Entra negli ultimi 2 minuti di qualsiasi riunione aziendale e probabilmente sentirai qualcuno che si è offerto volontario - o si è offerto volontario - per inviare un'e-mail di follow-up che riassume le decisioni, i passi successivi e le azioni risultanti dai minuti precedenti.

Conosciamo tutti il formato: un elenco di attività di una parte, un minuto di riunione, il tutto racchiuso in un'e-mail lunga pagine che richiede circa il tempo di scrittura della riunione reale.

E cosa c'è di peggio: ne inviamo e ne riceviamo più ogni anno.

Poiché sempre più esperti di efficienza raccomandano riassunti formali come uno strumento per tenere traccia dei team - e man mano che sempre più team organizzativi passano a operazioni agili e orientate a SCRUM con riunioni di aggiornamento quotidiane - una parte considerevole del nostro tempo trascorso nelle riunioni è ora dedicata solo alla lettura. e scrivendo riassunti delle riunioni!

Qual è un'opzione migliore? Un riepilogo video.

 

Un riepilogo video è un modo semplice per condividere importanti passi successivi dopo una riunione in meno del tempo necessario per scrivere promemoria dettagliati. Ecco come:

1. Incoraggia il tuo team a impiegare solo 5 minuti con una webcam portatile o uno smartphone per registrare un breve riepilogo delle discussioni, delle decisioni e dei passaggi successivi, nonché eventuali dettagli aggiuntivi (come note sulla lavagna) che potrebbero voler catturare
2. Una volta terminato, fai caricare il video sul tuo YouTube interno
3. Condividi il link con il tuo team e lascia che tutti tornino al lavoro

di Panopto piattaforma video semplifica la condivisione di video in tutta l'organizzazione. Ogni video registrato con Panopto viene caricato automaticamente nella tua libreria video sicura e pronto per essere condiviso in pochi istanti.

Soprattutto, la tecnologia Smart Search di Panopto consente al tuo team di cercare all'interno del contenuto effettivo di tutti i tuoi video per qualsiasi parola pronunciata, qualsiasi parola mostrata sullo schermo (anche sugli schermi del computer o sulle note della lavagna) e qualsiasi parola inclusa nei metadati video e istantaneamente rapidamente- avanzare direttamente al momento rilevante. Basta cercare «prossimi passi» e Panopto non solo troverà il tuo video, ma ti porterà subito in quel momento in modo da poter ottenere il riepilogo per te stesso.

Rimarrai sorpreso di quanto tempo un video di 5 minuti ti farà risparmiare al posto della scrittura standard delle email.

Hai bisogno di altre idee per utilizzare i video per migliorare le tue riunioni?

Consulta la nostra guida alle best practice per fare di più, in meno tempo, capovolgendo le riunioni, girando la tua riunione in testa.

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