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会議の記録を保護し、自動化するための最良の方法
今日のユニファイドコミュニケーション技術は、同僚やチームの間で生産的なリアルタイムのコラボレーションやコミュニケーションを実現するために不可欠なものとなっています。 Zoom、WebEx、Skype、GoToMeetingなどのビデオ会議ツールは、このニーズを満たすためにここ数年で急速に普及しています。また、ワーカーは、録画ボタンを押すだけで、 、会議からさらに多くのことを得ることができる新しい方法を手に入れました。
ビデオ会議ツールを使って、会話やトレーニングセッション、ブレインストーミングミーティング、プロジェクトミーティング、エグゼクティブコミュニケーションなどを記録する人が増えています。これは、会議に参加した人もしなかった人も、必要に応じて会議の完全な記録を簡単に取ることができる方法です。
しかし、社内向けの機密性の高い議論や情報が頻繁に含まれるビデオ会議の録画はどうなるのでしょうか？どこに保存されているのでしょうか？また、どのように共有されているのでしょうか？
会議の記録を共有する際の4つの問題点
会議の記録を同僚と安全に共有することは、ほとんどの会議ソリューションにはできないことです。会議は活動を促進するために作られたものであり、記録や共有のために作られたものではありません。
つまり、録画した映像をどこでどのように共有するかは、会議のオーナー自身に委ねられることが多く、その答えは理想的なものではないことが多いのです。
現在、会議の録画は、個人のノートパソコンに保存されたり、企業ネットワーク上のフォルダに保存されたりしていますが、その際の識別子は日付や会議のテーマだけで、一時的にクラウド上でホストされているに過ぎません。さらに悪いことに、会議の所有者がビデオをYouTubeやDropboxのような消費者向けの共有サイトにアップロードすると、リンクを手に入れた任意の人が機密情報を入手できる可能性があります。
大げさに聞こえるでしょうか？この記事を書いている時点で、YouTubeで検索すると、「社内会議」では80万本以上、「製品ロードマップ」では24万本以上、「秘密のトレーニング」では17万本以上の動画がヒットします。
願わくば、それらがあなたのものでないことを。
また、ビデオファイルを利用可能にすることは、問題の一部に過ぎません。会議の記録を同僚と共有する際、従業員は次のような問題に直面することが多く、これらの問題が発生すると、組織はこれらの資産が提供する価値を失うことになります。
問題点1： 単に動画ファイルを送るだけではダメ。
短い動画ファイルであっても、メールの添付ファイルとして送るには大きすぎることがあります。iPhoneで1080pの動画を撮影した場合、1分で175MBのファイルになります。これは、ほとんどの企業のメールサーバが許容する最大添付サイズよりも一桁大きいサイズで、しかも60秒しかありません。メールが使えない場合は、Google DriveやDropboxなどのファイル共有サイトに録画ファイルをアップロードしてリンクを共有することになりますが、これらのサイトも簡単に動画を共有できるようにはなっていません。また、どのファイル共有サイトでも、動画の内容を確認したり、動画内を検索して特定の場面を探したりすることはできません。
問題2： 動画がすべてのデバイスで自動的に正しく再生されない。
動画ファイルは、テキスト文書とは異なります。ビデオファイルには何十種類もの種類があり、組織内のすべての人が使用するPC、Mac、スマートフォンで確実に再生できるものはほとんどありません。また、ビデオ会議システムの中には、専用のソフトウェアをダウンロードしてインストールしないと再生できない独自のファイル形式で録画されているものもあります。このような問題は見過ごされがちですが、ビデオを共有しようとすると、同僚に「Error:ファイルタイプがサポートされていません」というメッセージが表示されます。
問題点3： 会議の録画から特定の瞬間を検索することはほとんど不可能です。
ほとんどの会議は、30分または60分で予定されています。しかし、従業員が会議の録画を見直すとき、会議全体を見ようとすることはほとんどなく、重要な内容が話し合われた関連する2分間を再確認したいと考えます。文書であれば、control+Fキーを押すだけで、どんなに長いメモでもキーワード検索で簡単に探し出すことができます。しかし、ビデオは伝統的にブラックボックスであり、視聴者が重要な瞬間にすぐにアクセスできる手段がありませんでした。そのため、視聴者は再生タイムラインをランダムにクリックするか、あるいは録画したものを全部見るしかありませんでした。どちらにしても、会議を録画することで得られた効率性は、録画された情報に簡単にアクセスできないために失われてしまいます。
問題4: あなたの会議録音は、実際に必要なほど安全ではないかもしれません。
ビデオ会議ツールのクラウドストレージでも、前述のGoogle DriveやDropboxなどのファイル共有システムでも、「動画の共有」が「リストに載っていないファイルへのリンクを誰かに送る」ことを意味する場合、機密性の高い社内会議の記録が悪人の手に渡ってしまう危険性があります。ほとんどの会議システムでは、動画コンテンツのセキュリティを管理者レベルで細かく管理することができません。そのため、従業員が「このリンクを貼った人は誰でも見られる」というオプションを選択した場合、意図していたかどうかに関わらず、リンクを貼った人は誰でも見ることができてしまい、間違った人と共有されたことに気づくのが遅れる可能性があります。機密性の高いコンテンツを公開する場合、このような安全性の低い共有がもたらす潜在的な影響は明らかですが、たとえビデオが誤って社内の視聴者に公開されただけでも、結果は同じかそれ以上のものになる可能性があります。組織の戦略や予算、人員配置の変更について話し合うために、役員が開いている会議の様子が社員に知られてしまったら、どのような影響が出るか想像に難くありません。
会議を記録して共有することで生産性を向上させたいという思いはあっても、それを支援する別のソリューションがなければ、余計な仕事や新たな不満、そして潜在的なセキュリティリスクを生み出してしまうことが多いのです。
ビデオコンファレンスとビデオプラットフォームより良い組み合わせ
会議の録画をインテリジェントに管理し、安全に保持し、意図した対象者のみに共有し、対象者が共有されたビデオのコンテンツに一貫してアクセスし、素早く検索できるようにすることが絶対に必要です。
だからこそ、社内会議の録画を管理する完全なソリューションは、単に録画するだけではありません。録画されたビデオを検索したり、共有したり、後で見たりすることを簡単にし、しかもすべてを安全に保つことができるのです。
そのソリューションは、 ビデオプラットフォーム 。
ビデオプラットフォームは、会議室の録画システムと接続したり、ビデオ会議ソリューションと直接統合したりすることで、会議の録画を安全にキャプチャし、管理し、大規模に共有することを可能にし、これまで利用できなかった検索可能な組織内の知識や洞察を豊富に引き出すことができます。
自分だけの安全なYouTubeを持つようなものです。
Panoptoのような最新のビデオプラットフォームは、既存の会議技術と連携して動作するため、会議の記録を簡単に再利用可能な情報資産に変えることができます。ここでは、ビデオプラットフォームが会議を最大限に活用するための9つの方法をご紹介します。
1.安全で柔軟な長期保管
ビデオプラットフォームを利用すると、すべての会議録画を 検索可能なビデオライブラリ に一元化して保存することができます。デフォルトで録画は非公開に設定され、不要と判断するまですべての録画を保存します。ビデオプラットフォームにビデオ会議や会議室の録画をアップロードしたり、既存の会議録画を一括して追加したりすると、ビデオプラットフォームが自動的に録画を書き起こし、話した言葉や表示された言葉をすべて検索可能にし、あらゆるデバイスでワンクリックでシームレスにストリーミングできるように最適化します。
2.会議の記録を大規模に管理するためのガバナンスツール
どうすれば、適切な人が適切な会議記録にアクセスできるようになりますか？また、機密情報を広く共有できるようになるまで、どのようにして秘密を守るのでしょうか？最新のビデオプラットフォームには、シングルサインオン（SSO）機能が搭載されており、管理者は、会社レベル、チームレベル、または個々の会議録画の共有者を完全にコントロールすることができます。 また、管理者は通常、 のコンテンツの保持と利用可能性を管理することができます。一定の時間が経過するとビデオが失効するように設定したり、新しいコンテンツを公開したり共有したりする前に特定の承認を必要としたりするオプションがあります。
3.会議の記録を細部まで検索する
これまで、ビデオに保存されている情報を探すのは非常に非効率的で困難だったため、会議の録画をナレッジアセットとして活用しようと考える人はほとんどいませんでした。結局のところ、ほとんどの人は、必要な情報を見つけるために30分もの録画を見る時間もないし、そうしたいとも思わないでしょう。しかし、 内部のビデオ検索 機能はここ数年で大きく進歩し、今日では、ビデオに収められた詳細を検索することは、テキスト文書や電子メール内の単語を検索するのと同じくらい難しくありません。例えば、Panoptoのビデオプラットフォームは、AIアルゴリズムを使用して、録画の中で話されているすべての単語や画面に表示されているすべての単語を識別し、インデックスを作成します。これにより、従業員は関連するテーマが話し合われている正確な瞬間を即座に見つけ、早送りすることができます。
4.オートトランスクリプションとキャプション
最新のビデオプラットフォームでは、録画したすべての会議のテキストトランスクリプトを自動的に作成し、ダウンロード、編集して、会話に目を通したい同僚と共有することができます。これは小さな追加機能ですが、大きな違いを生み出すことができ、ミーティングプラットフォームは、議事録やメモを取ることを気にすることなく、すべてのミーティングにもっと積極的に参加できるようになります。また、Panoptoのビデオプラットフォームは、すべての録画に対して、機械的に生成されたタイムスタンプ付きの クローズドキャプション を作成し、視聴者がオン/オフを切り替えることができます。これらのクローズドキャプションは、難聴の従業員がよりアクセスしやすくなるだけでなく、情報リソースとしてよりフレキシブルになることで、会議の録画をさらに価値あるものにします。キャプションが有効であれば、従業員は音声をオフにして視聴していても、録画内容に従うことができます。
5.共有する前に会議の記録を編集する
通常の30分や60分では、ほとんどの会議は100％ビジネスにはなりません。そのため、子供やスポーツ、週末などの何気ない会話でチームの絆が深まったとしても、議論が途中で脱線してしまったとしても、文書化してアーカイブに保存する必要のない瞬間を切り取ることができるようにしたいものです。そのため、最近のビデオプラットフォームには、シンプルな ビデオ編集ツールが搭載されていることが多い。 会議のビデオから不要な会話や話題のずれた会話を簡単に削除できるように設計されている。また、これらのツールを使って、複数の会議の録画をつなぎ合わせることができます。これにより、昼食のために休憩した会議をシームレスにつなぎ合わせたり、あるイニシアティブに関するすべての会話を1つの録画にまとめたりすることが容易になります。
6.ビデオ再生の利便性を高める
会議では、複数の人が画面やスライド、資料を共有しながら会話をしたり、ホワイトボードに書き込んだりと、様々な場所でダイナミックなコラボレーションが行われます。ビデオプラットフォームを使えば、視聴者はすべてを横に並べて見ることができ、視聴体験をコントロールすることができ、リアルタイムの会議を超えたコラボレーションが可能になります。例えば、Panoptoのビデオプラットフォームは、ユニークな インタラクティブなビデオプレーヤー を備えており、視聴者に複数のビデオフィードを表示するだけでなく、フィード間の切り替えやビデオの再生速度の変更も可能です。また、視聴者は、動画のサムネイルをクリックして、これから始まる内容のプレビューを表示したり、録画のトランスクリプトをスクロールしたり、クリックして先に進むことができるなど、会議の録画内のコンテンツを素早くナビゲートすることができます。
7.ビデオの中でコラボレーションを続ける
すべての会議を記録し始めると、人々のコラボレーションの努力からかなりの冗長性を取り除くことができます。会議中に明らかになった知識や情報を即座に共有することができ、専門家が既に発表した内容に加えて説明用の文書を作成する必要がなくなります。また、より多くの情報を提供する必要がある場合には、正式な文書を作成するよりも短い時間でビデオプレゼンテーションを作成し、共有することができます。最近のビデオプレーヤーの多くは、ビデオ内コラボレーションにも対応しており、会議中のライブチャットを取り込み、会議終了後に視聴者がビデオ内でコメントを追加したり、ディスカッションを行ったりすることができます。
8.ビデオアナリティクスでより深いインサイトを
ビデオプラットフォームがあれば、組織内の会議で何が起こっているのかという疑問に対する答えを得ることができます。最新のビデオプラットフォームには、通常、包括的な ビデオ分析 スイートが含まれており、すべての会議をキャプチャし始めると、会議にどのくらいの時間が費やされているか、そのコンテンツが会議後にどのくらい利用されているか、どのトピックが最も検索され、視聴されているかなど、新たな洞察を得ることができます。また、誰が何を見ているのか、ある録画を全部見たかどうかなど、視聴者ごとの記録を見つけることもできます。
9.ビデオライブラリーを他のシステムと統合する
ビデオプラットフォームは、ビデオ会議や室内のAVソリューションだけでなく、様々なものと統合することができます。最近では、会議の録画を他のビジネスポータルに追加して共有することもできるようになっています。最近のビデオプラットフォームは、Cornerstoneなどの学習管理システム（LMS）やSalesforceなどの顧客関係管理システム（CRM）などとの統合機能を備えています。また、多くの動画プラットフォームには開発者用のAPIが含まれているため、録画の管理方法や技術エコシステムへの動画の統合方法を、お客様の仕様に合わせてカスタマイズすることができます。
打ち合わせに価値があれば、持ち続ける価値があります。
会議の録音はこれまで以上に簡単にできるようになりました。しかし、その録音が同僚のコンピュータに保存されていたり、検索不可能なネットワークフォルダに埋もれていたり、不適切なフォーマットや貧弱な帯域幅のために一部のデバイスで再生できなかったりすると、誰にとってもあまり意味のないものになってしまいます。
最終的に、ビデオプラットフォームは、増え続ける会議録画のアーカイブを管理し、それらのビデオに収められた情報をオンデマンドで簡単に見つけられるようにするために必要なツールを提供します。 また、ビデオプラットフォームには、 コラボレーションや生産性の向上をサポートする主要な機能が含まれています。例えば、マルチカメラの録画ツール、インタラクティブプレーヤー、視聴者分析、ビデオベースの知識やコンテンツを他のビジネスシステムに導入するための統合機能などがあります。
会議を自動的に記録することができます。
会議の記録を自動的に取ることができれば、社員はいつでも必要に応じて会議の記録を検索して参照することができます。また、必要に応じていつでも会議の内容を確認できるので、より積極的に会議に参加できるようになります。
いいこともあります。すべての会議を自動的に記録することは、その場で記録することに比べて簡単です。
業界をリードするPanoptoのビデオプラットフォームでは、お客様の組織で会議の録画を自動化するための2つのオプションがあります。
まず、会議室で行われる対面式のミーティングについては、Panoptoのユニークな Remote Recorder 機能により、定期的なミーティングでも単発のミーティングでも、事前に録画を予約することができます。会議の録画を予約すると、指定された時間にすべてのカメラとマイクが録画を開始し、出席者は「録画」を押すことを意識することなく、会議に参加することができます。
第二に、ビデオ会議を介してオンラインで行われるすべての会議のために、PanoptoはZoom、Skype for Business、Bluejeans、GoToMeetingなどのビデオ会議システムの統合をすぐに完了します。Panoptoとお使いのビデオ会議ソフトウェアを統合すると、すべての ミーティングの記録 は、安全なビデオライブラリにアップロードされ、最適な再生のためにトランスコードされ、検索のためにインデックス化され、権限に応じて安全に共有されます（すべて自動的に）。
会議を自動的に録画することは、社員が交換している情報やアイデアを保存するためのスマートでスケーラブルな方法です。また、ビデオプラットフォームを使用して会議の録画を管理し、社内で共有することは、さらに優れた方法です。
会議を情報資産に
ビデオベースの ミーティングキャプチャー は、手書きのメモよりもはるかに完成度が高く、会議のオーナーが会議後にサマリーを作成するよりもはるかに効率的で、チームの議論の詳細を記録するための理想的な手段であることがすぐに証明されました。
適切なビデオ管理ツールを使えば、どんな組織でも会議を検索可能な情報資産に変換することができます。これにより、会議中の集中力や関与度が高まるだけでなく、会議終了後に有用な知識が消えてしまうこともありません。
ビデオプラットフォームを導入することで、増え続ける会議ビデオのライブラリを管理・確保することができます。また、現在の会議ソリューションへの投資にかかわらず、ビデオプラットフォームは既存のシステムと連動しているため、従業員は新しい技術を習得することなく、会議キャプチャーのメリットをすべて享受することができます。
貴社の従業員はすでにミーティングを行っています。そして、多くの場合、彼らはすでに、ビデオ用に設定された会場やデバイスを使ってディスカッションを行っています。
もし誰かが「録音」を押すだけで、セッションで交わされた情報やノウハウが自動的に保存され、チームの他のメンバーにも共有されたとしたら、あなたのチームがどれだけ多くのことを成し遂げられるか想像してみてください。
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