Mentre le soluzioni di acquisizione delle lezioni a livello di campus stanno diventando ormai comuni nelle aule universitarie, i 34 college supervisionati dal Washington State Board of Community and Technical Colleges (SBCTC) sono in testa alla curva da quasi un decennio.

Quando i college di Washington cercano una risposta abilitata alla tecnologia a un'esigenza in classe, si rivolgono al team eLearning& Open Education della SBCTC. Attraverso questa collaborazione, i college SBCTC sono stati in grado di sfruttare le esperienze e le idee reciproche per offrire esperienze in classe all'avanguardia prima di raggiungere istituzioni altrove.

L'acquisizione delle lezioni è stato uno dei primi strumenti che il team di eLearning SBCTC ha contribuito a portare nei college di Washington e la tecnologia ha già dimostrato il suo valore. «Abbiamo visto un valore incredibile nell'offrire l'acquisizione delle lezioni come risorsa per gli studenti», afferma Mark Carbon, Operations Manager del team di eLearning SBCTC. «E abbiamo visto questo valore allo stesso modo in tutti i nostri ambienti di apprendimento - nelle grandi istituzioni e in quelli più piccoli, nelle aule faccia a faccia e in quelli online, anche nel facilitare tecniche di insegnamento più recenti come le registrazioni degli studenti e le aule capovolte — abbiamo visto una lezione tecnologia di cattura messa a grande utilità praticamente ovunque.»

Come i primi adottatori della tecnologia di apprendimento, i college dell'SBCTC hanno scoperto una semplice regola generale nella selezione di nuovi strumenti: un ottimo software è importante, ma un grande supporto è essenziale.

Come gruppo, i college SBCTC erano stati clienti del sistema di acquisizione delle lezioni Tegrity per la maggior parte di un decennio e i docenti sia nelle aule di persona che online si affidavano a Tegrity per acquisire e condividere i loro materiali per la revisione degli studenti.

Eppure, nel corso del tempo, anche i college SBCTC hanno iniziato a notare una differenza, che è stata amplificata dopo l'acquisizione di Tegrity da McGraw Hill. Secondo Carbon, le scuole hanno ritenuto di vedere sempre meno investimenti nella piattaforma Tegrity e la qualità dell'assistenza ricevuta dagli utenti sembrava vacillare. Molti dei college SBCTC si sono impegnati a provare da soli soluzioni alternative per l'acquisizione di lezioni.

Insieme, le scuole hanno deciso che era giunto il momento di mettere formalmente il contratto di tecnologia di acquisizione della lezione Tegrity per la revisione. Basandosi sulla sua originale RFP di acquisizione delle lezioni rilasciata anni prima, il team di eLearning ha aggiunto una manciata di richieste di nuove specifiche tecniche e una grande enfasi sul servizio e sul supporto. Dopo aver segnato una proposta molto competitiva e un test dettagliato degli utenti, è stato annunciato un nuovo vincitore: Panopto è stata la scelta chiara.

Realizzazione dello switch - Prima della scadenza del contratto Tegrity

Anche se è stato uno sforzo enorme, coinvolgendo esperti, amministratori e utenti esperti di facoltà provenienti da tutti i 34 college, anche il processo RFP di acquisizione delle lezioni della SBCTC è stato rapido, durando solo sei mesi dal momento in cui il team è stato assemblato per la prima volta al momento in cui Panopto è stato selezionato.

E quella velocità era con buone ragioni. I college avevano deciso di non rinnovare il contratto con Tegrity, il che significa che insieme a Panopto la SBCTC avrebbe avuto solo un mese per:

• Implementa la nuova tecnologia Panopto
• Impostare e formare gli amministratori tecnici di ciascun college
• Integrazione di Panopto con l'LMS, Instructure Canvas esistente del college
• Inizia a convertire le registrazioni Tegrity esistenti di ogni istituto (40 TB in totale) in Panopto
• E aiuta il personale e gli studenti a passare alla nuova tecnologia di acquisizione delle lezioni Panopto prima del prossimo trimestre accademico

Non sarebbe stata una piccola impresa per una singola istituzione. La SBCTC aveva bisogno di farlo per tutti e 34 i suoi collegi membri contemporaneamente, e tutto prima della scadenza del contratto con Tegrity.

Supporto che va oltre, anche prima del primo giorno

Con la decisione presa, Carbon e il team di supporto Panopto hanno avuto diritto al lavoro.

L'implementazione di Panopto è andata rapidamente. Il team di supporto di Panopto ha commissionato le nuove piattaforme video per tutti i 34 college un mese prima della data di inizio del contratto e ha lavorato con Carbon per implementare le informazioni di amministrazione dell'account appropriate per ogni istituzione.

Allo stesso tempo, Panopto ha anche dato il via a una serie di sessioni di formazione per i docenti universitari e gli utenti di supporto. Il team di supporto di Panopto si è unito alle riunioni settimanali dell'SBCTC per il mese precedente all'inizio del contratto, insegnando le basi dell'utilizzo del software di acquisizione delle lezioni di Panopto e come ottenere il massimo dalla tecnologia. Il team Panopto ha anche preso domande specifiche dal team SBCTC e ha creato risposte video dettagliate per la condivisione interna dell'SBCTC.

Insieme, Carbon e Panopto hanno continuato a muoversi rapidamente. «Dopo la configurazione iniziale, ci aspettavamo che il grande ostacolo sarebbe stato l'integrazione di Panopto con il nostro LMS, Instructure Canvas. Ma posso dirvi che questo è stato uno dei migliori che abbia mai fatto», ha dichiarato Carbon. «Abbiamo fatto tutto con una sola telefonata. Avevo riunito tutte le informazioni di cui avevamo bisogno, e in circa un'ora, uno dei membri del team di supporto Panopto e mi sono appena seduto e integrato tutti i college. È stato fantastico.»

Mentre l'SBCTC era pronto a passare a una nuova soluzione di acquisizione delle lezioni, i college non volevano rinunciare alle librerie esistenti di contenuti registrati. Quindi, con la nuova implementazione di Panopto pronta all'uso, l'ultimo passo del processo è stato quello di convertire tutti i video Tegrity esistenti delle istituzioni in Panopto. Ciò significava prendere 40 TB di video - decine di migliaia di ore di materiale in classe - e rielaborare ogni registrazione come video Panopto.

Mentre il processo di conversione ha funzionato più a lungo del previsto originariamente, i risultati erano tutto ciò che SBCTC aveva sperato. Quasi tutti i video sono stati convertiti con successo, con flussi video, contenuti di diapositive e didascalie mantenuti. Solo le registrazioni per le quali Tegrity non è in grado di fornire flussi video o audio validi non possono essere trasferite.

Quando tutto è stato detto e fatto, alcuni video hanno persino visto migliorare la loro qualità visiva, beneficiando della capacità di Panopto di elaborare video a un frame rate più elevato rispetto a Tegrity. «Gli utenti della nostra facoltà sono stati abbastanza felici di riavere queste registrazioni», ha dichiarato Carbon. «E quando lo hanno fatto, abbiamo sentito alcune cose fantastiche su Panopto.»

Ora 2 quarti - Come funziona Panopto per SBCTC?

"Ora che siamo operativi, la nostra facoltà è fiduciosa quando si tratta di registrare le proprie registrazioni e stiamo ascoltando molte recensioni felici", ha affermato Carbon. "Le persone che usano Panopto per le lezioni online sono state molto positive e, naturalmente, le persone che usano Panopto nelle loro classi faccia a faccia mi dicono che è un gioco da ragazzi, un modo semplice per aiutare davvero i loro studenti."

Naturalmente, come SBCTC sa bene, la grande tecnologia è solo una parte dell'equazione. Il supporto di Panopto è stato all'altezza delle aspettative?

«Devo dire che il team di supporto di Panopto è stato semplicemente eccellente», ha dichiarato Carbon. «Durante l'implementazione, tutto si muoveva di un milione di miglia all'ora e con 34 scuole c'era sempre qualcuno con una domanda o un problema. Il team di supporto Panopto ha preso la decisione di andare oltre il contratto ed essere disponibile a rispondere a qualsiasi domanda da parte di qualsiasi utente di Washington — che fosse uno dei nostri amministratori nominati o meno — fino a quando letteralmente non c'era nessuno con altre domande da porre. È stato molto utile per noi.»

«Entrando nel nostro secondo trimestre, siamo molto soddisfatti di Panopto», ha proseguito Carbon. «Quando qualcuno di uno dei nostri college ha un suggerimento da offrire o un problema da risolvere, Panopto è sempre veloce ad agire e molto ricettivo. E lo apprezzo davvero».

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