なぜ会議が生産的でないのか疑問に思うかもしれません。 その考え方は、人々がすでにそうしている以上に会議を嫌うことはあり得ないと信じることにつながるかもしれません。

でも、それは間違いです。 

公平を期すためにも、人々は嫌いではない すべて 会議彼らは悪い会議を嫌います。 私たちは皆、効果のない会議で気が散るときに避けられないフラストレーションを感じた経験があります 何か他のことを成し遂げたり、仕事の流れを乱したりして、一日の生産性が以前よりも低下しているように感じます。 それが一日を通して複数の会議で起こると、さらに悪化します。

もちろん、どの従業員にも尋ねれば、彼らは、電子メールやメッセージングアプリを通じて行うよりも効率的に、詳細な情報を協力し、作成し、伝達するために会議に大きな価値を見いだしていると言うでしょう。 そうでなければ、当然、カレンダーの会議は少なくなってしまうでしょう。 

しかし、会議は「必要悪」という評価を受けています。それはなぜか？なぜ会議はほとんどのチームにとって生産的ではないのですか?

では、会議は本当に時間の無駄なのでしょうか?

この問題を掘り下げていくと、ある傾向が見えてきます。不明瞭な目標、蛇行したプレゼンテーション、テーマから外れた議論、注意散漫な参加者、そして他の仕事が時間を奪い合っているという事実が重なって、誰もが一度はイライラするのです。 

そうでなければならないのでしょうか？一言で言えば、そうではありません。 

しかし、より良い会議を運営するためのアドバイスのほとんどは、実際に会議を改善しているのでしょうか? また、違います。 

会議での悪い行動が、人々のスケジュールや仕事の満足度、そして会社の利益に大打撃を与え続けるのではなく、あらゆる組織のリーダーたちが、より効果的な会議を行うための新しい、そしてしばしば疑わしいルールを制定しています。

会議の長さや出席者数に恣意的な制限を設けたり、会議中に全員を起立させたり、あるいはメモを取るためだけに一人を会議に参加させたり......このような「ベストプラクティス」は、会議での悪い行動を抑制するには不十分です。

さらに、これらの疑わしいアドバイスは、実際に会議を改善することはほとんどなく、従業員に会議を嫌う新たな理由を与えているのです。

避けるべき10の会議の衛生性と生産性のヒント

最悪のアドバイスに飛び込む前に、 より生産的な会議に役立つ 正直に役立つヒント があることを指摘しないわけには いきません。明確な議題を設定し、会議を予定どおりに開始および終了し、事前に資料を送付し、最後にアクションアイテムを割り当てることはすべて、会議をより便利にし、イライラを減らすのに役立ちます。 

しかし、それ以外にも、会議をより良いものにするために企業が採用しようとする「効果的な会議」戦略には、疑わしいものや、ひどく自己中心的なものも数多くあります。 

ここでは、より生産性の高い会議を実現するための良いソリューションとして一般的に語られている、おそらく避けるべき最悪のアイデアを10個紹介します。 

1.奇数時間に開始する会議のスケジュール

が推奨する悪いアイデアです。 CBSニュース)

チームメンバーは、あなたの会議に参加することにあまり乗り気ではありませんか? もしかしたら、変な時間にもっと好きになるかもしれませんね。 この推奨事項には、会議のスケジュールを非常に早くまたは非常に遅く設定することから、予期しない時間 (たとえば 1 時 7 分後) に会議を開始することまで、さまざまなバリエーションがあります。 

もちろん、不規則なスケジュールが従業員の目には会議の価値を何らかの形で増やすという考えは、論理に反しています。 出席者はこの戦略の奇妙さに気づく可能性は高いですが、仕事中にそれが引き起こすさらなる混乱にイライラするでしょう。 会議に出席するために早出したり、オフィスに遅くまで残ったりしたい人はいませんし、一貫性がまったく欠如しているため、人々はすでに忙しいスケジュールを管理するためにさらに一生懸命働くことを余儀なくされています。

2.水曜日にのみミーティングを行う

が推奨する悪いアイデアです。 フォーブス)

もし、毎週1日だけすべての用事を済ませることができるとしたらどうでしょう。銀行、食料品、クリーニング店、健康診断など、すべての用事がその日にしかできず、さもなければ来週まで待たなければならないのです。確かに、会議を管理するための戦略としては、最初は素晴らしいと思います。つまり、残りの1週間を自分の生産性のために使うことができるのですから。 

しかし、数週間も経たないうちに、チームを週に1回に限定して会議を開くと、非効率性が増すだけであることに気づくでしょう。実際、それは2回行われます。まず、正式な話し合いや決定が指定された日まで延期され、 一度に最大1週間も仕事を休むことができる環境を作ります。 次に、すべての会議が同じ 8 時間で行われることが予想されるため、毎週 1 日という悪夢を作り出し、全員のスケジュールがすぐに予約されてしまうため、スケジュールの競合を回避するために、数週間または数か月後に即席の会議をスケジュールすることを余儀なくされます。 生産性の名の下に会議を避けることは、CEOであれば説得力のある議論かもしれませんが、すべての従業員がそれに追随すると、 イノベーションを阻害し、重要なイニシアチブの進行を遅らせるリスクがあります。

3.7人以上の招待はしない

(A bad idea recommended by the Wall Street Journal)

もちろん、自分に関係のない会議には誰も出席したくないでしょう。客観的に見ると、小さなグループほどコンセンサスを得るのが簡単なことがよくあります 。 しかし、任意の人数に基づいて会議の出席を制限すると、選考に入らなかった人から貴重な洞察やアイデアを失うリスクがあり、さらに悪いことに、後で招待されなかった人との会議をさらにスケジュールしなければならないことになります。 人々は、誰が会議に出席する必要があるかを慎重に検討 し、無意味でしばしば逆効果の座席ルールの範囲内で働こうとせずに、適切な人々を招待する必要があります。

4.全員を立ち上がらせる

が推奨する悪いアイデアです。 Lifehack.com) 

文字通りの「立っている会議」の概念に馴染みのない人のために説明すると、人々は立っていると不快になるため、会議 はより速く進み、したがってより早く終了するという考えです。 また、矢継ぎ早のコラボレーション セッションを行う時間と場所は確かにありますが (特に、この方法でコラボレーションするために設計された "アジャイル" 開発環境では)、時間を節約するための戦略として従業員を不快にさせることは、せいぜい近視眼的です。 スタンディングミーティングが速く進むとしたら、それはまだ議論の余地がありますが、それはおそらく、従業員が詳細の共有を減らし、質問を減らすように奨励したからに過ぎません。

さらに、立食形式の会議は、異なるタイプの人々の間で物理的な会議の力学を突き詰めていくと、能力主義、年齢主義、性差別が発生し、不安を感じて会議から完全に離れてしまう人もいます。ハーバード・ビジネス・レビューでは、なぜ立食形式の会議がすべての会議に適したソリューションではないのかを説明しています。 ここに。

5.15分間のミーティングのみを予定する

が推奨する悪いアイデアです。 ファストカンパニー)

パーキンソンの法則は、「仕事は、その完了に利用可能な時間を満たすために拡大する」というものです。 したがって、この推奨事項は、会議を15分以内に詰め込むのに問題はないはずだと主張しています—結局のところ、あなたが今会議でより多くの時間を使用しているのは、あなたがより多くの時間を使用するようにスケジュールしたからですよね? Fast Companyの推奨事項は、このルールの背後にある「科学」を説明するためにTEDトークを引用しています。 TEDユニバースによると、どんなに複雑なアイデアでも、18分以内にプレゼンテーションできるはずです。 それができない場合は、あなたが主題を簡単に提示するのに十分な知識がないだけだと言われます。 

しかし 会議はプレゼンテーションではないまた、そうあるべきでもなく、チームメンバーが協力して困難な問題を解決する機会です。 会議の主催者が、会議の議題に合わせるために必要な最小限の時間をスケジュールすることを期待するのは絶対に公平です。 しかし、恣意的な(そして客観的に見て短い)時間制限に固執すると、1つの長い会議をカバーするだけで済んだはずの大きなタスクを達成するために必要なすべての会議がますます増える可能性が高くなります。 また、会議が短くなると、従業員は勤務時間中常に仕事を開始したり停止したりしており、その中断は生産性にとってはるかに悲惨な結果となることがよくあります。 

slack は、会議の長さのより合理的な目安となる表を作成しました。

6.会議前のミーティングの開催

次の会議についての打ち合わせをする価値があるのはどんなとき？ほとんどありません。ほとんどありません。 状況 「計画」会議や複数の「事前会議」が事前に有益である場合があり、これらはほぼ一様に、主要な会社のニュースが配信されるある種の主要な組織会議の準備が含まれます。 また、ここでは、大規模な変更イニシアチブのキックオフを計画したり、非常に目立つソフトウェアのデモを準備したり、外部のビジネス パートナーとの会議の前にウォークスルーを開催したりするなど、将来の活動に備えるために協力することの価値を否定しているわけではありません。 これらすべてにおいて、リーダーと参加者は、情報を収集し、ストレステストを行い、議論を洗練させ、 今後の会議やイベントの目標とアクションアイテムを共同で準備する必要があります。

しかし、ほとんどの会議では、また、上記の例外的な例であっても、チームがすでに効果的に連携している場合は、プレミーティングを行う理由はありません。定例会議を開催し、全員がプロフェッショナルとして貢献してくれることを期待して、仕事に戻りましょう。 

7.指定されたスピーキングトークンの使用

テニスボール、ペン、メモ帳、ホラ貝......会議の中断を防ぐために、ある物を「発言権」と定め、その物を持っていない人は発言できないようにしている組織はたくさんあります。 

会議室が幼稚園だったら、これは敬意を持って耳を傾け、交代で学ぶことを教える賢明な方法かもしれません。 しかし、正直に言うと、会議室で従業員やチームメイトが互いのアイデアや意見を尊重し合うために話すペンが必要な場合、おそらく組織内でより大きな文化的な問題を抱えているでしょう。 さらに、この儀式は会議を本当に遅くし、長くする可能性があります。 誰もそれを望んでいません。

8.パワーポイントを使わない

が推奨するもう一つの悪いアイデア）。 フォーブス) 

「アマゾンがパワーポイントを禁止 というのが最近の常識になっています。確かに、会議室で誰かがスライドを読み上げるのを聞く必要はありません。しかし、スライドやその他のビジュアルを禁止するのは行き過ぎだと思います。上手く使えば、会議を円滑に進めたり、会話の内容を伝えたり、意思決定に必要な詳細情報を提供したりすることができます。 

会議をもっと効率的にしたいですか？を禁止すべきです。 実際に提示する行為 スライド自体ではなく、会議中です。 私たちは皆、主催者が最初の45分間を、事前に電子メールで送信できたはずの情報を提示するために費やした1時間にわたる会議に苦しんできました。 それはPowerPointのせいではありません。 それは主催者の責任です。 これが、会議が生産的ではない大きな理由の 1 つです。

役に立つヒントがあります。出席者が今後の会議の準備に役立つ情報やプレゼンテーションがある場合は、その情報を（電子メール、メモ、または ビデオプレゼンテーション)を前日に用意しておきましょう。そうすれば、誰もが時間のあるときにスピードを上げることができ、議論や決定事項に集中できるので、会議が早く終わります。

9.参加者へのインセンティブの提供

が推奨する悪いアイデアです。 CIOマガジン) 

食品、プリペイドデビットカード、ギフトカード。確かに、多くの社員はこのような戦略を気にしません。しかし、会議に出席するために人々を買収しなければならないのであれば、その会議を行うべきではないでしょうか？ 

インセンティブが提供されていても、ほとんどの人は時間の無駄だと思う会議には出席しませんし、出席したとしても、 彼らが関与することを期待しないでください。 ほとんどの場合、金銭的なコストは、そこにいる唯一の動機が食べ物やお金である一握りの従業員の出席に見合うものではありません。 結局のところ、アジェンダを設定し、人々に出席を促すことが、何か貢献できるものを持とうと会議に出席してもらうための最善の戦略です。

10.専任のノートテイカーを配置する

が推奨する悪いアイデアです。 アサナ) 

会議のメモや議事録を作成する人がいれば、議論の内容や決定事項、次のステップなどを書面で記録し、会議後に参照することができます。今これは素晴らしいアイデアです。 

しかし、なぜ実際の人間の従業員、つまり実際にお金を払って雇用し、間違いなく彼らの速記よりも優れた取り組みがある人物が、メモを取るためだけに会議に出席するのでしょうか? 会議のノートを取る人になりたい人はいませんし、さらに悪いことに、その責任を任されると、ほとんどの場合、忙しすぎてディスカッションに積極的に参加できないことになります。

なぜ会議は生産的ではないのですか? 会議をより効果的にする方法

この1、2年の間に、革新的なビジネスリーダーたちの間で、ある新しいアイデアが急速に普及し始めています。それは、すべての会議で実行できる簡単な方法であると同時に、より良い、より生産的な会議行動を促すために驚くほど効果的であるということです。

すべてのミーティングを記録する。

つまり、 会議の録画 そして、それらの情報を検索可能な形で保存します。 ビデオライブラリこれにより、その場にいた人、参加できなかった人、参加していない会議で話し合われた情報を探している組織の他の人が、その場で行われた会話を正確に記録することができます。 

すべての会議をデフォルトで録画するということは、従業員に毎日のスケジュールに対する柔軟性とコントロールを与え、適切な人が会議に直接出席できない場合でも会議に貢献できるようにすることを意味します。 また、ビデオ録画により詳細なメモを取る必要がなくなるため、出席者全員がディスカッションに積極的に参加できるようになります。 特に、 Panoptoの動画プラットフォームはすべての動画を自動的に文字起こしするため、誰も手動で行う必要がなく、会議の録画内のすべての会話を簡単に検索できます。

プロジェクトミーティングを記録することで、社員は必要に応じて詳細な情報を参照できる貴重なリソースを手に入れることができ、しかもあなたは特別な努力をする必要はありません。「録画」をクリックするだけで、いつものように会議を開催でき、長い要約メールや「次のステップ」のメモを入力する必要がなくなりました。 

これは、従業員の関心を高め、集中力を維持し、最終的に 会議中と会議終了後の両方で、コラボレーションを向上させる最も簡単でスマートな方法です 。ビデオを確認すると、会議が生産的でない理由を判断できる場合があります。

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Panoptoは、社内で行われるすべての会議を自動的にキャプチャー、トランスクリプト、アーカイブし、安全で検索可能な社内ビデオライブラリに保存することができるオールインワンのビデオプラットフォームです。現在の主要なビデオ会議システムとの統合も可能で、会議のやり方を変えることなく、簡単に会議の記録を始めることができます。 

Panoptoは、Forester社から「Best Support for video Search」と評価されており、ライブラリ内のすべてのビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉を検索し、トピックが語られている瞬間にジャンプすることができます。つまり、ビデオは有用な記録であるだけでなく、企業のナレッジベースの貴重な参照可能な部分にもなるのです。 

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