Molte aziende negli Stati Uniti e in tutto il mondo stanno ancora assumendo nonostante un'economia tumultuosa e un numero di disoccupazione sbalorditivo. Ospedali, aziende tecnologiche, servizi di consegna, negozi di alimentari, produttori sanitari e aziende di trasporto e logistica sono tutti desiderosi di ricoprire ruoli in mezzo alla pandemia di coronavirus.

In un momento di distanziamento sociale obbligatorio e viaggi limitati, le aziende che stanno assumendo devono affrontare nuove sfide per i dipendenti che si uniscono a team ora completamente remoti da casa, così come quelli che lavoreranno in prima linea nei settori sanitario, al dettaglio, magazzini e produzione strutture. Dalla socializzazione dei nuovi dipendenti in una forza lavoro remota al garantire che i lavoratori in prima linea ricevano la formazione più aggiornata e in linea con le normative locali, molte organizzazioni stanno lavorando diligentemente per adeguare le proprie pratiche di inserimento a questo nuovo e mutevole ambiente di lavoro.

Quando si tratta di ottenere il giusto onboarding di nuovi dipendenti, la posta in gioco è più alta che mai. 

Il costo dell'onboarding sbagliato

Oltre a garantire che l'azienda eviti passi falsi che potrebbero compromettere la sicurezza dei propri dipendenti, clienti e comunità circostanti, l'onboarding dei dipendenti di successo ha un effetto dimostrabile sulla redditività.

I dipendenti sono le risorse più preziose delle aziende e queste risorse si apprezzano nel tempo. Quindi, quando un dipendente decide di partire per un altro lavoro o il fatturato all'interno dell'organizzazione aumenta, i profitti dell'azienda possono davvero subire un duro colpo.

Il costo della sostituzione di un singolo dipendente può variare dal 30% dello stipendio annuale per i dipendenti entry-level a quattro volte il loro stipendio se si trovano in una posizione di livello superiore o un ruolo altamente specializzato. Immagina un dipendente che esce dalla porta portando un mucchio di denaro del valore di quattro volte il loro stipendio annuale. 

Oltre al capitale necessario per assumere e addestrare una sostituzione, i costi indiretti rappresentano due terzi di ciò che le aziende spendono effettivamente sul fatturato dei dipendenti. Questi «costi morbidi» come la perdita di conoscenza, la riduzione della produttività, la riduzione del morale, il tempo necessario per trovare un sostituto e il tempo in cui i nuovi assunti devono diventare pienamente funzionali possono essere più difficili da quantificare in termini di dollari; tuttavia, l'impatto per un team e per il business è difficile da trascurare. Si stima che un quarto delle organizzazioni sostenere le spese derivanti dal fatturato dei dipendenti che totale fino al 40% dei loro guadagni annuali.

Quindi, in che modo le aziende proteggono gli investimenti di persone preziose?

Un recente rapporto dell'Istituto di lavoro ha rilevato che il 77% del fatturato volontario è prevenibile. Con altrettanti uno su tre nuovi assunti partendo entro il primo anno, L'Harvard Business Review afferma che un processo di onboarding coerente e strutturato è essenziale per trattenere i talenti. E ci sono molte ricerche che lo appoggia:

• Il Istituto Capitale Umano ha scoperto che investire in una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti è più probabile che aumenti i livelli di coinvolgimento dei dipendenti, diminuirà il tempo di competenza e diminuisce il fatturato.
• Ricerca in vetro conferma che le organizzazioni con un forte processo di onboarding possono migliorare la ritenzione del nuovo noleggio dell'82% e aumentare la produttività oltre il 70%.
• Quasi il 70% dei dipendenti dice di essere più probabile che rimanga con un'azienda dopo una fantastica esperienza di onboarding. 

Il problema è che solo il 12% dei dipendenti è fermamente d'accordo sul fatto che la loro organizzazione fa un ottimo lavoro di onboarding nuovi dipendenti, il che significa che c'è molto margine di miglioramento. 

Ora, con la maggior parte dell'onboarding che si svolge virtualmente, ci sono sfide di onboarding ancora più grandi che le organizzazioni devono affrontare.

Digitalizzazione dell'esperienza di onboarding

Nell'ottica di modernizzare l'onboarding dei dipendenti, le aziende avevano già iniziato a digitalizzare i loro programmi di onboarding prima della pandemia. L'onboarding digitale elimina la carta dal processo e semplifica l'esperienza attraverso portali online o altre tecnologie che di solito aggiungono struttura e forniscono dati utili, consentendo ai nuovi assunti di guidarsi da soli attraverso le attività. Molte organizzazioni, però, non hanno fatto abbastanza per l'onboarding digitale. 

L'onboarding è molto più di scartoffie, formazione sulla conformità e una serie di ruoli e responsabilità. Un efficace programma di onboarding per i dipendenti compie due cose: 

• Acclima la nuova assunzione alla cultura aziendale e consente loro di iniziare a costruire relazioni, aiutandole a formare un legame emotivo e sociale con l'azienda che li manterrà impegnati e produttivi.
• Fornisce la formazione e il coaching di cui hanno bisogno per iniziare a produrre e contribuire agli obiettivi aziendali

La digitalizzazione dell'onboarding può migliorare l'efficienza, ma è facile perdere i componenti umani essenziali che influiscono sulla conservazione nel processo. I dipendenti remoti che perdono gli aspetti culturali e sociali dell'onboarding hanno maggiori probabilità di sentirsi disimpegnati e potrebbero avere difficoltà a sviluppare relazioni di lavoro di supporto. E quando la formazione online viene erogata in un formato non ottimizzato per apprendimento e conservazione delle conoscenze, potrebbe essere necessario più tempo prima che i nuovi assunti raggiungano la piena produttività.

Fortunatamente, esiste una soluzione semplice per digitalizzare e ridimensionare in modo efficiente il lato umano dell'onboarding per supportare al meglio il successo dei tuoi preziosi investimenti in talenti: il video.

Per creare un'esperienza di onboarding coinvolgente, memorabile e coerente che acclimi e educi adeguatamente i nuovi dipendenti, senza sacrificare la produttività e senza lasciare che i nuovi assunti si sentano affaticati dal passare un'intera settimana in videochiamate dal vivo con troppi nuovi volti da ricordare: dovrai pensare al di fuori della videoconferenza.

Onboarding virtuale su LinkedIn

LinkedIn aggiornato il programma di onboarding recentemente quando l'azienda è passata al lavoro remoto, espandendo il suo regime di onboarding di un giorno a un programma virtuale di una settimana. Invece di fare in modo che i nuovi assunti trascorrano l'intero primo giorno in conferenze live, i leader dell'apprendimento hanno scelto di diffondere incontri dal vivo e introduzioni virtuali per offrire ai nuovi dipendenti una maggiore flessibilità, tenerli coinvolti e offrire ai facilitatori di onboarding e ai partecipanti una maggiore flessibilità. 

Il programma di onboarding virtuale di cinque giorni di LinkedIn include check-in regolari e punti di contatto per assicurarsi che i nuovi assunti remoti non si sentano dimenticati o trascurati. La settimana inizia con una sessione live di un'ora il primo giorno che copre la cultura, i valori e i prodotti aziendali e si conclude venerdì con un happy hour del team virtuale. Negli altri giorni durante la settimana i nuovi dipendenti guardano un messaggio di check-in del leader di L& D (sotto) e ricevono un live presentazione video da un dirigente di LinkedIn.

Se la tua organizzazione non ha digitalizzato il processo di onboarding dei dipendenti o stai riscontrando che i nuovi assunti non si integrano nella tua organizzazione come potrebbero essere, non c'è tempo migliore di ora per apportare alcune modifiche. Scopri come utilizzare video live e on-demand per progettare un efficace programma di onboarding virtuale che segua le best practice per aiutarti a creare una forza lavoro più impegnata e produttiva fin dal primo giorno.

6 Best practice per l'onboarding virtuale

Che tu stia portando un nuovo ingegnere software al tuo team di prodotto o di dare il benvenuto ai nuovi assunti nella tua impegnata struttura di elaborazione, disporre di un programma di onboarding virtuale strutturato che utilizza una combinazione di live e video on demand elements fornirà messaggi ricchi e coerenti in un formato progettato per supportare la comprensione e la conservazione di nuove informazioni.

Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifiche del team, utilizza le seguenti best practice per l'onboarding remoto per creare una checklist personalizzata per l'onboarding con tempistiche e pietre miliari che offrono ai tuoi nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno per arrivare alla velocità e avere successo. 

1. Inizia l'onboarding prima del primo giorno (pre-onboarding) 

L'onboarding non deve aspettare il primo giorno: ci sono misure che puoi intraprendere immediatamente per rendere il benvenuto un nuovo noleggio non appena ha accettato l'offerta. Questo non solo invia il messaggio che sei entusiasta di averli nel team, ma anche di eliminare alcune delle attività di onboarding più banali in modo da rendere memorabile il loro primo giorno di lavoro. 

• Invia un kit di benvenuto. Invia ai tuoi nuovi dipendenti una borsa a tracolla che suscita orgoglio, includi informazioni che li faranno sentire a proprio agio il primo giorno e assicurati di trasmettere la cultura aziendale. Gli articoli nel tuo kit di benvenuto dovrebbero essere divertenti, pratici e informativi. Oltre al solito (o insolito) swag, puoi inviare la tua azienda roadmap di onboarding, un riassunto di come saranno configurati con qualsiasi dispositivo o tecnologia di cui avranno bisogno, forniture per l'ufficio domestico, una scheda di riferimento rapida per accedere ai portali dei dipendenti, dettagli del codice di abbigliamento e orario di lavoro standard, videomessaggio del CEOe persino una lettera scritta a mano del nuovo manager.
• Documenti pre-onboarding. Date loro un primo giorno da ricordare invece di una giornata dimenticabile di compilazione dei moduli. I tuoi nuovi dipendenti possono firmare documenti e completare altri documenti amministrativi online con tecnologie di firma elettronica come DocuSign o un'altra soluzione che supporta l'onboarding digitale. E poiché questo processo potrebbe essere nuovo per alcuni dei tuoi assunti, puoi anche creare brevi video how-to che offrono istruzioni dettagliate per la compilazione dei moduli richiesti.

2. Costruire solide basi per le relazioni di lavoro 

Le comunicazioni live basate su video consentono ai compagni di squadra remoti di conoscersi e di sviluppare una base di fiducia, in particolare quando non è possibile incontrarsi di persona. Il video può anche aiutarti a creare comunicazioni potenti che umanizzino l'azienda e la sua cultura, il che a sua volta favorisce una connessione più profonda tra i nuovi dipendenti e l'organizzazione. Sebbene sia una buona idea fissare obiettivi sia per le comunicazioni video live che su richiesta, i messaggi e le conversazioni meno formali e senza script sono spesso più autentici, portando a relazioni interpersonali più forti. Ecco alcune idee per acclimatare e socializzare nuovi dipendenti che lavorano da remoto:

• Pianifica una chiamata di benvenuto con il manager del dipendente che consente loro di conoscersi e di approfondire il modo in cui il nuovo team e il suo nuovo ruolo supportano l'organizzazione più ampia.
• Incoraggia i membri del team immediato del nuovo dipendente a contattarli personalmente e invitarli a una chat virtuale tramite videoconferenza.
• Fornisci brevi video panoramici di altri reparti o team leader dell'organizzazione che forniscono al nuovo assunto una migliore comprensione del modo in cui le diverse parti dell'azienda lavorano insieme.
• Se non riesci a portare il tuo nuovo noleggio a pranzo durante la prima settimana, in alternativa puoi programmare una sfida trivia sulla videochat. I dipendenti nuovi ed esistenti possono competere per rispondere alle domande sulla storia dell'azienda, tanto più oscuro è meglio.

Consenti l'apprendimento collaborativo sul posto di lavoro da remoto creazione di una knowledge base video ricercabile con i contributi di video generati dai dipendenti che offrono spiegazioni, best practice, istruzioni e altro ancora. Ciò offre a tutti i dipendenti l'opportunità di imparare dai colleghi dell'organizzazione con cui potrebbero non interagire con molto, il che aiuta a costruire una cultura unificata più forte tra i team remoti. 

3. Dai vita alla tua cultura aziendale

Una delle maggiori sfide dell'onboarding remoto è comunicare le convinzioni e i valori che sono alla base del modo in cui le persone della tua organizzazione lavorano insieme. Le parole da sole non bastano a trasmettere le sfumature della cultura aziendale: sono le azioni e le interazioni tra i dipendenti che definiscono davvero una cultura. Quando si tratta di introdurre nuovi assunti nella cultura della tua organizzazione, è importante mostrarlo attraverso il video.

• Inizia con un tour virtuale, ma invece di un tour virtuale dell'ufficio è un tour della storia della tua azienda, raccontata dai leader aziendali che danno un contesto alle origini dei tuoi valori e della tua cultura.
• Condividi le registrazioni delle più recenti della tua azienda riunioni a tutte le mani in modo che i nuovi dipendenti possano avere un'idea di come festeggiate le persone e cosa vuol dire comunicare con i dirigenti durante la Q& A.
• C'è una squadra che ha raggiunto un grande obiettivo di recente? Organizza una videochiamata per discutere di cosa è andato bene e persino dove hanno lottato. Assicurati di registrare la riunione e poi modificalo verso il basso per evidenziare i punti chiave. Ora hai un ottimo modo per mostrare ai nuovi assunti come viene svolto il lavoro.
• Chiedi ai dipendenti con diversi incaricati presso la tua organizzazione di registrare un video da uno a due minuti che descriva la cultura della tua azienda con parole proprie.
• Se hai gruppi di risorse dipendenti, chiedi a ciascun gruppo di creare una panoramica video che descriva la loro missione e visione: i nuovi assunti possono avere un senso più forte dei valori che le persone vivono e respirano ogni giorno e trovano gruppi con cui vorrebbero connettersi.

Stanley Young di NYSE Technology discute di come ha usato Panopto per trattenere dipendenti di valore e per sviluppare una cultura unificata in tutta la sua organizzazione globale: 

4. Mostra come funzionano le cose

I nuovi dipendenti generalmente assumono un ruolo con un certo livello di esperienza o competenza. L'obiettivo dell'onboarding non è quello di addestrarli sulle competenze in cui potrebbero mancare: è assicurarsi di sapere come utilizzare gli strumenti e le tecnologie di cui avranno bisogno per svolgere il proprio lavoro e come trovare informazioni quando ne hanno bisogno. Con la formazione video on demand puoi fornire risorse di onboarding autoguidate coinvolgenti che offrono una formazione coerente e accurata, senza allontanare manager e altri dipendenti dal lavoro. Ecco alcuni esempi di video «come funzionano le cose» per l'onboarding dei dipendenti:

• Crea una serie on-demand di video microlearning che mostra come utilizzare diversi sistemi e tecnologie, in particolare quelli critici per il loro ruolo.
• Richiesta di tempo libero, panoramica del manuale dei dipendenti, best practice via e-mail, formazione sulla sicurezza e sulla conformità: registra una presentazione rapida che copre tutto ciò che i tuoi nuovi assunti devono sapere e includere link o una playlist nella tua lista di controllo di onboarding.
• Mostra ai nuovi assunti come trovare informazioni quando ne hanno bisogno. Qui puoi coprire le best practice della tua organizzazione per i canali di comunicazione interni, la pianificazione di riunioni e l'apprendimento peer-to-peer. Dovrai anche mostrare loro dove cercare documenti di testo, video e registrazioni delle riunioni e altre risorse di apprendimento just-in-time che possono offrire risposte immediate alle loro domande.
• Quando un dipendente lascia l'azienda, spendere l'ultima settimana a registrare tutte le informazioni che ritengono possano aiutare la prossima persona nel suo ruolo. Quando un nuovo dipendente inizia (o se qualcuno viene promosso internamente), avrà una consegna virtuale faccia a faccia dal suo predecessore che li aspetta. 

Guarda un video dettagliata sui vantaggi dei dipendenti: 

di Panopto strumenti di comunicazione video e formazione rendere possibile a chiunque nella tua organizzazione tutorial video ottimizzati per l'apprendimento record che può essere guardato ovunque e su qualsiasi dispositivo. Registra un video di facecam accanto a una registrazione sullo schermo e alle diapositive di presentazione (se ne hai) per acquisire una procedura dettagliata coinvolgente con più telecamere nello stesso tempo necessario per mostrare il processo o il sistema. Per il nuovo assunto, è come guardare la spalla del collega in ufficio. 

Panopto Express, il nostro registratore video e schermo gratuito, è il modo più semplice per catturare e condividere le conoscenze sul lavoro. Registra e condividi video multi-stream dal tuo browser. Provalo! 

Panopto carica automaticamente le registrazioni sul tuo libreria video aziendale sicura dove è possibile trovare informazioni con una semplice ricerca per parole chiave. Ogni parola parlata e mostrata in un video di Panopto è ricercabile, proprio come i messaggi e-mail, quindi anche se un dettaglio viene dimenticato durante l'onboarding, può essere facilmente trovato e guardato più tardi.

5. Definisci il successo e come lo misuri

Efficaci programmi di onboarding stabiliscono chiari aspettative per i nuovi assunti sia in termini di ruolo iniziale in azienda che di opportunità di crescita e avanzamento. Oltre a piantare il seme per costruire una carriera a lungo termine presso la tua azienda, comunicare obiettivi chiari e misure di successo rafforza il tipo di lavoro che la tua azienda apprezza. Per i team remoti che hanno una grande autonomia e flessibilità, non potrebbe essere più imperativo assicurarsi che i nuovi assunti siano allineati alle priorità del team e dell'azienda in modo che possano lavorare in modo indipendente per contribuire e innovare al meglio delle loro capacità.

• Se la tua organizzazione ha stabilito una serie di principi di leadership o valori fondamentali, puoi dare vita a quelli in un video che non solo spiega ciascuno di questi principi, ma fornisce anche esempi specifici, evidenziando i dipendenti che hanno dimostrato questi principi di recente.
• I manager dovrebbero programmare video conferenze individuali settimanali con i loro nuovi dipendenti per definire obiettivi e aspettative e verificare i progressi di onboarding, fornendo e ascoltando i feedback lungo il percorso. Con un dipendente remoto è consigliabile fare riunioni giornaliere per il check-in durante la prima settimana.
• Comunicare il processo di revisione della tua organizzazione e le informazioni su una compensazione aggiuntiva, se applicabile. Questo può essere presentato in diretta o su richiesta: in entrambi i casi vorrai assicurarti che il tuo nuovo noleggio abbia l'opportunità di porre domande.
• Imposta nuovi assunti con un mentore che ha sviluppato la propria carriera all'interno dell'azienda e si impegna a incontrarsi tramite chat video almeno una volta al mese per fornire supporto e feedback per lo sviluppo della carriera.

6. Creare una directory video virtuale ricercabile dei dipendenti

Con i team disseminati in diverse parti del mondo e molti dipendenti remoti che lavorano dalle loro case individuali, i tuoi nuovi assunti potrebbero non incontrare mai molte delle persone fantastiche che lavorano sodo per la tua organizzazione e viceversa.

Qui a Panopto, i nuovi assunti registrano la loro presentazione video alla fine della prima settimana, che poi viene condivisa con tutti gli utenti dell'azienda. È qualcosa che stiamo facendo da quando la nostra startup, una volta piccola, ha iniziato a crescere più di 13 anni fa. E ora, con i team di Seattle, Pittsburgh, Londra, Hong Kong e Sydney, tutti in azienda imparano un po' del nuovo assunto, che riesce a raccontare la propria storia con parole proprie.

Il risultato dell'acquisizione di oltre un decennio di video introduttivi dei dipendenti è una directory video di tutti i membri dell'azienda. I video di presentazione dei dipendenti sono tutti caricati nella libreria video aziendale di Panopto, dove basta una rapida ricerca per conoscere un nuovo volto e un po' di chi sono. Nel corso degli anni, i video introduttivi dei nostri dipendenti sono diventati organicamente video di 2-3 minuti in cui le persone condividono dettagli sulle loro precedenti esperienze lavorative, hobby, animali domestici, famiglie, squadre sportive preferite, interessi musicali e altro ancora. Alcuni video sono anche una vera e propria macchina del tempo per i nostri dipendenti di ruolo!

Guarda un video introduttivo dei dipendenti dalla nostra libreria:

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