Solo negli Stati Uniti, ogni giorno si tengono tra i 36 e i 56 milioni di riunioni di lavoro e, in media, i dipendenti partecipano a 62 riunioni al mese. E sfortunatamente, gran parte delle preziose informazioni scambiate in quegli incontri vanno perse solo pochi istanti dopo. Quindi, qual è il modo migliore per registrare una riunione?

Un'ora dopo la fine di una riunione, i dipendenti riescono a ricordare solo il 44% dei contenuti discussi. E sei giorni dopo una riunione, questa percentuale scende al 25%. 

Per sconfiggere la "curva dell'oblio", tutti noi abbiamo escogitato i nostri metodi per documentare i momenti importanti delle nostre riunioni per poterli consultare in futuro. Per la maggior parte delle persone, questo comporta prendere appunti manualmentesia in modo informale per noi stessi, sia in modo formale come verbali di riunione che possono essere condivisi con tutti i partecipanti in un secondo momento. 

Ma come strategia di documentazione delle riunioni, prendere appunti manualmente è inefficiente nel migliore dei casi e, peggio ancora, ti garantisce di catturare solo una parte della discussione e nessuno degli aiuti visivi spesso condivisi come le condivisioni dello schermo e le lavagne.

Il modo migliore per registrare una riunione

Naturalmente, prendere appunti è solo un modo per documentare una riunione. 

Coloro che desiderano acquisire una registrazione più completa delle loro riunioni hanno un'altra opzione: una soluzione semplice da configurare e molto più dettagliata di quanto sia mai stato possibile con un taccuino. Con lo smartphone in tasca e una delle tante applicazioni di registrazione vocale disponibili, molte persone hanno iniziato a registrare tutte le riunioni e le conference call a cui partecipano.

Tuttavia, anche se una registrazione audio completa di una riunione cattura sicuramente più discussioni di quanto potrebbero fare gli appunti scritti a mano, le app di registrazione vocale non catturano l'intera riunione. Sono anche imperfetti quando si tratta di rendere i momenti chiave delle riunioni facili da rivedere: se vuoi rivedere una parte particolare della conversazione, sei costretto a sfogliare la registrazione per trovare il segmento pertinente o semplicemente a riascoltare la riunione per intero.

Quindi qual è il modo migliore per catturare tutti i dettagli di una riunione?

Registra un video dell'intera riunione. 

La maggior parte delle moderne soluzioni di videoconferenza, come Zoom, GoToMeeting, Blue Jeans e Skype For Business (che sta entrando a far parte di Microsoft Teams), supportano in modo nativo l'acquisizione di audio, video e condivisioni dello schermo di una riunione, semplicemente premendo il tasto "registra". 

E anche se sei riuscito a riunire tutti nella stessa stanza (un'impresa non da poco nel mondo del lavoro di oggi), puoi sempre usare il tuo software di videoconferenza in collaborazione con i sistemi AV in camera per registrare un video in una riunione o in una sala conferenze.

In entrambi i casi, una volta premuto il pulsante di registrazione, non dovrai fare altro che riunirti come al solito e la videocamera si occuperà di documentare la riunione al posto tuo. 

I vantaggi della registrazione di ogni riunione

Le riunioni sono il luogo in cui si discutono i dettagli, si valutano nuove idee, si raggiunge l'allineamento e si prendono decisioni. Senza un registro completo di una riunione a cui fare riferimento quando serve, però, i tuoi team perdono tempo prezioso per rintracciare e condividere nuovamente informazioni che erano già state rese disponibili durante una riunione ma che poi sono state perse o dimenticate.

Ecco perché sempre più aziende consentono l'acquisizione di riunioni su larga scala, Registrazione di ogni videoconferenza che avviene all'interno dell'organizzazione. Si tratta di una nuova strategia di produttività e collaborazione che sta guadagnando slancio per una serie di motivi:

1. Nessun dettaglio viene perso o dimenticato. Ogni discussione, ogni decisione, ogni condivisione dello schermo delle tue riunioni viene catturata in modo da sapere chi ha detto cosa e da poter vedere i supporti visivi a cui le persone fanno riferimento durante la riunione. 
2. Migliorare l'attenzione e il coinvolgimento durante la riunione. Garantire la disponibilità di una registrazione della riunione significa che i partecipanti possono prestare la massima attenzione senza dover prendere appunti e che i responsabili della riunione possono ridurre al minimo le distrazioni dovute agli schermi dei computer.
3. Ridurre al minimo l'impatto dei conflitti di programmazione. Riuscire a coinvolgere tutte le persone giuste in una riunione può essere un ostacolo per portare avanti i progetti. Con una registrazione dettagliata della riunione, coloro che hanno un'agenda piena di impegni possono guardare la riunione e contribuire dopo che è avvenuta, e il lavoro può progredire prima.
4. Fai in modo che i nuovi collaboratori si aggiornino rapidamente. Quando le persone vengono coinvolte in progetti o iniziative in corso, possono guardare e cercare le registrazioni delle riunioni passate per ottenere tutti i dettagli necessari per iniziare a contribuire al progetto. È molto più efficiente che programmare riunioni di scaricamento e attendere informazioni dalle persone che hanno partecipato alle riunioni prima che una nuova persona entrasse nel progetto.
5. Supporta la collaborazione al di fuori della sala conferenze. Condividi istantaneamente le conoscenze e le informazioni emerse durante le riunioni senza che i tuoi esperti debbano spendere altro tempo per produrre documenti esplicativi oltre a quelli già presentati.
6. Migliora i risultati del progetto rivedendo gli archivi delle riunioni. Capire come e perché sono state prese le decisioni passate, identificare i momenti di insegnamento e trarre spunti per potenziali passi successivi.

Ma ricorda, la registrazione è solo il passaggio #1

Naturalmente, il fatto di avere semplicemente delle registrazioni video delle tue riunioni non ne sblocca tutti i vantaggi. Anche i tuoi team devono essere in grado di trovare, guardare e condividere facilmente le informazioni contenute in quei video.

I sistemi di videoconferenza non includono soluzioni per la creazione e la gestione di una libreria in continua crescita di registrazioni di riunioni e altre risorse informative basate su video come video di formazione per i dipendenti e video di comunicazione aziendale.

Fortunatamente, una soluzione semplice a questa sfida è semplicemente abbinare il tuo strumento di videoconferenza a un sistema di gestione dei contenuti video (o CMS video). 

Utilizzando un video CMS come Panopto insieme alla tua soluzione di videoconferenza, puoi creare un portale video interno sicuro e ricercabile (come un YouTube privato per la tua azienda) che permette ai tuoi dipendenti di collaborare più facilmente e di lavorare in modo più produttivo. Questo significa che puoi fare molto di più con le registrazioni delle tue riunioni: 

• Archivia in modo sicuro & Condividi i video: Carica automaticamente le registrazioni delle riunioni in una libreria video sicura e pronta per i dispositivi mobili con archiviazione illimitata a lungo termine.
• Gestisci le autorizzazioni del visualizzatore & Accesso: Permetti agli amministratori di gestire le restrizioni di condivisione, i criteri di conservazione dei contenuti e la disponibilità su scala.
• Trascrivi & Cerca: Trascrivi automaticamente ogni registrazione e rendi ricercabili le parole pronunciate e mostrate durante le riunioni.
• Modifica le registrazioni: Modifica le discussioni fuori tema, aggiungi nuovi contenuti, quiz e molto altro ancora per trasformare rapidamente la registrazione della riunione in una risorsa informativa più formale.
• Capire il coinvolgimento degli spettatori: Controlla le visualizzazioni dei video, impara a capire quali sono le persone che guardano di più ed esporta i dati di coinvolgimento consapevoli delle visualizzazioni in altri sistemi.

Quali sono le migliori app per registrare le riunioni?

Rimani sugli strumenti che già possiedi e assicurati che siano integrati con un CMS video come Panopto. Vuoi saperne di più? Clicca su uno dei link qui sotto per saperne di più sulle integrazioni di Panopto per le videoconferenze che ti offrono una soluzione completa basata sul cloud per automatizzare l'acquisizione delle riunioni su scala:

• Zoom + Panopto
• Riunioni Webex + Panopto
• GoToMeeting + Panopto
• BlueJeans + Panopto
• Skype for Business + Panopto

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