Che tu sia un project manager a tempo pieno di mestiere o che tu stia semplicemente assumendo il ruolo di project manager per una singola iniziativa, sei responsabile della pianificazione, della navigazione e della documentazione di ogni passo compiuto dal tuo team, spesso delineato e monitorato in dettaglio durante le riunioni di gestione del progetto. Tutti gli occhi sono puntati su di te; Perdere traccia anche di un singolo dettaglio potrebbe significare mesi di rielaborazione.

Questo è il motivo per cui, come ti dirà qualsiasi project manager esperto, la comunicazione è fondamentale. Mentre i project manager hanno una serie di opzioni per comunicare dettagli come i progressi del team e le prossime decisioni che devono essere prese, una strategia è quasi universale: le riunioni. 

Le riunioni di progetto sono fondamentali

Amarli o odiarli, per la maggior parte delle organizzazioni, le riunioni sono una parte essenziale della conduzione dei progetti fino al completamento con successo. Consentono ai project manager di identificare i dettagli chiave, facilitare la collaborazione del team, risolvere problemi complessi e prendere decisioni più informate. Che si tratti di una riunione di avvio, di una riunione settimanale sullo stato, di una riunione degli stakeholder o di una riunione di revisione alla fine di un progetto, ogni riunione di progetto è necessaria per assicurarsi che gli obiettivi siano raggiunti, le attività siano completate in tempo e la rotazione avvenga quando è necessario a.

Naturalmente, non mancano i consigli per rendere le riunioni più efficaci. Negli ultimi due anni, tuttavia, una nuova idea ha iniziato rapidamente a guadagnare popolarità tra i project manager innovativi, in gran parte perché è semplice da implementare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti di riunione più produttivi.

Qual è il segreto? Registra ogni riunione di progetto. 

Questo ideUn suono pazzesco? Lo fa, ma solo perché è ancora nuovo. Per le organizzazioni che già lo fanno, il valore parla da solo. In effetti, ecco cinque modi in cui registrare le riunioni di progetto può non solo renderle più efficaci, ma anche aiutarti a diventare un project manager di maggior successo.

5 motivi per cui dovresti registrare tutte le tue riunioni di gestione del progetto

1. Nessun dettaglio può perdersi o dimenticarsi 

Quando registri le tue riunioni di progetto, creerai una registrazione esatta di tutto ciò che è stato presentato e discusso, una risorsa di ripiego perfetta per chiunque si sia mai chiesto: "Non ne abbiamo parlato nella nostra ultima riunione?"

Inoltre, quando è il momento di presentare riassunti importanti lungo il percorso o di rivedere il progetto alla fine, avrai una documentazione completa su quali decisioni sono state prese e come sono state prese durante tutto il progetto. Ciò significa che puoi concentrarti sull'utilizzo di tale intelligenza per determinare i passaggi successivi o migliorare la gestione dei progetti futuri.

2. Non sentire mai più le parole «programma conflitto»

A volte, il semplice fatto di riunire le persone giuste allo stesso tempo può essere l'ostacolo più grande per portare avanti progetti critici. Gli strumenti di videoconferenza come Zoom, Webex e GoToMeeting possono ridurre la distanza geografica, ma non possono comunque consentire alle persone di partecipare a due riunioni diverse contemporaneamente. In un'epoca in cui gli orari di tutti sono già in overbooking, i project manager esperti sanno che trovare un orario che vada bene per tutti può metterti rapidamente in contrasto con le scadenze rigide.

Registrando e condividendo le tue riunioni, offri ai membri del tuo team più impegnati la possibilità di guardare e persino contribuire alle riunioni dopo che si sono svolte. Questa maggiore flessibilità aiuta il tuo team a bilanciare il tuo progetto con tutto il resto su cui sta lavorando senza che tu debba programmare le riunioni con settimane o addirittura mesi di anticipo. 

3. Migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione di gestione del progetto

Avere i membri del team che prendono appunti dettagliati durante le riunioni di progetto sembra una cosa positiva, giusto? Ma documentare le discussioni nel momento in cui si svolgono, sia prendendo appunti formali che informali, ha un problema: quando i membri del team si fermano per scrivere qualcosa, per definizione, non partecipano più attivamente alla riunione. Ciò significa che probabilmente passerai più tempo a ripeterti e otterrai meno valore dalla conversazione. 

Grazie a registrazione e trascrizione automatica delle riunionituttavia, nessuno della squadra deve essere distratto dalla necessità di prendere appunti mai più. Al contrario, i partecipanti saranno in grado di concentrarsi e partecipare più attivamente, rendendo le riunioni di progetto ancora più preziose ed efficaci. 

4. Velocizza rapidamente i nuovi collaboratori

I team di progetto spesso si espandono e spetta al project manager aggiornare rapidamente i nuovi collaboratori. Avere le registrazioni delle riunioni del progetto può farti risparmiare tempo quando si tratta di informarli sugli obiettivi del progetto e su ciò che è emerso fino ad oggi. Ciò ti consente di limitarti a comunicare le informazioni di alto livello di cui hanno bisogno per iniziare, fornendo loro l'accesso a tutti i dettagli nei video che possono guardare da soli. 

5. Supporta la collaborazione all'esterno della sala riunioni

Spesso, rivelare nuove informazioni in un incontro in modo controintuitivo può portare a più lavoro. Una volta che altri si renderanno conto che qualcuno ha conoscenze nuove e preziose, non ci vorrà molto tempo prima che quella persona non venga sottratta dalle richieste di creazione di documentazione scritta, programmazione di sessioni di formazione o tenendo riunioni ripetitive di download individuali. 

Avere una registrazione della riunione iniziale può fare molto per condividere istantaneamente le conoscenze con gli altri senza sottrarre altro tempo a un esperto in materia. Se è necessaria una formazione più approfondita, avere gli strumenti per registrare rapidamente una presentazione e condividere il video internamente renderà tali conoscenze disponibili on-demand per gli altri membri del team in futuro.

La registrazione delle riunioni di gestione dei progetti offre ai tuoi dipendenti una risorsa preziosa ricca di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento su richiesta, e lo fa senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte tua. 

Hai già gli strumenti per le riunioni

Cosa c'è di meglio? Quasi certamente hai già gli strumenti necessari per effettuare queste registrazioni. 

Stai utilizzando un sistema di videoconferenza per connetterti con almeno un membro del team? Strumenti come WebEx, Zoom e Skype hanno già opzioni di registrazione. In alternativa, se è possibile riunire tutti nella stessa stanza, molte sale conferenze ora includono telecamere per facilitare altre videoconferenze. E anche se il tuo non ce l'ha, è una scommessa sicura che i laptop e gli smartphone che il tuo team porta con sé abbiano una webcam integrata. 

Non hai bisogno di valori di produzione a livello hollywoodiano: vuoi solo catturare tutte le informazioni che stai condividendo. Le opzioni di registrazione esistenti sono più che sufficienti, quindi tutto ciò che devi fare è fare clic su "registra" e tenere la riunione come faresti sempre.

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere il tuo team, mantenerlo concentrato e, in ultima analisi, migliorare la collaborazione sia durante che dopo la riunione.

Uno strumento video essenziale per le riunioni di gestione dei progetti

Registrare le riunioni con la webcam integrata o il software di videoconferenza è un modo semplice e veloce per creare video utili per le riunioni. Per alcuni progetti e organizzazioni, avere solo quei file è sufficiente. Spesso, tuttavia, una volta registrata la riunione, vorrai fare più con quel video di quanto tali sistemi possano supportare. 

UN piattaforma video come Panopto è un complemento perfetto per soluzioni di videoconferenza come Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting e BlueJeans. Panopto carica automaticamente la registrazione di ogni riunione in un archivio centrale e sicuro videoteca., transcodifica i video in modo che possano essere riprodotti su qualsiasi dispositivo, indicizza ogni parola pronunciata e mostrata nel video per la ricerca e genera una trascrizione completa dell'intera riunione.

Panopto include anche flessibile registrazione video multi-camera e montaggio strumenti che chiunque può usare: è facile come premere «record». Per i project manager, la capacità di registrare rapidamente presentazioni video HD dettagliate può offrire i seguenti vantaggi di produttività:

• Riduci il tempo di scrivere e-mail dettagliate «successive» dopo la fine della riunione. Smetti di dedicare tempo a lucidare i minuti di riunione o a decodificare pagine di note. Basta incollare il link alla registrazione della riunione nella tua e-mail e includere le tue azioni al team. 
• Documentazione più semplice con il video. Trascorri ore a formattare i documenti e incollare screenshot per comunicare ogni dettaglio. Perché non registrare semplicemente un video con diapositive di supporto e una walk-through sullo schermo? Con Panopto, è possibile catturare presentazioni multi-camera che mostrano ogni dettaglio in molto meno tempo di quanto necessario per scrivere un documento scritto formale con le stesse informazioni.
• Concedi più tempo per la collaborazione e il processo decisionale con le riunioni capovolte. Le riunioni sono il luogo in cui le cose vengono fatte, ma non se i primi 20 minuti vengono spesi a presentare informazioni che i partecipanti potrebbero aver già guardato. Registra e invia la presentazione in anticipo in modo che il tuo team abbia l'intera riunione per collaborare e risolvere i problemi.
• Fornisci aggiornamenti coinvolgenti del progetto per le parti interessate impegnate. Quando non hai bisogno di incontrare influenti stakeholder faccia a faccia, puoi tenerli coinvolti e aggiornati tra una riunione e l'altra con presentazioni video HD professionali che registri direttamente dal tuo laptop.

Se combinati, il tuo sistema di videoconferenza e una piattaforma video possono fornire una soluzione semplice ma potente che ti aiuterà a trasformare le registrazioni delle tue riunioni in risorse strategicamente utili per la tua organizzazione.