私たちが職場でかなりの時間を会議に費やしていることは、誰にとっても驚くべきことではありません。米国だけでも、労働統計局の推計によると、毎日36から56百万の仕事上の会議が行われています。つまり、 ほとんどの従業員は、平均して月に約62の会議に出席していることになります。 。

一日の大半をチームメンバーとのミーティングやコラボレーションに費やしている私たちにとって、ビジネスリーダーたちは当然、ミーティング体験を改善し、簡素化するための新しいソリューションを探し始めています。

会議システムの改善は、うまく計画すれば、 職場の生産性 とITの管理コストの両方の面で、大きな投資効果をもたらします。従業員や組織全体にとって、ミーティングの経験を向上させることは、より迅速で効率的な問題解決、イノベーションの増加、スキル開発の拡大、さらには仕事への満足度の向上につながります。IT部門にとっては、管理されているシステムやインフラのばらつきを減らし、ミーティングテクノロジーとの共通のやりとりに対するテクニカルサポートの必要性を最小限に抑え、さらに将来のアップグレードにかかる費用を節約することができます。

モダンな会議室の紹介

会議室やスペースに対する考え方が変わってきています。 かつて「会議室」とは、大きなテーブルとそれを囲む適度な数の椅子があればよいとされていましたが、現在では、従業員がミーティングやコラボレーションを行うためのインフラやテクノロジー（ ）も含めた概念となっています。

さらには、その「部屋」が完全に仮想化され、オンラインのビデオ会議ツールを使って共同作業を行うケースも増えています。

ここ数年で、会議室の近代化は世界中のITチームの最優先課題となっています。今日の従業員のために会議の経験を再構築することは、自分のデバイスを使って遠隔地で仕事をすることが増え、ビデオベースのインタラクティブなコミュニケーションを好み、テクノロジーが単純に機能することを期待する従業員のために、適応性のある会議やコラボレーションのソリューションを設計することを意味します。

チームが共に働く方法の変化に大きく影響されて、ミーティングやコラボレーションスペースの近代化に関して多くの共通のトレンドが生まれています。 独立系のアナリスト企業であるGartner社が最近発表したレポート によると、ミーティングスペースを更新するための戦略は、どこの組織でも似たようなものになっています。

• 機器やスペースに対する需要の変化に対応した、より柔軟な会議インフラの設計
• 高価で管理が困難なカスタムメイドのマルチベンダー会議室ソリューションの使用を削減
• 時間とともに変化するユーザーのニーズに合わせて進化できる信頼性の高いソリューションやサービスの発見

さらに、会議やコラボレーションをサポートするテクノロジーは、その機能の幅を広げ続けており、企業は、室内にいる従業員と の遠隔地にいる従業員の両方に、より豊かで統合された体験を提供するミーティングソリューションを設計することができます 。その結果、現代のミーティングスペースはしばしば

• インテリジェントな設備スケジューリング
• クラウド型ビデオ会議
• どのデバイスからでも簡単に共有できるワイヤレス接続
• 360°カメラやPTZカメラ、ホワイトボード、ドキュメントカメラ、リモートスクリーンキャスティングなどの統合ディスプレイ
• 会議の自動取り込み

もちろん、会議スペースやシステムの更新に関する要件は組織ごとに異なりますが、多くのITリーダーが、会議ソリューションを近代化し、規模が大きくなるにつれて増大する生産性の問題に対処するために、同様のソリューションに注目し始めています。ここでは、ミーティングスペースとコラボレーションソリューションの近代化に向けた3つの主要なトレンドと、それらが同期したときに生み出される体験を紹介します。

会議室のリソースを近代化するための3つの大きなトレンド

1.よりスマートな会議室

誰もが一度は会議室のシャッフルをしたことがあるでしょう。多くの会議は前もって計画されていますが、時には予定時間をオーバーしたり、予定通りに進まないこともあります。また、空いているスペースに飛び込んで、その場で行われる会議もあります。企業のカレンダーツールや会議室のスケジューリングソリューションを使っても、適切な会議スペースを探したり、スケジューリングしたりすることは、いささか混乱を招く現実があります。

かつては独立したシステムであったものが、現在ではよりスマートで統合された会議・コラボレーションシステムになりつつあります。スマートに統合された会議リソースは、会議スペースを従業員と同じように柔軟かつ効率的にします。会議が行われなかったり、早く終わったりした場合には、リソースが利用可能であると自動的に表示され、エンドユーザーが会議テクノロジーに触れる必要性を最小限に抑え、予定通りにビデオ会議が自動的に開始され、録画されます。

また、最新の会議室では、参加者がワイヤレスでテクノロジーに接続できるようになっています。また、最新のツールでは、照明、ウィンドウシェード、空調など、部屋の物理的な側面も会議システムに組み込むことができます。また、ワークプレイスアナリティクスは、リソースの計画を改善するだけでなく、会議のパフォーマンスを分析することで、組織が時間をかけて大規模な会議をより効果的に行うことを可能にします。

2.ハドルルームとアジャイルミーティングスペース

個室やオフィススペースの数は減少し、オープンなオフィスプランやホットデスキングのようなコンセプトが急速に新しい常識になりつつあります。このような傾向から、ビジネスリーダーはミーティングやコラボレーションのためのスペースをどのようにデザインし、装備し、配置するかについてクリエイティブに考えなければなりません。

設備の整った会議室の需要は依然として高いですが、多くの場合、チームはプレミアムミーティングスペースのインフラや機能のすべてを必要としているわけではありません。最新のミーティング戦略では、使用頻度の高い機能を優先して、ハドルルームや従来のミーティングエリアなどを装備しています。

最新のソリューションの一つとして、Zoom Room（下の写真）、WebEx Room Kits、またはSkype Room Systemsのような合理化されたターンキーミーティングルームキットがあります。これらのシステムは、複雑さが抑えられており、多くのユーザートレーニングを必要とせず、確実で予測可能な動作をする傾向があります。また、設置も簡単で、需要の変化に応じて比較的短時間で新しいスペースに展開することができます。

3.すべてをクラウド化

新しいデバイスを導入する際、ローカルでのセットアップは必要ありません。その代わりに、IT管理者は、デバイスを接続するだけで動作し、アップデートがあればクラウド経由で複数の部屋やセットアップに一度に配信できるクラウドサービスに注目しています。これは、他のミッションクリティカルなタスクのために時間とリソースを費やしているチームにとって、非常に有益なことです。

さらに、クラウド型の会議システムは相互運用性が高く、企業のニーズに合わせてユーザーエクスペリエンスを向上させるカスタマイズが可能です。

会議は会議室で終わるものではない

会議が必ずしも会議室の中で行われるとは限らないように、今日では会議室の中（またはビデオ会議の終了時）で終わる必要もありません。

会議を録画することで、リアルタイムに参加できなかった人が後から見て参加できるようになったり、進行中の仕事や新しい貢献者に参照点や文脈を提供したりと、会議の枠を超えたコラボレーションが可能になります。現在使用しているビデオ会議ツールの録画ボタンを押すだけで、社員は簡単に会議を録画することができます。

そして、彼らはすでにそれを実行しています。プロジェクトマネジメント協会（PMI）のメンバーを対象とした最近の世論調査では、30％以上が、実際にビデオ会議ソフトウェアを使って ミーティングを記録したことがあると回答しています 。

これは、自分でも気づかないような問題です。

従業員がすでに記録している会議の内容は、ビジネス上の機密情報を含んでいますが、それが社内外で悪用されていないと確信できますか？

問題は、他の種類のファイルと違って、mp4にパスワードをかけることができないことです。DropboxやGoogle Driveのようなファイル共有システムでも、適切な人がプライベートな会議の録音をダウンロードし、誰とでも共有することができます。社内会議の録音は、誰もがビデオを共有するサイトである YouTube で世界中に公開されてしまう可能性もあります。この記事を書いている時点で、YouTubeで「internal meeting」を検索すると、883,00件という驚くべき結果が出ています。そのうち95％が無害なものだと仮定しても、公開を意図していない可能性の高いビデオが44,000本も残っていることになります。

組織の機密情報が公開されていないことを望むのは当然ですが、現実に起こりうる可能性として、すべての企業が立ち止まる必要があります。

ソリューションのご紹介セキュアなビデオ管理システムを使って会議のキャプチャを自動化

会議の録画を管理するソリューションは、従業員が社内のビデオを保存・共有するためのオプションが不完全である場合に発生する新たなセキュリティ リスクに対処するのに役立ちます。 ビデオ管理システム Panoptoは、お客様のビデオ会議技術と連携して、会議の録画を自動的にキャプチャし、安全な オンラインビデオライブラリ にアップロードし、会議での発言をすべて書き起こして、録画の内容を 検索可能にします。 同様に重要なのは、管理者が会議の録画を適切な人だけが見ることができるように、きめ細かな権限管理を可能にすることです。

さらに、 ミーティングキャプチャー を大規模に自動化することは、生産性とコラボレーションをさらにサポートするために、企業がますます導入しているミーティングモダナイゼーション戦略です。

According to a recent Wainhouse Research survey, 69% of respondents agreed that it is useful to have recordings of past video meetings available for later access as a reference source. Whether it’s the freedom to fully engage and not take notes or the ability to share a meeting with someone who couldn’t attend, there are many reasons people want to record their meetings. Download our latest white paper to learn 10 reasons to record your meetings.

DOWNLOAD: あなたのビジネスがすべての会議を記録すべき10の理由

 

しかし、記録を残すだけでは十分ではありません。重要なナレッジアセットを最大限に活用するためには、どのようなデバイスであっても、録音されたものを簡単に見つけ、検索し、共有することができなければなりません。

ミーティング・インテリジェンス・ソリューション を含むセキュア・ビデオ・プラットフォームは、お客様の既存のミーティング・テクノロジーと統合することで、社内のビデオ・コンテンツ資産を保護するとともに、ミーティングの生産性を十分に高めることができます。

Panoptoは、会議の記録を管理、共有、検索するための主要なソリューションです。 Panoptoをお客様のインテリジェントな会議環境の一部にするために、今すぐ お問い合わせください。