従業員の離職や組織的な知識の喪失によるプレッシャーを感じていますか? 雇用主なら誰でもそう思うはずです。

経営幹部の約88%が、離職率が通常よりも高く、業界全体で過去最高の離職率を経験していることに同意しています。従業員の 38% が転職を検討しているテクノロジー分野から、2030 年までに 210 万人の求人が埋まらない製造業まで、大量離職時代はすぐには収まりません。

このような広範囲にわたる人員削減は、組織的な知識の喪失を加速させ、企業は、かつてないほどの弾力性と革新性が求められるビジネス環境の中で、コストのかかる非効率性にさらされています。

このような混乱に直面したとき、企業はどのようにして組織的な知識を維持し、人員削減が組織のインテリジェンスに与える影響を最小限に抑えることができるでしょうか。

機関投資家の知識とは？

組織的知識は、組織の集合的記憶と部族学習です。 これには、技術的な機能やツールベースの機能などのハードスキルと、顧客や同僚との関係などのソフトスキルの両方が含まれます。 この業界と企業の深い洞察により、組織は過去から学び、未来に革新的な賭けをすることができます。

知識の伝達を優先しない組織は、効果的な戦略を策定するために必要な文脈、信頼、直感、さらには競争力のある戦略を実現するために必要なツール、戦術、プロセスを失うリスクがあります。知識の保存に戦略的なアプローチを取らなければ、従業員が組織を去った後、車輪を再発明することになってしまいます。

幸いなことに、もっと良い方法があります。

変化は成長の自然な部分です。 積極的かつ適応性のある方法でビジネスの進化にアプローチする企業は、ベテラン従業員の専門知識を有望な新しい人材に装備することができます。

組織的な知識を保持し、共有することで、新入社員研修が向上し、生産性が向上し、リスクが軽減されるだけでなく、組織全体の透明性と一貫性も向上します。 これにより、より公平な職場体験と学習マインドセットに貢献し、離職を減らすことができます。

その方法を探ってみましょう。

機関の知識をどのように伝達し、保持するか

積極的なアプローチ：知識を共有する文化を育む

知識の共有は、リスクの軽減だけではなく、はるかに大きな価値を持っています。多くのリーダーは、重要な従業員が退職を表明するまで、知識の移転に取り組もうとしませんが、ナレッジ共有の文化を積極的に構築することで、ビジネス全体の信頼、コラボレーション、イノベーションを促進することができます。

1.既存の組織的知識の監査

組織の各部分で最も重要な役割を把握してください。その知識はサイロ化していますか？どのくらいの頻度で共有されていますか？この情報から恩恵を受けるのは、貢献者個人なのか、チームなのか、ビジネスユニットなのか、それとも組織全体なのか？

長年の経験に基づいて少数の高品質な意思決定を行う戦略的なリーダーから、日常の重要なツールやプロセスを管理するジュニアレベルのスタッフまで、ビジネスのあらゆるレベルを調査します。既存の組織的知識の価値と量を把握することで、どのような情報を収集し、共有すべきかの優先順位を決めることができます。

知識を共有するための新しい機会についても創造的に考えてみましょう。 クロススキリング は、チームのコラボレーションを強化したり、休暇や育児休暇の短期的な補充をサポートするのに役立つでしょうか？プロジェクトのキックオフや重要なマイルストーンのチェックを記録することで、プロジェクト終了時には表面化しにくい、その場での問題解決を維持することができるでしょうか。毎月のビジネスレビューや取締役会、その他の戦略的な議論を共有することで、組織のステークホルダーに新しい機会についての情報を提供することが容易になるでしょうか？

2.知識獲得のための簡単なプロセスを作る（ヒント：記録を取ること

組織内で最も価値のある情報を特定した後は、知識の保存を日常的に行うようにしましょう。

それは面倒に聞こえますか? そうである必要はありません。

重要なのは、摩擦を減らすことです。 経営幹部や従業員は、彼らのたくさんの責任に関する詳細なドキュメントを作成する余力がない可能性があります。 重要な会議を自動的に録画し、検索可能なオンデマンド 動画学習ライブラリ に保存して後でアクセスできるようにするツールを提供することで、従業員の知識保存の負担を軽減します。

主要なプロジェクトディスカッション、戦略会議、ツールチュートリアルを録画することは、新入社員をサポートするだけでなく、既存のスタッフが必要なときに既存の組織的知識にアクセスできるようにし、密室にとどまることが多い新しい洞察とサポートを提供することで、既存のスタッフがより効率的かつ戦略的に働くのを支援します。

社員はすでにビデオを使って、リアルタイムでコミュニケーションやコラボレーションを行っています。重要な会議を自動的に録画・保存して、企業の「YouTube」を構築することができます。

3.継続的な知識の共有を奨励し、模範とする

制度的な知識は、従業員が実際に使用して初めて効果を発揮します。継続的に知識を共有する文化を築くために、企業内学習ライブラリの価値を伝え、実証しましょう。

• トップが行動のモデルとなる。リーダーシップチームやビジネスユニットのリーダーに、タウンホールやその他の重要な全社的戦略会議を録画し、オンデマンドでアクセスできるようにする。
• 簡単で楽しいものにすることで、知識の保存に対する障壁を減らします。スマートフォンやタブレットを使って、一口サイズのソーシャル・ラーニング・ビデオを録画することを奨励する。ミーティングやチュートリアルの録画に慣れてもらうために、コンテストを開催する。
• パフォーマンスレビューやインセンティブプログラムに知識共有指標を追加したり、ベテランスタッフと経験の浅い従業員を組み合わせたメンターシップイニシアチブを作成したりすることを検討します。 長期にわたるスタッフの価値を称え、教育機関のナレッジベースの構築に貢献した従業員を表彰します。

成長と教育は、従業員を維持するための強力なインセンティブとなります。組織的な知識の開発と獲得に従業員を積極的に参加させることで、組織的な知性を維持・構築するだけでなく、その過程で従業員に成長を促すことができるのです。

リアクティブ・アプローチ：退職する社員の知識を保持する

時には、積極的に行動する余裕がないこともあります。 重要な従業員の2週間前の通知に直面しても、常に余裕があるわけではありません。

退職する従業員は、過去数年間の仕事と経験の詳細なドキュメントを作成するように求められた場合、すぐにモチベーションを失います。 さらに、この戦術的な情報は、保持すべき最も価値のある知識ではないことがよくあります。 ベテラン社員がどう思っているかではなく、どのように録画にこだわるのか。

1. 暗黙的な だけでなく、 明示的な の知識も保持する。

トップセールス担当者は、特に困難なクライアントとの交渉にどのように対処しましたか? プロジェクトマネージャーは、どの内部ボトルネックを予測または回避できますか? 過去にあなたのビジネスでうまくいったこととうまくいかなかったことは何ですか? 業界での経験やアカウント履歴から直感、さらには間違いまで、暗黙の知性は組織で最も価値のある知識の一部であり、最も移転が困難です。 暗黙の知識を保持する最善の方法は、従業員に話してもらうことです。 退職するスタッフに、過去の戦略、困難なクライアント、またはビジネスの低迷に対するアプローチについて話し合うように依頼します。 彼らがどのように考えているかを録画するだけで、将来の問題解決のための強力な暗黙の知識が表面化するのに役立ちます。

2.複数のワークストリームを動画で一度に把握。

スキルや戦略は単独では有効ではありません。私たちは、問題を解決し、プロジェクトを効果的に完了するために、複数のツール、プロセス、アプローチを組み合わせて活用しています。しかし、退職する社員は、個々のスキルやプロセスを脈絡なく記録することを求められることがよくあります。より効果的なアプローチは、退社する社員が主要なプロジェクトを完了したり、引き渡したりする際に、その画面を記録することです。これにより、仕事の実用性を維持するだけでなく、ベテラン社員を成功に導く微妙なニュアンスや「商売のコツ」など、他の方法では記録されないものを残すことができます。

3.オフボーディングをソーシャルラーニングの場にする

調査によると、 学習の90％は社会的・経験的なものであることがわかっています。 つまり、やってみることで学ぶということです。オフボーディング・プロセスにチームメンバーを参加させることで、退職する社員の知識を最大限に活用することができます。新入社員が、退職する社員の最後の数週間をシャドーイングしたり、サポートしたりすることを検討しましょう。Q&A または「Ask Me Anything」フォーラムを開催し、チームメンバーが自分たちにとって重要な課題について熱心なフィードバックを求められるようにします。知識の保存を協力的なプロセスにすることで、学習の機会が増え、離職する従業員と残ったチームメンバーの両方を巻き込むことができます。

人間の記憶と同じように、組織の記憶は発達したり萎縮したりすることがあります。 組織の知識を保持するための戦略を立てることは、従業員が転職する際の短期的なビジネスレジリエンスに役立つだけでなく、エンゲージメントの向上と離職率の低下にも貢献し、長期的なイノベーションと成長を強化することができます。