Potresti chiederti perché le riunioni non sono produttive. Questa linea di pensiero potrebbe portarti a credere che sia impossibile per le persone odiare le riunioni più di quanto non facciano già. 

Ma ti sbaglieresti. 

Per essere onesti, le persone non odiano tutti Riunioni– odiano le cattive riunioni. Tutti abbiamo provato quell'inevitabile sensazione di frustrazione quando una riunione inefficace ci distrae dal realizzare qualcos'altro o interrompere il nostro flusso di lavoro, facendo sentire la nostra intera giornata meno produttiva di quanto avrebbe potuto essere. È ancora peggio quando accade in più riunioni durante il giorno.

Naturalmente, chiedi a qualsiasi dipendente e ti dirà che vede un enorme valore nelle riunioni per collaborare, creare e comunicare informazioni dettagliate in modo più efficiente di quanto potrebbero fare tramite e-mail o app di messaggistica. Se non lo facessero, avremmo naturalmente meno riunioni sul nostro calendario. 

Eppure, le riunioni si sono guadagnate la reputazione di essere, nella migliore delle ipotesi, un male necessario. Allora perché? Perché le riunioni non sono produttive per la maggior parte dei team?

Quindi le riunioni sono davvero solo una perdita di tempo?

Se inizi a scavare il problema, inizia a emergere una tendenza. Il più delle volte, il problema è nel modo in cui vengono organizzate le riunioni: obiettivi poco chiari, presentazioni serpeggianti, discussioni fuori tema, partecipanti distratti e il fatto che tutti abbiamo altri lavori in competizione per il nostro tempo insieme cospirano per frustrare tutti noi in un momento o nell'altro. 

Doveva essere così? In una parola, no. 

Ma la maggior parte dei consigli su come gestire una riunione migliore migliora effettivamente le riunioni? Inoltre, no. 

Piuttosto che lasciare che i cattivi comportamenti durante le riunioni continuino a devastare gli orari delle persone, la soddisfazione sul lavoro e i profitti dell'azienda, i leader delle organizzazioni di tutto il mondo stanno emanando nuove regole, spessodiscutibili, per organizzare riunioni più efficaci. 

Dai limiti arbitrari alla durata delle riunioni o al numero di partecipanti al far stare tutti in piedi per tutta la durata della riunione o persino designare una persona per partecipare alla riunione solo per prendere appunti, queste "best practice" ampiamente citate fanno poco per frenare i cattivi comportamenti delle riunioni.

Inoltre, tutti questi consigli discutibili fanno ben poco per migliorare effettivamente le riunioni, dando ai tuoi dipendenti nuovi motivi per odiarle.

10 consigli per l'igiene e la produttività delle riunioni da evitare

Prima di addentrarci nei consigli peggiori, saremmo negligenti se non sottolineassimo che ci sono alcuni consigli onestamente utiliper riunioni più produttive. Stabilire un ordine del giorno chiaro, iniziare e terminare le riunioni in tempo, inviare materiali in anticipo e assegnare punti di azione alla fine possono contribuire a rendere le riunioni più utili e meno frustranti. 

Oltre a queste, tuttavia, ci sono un certo numero di strategie di "riunioni efficaci" più discutibili, persino decisamente narcisistiche, che le aziende tentano regolarmente di adottare nella speranza di migliorare le riunioni. 

Ecco un elenco delle 10 idee peggiori che sono comunemente pubblicizzate come buone soluzioni per incontri più produttivi che probabilmente dovresti evitare: 

1. Pianifica riunioni che iniziano in momenti dispari

(Una cattiva idea consigliata da Notizie CBS)

I membri del team non sono entusiasti di partecipare alle tue riunioni? Forse gli piaceranno di più nelle ore dispari! Questa raccomandazione ha molte varianti, dalla pianificazione delle riunioni molto presto o molto tardi nel corso della giornata all'inizio delle riunioni in un momento inaspettato, diciamo 7 minuti dopo l'ora. 

Naturalmente, l'idea che la programmazione irregolare aumenti in qualche modo il valore di una riunione agli occhi dei dipendenti sfida la logica. I partecipanti potrebbero essere più propensi a notare la stranezza di questa strategia, ma saranno per lo più irritati dall'ulteriore interruzione che provoca nelle loro giornate lavorative. Nessuno vuole arrivare in anticipo o rimanere in ufficio fino a tardi per partecipare alla riunione, e l'assoluta mancanza di coerenza costringe le persone a lavorare ancora più duramente per gestire i loro impegni già impegnativi.

2. Pianifica solo le riunioni il mercoledì

(Una cattiva idea consigliata da Forbes)

Immagina se potessi fare tutte le commissioni solo un giorno alla settimana. Banca, generi alimentari, addetti alle pulizie, controlli sanitari e tutto il resto: tutto ciò può essere fatto solo un giorno, altrimenti deve aspettare fino alla prossima settimana. Ad essere onesti, come strategia per gestire le riunioni, all'inizio sembra fantastico: hai tutto il resto della settimana aperto per la tua produttività personale! 

Nel giro di poche settimane, tuttavia, ti renderai conto che limitare il tuo team a riunirsi una volta alla settimana non fa che aumentare l'inefficienza. In effetti, lo fa due volte. In primo luogo, stai creando un ambiente in cui le discussioni e le decisioni formali saranno rimandate al giorno designato, lasciando potenzialmente il lavoro inattivo per un massimo di una settimana alla volta. In secondo luogo, dal momento che ogni riunione dovrà svolgersi nello stesso periodo di 8 ore, stai creando un incubo di un giorno ogni settimana in cui gli orari di tutti finiscono rapidamente per essere prenotati in modo solido, costringendo così le riunioni improvvisate a essere programmate settimane o mesi nel futuro per aggirare i conflitti di programmazione. Mentre evitare le riunioni in nome della produttività può essere un argomento convincente se sei l'amministratore delegato, se tutti i tuoi dipendenti seguono l'esempio, corri il rischio di soffocare l'innovazione e ritardare il progresso di iniziative importanti.

3. Non invitare più di 7 persone

(A bad idea recommended by the Wall Street Journal)

Naturalmente, nessuno vuole partecipare a una riunione che non è rilevante per lui. Obiettivamente, i gruppi più piccoli spesso hanno più facilità a raggiungere un consenso. Ma limitare la partecipazione alle riunioni in base a un numero arbitrario di persone significa correre il rischio di perdere preziose intuizioni e idee da coloro che non ce l'hanno fatta o, peggio, e si finisce per dover programmare più riunioni con coloro che non sono stati invitati in un secondo momento. Le persone dovrebbero considerare attentamente chi deve partecipare alle loro riunioni e invitare le persone giuste senza tentare di lavorare entro i confini di una regola di seggio insignificante e spesso controproducente.

4. Fai alzare tutti in piedi

(Una cattiva idea consigliata da Lifehack.com) 

Per coloro che non hanno familiarità con il concetto letterale di "riunione in piedi", l'idea è che le persone si sentano a disagio quando stanno in piedi, quindi le riunioni si muovono più rapidamente e quindi terminano più rapidamente. E mentre c'è davvero un tempo e un luogo per sessioni di collaborazione rapide (soprattutto in ambienti di sviluppo "agili" specificamente progettati per collaborare in questo modo), mettere a disagio i dipendenti come strategia per risparmiare tempo è, nella migliore delle ipotesi, poco lungimirante. Se le riunioni permanenti si svolgono più velocemente, cosa che è ancora oggetto di dibattito, è probabilmente solo perché hai incentivato i dipendenti a condividere meno dettagli e a fare meno domande. 

Inoltre, le riunioni in piedi possono essere abili, agiste e sessiste quando ci si riduce alle dinamiche di incontro fisico tra diversi tipi di persone, facendo sì che alcune persone si sentano ansiose e si disimpegnano completamente dall'incontro. Harvard Business Review spiega perché le riunioni stand-up non sono la soluzione giusta per ogni riunione qui.

5. Programma solo incontri di 15 minuti

(Una cattiva idea consigliata da Azienda veloce)

Abbiamo tutti sentito la legge di Parkinson, che postula che "il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Pertanto, questa raccomandazione sostiene che non dovresti avere problemi a comprimere qualsiasi riunione in 15 minuti o meno: dopotutto, stai utilizzando più tempo nelle tue riunioni solo ora perché ti sei programmato più tempo da utilizzare, giusto? La raccomandazione di Fast Company cita i discorsi TED per spiegare la "scienza" dietro questa regola. Secondo l'universo TED, dovresti essere in grado di presentare qualsiasi idea, non importa quanto complessa, in meno di 18 minuti. Se non ci riesci, ti diranno che non conosci abbastanza bene il tuo argomento per presentarlo semplicemente. 

Ma le riunioni non sono presentazioni, né dovrebbero esserlo: sono opportunità per i membri del team di collaborare e risolvere problemi difficili. È assolutamente lecito aspettarsi che gli organizzatori delle riunioni pianifichino la quantità minima di tempo necessaria per abbinare l'ordine del giorno di una riunione. Ma attenersi a un limite di tempo arbitrario (e oggettivamente breve) è più probabile che ti ritrovi con sempre più riunioni, tutte necessarie per portare a termine il compito più grande che avresti potuto coprire solo una riunione più lunga. E, cosa altrettanto importante, tutte queste riunioni più brevi significano che i dipendenti iniziano e interrompono costantemente il lavoro durante la giornata lavorativa e queste interruzioni sono spesso molto più disastrose per la produttività. 

Rallentamento mettere insieme questo grafico che funge da guida molto più ragionevole per la durata della riunione:

6. Tieni una riunione pre-riunione

Quando vale la pena fare un incontro su una riunione imminente? Quasi mai. Ce ne sono davvero pochi circostanze dove una riunione di "pianificazione" o anche più "pre-riunioni" possono essere utili in anticipo, e queste comportano quasi uniformemente la preparazione per un qualche tipo di importante riunione organizzativa in cui vengono consegnate le principali notizie aziendali. E tieni presente che qui non stiamo ignorando il valore della collaborazione per prepararsi alle attività future, come pianificare il lancio di un'importante iniziativa di cambiamento, prepararsi per una demo del software altamente visibile o tenere una panoramica prima di un incontro imminente con partner commerciali esterni. Tutto ciò richiede ai leader e ai partecipanti di raccogliere informazioni, sottoporre a stress test e perfezionare le argomentazioni e preparare collettivamente obiettivi e azioni per una riunione o un evento imminente.

Ma per la maggior parte delle riunioni e, in effetti, anche per alcune delle eccezioni di esempio elencate sopra, se il tuo team lavora già in modo efficace, non c'è motivo di tenere un pre-incontro. Basta tenere la riunione regolare e impostare l'aspettativa che tutti contribuiscano prontamente come professionisti, quindi torneranno al lavoro. 

7. Usa un segnalino parlante designato

Una pallina da tennis, una penna, un blocco note, una conchiglia: molte organizzazioni hanno cercato di limitare le interruzioni nelle riunioni designando un oggetto come "segno parlante" e vietando a chiunque non lo tenga in mano di parlare. 

Se la sala conferenze fosse invece un asilo, questo potrebbe essere un modo sensato per insegnare l'ascolto rispettoso e il fare a turno. Ma ammettiamolo: se hai bisogno di una penna parlante per far sì che i tuoi dipendenti o compagni di squadra rispettino le idee e le opinioni degli altri in una sala riunioni, allora probabilmente hai problemi culturali più grandi all'interno della tua organizzazione. Inoltre, questo rituale può davvero rallentare gli incontri e renderli più lunghi. Nessuno lo vuole.

8. Evita PowerPoint

(Un'altra cattiva idea consigliata da Forbes) 

»Amazon ha vietato PowerPoint definitivo, quindi dovresti anche tu», dice la saggezza convenzionale in questi giorni. E c'è un nocciolo di saggezza lì dentro — dopo tutto, nessuno ha bisogno di passare del tempo in una sala conferenze ascoltando qualcuno che legge un intero deck di diapositive. Ma vietare le diapositive e altri elementi visivi di supporto sta andando troppo oltre. Utilizzati bene, questi elementi possono aiutare a tenere traccia di una riunione, fornire un contesto per le conversazioni e offrire tutti i dettagli necessari per prendere una decisione. 

Vuoi davvero rendere le tue riunioni più efficienti? Dovresti vietare il atto effettivo di presentazione durante le riunioni, non le diapositive stesse. Tutti noi abbiamo sofferto a causa di riunioni di un'ora in cui l'organizzatore ha mangiato i primi 45 minuti presentando informazioni che avrebbero potuto essere inviate via e-mail in anticipo. Non è colpa di PowerPoint. È colpa dell'organizzatore. Questo è uno dei motivi principali per cui le riunioni non sono produttive.

Ecco quindi un consiglio utile: se ci sono informazioni o una presentazione che aiuteranno i partecipanti a prepararsi per una riunione imminente, inviatele (tramite e-mail, promemoria o presentazione video) il giorno prima! In questo modo tutti possono aggiornarsi ogni volta che hanno un momento libero e le riunioni possono finire più velocemente perché possono concentrarsi solo sulla discussione e sulle decisioni che devono essere prese.

9. Offri incentivi per la partecipazione

(Una cattiva idea consigliata da Rivista CIO) 

Cibo, carte di debito prepagate, buoni regalo. Sì, a molti dei tuoi dipendenti non importa questa particolare strategia. Ma se devi corrompere le persone per partecipare a una riunione, dovresti anche avere quella riunione? 

Anche quando vengono forniti incentivi, la maggior parte delle persone non parteciperà a una riunione che ritiene sia una perdita di tempo e, se si presentano, non aspettarti che siano coinvolte. La maggior parte delle volte, il costo finanziario non vale la partecipazione di una manciata di dipendenti la cui unica motivazione per essere lì è il cibo o il denaro. In definitiva, stabilire un'agenda e costringere le persone a essere presenti è la strategia migliore per convincere le persone a partecipare alle riunioni con qualcosa da contribuire. 

10. Assegnazione di un appuntiatore dedicato

(Una cattiva idea consigliata da Asana) 

Assegnare a qualcuno il compito di prendere appunti o verbali per la riunione significa ottenere una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e dei passaggi successivi a cui le persone possono fare riferimento dopo la riunione. Questa è un'ottima idea. 

Ma perché dovresti avere uno dei tuoi dipendenti reali e umani – una persona per cui stai pagando soldi veri e che senza dubbio ha cose migliori su cui lavorare rispetto alla sua stenografia – che partecipa a una riunione solo per prendere appunti quando invece potresti semplicemente registrare tutto con un clic di un pulsante? Nessuno vuole mai prendere appunti durante la riunione e, peggio ancora, l'assegnazione di tale responsabilità significa quasi sempre che sono troppo occupati per partecipare attivamente alla discussione.

Perché le riunioni non sono produttive? Come rendere più efficaci le tue riunioni

Negli ultimi due anni, una nuova idea ha rapidamente iniziato a guadagnare popolarità tra i leader aziendali innovativi, in gran parte perché è semplice da implementare in ogni riunione e sorprendentemente efficace nell'incoraggiare comportamenti di riunione migliori e più produttivi.

Registra ogni singola riunione

Di registrazione delle riunioni e archiviandoli in modo centrale e ricercabile videoteca., crei un registro perfetto delle conversazioni esatte che hanno avuto luogo, a cui possono fare riferimento in seguito coloro che erano presenti, coloro che non hanno potuto partecipare, nonché altri nella tua organizzazione che potrebbero essere alla ricerca di informazioni che sono state discusse in riunioni a cui non hanno partecipato. 

Registrare ogni riunione per impostazione predefinita significa che puoi dare ai tuoi dipendenti maggiore flessibilità e controllo sui loro programmi giornalieri, assicurandoti che tutte le persone giuste possano contribuire a una riunione anche se non possono essere presenti di persona. Inoltre, consenti a tutti i partecipanti di partecipare attivamente alla discussione, poiché la registrazione video elimina la necessità di prendere appunti dettagliati.  La piattaforma video di Panopto, in particolare, trascrive automaticamente ogni video per te, quindi nessuno deve farlo manualmente, e tutte le conversazioni nelle registrazioni delle riunioni possono essere facilmente ricercate.

La registrazione delle riunioni offre ai tuoi dipendenti una risorsa preziosa ricca di informazioni dettagliate a cui possono fare riferimento su richiesta, e lo fa senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte tua. Basta fare clic su "registra" e tenere la riunione proprio come faresti sempre, ora senza più bisogno di digitare lunghe e-mail di riepilogo o promemoria sui "passaggi successivi". 

È il modo più semplice e intelligente per coinvolgere i dipendenti, mantenerli concentrati e, in ultima analisi, migliorare la collaborazione, sia durante la riunione che dopo la fine della riunione. Dopo aver esaminato il video, potresti essere in grado di determinare il motivo per cui le riunioni non sono produttive.

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Panopto è una piattaforma video all-in-one che consente alle organizzazioni di acquisire, trascrivere e archiviare automaticamente tutte le riunioni aziendali in una libreria video interna sicura e ricercabile. Si integra anche con i principali sistemi di videoconferenza di oggi, rendendo facile iniziare a registrare le riunioni, senza dover cambiare il modo in cui incontri. 

Riconosciuto da Forester per avere il «Miglior supporto per la ricerca video», Panopto ti consente di cercare le parole pronunciate e mostrate all'interno di ogni video della tua libreria e quindi passare al momento esatto in cui viene discusso un argomento. Ciò significa che non solo i tuoi video saranno un record utile, ma possono persino diventare una parte preziosa e referenziabile della knowledge base della tua azienda. 

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