Protezione dei media aziendali sensibili utilizzando una piattaforma video aziendale

Non è un segreto che il video viene utilizzato da più organizzazioni in modi più che mai. Gli esperti di marketing lo usano per campagne online. I team di apprendimento e sviluppo lo utilizzano per fornire formazione online. Corporate Communications lo utilizza per eventi municipale e briefing con gli investitori. HR lo utilizza per il reclutamento e l'onboarding. I team di vendita lo utilizzano per la formazione sulla prontezza.

E la ricerca indica che l'adozione di video aziendali accelererà solo:

• Gartner stima che entro il 2016 le grandi aziende trasmetteranno in streaming più di 16 ore di video per lavoratore al mese.
• Palo Alto Networks ha osservato che la quantità di streaming video su reti aziendali è più che triplicata nei primi sei mesi del 2012.
• Aberdeen scrive che le aziende che utilizzano il video come parte del loro curriculum di apprendimento migliorano il raggiungimento complessivo degli obiettivi organizzativi.

Il problema è che il video è ancora uno dei tipi di contenuto più difficili da condividere nella rete aziendale. E questo sta creando problemi di sicurezza per l'IT.

Perché la condivisione di contenuti tradizionale non funziona per i video

Se il video fosse simile a qualsiasi altro tipo di contenuto, i dipendenti potrebbero semplicemente pubblicarlo su condivisioni di file di rete o siti SharePoint. Tuttavia, ci sono un paio di sfide uniche con i video aziendali che spesso rendono invalibili queste opzioni.

Innanzitutto, i file video possono diventare grandi molto rapidamente. Un semplice screencast «how-to» di 5 minuti registrato sul laptop di un dipendente con risoluzione 1920×1080 può superare il limite predefinito di dimensioni dei file di SharePoint di 50 MB. Le presentazioni video da trenta a sessanta minuti, come quelle utilizzate nella formazione guidata da istruttori e negli eventi del municipio aziendale, possono superare la dimensione massima del file di SharePoint di 2 GB.

In secondo luogo, alcuni file video non sono compatibili con tutti i dispositivi utilizzati dai dipendenti per guardarli. Ad esempio, le registrazioni di Adobe Connect vengono salvate per impostazione predefinita come video Flash (.flv) che non è visualizzabile su iOS. Analogamente, le registrazioni GoToMeeting vengono salvate per impostazione predefinita utilizzando un codec video Citrix personalizzato che non è visualizzabile a meno che non siano installati GoToMeeting o il codec personalizzato. Pertanto, la pubblicazione del file su una condivisione di file interna non garantisce che altri dipendenti saranno in grado di guardarlo.

Come i dipendenti si occupano delle sfide di condivisione video e del motivo per cui l'IT dovrebbe essere preoccupato

Le sfide della condivisione video a volte portano i dipendenti a caricare video interni in archivi di file esterni come Dropbox o servizi video pubblici come YouTube. Dal punto di vista del dipendente, Dropbox aiuta a superare i limiti di dimensioni dei file con una capacità massima di 10 GB. YouTube aiuta a garantire che i video caricati siano codificati per la riproduzione su qualsiasi dispositivo. E la familiarità dei dipendenti con questi servizi al di fuori del lavoro li rende ancora più propensi a utilizzarli per scopi aziendali.

Per i responsabili IT, l'uso di servizi online esterni per la condivisione video presenta una serie di sfide di sicurezza e responsabilità, tra cui:

• Autenticazione e controllo degli accessi: come bloccare l'accesso indesiderato ai video interni?
• Crittografia: come garantire che la comunicazione tra il client e il servizio sia crittografata via cavo?
• Conservazione: come garantire che le copie dei video non rimangano sul server dopo che sono state eliminate?
• Controllo: come monitorare i caricamenti, le modifiche e le eliminazioni video?

In che modo le piattaforme video aziendali (EVP) possono essere d'aiuto

Una piattaforma video aziendale (comunemente chiamata «YouTube aziendale») offre ai dipendenti un'efficace opzione di condivisione video e l'IT con l'infrastruttura per gestire i video interni rispettando al contempo le politiche di sicurezza aziendali. Per i dipendenti, gli EVP offrono:

• Archiviazione file multi-Gigabyte in grado di ospitare video HD di diverse ore di durata. Ciò riduce la necessità di utilizzare la condivisione pubblica di file o servizi video per archiviare video interni.
• Transcodifica video per convertire automaticamente i video in formati che possono essere visualizzati su qualsiasi dispositivo. Ciò riduce la necessità di utilizzare un servizio video accessibile pubblicamente per garantire la compatibilità del dispositivo.
• Un'esperienza familiare che utilizza un portale basato sul Web che semplifica il caricamento di video uno alla volta o in batch.

Per le organizzazioni IT interessate alla sicurezza della condivisione video, le piattaforme video aziendali offrono:

• Opzioni di distribuzione per ospitare il sistema nel cloud o in locale in base alle politiche di sicurezza aziendali.
• Integrazione con i sistemi di identità aziendale, tra cui Single Sign On (SSO) con sistemi di autenticazione esistenti e sincronizzazione delle liste di controllo degli accessi (ACL).
• Crittografia della comunicazione tra client e server, nonché protezione contro gli attacchi man-in-the-middle (MITM).
• Governance dei contenuti video, incluse le opzioni per l'archiviazione video e l'eliminazione permanente.
• Analisi video e report che forniscono agli amministratori la supervisione dell'attività di video e cartelle.

Quindi, la prossima volta che guardi un video di un evento esecutivo a tutte le mani o un video interno di formazione sulle vendite, pensa alle implicazioni di quel video pubblicato su YouTube. Quindi prendi il telefono e chiamaci per discutere di come la piattaforma video aziendale di Panopto può aiutare il tuo personale IT a preoccupare la sicurezza video e la gestione dei contenuti.