- 動画の録画
プロジェクト会議を効果的に進めるためのシンプルな秘訣
フルタイムのプロジェクトマネージャーであっても 、1つのイニシアチブでプロジェクトマネージャーの役割を引き受けている場合でも、チームが実行するすべてのステップを計画、ナビゲート、文書化する責任があります。 すべての目があなたに注がれています。 1 つでも詳細を見失うと、数か月のやり直しが必要になる可能性があります。
だからこそ 、経験豊富なプロジェクトマネージャーなら誰でも言うように、コミュニケーションが鍵となるのです。 プロジェクトマネージャーには、チームの進捗状況や次に行う必要のある決定などの詳細を伝えるための多くのオプションがありますが、1つの戦略はほぼ普遍的です。
プロジェクト会議は重要です
ほとんどの組織にとって、会議はプロジェクトを成功に導くために必要不可欠なものです。ミーティングを行うことで、プロジェクトマネージャーは重要な詳細を確認し、チームのコラボレーションを促進し、困難な問題を解決し、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。キックオフミーティング、ウィークリーステータスミーティング、ステークホルダーミーティング、プロジェクト終了時のレビューミーティングなど、プロジェクトの目的を達成し、タスクを期限内に完了させ、必要に応じてピボットを行うためには、すべてのプロジェクトミーティングが必要です。
もちろん、会議をより効果的にするためのアドバイスには事欠きません。 しかし、ここ 1 年か 2 年で、革新的なプロジェクト マネージャーの間で新しいアイデアが急速に人気を博し始めました。これは、主に、すべての会議で簡単に実装できるという理由によるものです そして、より生産的な会議行動を促すのに驚くほど効果的です。
秘訣は何ですか？ すべてのプロジェクトミーティングを記録する。
これは IDE ですかクレイジーな音? それはまだ新しいからです。 すでにそれを行っている組織にとって、その価値はそれ自体を物語っています。 実際、プロジェクト会議をより効果的にするだけでなく、より成功するプロジェクト マネージャーになるための 5 つの方法を以下に紹介します。
すべてのプロジェクト管理会議を記録すべき 5 つの理由
1.細かいことを忘れてはいけない
プロジェクトミーティングを記録すれば、発表された内容や議論された内容がすべて正確に記録され、「前回のミーティングで説明したはずだが......」と思っていた人にとっては完璧な予備資料となります。
さらに、プロジェクトの途中で重要なサマリーを提示したり、最後にプロジェクトをレビューする際には、プロジェクト中にどのような決定がどのようになされたかを完全に記録することができます。これにより、次のステップの決定や、将来のプロジェクト管理の改善に役立てることができます。
2.スケジュールの乱れ」という言葉を二度と聞かない
時には、単に適切な人材を同時に集めることが、重要なプロジェクトを進めるための最大のハードルになることがあります。 Zoom、 Webex 、 GoToMeetingなどの WEB 会議ツールを使用すると、地理的な距離の問題を軽減できますが、同時に 2 つの異なる会議に参加することはできません。 全員のスケジュールがすでにオーバーブッキングされている時代に、経験豊富なプロジェクトマネージャーは、全員にとって都合のよい時間を見つけることで、厳しい締め切りにすぐに躊躇する可能性があることを知っています。
会議を録画して共有することで、最も忙しいチーム メンバーに会議を視聴するオプションを提供し、会議が行われた後に会議に参加することもできます。 これにより、チームはプロジェクトと彼らが取り組んでいる他のすべてのこととのバランスを取ることができ、数週間または数か月前に会議をスケジュールする必要はありません。
3. プロジェクト管理会議での集中力とエンゲージメントを向上させる
プロジェクトミーティングでチームメンバーが詳細なメモを取ることは、ポジティブなことのように思えますよね?しかし、公式の議事録や非公式のメモを取るなど、議論をその場で記録することは、チームメンバーが何かを書き留めるために立ち止まると、当然 のことながら、会議に積極的に参加していないという問題があります。 つまり、同じことを繰り返すことにより多くの時間を費やす ことになり、会話から得られる価値が低くなる可能性があります。
ありがとうございます。 会議の自動録音とテープ起こししかし、このシステムを使えば、チームの誰もが、メモを取ることに気を取られる必要はありません。その代わり、出席者はより集中し、より積極的に参加できるようになり、プロジェクトミーティングの価値と効果が高まります。
4.新しい貢献者を迅速に立ち上げる
プロジェクトチームはしばしば拡大しますが、新しい貢献者を迅速に理解するのはプロジェクトマネージャーの責任です。 プロジェクト会議の録画があれば、プロジェクトの目標やこれまでの経緯を説明する際に時間を節約できます。 これにより、ユーザーが自分で視聴できる動画ですべての詳細にアクセスできるようにしながら、ユーザーが作業を開始するために必要な概要レベルの情報を伝えることに専念できるようになります。
5.会議室の外でのコラボレーションをサポート
会議の場で新しい情報を公開すると、逆に仕事が増えてしまうことがよくあります。誰かが新しい価値ある知識を持っていることを他の人が認識すれば、その人が文書作成やトレーニングセッションの日程調整、1対1のダウンロードミーティングの繰り返しを要求されるようになるまで、長くはかからないでしょう。
最初の会議の録画があれば、専門家の時間を奪うことなく、他の人と即座に知識を共有することができます。 より深いトレーニングが必要な場合は、プレゼンテーションをすばやく録画してビデオを社内で共有するツールがあれば、将来その知識を他のチームメンバーが利用できるようになります。
プロジェクトミーティングを記録することで、社員は必要に応じて詳細な情報を参照できる貴重なリソースを手に入れることができ、しかもあなたは特別な努力をする必要はありません。
あなたはすでに会議ツールを持っています
何が良いのか？その録音に必要なツールは、ほとんどの人がすでに持っています。
チームの少なくとも 1 人のメンバーとつながるために WEB 会議システムを使用していますか? WebEx、Zoom、Skype などのツールにはすでに録画オプションがあります。 あるいは、全員が同じ部屋に集まることができれば、多くの会議室には他の WEB 会議を円滑に進めるためのカメラが設置されています。 たとえあなたのパソコンにウェブカメラが内蔵されていなくても、チームが持ち歩くノートパソコンやスマートフォンにはウェブカメラが内蔵されているはずです。
ハリウッドレベルの制作価値は必要ありません。共有するすべての情報を録画したいだけです。 既存の録画オプションは十分すぎるほど優れているため、実際に必要なのは「録画」をクリックして、いつもどおりに会議を開催することだけです。
これは、会議中も会議終了後も、チームを巻き込み、集中力を維持し、最終的にコラボレーションを向上させる最も簡単でスマートな方法です。
プロジェクト管理会議に欠かせないビデオツール
新入社員研修 Web カメラまたは WEB 会議ソフトウェアを使用して会議を録画すると、役立つ会議ビデオをすばやく簡単に作成できます。 一部のプロジェクトや組織では、これらのファイルがあるだけで十分です。 しかし、多くの場合、会議を録画した後は、そのビデオでシステムがサポートできる以上の操作を行いたいと思うでしょう。
便利な 動画プラットフォーム Panoptoは、Zoom、Webex Meetings、Microsoft Teams、GoToMeeting、BlueJeansなどのビデオ会議ソリューションを完璧に補完します。Panoptoは、すべての会議記録を自動的に安全な中央管理システムにアップロードします。 ビデオライブラリまた、ビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉を検索用にインデックス化し、会議全体の完全なトランスクリプトを作成することができます。
Panoptoには、柔軟な マルチカメラビデオ録画 と 編集 録画」ボタンを押すだけの簡単操作で、誰でも使えるツールです。プロジェクトマネージャーにとっては、詳細なHDビデオプレゼンテーションを素早く録画できることで、以下のような生産性の向上が期待できます。
- 会議終了後に「次のステップ」の詳細なメールを書く時間を減らすことができます。 会議の議事録を作成したり、何ページものメモを解読したりするのに時間をかける必要はありません。録画した会議のリンクをメールに貼り付けて、チームへのアクションアイテムを添えるだけです。
- ビデオを使ったドキュメント作成が容易になりました。 細部まで伝えるために、文書のフォーマットやスクリーンショットの貼り付けに何時間もかけています。しかし、ビデオにスライドを添付して、画面上でウォークスルーを行うことはできません。Panoptoでは、同じ情報で正式な文書を書くよりもはるかに短い時間で、細部まで表示されるマルチカメラプレゼンテーションを撮影することができます。
- 反転会議により、コラボレーションと意思決定に費やす時間を増やすことができます。 会議は物事を成し遂げる場ですが、最初の 20 分を出席者がすでに視聴している可能性のある情報の提示に費やしていては意味がありません。プレゼンテーションを事前に録画して送信し、チームが会議全体で協力して問題を解決できるようにします。
- 多忙な関係者に魅力的なプロジェクトの最新情報を提供 影響力のある関係者と直接会う必要がない場合でも、ラップトップから直接録画したプロフェッショナルなHDビデオプレゼンテーションを使えば、会議の合間に関係者の関心と最新情報を維持することができます。
ビデオ会議システムとビデオプラットフォームを組み合わせれば、シンプルかつパワフルなソリューションとなり、会議の記録を組織の戦略的な資産として活用することができます。