얼마 전 스페인 마드리드에는 800 명이 넘는 사람들이 모였습니다. 이벤트 : 전자 및 엔지니어링 분야의 글로벌 리더가 주최하는 내부 컨퍼런스로 주요 제품 라인에 대한 전문 지식 공유 및 실무 기술 교육을 제공합니다.

2 일 반 동안 직원들은 기술 세트 구축, 모범 사례 공유 및 회사의 업계 최고의 제품 수명주기 관리 소프트웨어 옵션의 잠재력에 대한 자세한 기술 이해를 높이는 데 중점을 둔 집중 세션에 참석했습니다.

그리고 불과 1 주일 후에 마드리드에 없었던 수백 명의 사람들도 세션에 참석했습니다.

과제 : 대규모 내부 회의를 비디오로 캡처하고 빠르게 공유
솔루션 : 비디오 녹화, 편집, 구성 및 공유를위한 올인원 소프트웨어 기반 서비스
결과 : 이벤트 후 1 주일 만에 준비된 완전한 컨퍼런스 비디오 라이브러리

800 명을 수용하는 것은 결코 쉬운 일이 아니지만,이 총액은 회사의 전 세계 직원 중 일부에 불과했습니다. 회의에 참여하지 못한 많은 직원들이 그곳에서 공유 한 지식의 혜택을받을 수 있다는 것을 깨달은 회의 기획자들은 이벤트를 녹화하고 공유하기위한 전략을 마련했습니다.

3 일 동안 8 개의 방에서 팀은 30 개 이상의 이벤트 세션에서 35 명의 스피커를 녹음하고 캡처했습니다.

그리고 그들은 표준 웹캠, USB 마이크, 발표자 자신의 랩톱 만 사용했습니다. . . 및 Panopto.

안전을 위해 팀은 백업 수단으로 자체 캠코더를 가져 왔습니다. 그런 다음 결과를 기다렸습니다. 캠코더 비디오는 전혀 사용되지 않았습니다. 웹캠이 작동했습니다.

여기에서 방법을 알려드립니다.

도전

먼저, 약간의 배경 지식입니다.

마드리드 회의를 계획하는 동안이 회사는 중요한 문제를시기 적절하고 비용 효율적으로 보존하는 방법에 직면했습니다.

과거의 경험은 이것이 작은 문제가 아님을 증명했습니다. 전통적인 이벤트 기록 프로세스는 주로 다음과 같은 여러 문제를 나타냅니다.

• 비싼 인력과 장비. 이벤트 기획자는 전문 AV 컨설턴트와 비디오 그래퍼뿐만 아니라 수많은 마이크, 캠코더 및 기타 고가의 하드웨어를 위해 예산을 책정해야했습니다.
• 복잡하고 노동 집약적 인 실행. 전문 AV 컨설턴트조차도 여러 동시 세션을 캡처하고 빡빡한 일정을 준수하는 데 어려움을 겪었습니다. 비디오를 녹화 한 후 편집 소프트웨어에 업로드하는 과정과 마찬가지로 장비 설정에 많은 시간이 소요되었습니다.
• 최종 제품의 느린 배송. 일단 캡처 된 비디오는 보거나 공유하기 전에 여러 차례의 긴 포스트 프로덕션 편집을 거쳐야했습니다.

이러한 지속적인 문제로 인해 회의 기획자들은 회의를 디지털 방식으로 재현하는 데 200 시간 이 걸리고 행사 후 30 ~ 45 일 동안 준비가되지 않을 것이라고 예측했습니다.

그래서 팀은 이번에는 다른 것을 시도하기로 결정했습니다.

그들은 대신 판피토를 사용했다.

회의는 매우 컸습니다. 그럼에도 불구하고 팀은 몇 대의 노트북, 웹캠 및 Panopto로 모든 것을 녹화하고 공유 할 수있었습니다. 

해결책

어려운 결정이 아니 었습니다. 회사의 학습 및 개발 팀은 이미 소규모 Panopto 구현을 사용하여 비디오 기반 교육 및 신입 직원 온 보딩을 강화했습니다.

학습 및 개발 팀의 승인으로 내부 이벤트 기획자들은 Panopto가 무엇을 할 수 있는지 알아 보려고했습니다. 그리고 그때 그들은 Panopto가 세 가지 라이브 이벤트 비디오 문제를 모두 극복하는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보기 시작했습니다.

Panopto는 모든 랩톱에 빠르고 쉽게 설치할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 USB 웹캠에서 HDMI 비디오 카메라에 이르는 비디오 및 오디오 레코딩 장치를 자동으로 인식하므로 누구나 어디서나 거의 모든 장치와 최소한의 설정으로 사용할 수 있습니다.

Panopto는 클릭 한 번으로 여러 비디오 스트림을 녹화 한 다음 자동으로 동기화, 인코딩 및 안전하고 검색 가능한 비디오 라이브러리에 비디오를 업로드합니다. 발표자는 "녹음", 발표, "중지"를 클릭하기 만하면 나머지는 Panopto가 알아서합니다.

Panopto를 사용하면 회의 주최자가 자신의 AV 팀으로 활동하여 발표자와 함께 제공되는 프레젠테이션 자료를 직접 녹음 할 수 있습니다. 세션 직후, 각 녹화물은 회사의 Panopto 중앙 비디오 라이브러리에 자동으로 업로드되며, 여기서 비디오는 Panopto의 웹 기반 비디오 편집기로 편집 할 수 있습니다.

그 후에는 나머지 직원들에게 녹음 내용을 알리는 문제 일뿐입니다.

과정

이벤트 이전에 이벤트 팀은 Panopto와 협력하여 구현을위한 3 단계 "준비된"계획을 개발했습니다.

준비 | 사전 이벤트 설정

35 명의 발표자 중 누구도 Panopto에 익숙하지 않았기 때문에 주최자와 Panopto는 모두가 준비 할 수 있도록 협력했습니다. 발표자는 Panopto를 다운로드하고 회사의 비디오 라이브러리에 연결하는 방법을 설명하는 짧은 비디오를 받았습니다. 발표자 준비는 채택을 장려하고 연사가 세션에 집중할 수 있도록 의도적으로 짧게 유지되었습니다.

세트 | 발표일

800 명의 참석자를 위해 고안된 회의를 녹화하는 것은 몇 가지 이상의 과제를 제시합니다. 마드리드에서 이러한 도전은 두 가지 매우 다른 환경을 가장 잘 포착하는 방법으로 내려졌습니다. 메인 홀의 대규모 본회의와 소규모의 흩어져있는 동시 브레이크 아웃 세션입니다.

메인 세션에서 이벤트 팀은 "큰 그림"보기를 캡처하기로 선택했습니다. 무대의 비디오와 오디오는 단일 스테이지 웹캠으로 녹화되었습니다. 스피커의 PowerPoint 슬라이드가 추가되고 Panopto를 사용한 후반 작업 편집에서 동기화되었습니다.

소규모 세션의 경우 설정 시간이 문제였습니다. 각 방에는 마이크 (백업 캠코더와 함께)가 연결되어야했습니다. 발표자는 각자 설정하는 데 약 3 ~ 5 분이 소요되는 자체 랩톱을 사용하여 녹음되었으며 세션간에 10 분만 사용할 수 있습니다.

Panopto에 대한 경험이 부족함에도 불구하고이 회사는 첫 번째 세션에서 두 개의 방을 제외한 모든 세션을 성공적으로 녹음했으며 그 이후로 모든 세션이 완전히 캡처되었습니다. 각주기마다 설정 속도가 향상되어 회의가 끝날 무렵 회의실 당 2-3 분으로 떨어졌습니다.

이동 | 발표 후

발표자가 자신의 세션을 녹화 한 후 남은 일은 회사의 비디오 라이브러리에 파일을 업로드하는 것뿐이었습니다. Panopto는 일반적으로이 작업을 자동으로 수행하지만 회의 위치의 Wi-Fi가 일관성이 없었고 이벤트 주최자는 대부분의 세션을 오프라인으로 녹화하도록 선택했습니다.

빠른 알림 이메일을 통해 대부분의 발표자는 녹화 된 세션을 즉시 업로드했습니다. Panopto 레코딩은 손실되지 않았으며 회사는 100 % 파일 전송 성공을 경험했습니다.

컨퍼런스가 끝난 지 일주일 이내에 컨퍼런스 팀은 업로드 된 모든 세션을 검토, 편집 및 공유했습니다.

모든 작업이 완료되면 회사는 30 개 이상의 세션에 걸쳐 35 명의 연사가 개별적으로 발표하는 전체 3 일간의 컨퍼런스를 녹화하고 1 주일 만에 전 세계 직원들에게 모든 것을 제공했습니다. 그리고 그들은 몇 개의 표준 웹캠, 발표자 자신의 랩톱 및 Panopto로이를 수행했습니다.

결과

계획은 효과가있었습니다.

무엇보다도 그들은 노트, 슬라이드 및 색인 된 콘텐츠가 포함 된 30 개 이상의 원본 고품질 비디오 라이브러리를 만들었으며 모두 완벽하게 캡처했습니다.

그리고 그들은시기 적절했습니다. 팀은 컨퍼런스가 끝난 후 일주일 이내에 모든 비디오를 성공적으로 녹화, 업로드, 편집 및 구성했습니다. 직접 참석할 수 없었던 직원들은 한 달 반이 지난 후가 아니라 불과 일주일 후에 모든 것을 보았습니다.

그리고 그들은 검색 가능했습니다! 그 후 몇 주 동안 회사는 Panopto가 이벤트 비디오 내부에서 말하거나 표시된 모든 단어를 검색 할 수 있다는 사실을 발견했습니다. 참석하지 않은 직원은 관심있는 세션뿐만 아니라 세션 내에서 관심이있는 정확한 순간을 빠르게 찾을 수있었습니다. 그동안 참석 한 사람들은 좋아하는 순간을 찾아 다시 볼 수있었습니다.

무엇보다도 저축이 가장 좋았습니다. 기술 전문가가 200 시간의 계약 작업을해야했던 이전 프로세스는 거의 10 만 달러에 달하는 HD 캠코더 및 지원 장비는 말할 것도없고 일반적으로 각 이벤트 예산의 상당 부분을 차지했습니다. Panopto는 새로운 하드웨어, 기술 컨설턴트 및 전문 교육없이 더 나은 품질의 비디오를 제작하면서 이러한 모든 작업의 필요성을 제거했습니다.

실제로 마드리드 회의는 성공적이었으며 온라인으로 개최 된 연속적인 마드리드 회의도 마찬가지였습니다. 동영상이 공개 된 직후 200 명 이상의 직원이 동영상을 500 회 이상 시청했습니다.