コミュニケーション

会議を記録することで、より良い会議文化が生まれる

7月 23, 2019

私たちは仕事の大半を会議に費やしています。労働統計局の推計によると、米国だけでも1億2,500万から6億4,000万時間の会議が行われています。毎月。

そして、それは会議室で過ごした時間です。Bain＆Companyによって実行され、ハーバードビジネスレビューに公開された、ある会社の主要な従業員のカレンダーの包括的な分析により、単一の準備、実行、およびフォローアップが見つかりました。毎週の幹部会議は驚異的な消費をしました毎年30万時間。

無駄な時間？まあ、それのいくつかは、ほぼ確実に。

しかし、それはすべて？近くでもない。

会議は、従業員がコラボレーションしてアイデアを共有するための最も効果的な方法の1つです。詳細に、そして最終的にはビジネスに可能な限り最高の結果をもたらすのに役立ちます。

とは言うものの、会議はややかなり稼いでいます評判生産性キラーとして、出席者が作業しているものを完全に停止させ、机を離れて会議の場所まで歩き下ろすように強制します。認知科学はそれが取れると教えてくれる最大30分会議のような中断があった場合、人は集中力を取り戻し、フルスピードで仕事に戻ることができます。1日に2、3回の会議があるだけで、仕事の進捗が大きく狂うことは想像に難くありません。

しかし、同僚やパートナーと会ってイニシアチブについて詳細に話し合ったり、進捗状況を同期したり、障害のトラブルシューティングを行ったりすることには、依然として大きな価値があるため、 会議は持続する。

今になって、ほぼすべての組織のリーダーが、企業の「会議文化」を再設計するのに役立つ古い問題の新しい解決策を探し始めました。

会議の質を高めることが組織文化として求められる

このような取り組みの多くは、人々が会議に費やす時間を最小限に抑え、また、そのような会議に参加している人々の数を増やすことを目的としています。です開催は効果的に実行されます。

たとえば、Amazonは独自の見解を実装しています。反転会議これは、会議を予定している社員が、参加者が必要とする関連情報を網羅した4〜6ページのメモを事前に共有することを要求するものです。そうすることで、会議の主催者が詳細を説明するのを出席者が黙って見ている時間が減り、チームが必要な議論や意思決定をより迅速に行えるようになることが期待されます。

Amazonのフォーマットはすべてのビジネスに適しているわけではないかもしれませんが、 Amazonのユニークなミーティング文化これは、会議で無駄になる時間を減らして、コラボレーションを容易にし、生産性を最大化するための新しい従来の知識に一般的に見られます。

始まりはいつもベストな状態から。しかし、より効果的な会議を開催する方法について悪いアドバイスが不足することはありません。

会議の長さや出席者数の恣意的な制限から、会議の期間中全員を立たせること、さらには全員にメモをとらせることまで、これらの「ベストプラクティス」は、ほとんどの場合、会議中の悪い行動に対する欲求不満から生まれました。

幸いなことに、より良い会議を実現するためのアイデアがいくつかあります。従業員の関心を高め、集中力を維持し、最終的には会議中のコラボレーションを向上させるためのより良い方法です。、時間を無駄にすることはありません。

そして、この1、2年で、これらのアイデアの1つが急速に人気を博し始めました。これは主に、会議に追加するのが簡単なタスクでありながら、会議をよりインタラクティブで参加しやすくするのに驚くほど効果的であるためです。

その秘密？オフィスでのすべての会議を記録します。

つまり、会議の録画にアーカイブしています。中央検索可能なライブラリでは、行われた正確な会話の完璧な記録を作成します。これは、そこにいた人、出席できなかった人、組織内のメンバーではない会議で議論された情報を検索している可能性のある他の人でも後で参照できます。

デフォルトですべての会議を記録する場合、直接出席できなくても、すべての適切な人が会議に参加できるようにすることで、従業員の毎日のスケジュールをより柔軟に制御できるようになります。また、ビデオ録画により、誰もが大量のメモを取る必要がなくなるため、参加者は自由にディスカッションに積極的に参加できます。

会議を記録することで、オンデマンドで参照できる詳細な情報の貴重な情報源が得られ、余分な労力をかける必要がありません。「記録」をクリックするだけで、いつものように会議を開くことができますが、長い要約メールや「次のステップ」のメモを入力する必要がなくなりました。

会議の記録とアーカイブは、会議中も会議終了後も、コラボレーションを可能にするシンプルな方法です。しかし、記録された会議は、その会議自体が有用であるかどうかにかかっています。では、有用で生産的な会議を促す文化を組織が育むにはどうしたらよいのでしょうか？

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より効果的な会議文化を作るための7つの原則

より効果的なコミュニケーションと、より生産的なコラボレーションをサポートする会議文化の7つの原則があります。それぞれについて見ていきましょう。

1.適切な時間をスケジュールする

人々が会議に費やす時間を制限するために、組織によっては、会議の長さを一定の上限に制限する方法がとられています。しかし、このような強引な方法は、しばしば会議をさらに悪化させることになります。 少ない 効率的 — 15 分または 30 分だけですべてをカバーできる時間が足りない場合、会議の出席者はさらに多くの会議をスケジュールするように任せられます。

代わりに、あなたの人々に彼らが何をしたいのかについて考えるように勧めてください達成そして、その目標に応じて、10分でも2時間でもいいから、妥当な時間を会議に設定する。その会議が本当に有益なものである限り、人々は恣意的な時間制限のために会話を複数のセッションに分割するよりも、議論を完全にやり遂げたいと思うはずです。また、会議の時間がどんなに長くても、録画していれば、誰かが遅刻や早退をしなければならない状況になっても、ビデオで見逃した部分を確認して、チームの他のメンバーと作業を続けることができます。

2.正しい人を招待する

アマゾンには「2つのピザルール」があります。基本的に、彼らは、会議に招待されたすべての人を養うには2つのピザで十分であると主張しています。出席者リストが大きすぎて2つのピザを食べられない場合は、招待した人が多すぎるため、次回のためにゲストリストを削除する必要があります。

もちろん、自分に関係のない会議に出席したいと思う人はいないでしょう。また、客観的に見ても、小さなグループの方がコンセンサスを得るのに時間がかかることが多いです。しかし、もしあなたの部下たちが、誰が 招待するのに十分な価値がありません 彼らが任意の出席者上限を守ることができるように、組織は会議中に貴重なアイデアやインサイトを見逃すリスクを負います。

「適切な人を招待する」ポリシーを実装しても、従業員は会議に誰が参加すべきかを慎重に考える必要があります。また、会議の記録があることが保証されている場合、以前に「参考までに」招待された可能性のある人は誰でも、競合する優先順位をより簡単に調整できます。

3.会議の議題を設定します

良い議題は、会議を主催した人の考えを整理する以上のことをする必要があります。これは、すべての出席者が会議の内容を理解するのに役立ち、最終的には、会議が始まる前であっても、会議に出席するのに必要な時間の価値があるかどうかを判断するのに役立ちます。

会議を記録しない企業では、アジェンダを見落とすのは簡単です。結局のところ、会議がリアルタイムでのみ起こり、会議が欠落すると、そこに提示されたすべてのものが欠落するという文化では、すべての会議に「念のため」出席する強いインセンティブがあります。

すべての会議を記録することで、従業員はどの会議に出席し、オンデマンドで視聴できる会議をより柔軟に選択できるようになります。空の会議室の見込み客は、最初は一部の会議の主催者を怖がらせるかもしれませんが、各会議の前に主催者がその会議の目標、構造、基本的なディスカッションポイントを含む議題を共有しなければならないという期待を設定すると、次の2つの有益な成果を達成できます。

誰も出席することを決定しないように、本当に価値のある会議のみをスケジュールするように会議の主催者にインセンティブを与え、
あなたは他の誰もが彼らが最大の価値を追加できる場所を見ることができるようにします 彼らがスケジュールにコミットする前に、 それにより、彼らは彼ら自身の生産性を最大化するのを助けます。

4.資料を事前に送る

今日の会議でほとんどの時間が無駄になっている場所を知りたいですか？それは終わりではありません—そこで議論が行われ決定がなされます。むしろ、会議に費やされる効果のない時間のほとんどは、誰か（通常は主催者）が予定された会議時間の最大75％を「全員をスピードアップする」ために費やすときに最初に発生します。

決定を下す前に全員が同じページから始めることは明らかに重要ですが、1時間ごとの会議の最初の45分間を、誰かがスライドデッキを通り抜けるのを受動的に見守る必要がある理由はありません。実際、人々が会議に費やす時間を減らすための最良の方法の1つは、 プレゼンテーションを会議から完全に除外します —そうすることで、すべての時間を積極的に共同作業し、問題を解決するために費やすことができます。

従業員に関連書類の送付を促す先に会議の、またはもっと良いことに、彼らに簡単に共有してもらうビデオプレゼンテーション会議の冒頭で説明するために費やしていた時間のうちの1つです。そして、出席者はその情報を確認しなければならないという期待を持たせる。前会議が始まります。事前に会議のプレゼンテーション部分を共有して確認することで、出席者が自分のペースでコンテンツを確認できるようになり（主題に精通している人はすばやくスキミングでき、他の人はより多くの時間を費やすことができます）、会議時間はすべての人が最終決定を下すのに必要な時間。

5.気を散らすものを最小限に抑える

人々が関与していないと、会議の生産性が低下します。つまり、メールのチェック、メモの取れ、マルチタスクなどの注意散漫は、一般的に会議の効率を低下させる可能性があります。研究によると、気を取られた人だけがウォーターフォール効果彼らの周りの他の人に、近くの他人の注意を奪う。

会議中にラップトップやその他のデバイスを禁止することは、組織にとって極端すぎるように思えるかもしれませんが、それらの必要性を最小限に抑えることは、気晴らしを取り除き、参加を増やすのに役立ちます。これは、会議を記録する価値の一部です。詳細なメモを取るためにラップトップを開いたままにする必要がない場合、ラップトップに含まれる他のすべての注意散漫に対抗する必要はありません。アテンションスパンを秒単位で測定できる世界では、これは大きな変化をもたらす可能性のある小さなステップです。

6.アクションアイテムを割り当てる

会議の最後に、会議の主催者が「駐車場」に追いやられたトピック外のディスカッションのアクションアイテムと計画を割り当てることをお勧めします。しかし、各会議の後にチームと共有するためにすべてを入力すると、すぐにそれ自体が仕事になり、各会議の後に主催者の時間の数分または数時間さえも消費する可能性があります。

ここでも、会議の記録は、面倒な作業を排除することで時間を取り戻すのに役立ちます。会議を記録している場合は、すべてを入力するのに1分も費やすことなく、次のすべての手順を含むクイックリファレンスを自動的に作成します。

7.会議の記録を今後のコラボレーションに生かす

今日では、メール、共有ドキュメント、Slack などの生産性ハブを通じて、会議室外（または電話会議を超えて）コラボレーションを継続することに慣れています。しかし、これらのコミュニケーションソリューションのいずれも、会議中に発生した特定のディスカッションを簡単に再検討することはできません。さらに悪いことに、まったく新しいドキュメントやメッセージングスレッドの作成が必要です。

会議の録画を動画プラットフォーム Panoptoのように、そのビデオは、ビデオ内でライブのタイムスタンプ付きのスレッド化されたディスカッションを通じて、将来のコラボレーションの主要なポイントになる可能性があります。また、誰かが将来のプロジェクトに参加した場合、ビデオを見たり、関連する会話を解析したりすることで、簡単にスピードを上げることができます。

会社の会議の記録を開始するのを待つ必要はありません

Panoptoは、組織が会社のすべての会議を安全で検索可能な内部ビデオライブラリに自動的にキャプチャしてアーカイブできるようにする、オールインワンのビデオプラットフォームです。また、今日の主要なビデオ会議システムと統合されているため、会議の方法を変更することなく、会議の記録を簡単に開始できます。

Panoptoは、Forester社から「Best Support for video Search」と評価されており、ライブラリ内のすべてのビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉を検索し、トピックが語られている瞬間にジャンプすることができます。つまり、ビデオは有用な記録であるだけでなく、企業のナレッジベースの貴重な参照可能な部分にもなるのです。

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