istituzione ed evitare di sostenere costi inutili per la sostituzione del sistema.

Seguendo questa Guida all'acquisto di VMS e considerando queste sfide comuni durante la valutazione delle opzioni VMS, gli istituti scolastici prendono decisioni informate in linea con il loro budget e i loro obiettivi. Affrontando questi fattori, i responsabili delle decisioni possono navigare nel mercato VMS in modo più efficace e assicurarsi una soluzione che non solo soddisfi le loro esigenze di prezzo, ma fornisca anche valore a lungo termine e prestazioni ottimali.

Quali potenziali costi nascosti si possono incontrare quando si confrontano le piattaforme VMS

Quando si acquista un VMS, è essenziale essere consapevoli dei potenziali costi nascosti che potrebbero influire sul budget. La presente Guida all'acquisto di VMS evidenzia tre di questi costi:

1. Alcuni fornitori di VMS possono addebitare costi aggiuntivi in base alla quantità di dati archiviati nel loro sistema, causando potenzialmente spese inaspettate.

2. Sovraccarichi di larghezza di banda: Un uso elevato dei video può comportare un aumento del consumo di larghezza di banda, con costi aggiuntivi che potrebbero non essere immediatamente visibili.

3. Funzioni aggiuntive: Alcune funzioni avanzate, come l'analisi video o la sottotitolazione automatica, possono comportare costi aggiuntivi rispetto al pacchetto VMS di base.

Esaminando attentamente la struttura dei prezzi e i termini del contratto, gli istituti scolastici possono evitare spiacevoli sorprese e prendere una decisione ben informata quando investono in un VMS.

A cosa dare la priorità quando si acquista utilizzando questa guida all'acquisto di VMS

Quando si tratta di selezionare il VMS giusto per il tuo istituto scolastico, dare priorità ai seguenti fattori chiave in questa Guida all'acquisto di VMS può fare la differenza nelle tue iniziative di apprendimento e sviluppo:

1. Integrazioni: Assicurati che il VMS che sceglierai si integri perfettamente con le tue attuali tecnologie di comunicazione, come i sistemi di videoconferenza come Zoom e i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS). Questa integrazione consente un flusso fluido di contenuti, rendendo facile il caricamento e l'accesso a tutte le comunicazioni attraverso il sistema video. Questo processo semplificato migliora la collaborazione e l'efficienza dei tuoi programmi di formazione.

Impatto potenziale: Se le funzionalità di integrazione non vengono considerate prioritarie al momento dell'acquisto di un VMS, gli istituti scolastici possono trovarsi di fronte a canali di comunicazione disarticolati. La gestione dei contenuti diventa difficile, ostacolando la collaborazione e l'efficienza dei programmi di formazione. L'assenza di una perfetta integrazione può portare a processi manuali ridondanti, facendo perdere tempo prezioso e ostacolando il pieno potenziale dell'apprendimento basato sui video.

2. Caratteristiche: guarda oltre le capacità di archiviazione video di base; cerca un VMS che offra una gamma di funzionalità per migliorare il coinvolgimento e l'accessibilità degli utenti. Queste funzionalità possono includere l'analisi video, che consente di raccogliere informazioni preziose sul comportamento e sulle prestazioni degli spettatori. Inoltre, le funzionalità di ricerca all'interno della libreria video e dei singoli video consentono agli studenti di trovare contenuti specifici in modo efficiente. Funzionalità come lo streaming video in diretta, i quiz in-video e i sottotitoli automatici arricchiscono ulteriormente l'esperienza di apprendimento e soddisfano le diverse esigenze di apprendimento.

Impatto potenziale: Trascurare di dare la priorità a funzioni robuste può portare a un'esperienza di apprendimento poco soddisfacente. Senza analisi video e funzionalità di ricerca, le istituzioni si perdono preziose informazioni sul comportamento degli studenti e ostacolano la scoperta efficiente dei contenuti. L'assenza di funzioni coinvolgenti come i quiz in video e le didascalie automatiche può portare a una riduzione del coinvolgimento degli studenti e limitare l'inclusività dell'ambiente di apprendimento.

3. Esperienza utente: Sia i creatori di contenuti che i dipendenti devono avere un'esperienza intuitiva e facile da usare con il VMS. I creatori di contenuti dovrebbero trovare facile visualizzare, caricare, catturare e gestire i contenuti video senza alcuno sforzo. D'altra parte, i dipendenti dovrebbero beneficiare di funzioni come i quiz video, i contenuti ricercabili e l'ampia compatibilità con i dispositivi e i formati di file. Un'esperienza utente positiva migliora il coinvolgimento e promuove una cultura di apprendimento continuo.

Impatto potenziale: Trascurare l'esperienza dell'utente può causare frustrazione sia tra i docenti che tra gli studenti. Le interfacce complicate limitano la creazione e la gestione dei contenuti, portando a materiali didattici non all'altezza. Senza funzioni di facile utilizzo come i video quiz e l'ampia compatibilità con i dispositivi, la soddisfazione e la motivazione dei discenti potrebbero risentirne, ostacolando l'intero percorso di apprendimento.

4. Scalabilità: Con la crescita della tua istituzione, crescono anche le tue esigenze di formazione e sviluppo. Scegli un VMS facilmente scalabile, che ti permetta di espandere facilmente i tuoi programmi di apprendimento in base alla domanda. L'utilizzo di video asincroni può essere particolarmente efficace per scalare le tue iniziative, offrire ai dipendenti una maggiore flessibilità nel loro percorso di apprendimento e ottenere risultati migliori.

Impatto potenziale: Un VMS privo di scalabilità può soffocare la crescita istituzionale. Con l'espandersi delle esigenze di formazione e sviluppo, le istituzioni potrebbero incontrare dei limiti nell'accogliere basi di utenti più ampie e nell'aumentare le librerie di contenuti. Senza un VMS scalabile, la crescita futura viene ostacolata, rendendo potenzialmente necessari cambiamenti di sistema costosi e dispendiosi.

5. Reputazione aziendale: la fiducia è fondamentale nella scelta di un fornitore VMS.  Fai riferimento a G2, Gartner e Aragon per recensioni aziendali affidabili che ti aiuteranno a scoprire un'azienda con una solida reputazione supportata da recensioni positive dei clienti e un track record di affidabilità e innovazione. Scegli un marchio di fiducia che è già utilizzato dalle migliori aziende in tutto il mondo, assicurandoti di collaborare con un fornitore di VMS rispettabile e affermato.

Impatto potenziale: Scegliere un fornitore di VMS senza considerare la sua reputazione può portare a un servizio e a un supporto scadenti. Un servizio clienti scadente e l'inaffidabilità possono causare frustrazione e ostacolare la capacità dell'istituto di utilizzare il VMS in modo efficace. L'allineamento con un fornitore rispettabile e affermato garantisce una partnership più fluida e affidabile, infondendo fiducia nell'investimento VMS.

“Ogni volta che contattiamo il supporto Panopto è facile e veloce. Riceviamo immediatamente le nostre risposte".

Lea-Ann Turner, Manager, Eccellenza Accademica e Professionale, Mid-State Technical College

Ricorda che investire del tempo per valutare e dare priorità a questi fattori nella scelta di un VMS ti ripagherà nel lungo periodo. Scegliendo un sistema che si integri perfettamente, che offra funzionalità avanzate, che dia priorità all'esperienza dell'utente, che consenta la scalabilità e che vanti una solida reputazione, il tuo istituto scolastico potrà abbracciare con fiducia l'apprendimento e lo sviluppo basato sui video, ottenendo risultati eccezionali.

La checklist della guida all'acquisto di VMS in 7 passaggi di cui hai bisogno

Naviga nel mondo dei prezzi dei VMS come un professionista e scopri la soluzione perfetta per le esigenze del tuo istituto. Massimizza il tuo investimento e offri esperienze educative accattivanti con facilità.

1. Prezzi trasparenti: Cerca fornitori di VMS con strutture di prezzo trasparenti e ripartizioni complete per evitare costi nascosti e sorprese di budget.

2. Verifica della compatibilità: valuta la compatibilità con i sistemi e gli strumenti esistenti per garantire un'integrazione perfetta senza costose modifiche e costosi vincoli al fornitore.

3. Interfaccia user-friendly: dai la priorità a un VMS con interfacce intuitive che offrono una formazione completa per promuovere alti tassi di adozione da parte degli utenti.

4. La scalabilità è importante: investi in un VMS scalabile che cresce con le esigenze del tuo istituto mentre cerchi di raggiungere una nuova coorte di studenti, sia all'interno che all'esterno del campus, eliminando la necessità di costose sostituzioni del sistema.

5. Esplorazione delle funzionalità: Approfondisci le funzioni disponibili, come l'analisi dei video, i quiz video, la ricerca nei video e le didascalie automatiche, per migliorare l'esperienza di apprendimento.

6. Supporto e assistenza: cerca fornitori di VMS che offrano un'assistenza clienti e un'assistenza tecnica affidabili per garantire un'implementazione senza intoppi.

7. Libertà di integrazione: Scegli un VMS che si integri perfettamente con strumenti essenziali come LMS e piattaforme di videoconferenza per ottimizzare i flussi di lavoro.

Seguendo questa concisa lista di controllo della Guida all'acquisto di VMS, intraprenderai un viaggio per trovare il VMS perfetto che si allinei alle esigenze del tuo istituto, ottimizzi l'apprendimento video e offra esperienze educative eccezionali per tutti.