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リモートチームのナレッジ共有を効果的に行う方法
ビジネスリーダーたちはここ数十年の間に、従業員間のコラボレーションや知識の共有を向上させるためのさまざまな戦略的施策を実施してきました。オープンフロアのオフィススペースやブラウンバッグランチから、コンテンツマネジメントシステムやデジタルコミュニケーション技術まで、ナレッジマネジメントの仕組みは、組織的な知識を保持し、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで得られるようにすることを目的として、進化し続けています。
近年のパンデミックによる リモートワークへのシフト は、地理的に分散した従業員の間で情報がシームレスに流れるように、いかに効率的にナレッジを取得・共有するかという、従来からある問題に新たな展開をもたらしています。
分散したチームがビデオ会議でしか顔を合わせなくなったことで、ビジネスリーダーたちは、リモートワークが組織全体のナレッジ共有にとって大きな脅威となっていることを懸念しています。
リモートワーク環境でナレッジマネジメントが重要な理由
人、情報、リソースが物理的にもデジタル的にも分散しているため、他の人が簡単に情報を見つけたり取得したりすることが困難になります。従業員が持つ貴重な経験や直観的なノウハウである暗黙知は、分散したチーム間で把握・共有することがさらに困難になります。必要な時に重要な洞察が得られないと、生産性や従業員の満足度に大きな影響を与えてしまいます。
完全にリモートのチームは、物理的なオフィスで自然に発生する予定外のコラボレーションの機会も逃してしまいます。近くの席でちょっとした議論やウォークスルーをする人もいなければ、ランチで哲学的な会話をすることもなく、会議室が開くのをデスクで待っている間に他の部署の同僚に話しかけることもありません。
生産性を向上させるだけでなく、継続的な学習と迅速な適応をサポートする仲間から仲間への知識の流れが、リモートワーク環境では消えてしまいます。また、カジュアルなコラボレーションが失われ、情報を探し出すための時間と労力が増えることで、遠隔地にいる従業員は孤立感やフラストレーションを感じ始め、仕事に身が入らなくなります。
非効率なナレッジ共有のコスト
知識を共有することの価値を測るのは難しく、見過ごされがちですが、今回、世界で初めて、知識の共有に関する調査を行いました。 職場の知識と生産性その結果、ナレッジマネジメントの実践がビジネスにどのような影響を与えるのかをより深く理解することができました。
Panopto社とYouGov社は、さまざまな業界のアメリカ人従業員1,001名を対象に、組織的な知識へのアクセスやその欠如が日々の仕事にどのような影響を与えるかを調査しました。その結果は驚くべきものでした。
あらゆる規模の企業が、知識や情報を非効率的に共有することで、毎年何百万ドルもの費用を無駄にしています。従業員5,000人の企業では、次のようなことが推定されます。 年間1330万ドルが失われる これは、ナレッジ共有の方法が悪いために、従業員が必要なときにすぐに答えを見つけられないことが原因です。従業員数10万人以上の組織では、この数字は次のようになります。 年間で2億6500万ドル。
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情報を探したり、待ったりするのに費やす時間や、重複した作業に費やす時間は、組織全体でみるとあっという間に増えてしまいます。多くの人が、週の半分を生産性の低い状態で過ごしています。これは、組織がよりよいナレッジマネジメント構造を持っていれば可能だったはずです。
- 従業員は平均して 毎週5時間 自分が必要としているユニークな知識を持っている同僚に連絡を取るのを待っているのです。
- 従業員は、平均して次のような支出をしています。 週に8時間以上 - 一日の仕事の中で、知識を探して獲得する。
- 従業員は、ほぼ 毎週6時間 「車輪の再発明」や他の人の仕事を重複して行うことに費やしていると報告されています。ほぼ3人に1人が、毎週6時間以上を重複した作業に費やしていると答えています。
ワークプレイスの知識と生産性レポートをダウンロード>>
リモートワークのためのナレッジマネジメントの再考
知識は、これまでも、そしてこれからも、組織のパフォーマンスを左右する重要な差別化要因となります。そして、新しい働き方は、学習と知識管理に対するアプローチを再考することを企業に求めています。
現在、多くの企業では、情報の流れを改善し、組織全体の知識を高める方法で、人とテクノロジーの相互作用を形成するシステムがすでに導入されています。コラボレーションプラットフォーム、メッセージングアプリ、コンテンツ管理システム、専用のナレッジマネジメントシステム、従業員のインセンティブプログラムなどは、企業が以下の目的を達成するための組織的なナレッジ共有構造の重要な構成要素であることが多くなっています。
- 知識の獲得
- 知識へのアクセスを増やす
- 知識を共有する文化の促進
- 知識を資産として管理する
基本的に、ナレッジマネジメントの目標はどのような職場環境でも同じです。ですから、リモートワークに移行した多くの組織が、この新しい環境で知識の流れが悪くなっている理由を探る価値があります。
リモートチームでのナレッジ共有がうまくいかない4つの理由
ナレッジシステムの弱点は、人と人との交流が自然に行われるオフィス環境では目立たないかもしれませんが、物理的に遮断されたリモート環境では、その弱点や非効率性がより問題になります。その理由は以下の通りです。
1. 社会的摩擦
社会的に離れた場所にいる人は、当然ながら知識の普及を促進する活動には参加しません。人と人との定期的な交流がなくなることで 社会的摩擦 が生まれ、従業員は個人的な知識を共有したり、同僚に助けを求めたりすることを躊躇するようになります。その理由は、信頼感の欠如、脅迫観念、自分の弱さを示すことへの懸念、特定の問題は他人の貴重な時間を割く価値がないという合理的な理由などです。
2. 「サイロ効果」とは
大規模なリモートワークへの移行 組織ネットワークの縮小 従業員は身近なチームメイトとのコミュニケーションを優先し、普段一緒に仕事をしていない同僚との関わりが少なくなるからです。さらに、データや文書が組織全体でデジタル的に集中管理されていない場合、外部のチームが存在する知識に簡単にアクセスできない可能性があります（存在することを知っていたとしても）。結局のところ、部門やチーム間のコミュニケーションや情報共有の欠如は、生産性を低下させ、イノベーションを阻害する有害なサイロ効果を生み出します。
3. 取り込まれた知識が不完全、または全く取り込まれていない
知識の共有は、スライドやスプレッドシートなどの文書を含む会議やプレゼンテーションで行われることが多く、これらの文書はデジタルで保存・共有しておけば、後で記憶を呼び覚ましたいときに簡単に参照することができます。しかし、これらのファイルはプレゼンテーションがなければ不完全であり、多くの従業員は答えが必要なときに空白を埋めるために遠隔地の同僚から情報を探し出すのに余分な時間を費やしてしまいます。
リモートワークの環境では、孤立していたり、チームメイトとの交流が散発的であったりするため、自分の専門性や知識の価値に対する意識が低下することがあります。特に助けを求められたり、共有を求められたりしない限り、自分が知っていることを時間をかけて記録して伝えることが、組織内の他の人たちを助けることになるとは思いもよらないでしょう。
4.知識資源が分散し、整理されていない
ナレッジリソースの収集と体系化は、常に最善の意図を持って行われますが、組織はしばしば、チームや部門ごとに様々な方法で使用される複数のナレッジリポジトリを抱えてしまいます。このような状態では、従業員をサポートするための知識資産は豊富にあっても、見つけるのが困難であったり、アクセスが困難であったり、さらには古いものであったりします。このようにナレッジ・リポジトリーがバラバラな状態でリモートワークに移行すると、組織全体のナレッジの流れが悪くなるだけでなく、リモートワーカーはフラストレーションを感じ、非生産的になり、仕事に身が入らなくなってしまいます。
分散した従業員の間で知識の流れを維持するための秘訣
ナレッジマネジメントとは、ワーカーを検索可能な知識資産と結びつけ、人々を結びつけて知識を交換することです。 タイムゾーンや場所を問わず、分散した従業員に人とその知識を提供する必要がある場合、これ以上のソリューションはありません。 検索可能な動画のナレッジベース。
"A picture is worth a thousand words"（百聞は一見に如かず）という言葉を聞いたことがあると思います。さて、 フォレスター・リサーチ社は、1分間の動画の価値を 180万語と同等としています。
動画検索を録画すると、同じ情報量の包括的なドキュメントを作成するよりもはるかに短時間で、組織内の従業員が自分の知識を示すことができます。また、ビデオ会議で「録画」を押すだけで、チームは瞬時に知識を取り込み、アーカイブすることができます。また、革新的な動画検索・発見ツールを使えば、リモートワーカーが動画の奥深くにある答えを簡単に見つけることができ、日々の仕事の中で新しいアイデアや情報を発見することができます。
便利な 動画プラットフォーム Panoptoのように、コンテンツ管理ツールやコラボレーションツールに簡単に統合できるので、動画を使ったナレッジ共有のエコシステムを構築することができ、リモートワーク環境でのナレッジ共有のユニークな課題を克服することができます。動画ベースのナレッジリソースは、社員と彼らの専門知識を前面に押し出し、物理的に離れたチーム間の社会的なつながりを促進し、士気と生産性を向上させ、さらに知識や情報をいつでも簡単に見つけることができます。
Panoptoのセキュアな動画プラットフォームを使用して、遠隔地のチーム間で効果的かつ効率的なナレッジ共有を可能にする方法について、さらに深く掘り下げます。
遠隔地でのナレッジ共有を改善するためのオンデマンド動画の活用法
記録 "を押すだけで、誰もが知識を共有することができます。
CEOから夏のインターンまで、Panoptoの使いやすい 動画＆スクリーンレコーダー マルチカメラを使った動画プレゼンテーションを素早く記録することができます。 動画チュートリアル、ハウツー、 オンラインミーティング、動画ドキュメンテーション、デモンストレーション、説明、研修セッションなどをノートパソコンやスマートフォンを使って行うことができ、個人の専門知識を社内の誰もが見られる状態にできます。
ぜひ パノプトエクスプレス で、自分の知っていることをいかに簡単に記録できるかをご覧ください。 録画が終わったら、「Send to Panopto」をクリックし、メールで同僚を招待して見てもらいます。
録画はこちらから >>
知識を得たり、答えを見つけたりするための時間と労力を削減します。
従業員は、生産性を維持し、最高の仕事をするために、必要な答えへの最速のパスを求めています。Panoptoは、動画ベースのナレッジ・アセットの一元化と検索をサポートし、情報を即座に見つけることができます。従業員がPanoptoで録画したすべての会議や動画は、自動的にアップロードされ、検索用にトランスクリプションされ、画面上のすべての発言や表示が検索可能になります。また、Panoptoは次のような機能もサポートしています。 動画検索 を15の言語で提供しています。また、PanoptoをSlack、Salesforce、コンテンツ管理システム（CMS）、学習管理システム（LMS）などの他のビジネスシステムと統合すると、従業員はどこで仕事をしていても動画を検索、視聴、共有することができます。
Panoptoは動画コンテンツを他の方法で強化し、詳細を素早く抽出しやすくしています。
- クリックできるサマリーを自動的に作成し、視聴者が長い会議や動画に目を通したり、スキップしたりできるようにします。
- 映像のサムネイルを追加することで、スライドなどの映像から情報を素早く抽出することが可能になります。
- 母国語ではないコンテンツを視聴している視聴者の理解を助けるために、自動的にキャプションを表示する
- コンテンツ制作者は、リンク、ドキュメント、プレゼンテーションスライドなどを埋め込むことができ、視聴者は動画からアクセスしたりダウンロードしたりすることができます。
- タイムスタンプ付きのコメントや動画内でのディスカッションにより、視聴者に最新情報や追加情報を提供することができ、視聴者自身がコメントを残すこともできます。
- 動画タグは、視聴者がクリックすることで、追加情報が得られる関連コンテンツへのリンクを提供します。
YouTubeのような動画ポータルで、バーチャルなナレッジ共有をソーシャル化する。
Panoptoは、オンデマンド動画で見たり聞いたりできる同僚からの学習に加えて、リモートワーカーにソーシャルネットワークを広げたり、YouTubeのように組織内の専門家と関わる新しい機会を提供します。Panoptoの動画ポータルとインタラクティブな動画プレイヤーを通して、社員は動画内でコメントやディスカッションをしたり、同僚や主題の専門家を購読したり、タグを購読したり、視聴した動画を評価したりすることができます。
さらに、知識や情報を共有している人は、組織内でより目に付くように動画にタグを付けることができ、コンテンツの詳細な視聴分析を見ることができるので、知識やアイデアの価値をより具体的に示すことができます。最終的に、Panoptoの動画プラットフォームは、知識を共有する継続的なサイクルに従業員を巻き込むように設計されています。
???? Ingersoll Rand社がどのようにPanoptoを活用して知識や情報を迅速に共有しているかをご紹介します。
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情報のサイロ化を最小限に抑え、部門間のインサイトを最大限に発見する。
知らないことは知らないままです。Panoptoは、情報のサイロ化を解消し、遠隔地にいる社員が他の部署やチームで何が起こっているのかをより簡単に知ることができるようにします。管理者は、組織内のナレッジリソースや有益なコミュニケーションを強調するコンテンツをキュレーションし、従業員の動画ポータルのホームページに表示することができます。リーダーは、サブスクリプションやタグを活用して、各部門の動画コンテンツストリームを作成し、イニシアチブ、イノベーション、成果物、目標達成の進捗状況などを他の社員に知らせることもできます。
動画ベースの機密知識や情報は、誰に見られるかを気にすることなく、同じように簡単にキャプチャして共有することができます。個々の動画、フォルダ、そしてナレッジライブラリ全体に設定可能な、きめ細かなパーミッションコントロールにより、Panoptoは検索やディスカバリーを通じて、閲覧権限を持つユーザーにのみ動画コンテンツを公開します。また、動画ナレッジベースのすべての記録はデフォルトでプライベートで安全なので、機密性の高い動画コンテンツが組織外に漏れる心配はありません。
ナレッジ共有の行動を分析し、そこから学ぶ。
Panoptoの包括的なスイート 動画分析 は、ナレッジマネージャーをはじめとするビジネスリーダーに、組織、部門、個人レベルでのナレッジ共有行動を明らかにする貴重な情報を提供します。また、動画分析のデータは、企業の俊敏性と成功をもたらすナレッジ共有行動に報い、強化するためにも利用できます。動画の視聴データをLMSに送信することもできます。
Panoptoを使えば、ナレッジがどのように使われているか、それが企業にどのような影響を与えているかについて、新たな実用的なインサイトを得ることができます。
ナレッジマネジメントの困難な課題を解決します。
Panopto Enterpriseのカスタマイズされたデモについては、私たちのチームに連絡し、今すぐ無料トライアルを開始してください。