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効果的なコンテンツリテンション戦略の実施方法
大学におけるビデオ学習ライブラリの拡充に伴い、古くなった講義や会議などのビデオコンテンツを非表示、アーカイブ、削除するコンテンツ・ハイジーンが高等教育機関のベストプラクティスになっています。
をご存知の方も多いと思います。 健全な学習エコシステムには、なぜコンテンツ・ハイジーンが不可欠なのか？:余分な動画は、LMS や動画管理システムに古いコンテンツを詰め込み、学生の体験を妨げ、教育機関を法的リスクにさらし、クラウドストレージのコストが上昇し続ける中、予算の足かせになっています。賢明な動画コンテンツ保持ポリシーを策定することで、この余分な荷物を取り除き、コストを削減し、より良い学習体験と成果をサポートすることができます。
では、どうやって始めるのか？
コンテンツ・ハイジーンを改善するためには、何千ものファイルを手作業でアーカイブしたり削除したりする必要はありません。必要なのは、熟慮されたポリシーを戦略的に実行することです。削除は怖いと思われがちで、現状に慣れている教員は、この方針に乗るのをためらうかもしれません。しかし、利害関係者を話し合いに参加させ、彼らの意見を考慮し、教育機関全体でコンテンツ・ハイジーンの価値を伝えることで、教育コミュニティ全体に効果的に貢献する強固なポリシーを策定することができるのです。
1.主要なステークホルダーを特定し、耳を傾け、教育する。
効果的なコンテンツ・リテンション・ポリシーの策定は、共同作業によるプロセスです。特に、多くの高等教育機関の複雑な官僚機構の中で運営される場合、技術者と管理者は、計画のメリットについて主要な利害関係者から賛同を得る必要があります。単に「古いコンテンツをアーカイブするか削除する」というだけでは、パニックと抵抗が生じる。コミュニケーションは、経営陣や教員の支持を得るための鍵なのです。
まず、あなたの大学でコンテンツの保持に影響を与えるステークホルダーを特定します。これには、指導者チーム、IT、セキュリティおよびポリシー、登録担当者、大学および学部のガバナンスグループなどが含まれるでしょう。
次に、コンテンツ・ハイジーン構想の目標、解決すべき問題、大学にどのような利益をもたらすかを明確に説明します。あなたのアイデアをサポートするデータを用意してください。たとえば、教員は、すべてのレガシー・ビデオ・コンテンツにアクセスできるという「セーフティ・ネット」に精神的な安らぎを見出すかもしれません。そのようなコンテンツにアクセスする人がいかに少ないか、また、大学にとって法的・財政的コストがいかに大きいかを証明するデータを共有することで、考え方を変え始めることができるのです。利害関係者が自分たちの間で議論できるような消化しやすい物語を提示することは、世論を味方につけるのに役立ちます。
最後に、フィードバックと対話の場を設ける。この機会に、コンテンツ管理に関するステークホルダーの課題や不安を理解し、計画に反映させましょう。
2.すべてのステークホルダーに権限を与えるコンテンツ・リテンション戦略の策定
新しいコンテンツ保持ポリシーは、勝者と敗者を生み出すべきではありません。大学の全員がこの変更から利益を得るべきです。コンテンツ保持の戦略と実施計画は、すべての利害関係者のニーズを満たすだけでなく、コンテンツ管理の要素に関して代理権を与えるべきです。
ステークホルダーがよりコントロールしやすくなる方法の1つが、コンテンツリテンションツールです。個々のファイルを手動で隠したり、アーカイブしたり、削除したりすることは、規模的に不可能です。つまり、コンテンツを一括管理するためには、リテンションツールを使用する必要があります。多くのツールは柔軟性に富んでおり、部門ごとに異なるアーカイブや削除のポリシーを設定し、独自の状況に対応させることができます。このような柔軟性は確かに長所ですが、モデルが複雑になりすぎるのは好ましくありません。目的は、迷路のように入り組んだポリシーの中に人を閉じ込めることなく、人に操作の余地を与えることです。適切なソリューションは、各機関によって異なるでしょう。
また、管理者、教授、学生が、削除されたくない資料を簡単に隠したり、アーカイブしたりできるようにする必要があります。自分の仕事を管理できなくなるのは、誰にとっても不愉快なことです。削除ポリシーの対象外となるアーカイブフォルダを作成すれば、誰もが確実に保護したいコンテンツを安全に保管することができます。
3.教員、管理者、学生が今後の変化に対応できるようにする。
新しいポリシーを導入する許可を得たら、大学の全員がその変更に対応できるよう準備すること。古い資料を突然削除して教員を驚かせれば、混乱と憤慨を招く恐れがあります。この問題に機転を利かせて明確に対処することで、組織全体がシームレスな移行に備えられるのです。
学生だけでなく、今度の変更で影響を受けるすべての関係者に向けたコミュニケーションプランを作成する。この計画には、アーカイブまたは削除されるものを正確に説明する詳細なニュースレター、トレーニング教材への新しいポリシーの追加、変更前の数週間のLMS、ビデオ管理システム、および他の教育エコシステムのツール上のバナーの作成が含まれるかもしれません。このような包括的なキャンペーンを行うことで、誰もが十分な準備を整え、必要に応じてワークフローを変更できるようになります。
4.新しいポリシーを戦略的に実行し、継続的にサポートする
大学は複雑な組織ですから、関係者に迷惑をかけないように新ポリシーを立ち上げる必要があります。新しいポリシーは、他の規則や規制との整合性を保つために、細部にまで気を配る必要があります。あなたの大学には、データ保存や知的財産に関する内部ポリシーがあるはずで、変更を適用する前にそれらすべてを見直す必要があります。例えば、休暇中や学期と学期の間の期間であれば、最初の立ち上げの混乱は少なくなるかもしれません。
また、コミュニケーションは立ち上げて終わりではない。ステークホルダーが新しいコンテンツ管理方法に慣れるまでの間、サポートを提供します。四半期ごとや学期ごとの更新を機関全体で共有し、新しいポリシーの進捗と価値を示すとともに、まだスピードアップしていない関係者の問題をトラブルシューティングしてください。
コンテンツ・ハイジーンより良い教育・学習体験をサポートする
適切なアプローチにより、コンテンツ保持ポリシーは、ビデオ学習ライブラリーを強化するだけでなく、教員や学生の能力を高め、コンテンツ衛生のベストプラクティスを統一的に理解し、教育機関全体でより良い教育と学習体験に貢献することができます。