Negli Stati Uniti, il 15 aprile incombe sul calendario come un capo che tende a micro-gestire un po' troppo. È una data che segna l'impegno annuale di una delle ma solo due certezze nella vita: la scadenza per il deposito delle imposte statali e federali sul reddito.

Qui, negli Stati Uniti, le tasse si sono guadagnate una reputazione come probabilmente il singolo processo più confuso che la maggior parte delle persone tenterà. Esistono molteplici moduli di archiviazione ufficiali, di cui solo una manciata è rilevante per un determinato contribuente. E anche dopo uno sforzo concertato da parte dell'Internal Revenue Service degli Stati Uniti per rendere le forme più facili da capire, la maggior parte di ogni riga su ogni documento è ancora disseminata di gergo contabile o ora semplicemente frustrante vaga.

Peggio ancora, anche i materiali volti a spiegare le cose finiscono solo per creare più confusione. Basta guardare, ad esempio, il materiale di supporto per il Form 1040A — stesso un breve modulo di due pagine — integrato con un PDF didattico di 84 pagine.

Se qualcuno non sarà in grado di capire un 1040A, qual è la probabilità che una FAQ di 84 pagine possa aiutare?

Fortunatamente per i contribuenti statunitensi, c'è un modo migliore. Gli studi contabili, i preparatori fiscali e un certo numero di organizzazioni senza scopo di lucro hanno lavorato per semplificare la comprensione di come compilare un modulo fiscale, sfruttando la potenza del video come strumento didattico.

Un esempio perfetto arriva in questo video di Laws.com, che spiega come completare il 1040A in poco meno di 3 minuti. La registrazione utilizza una combinazione nitida di diapositive PowerPoint per introdurre le informazioni essenziali in primo piano, quindi aggiunge una semplice registrazione dello schermo per illustrare come compilare il modulo, passo dopo passo. In pochi minuti, il video rende facile capire cosa ha richiesto 84 pagine per spiegare nel testo.

Il video rende semplice l'insegnamento di processi complessi e multifase

I moduli HR della tua organizzazione sono più facili da completare rispetto alle dichiarazioni dei redditi odierni?

È allettante pensare che i problemi dell'IRS siano la roba standard dell'inefficienza burocratica, le reliquie dei processi che le organizzazioni moderne hanno migliorato decenni fa.

Ma non esserne così sicuro.

In molte organizzazioni, decine, a volte centinaia, di processi si affidano ancora agli stessi processi di dati basati sul modulo che guidano i moderni pagamenti fiscali. I moduli federali come I9 e W4 sono esempi ovvi, così come i moduli di indennità per i dipendenti come moduli di iscrizione e aggiornamento 401k, moduli di iscrizione per l'assicurazione sanitaria e vita, decine di altri documenti per il personale.

Anche se la tua organizzazione ha digitalizzato il processo per questi e non richiede più documenti effettivi, ciò non risolve il problema. I moduli digitali sono ancora moduli e richiedono ancora che i dipendenti li comprendano e li completino.

Questo è un problema con un costo reale associato. Per la maggior parte dei dipendenti, compilare correttamente i moduli di iscrizione ai benefici è una seria preoccupazione: qualcosa che loro (e te) non vogliono assolutamente sbagliare. Pertanto, la maggior parte legerà i tuoi team di risorse umane con domande dopo domanda, mentre lavorano duramente per ottenere ogni dettaglio corretto, sfruttando il tempo in cui il personale HR ha a disposizione per altri progetti.

Alcune organizzazioni, specialmente quelle che assumono regolarmente, cercano di ridurre al minimo le domande sui benefici casuali che si presentano rendendo l'iscrizione parte dell'onboarding, ma anche questo ha un costo, richiedendo all'organizzazione di disporre di uno staff dedicato solo per aiutare altri dipendenti a compilare un modulo.

 

Garantire che i moduli siano completati correttamente è un'attività quotidiana nella maggior parte delle organizzazioni

Anche al di là delle iscrizioni ai vantaggi, la maggior parte delle organizzazioni è incompleta di forme di qualche tipo o di un'altra: l'aggiunta di persone a una lista di e-mail richiede un modulo, l'aggiornamento di laptop o dispositivi mobili richiede un modulo, i conti spese richiedono un modulo, i viaggi d'affari richiedono un modulo e che a malapena graffia la superficie.

E queste sono solo le forme semplici: in un senso più ampio, molti degli strumenti su cui facciamo affidamento nel nostro lavoro quotidiano sono in realtà solo una complessa rete di moduli. Strumenti CRM come Salesforce, strumenti CMS come SharePoint, software di automazione del marketing come Eloqua: tutti questi sono strumenti costruiti attorno alla gestione e all'esecuzione di informazioni da una serie di moduli individuali.

Peggio ancora, nella maggior parte delle organizzazioni, c'è poco di meglio del manuale di supporto di 84 pagine dell'IRS quando si tratta di aiutare i dipendenti a utilizzare uno di questi moduli - non importa quanto sia complesso o semplice, indipendentemente da quanto sia essenziale o meno per lavorare quotidianamente, la maggior parte delle organizzazioni non offre ai dipendenti un modo semplice per imparare come per completare correttamente tutto il necessario.

E questo è un peccato perché, come mostrato da Laws.com nell'esempio precedente, anche i moduli federali dell'imposta sul reddito possono essere spiegati in meno di 3 minuti con il video.

 

Il video consente di insegnare ai dipendenti come compilare i moduli in modo facile e facile da ripetere

Con un video veloce, il tuo team HR e un altro team che si affida ai moduli della tua organizzazione possono esaminare ogni documento che i tuoi dipendenti dovranno completare e fornire una guida dettagliata completa, senza il PDF di 84 pagine.

Rendendo visivi i materiali di formazione, il video aiuta a semplificare la comprensione dei passaggi, assicurando che un numero maggiore di dipendenti completi correttamente i moduli la prima volta.

Registrando la formazione per ciascun modulo, la tua organizzazione può rendere disponibili tali materiali sempre e ovunque e su richiesta nella tua libreria video aziendale sicura. Puoi persino fornire link ai video dai tuoi documenti stessi, per assicurarti che i dipendenti possano accedervi rapidamente.

E memorizzando questi video nella tua libreria video, puoi consentire ai dipendenti di cercare e trovare momenti rilevanti all'interno di tali registrazioni. La funzionalità di ricerca video di Panopto indicizza ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo per ogni video della tua libreria (indipendentemente dal fatto che sia stato registrato o meno con Panopto), aiutando i membri del tuo team a trovare e ad avanzare immediatamente la risposta a qualsiasi domanda che possano avere.

Soprattutto, i video possono aiutarti a restituire il tempo al tuo team HR per concentrarti su progetti nuovi e di alto valore, invece di rispondere più e più volte alle stesse FAQ. Soprattutto per le organizzazioni più grandi, è un ROI che parlerà da solo.

 

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