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職場でのナレッジ共有の非効率性にどれだけの時間が失われますか？
私たちは即時性の時代に生きています。インターネットで多くの情報が得られ、同僚とのコミュニケーション手段もたくさんあるので、質問にはすぐに答えてもらい、仕事は一日中スピーディーに進むことを期待しています。
しかし、知識が組織内に保存されていないと、その期待に応えられないことがあります。人々は旅行や休暇を取ります。私たちにも仕事や責任があり、24時間いつでも他人の質問に答えられるわけではありません。もし、私たちのユニークな知識が自分の頭の中以外に存在しなければ、同僚はその知識なしで過ごさなければならないこともあるでしょう。そうなると、生産性が大幅に低下し、それが1時間ごとに会社の利益に大きな影響を与えます。
今回初めて実施した Workplace Knowledge And Productivity 調査では、さまざまな業界のアメリカ人従業員1001人を対象に、独自の知識を使った経験や、知識がなくて困った経験についてできるだけ多くのことを調べました。回答者の4分の3は、同じ仕事をしているとは限りませんが、少なくとも15年以上働いています。そのうちの3分の1は、学習・開発関連の仕事をしており、組織で知識がどのように管理されているのか、されていないのかをさらに詳しく知ることができました。
その結果、知識が効率的に共有されていないと、従業員の生産性は大幅に低下することがわかりました。
非効率なナレッジ共有が生産性を低下させる理由
1.同僚からの情報を待つ
私たちの調査に参加した社員は、毎週平均5時間を 必要な独自の知識を持っている人と連絡を取るために待っています。10人に1人は、その倍の時間を待つことも珍しくありません。その間、仕事が遅れたり、中断されたり、あるいは完全にキャンセルされたりします。
例えば、クライアントに提出するプレゼンテーションの構成についてアドバイスが欲しいとします。あなたは複数の例を見ましたが、それぞれ構成が異なっています。そのクライアントのことを誰よりもよく知っている同僚のマンディにメールを送る。しかし、マンディは一日中会議をしていて、返事を書いてくれません。翌朝、フォローアップメールを送ると、午後になってようやく彼女から必要なアドバイスが返ってきました。
マンディの返事を待っている間、あなたは他のことに焦点を移した。しかし、あなたのプレゼンテーションは振り出しに戻ってしまった。1日か2日の進歩の可能性を失ってしまい、今は締め切りまでにすべてを終わらせるために詰め込まなければならないのだ。
2.非効率的な知識の探し方
誰かからの返事を待つために時間を費やすのではなく、社員は自分自身で解決しようとします。しかし、ネットで情報を探し回ったり、自分の判断を後悔したり、藁にもすがる思いで行動したりと、非常に非効率的です。
まるで、新入社員のようだ。このような状況では、自分の経験ではどうにもならない。そして、そのギャップを埋めてくれる適切な経験を持った人がいない。我々の調査によると、 の社員は、毎週8時間 、つまり1日分の仕事をこのモードで過ごしていると報告しています。
確かに、試行錯誤は勉強になります。しかし、同じ知識を得るにしても、もっと効率的な方法があるはずです。しかし、同じ知識を得るにしても、もっと効率的な方法があるのも事実です。チュートリアルビデオを見たり、企業が投資して保存している別の知識にアクセスしたりするのに、8時間もかからないのです。
3.重複した取り組み
非効率の第三の原因は、他の人が既に行った、あるいは現在行っている仕事を、従業員が故意に、あるいは無意識に行うことです。 の従業員は、平均して毎週6時間近くを費やしていると報告しています。 「車輪の再発明」や他の人の仕事を重複して行っています。ほぼ3人に1人が、毎週6時間以上の重複作業をしていると答えています。14％の人は、重複作業に最低でも10時間を費やしています。
重複が起こる理由はいくつかあります。すでに作業を終えた同僚が、すぐに答えを出してくれなかったり、適切なリソースを教えてくれなかったりすることがあります。あるいは、自分の努力が重複していることに気づかず、知らず知らずのうちに他の人が苦労して見つけた解決策を考えるために時間とエネルギーを費やしてしまうこともあります。
既存の仕事を重複して行う理由としては、どのようなものがありますか？
私たちが調査した社員の約3分の1は、新しいことを試したり学んだりするために、知っていながら意図的に他人の仕事を改革しています。
しかし、70％以上の社員は、同じ仕事をしている人と連絡が取れなかったり、そもそも他の人がやっていることを知らなかったりして、重複した仕事をしています。
これは、時間の問題でもあります。20％の人が、「連絡が取れなかったから」という理由で、他の人の仕事を重複して行ったと答えています。もし、その同僚の知見がより便利に得られれば、自分で情報を探す必要はなかっただろう。
しかし、多くの場合、社員が既存の仕事を重複して行う理由は、その仕事がすでに進行中または完了していることを認識していないという単純なものです。プロジェクトの締め切りが迫っているとき、社員は可能性のある解決策がすでに存在するかどうかを調べるために多くの時間を費やすことはありませんが、これには時間も関係します。組織の課題は、関連する知識がある場合、他の従業員が自分で問題を解決しようとする前に、その知識をすぐに見つけられるようにすることです。
従業員は知識の保存を重視する
これまで、職場における独自の知識と効率性については、主に時間と比率に基づいて構築されてきました。例えば、労働者が特定の作業にどれだけの時間を費やしているか、異なる知識源やタイプの知識がどのように比較されているかなどです。
しかし、独自の知識に関する見解や態度についても質問しました。社員は知識の喪失と知識の共有についてどう感じていますか？
全体的に、従業員は、経験から得た知識は非常に価値があるという考えを裏付ける多くの記述に同意しています。また、離職は会社の知識資源に悪影響を与え、会社に時間と費用の両方を負担させています。
また、組織が知識を管理する方法についても、強い意識があることがわかりました。従業員の63％が、ユニークな知識が保存されている組織で働きたいと答えています。また、同様の割合で、ナレッジ共有の文化をサポートしていない組織は過ちを犯していると感じています。
企業にとっては、従業員の意識を把握した上で、「どうするか」が大きな課題となります。
調査によると、その答えは、 従業員が知っていることを把握し、共有する方法を見つけることです。.
雇用主にとって1つの教訓があるとすれば、従業員が退職した後もアクセスできるように、ユニークな知識を保存するためのより良い手段を、従業員が望んでいるということです。
調査に参加した1001人の従業員のうち、 知識の保存が重要ではないと考えているのはわずか3％。85%と圧倒的に多くの人が重要だと考えています。
必要な情報を得るために待たされたり、苦労したりした経験のある社員が、ナレッジ共有に賛成する傾向が強いのは当然のことです。しかし、さらに意外なことに、個人的に不便を感じたことのない従業員も、ナレッジ共有の重要性を強く感じています。組織内で情報に簡単にアクセスできると感じている従業員の80%は、依然としてナレッジ共有の重要性を感じています。また、個人的に遅延を経験していない従業員の77%も同様です。
これは、従業員が知識の共有を、共通の問題を解決するための手段以上のものと考えていることを意味しています。一般的に良いアイデアだと思っているのです。また、個人的に不便な思いをしたことがあれば、さらに確信を深めます。
そのため、企業は従業員の不満が解消されるのを待たずに、知識を共有するためのより良い方法を検討する必要があります。従業員は今、その準備ができているはずです。
共有されていない知識のコストはどれくらいか？
共有されていない知識は、従業員の日々の仕事を妨げ、少しずつ生産性を低下させていきます。彼らは情報を待っています。情報がないと、なかなか進まないのです。また、他の従業員の努力と重複してしまいます。このような従業員全体の非効率性は、企業にとって大きな損失につながります。
これまで、知識の共有がうまくいかないことによる不満は、定量化が難しいため見過ごされてきました。今、平均的な従業員が知識を探したり待ったりするのに費やす時間を示す実際のデータがあれば、共有されていない知識に実際のコストを割り当てることができます。