회의가 생산적이지 않은 이유가 궁금할 수 있습니다. 이러한 사고방식은 사람들이 회의를 더 이상 싫어하는 것이 불가능하다고 믿게 만들 수 있습니다.

하지만 당신은 틀렸을 것입니다. 

공정하게 말하면 사람들은 싫어하지 않습니다 모두 회의- 나쁜 회의를 싫어합니다. 비효율적인 회의로 인해 집중력이 흐트러질 때 피할 수 없는 좌절감을 경험한 적이 있을 것입니다. 다른 일을 하는 데 방해가 되거나 업무 흐름을 방해하여 하루의 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 하루 종일 여러 회의에서 발생하는 경우에는 더욱 심각합니다.

물론 직원들에게 물어보면 이메일이나 메시징 앱보다 미팅을 통해 협업하고, 세부 정보를 만들고, 더 효율적으로 전달할 수 있다는 점에서 엄청난 가치를 느낀다고 말할 것입니다. 그렇지 않다면 자연스럽게 캘린더에 있는 회의가 줄어들 것입니다. 

하지만 집회는 기껏해야 필요한 악이라는 평판을 얻었습니다.그렇다면 그 이유는 무엇입니까? 대부분의 팀에서 회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇인가요?

그렇다면 회의는 정말 시간 낭비일까요?

문제를 파헤 치기 시작하면 추세가 나타나기 시작합니다. 종종 문제는 회의가 진행되는 방식에 있습니다. 불명확 한 목표, 구불 구불 한 프레젠테이션, 주제에서 벗어난 토론,주의 산만 한 참가자, 그리고 우리 모두가 한꺼번에 모두를 좌절시키기 위해 공동으로 경쟁하는 다른 작업이 있다는 사실 포인트 또는 다른. 

그렇게해야합니까? 한마디로, 아닙니다. 

하지만 더 나은 회의를 운영하기 위한 대부분의 조언이 실제로 회의를 개선할 수 있을까요? 또한, 안 됩니다. 

나쁜 회의 행동이 사람들의 일정, 업무 만족도 및 회사의 수익에 계속해서 혼란을 초래하는 대신, 모든 조직의 리더는보다 효과적인 회의를 운영하기 위해 새롭고 종종 모호한 규칙을 제정하고 있습니다.

회의 길이 또는 참석자 수에 대한 임의의 제한에서 모든 사람이 회의 기간 동안 일어서게하거나 심지어 메모를하기 위해 회의에 참석할 한 사람을 지정하는 것까지 널리 인용되는이 "모범 사례"는 나쁜 영향을 거의주지 않습니다. 회의 행동.

또한이 모든 의심스러운 조언은 회의를 실제로 개선하는 데 거의 도움이되지 않으며 직원에게 회의를 미워할 새로운 이유를 제공합니다.

피해야 할 10가지 회의 위생 및 생산성 팁

최악의 조언에 들어가기전에, 보다 생산적인 회의를  위한 몇 가지 유용한 팁을 알려드리지 않을 수없습니다. 명확한 의제를 설정하고, 정시에 회의를 시작하고 끝내고, 자료를 미리 보내고, 마지막에 실행 항목을 할당하면 회의를 더 유용하고 덜 답답하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 그 외에도 회의를 개선하기 위해 기업이 정기적으로 채택하려는 "효과적인 회의"전략이 훨씬 더 의심 스럽습니다. 

다음은 피해야 할보다 생산적인 회의를위한 좋은 솔루션으로 일반적으로 선전되는 10 가지 최악의 아이디어 목록입니다. 

1. 이상한 시간에 시작하는 회의 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 CBS 뉴스)

팀원들이 회의 참여에 열의를 보이지 않나요? 어쩌면 이상한 시간에 더 좋아할지도 모릅니다! 이 권장 사항에는 하루 중 아주 일찍 또는 아주 늦게 미팅을 예약하는 것부터 예상치 못한 시간(예: 한 시간이 지난 7분 후)에 미팅을 시작하는 것까지 다양한 방법이 있습니다. 

물론 불규칙한 일정이 어떻게든 직원들의 눈에 회의의 가치를 높인다는 생각은 논리에 어긋납니다. 참석자들은 이 전략이 이상하다는 것을 알아차릴 가능성이 높지만, 대부분 업무에 방해가 된다는 사실에 짜증을 낼 것입니다. 회의에 참석하기 위해 사무실에 일찍 도착하거나 늦게까지 남아 있기를 원하는 사람은 아무도 없으며, 일관성이 부족하면 사람들은 그렇지 않아도 바쁜 일정을 관리하기 위해 더 열심히 일하게 됩니다.

2. 수요일에만 회의 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 포브스)

모든 심부름을 매주 하루 만 할 수 있다고 상상해보십시오. 은행, 식료품 점, 청소부, 건강 검진 및 기타 모든 것-이 모든 일은 하루 만에 할 수 있고 그렇지 않으면 다음 주까지 기다려야합니다. 공정하게 말하면 회의 관리 전략으로서 처음에는 훌륭하게 들립니다. 나머지 한 주 동안 개인 생산성을 위해 열려 있습니다! 

하지만 몇 주만 지나면 팀 회의를 일주일에 한 번으로 제한하는 것은 비효율성만 높인다는 사실을 알게 될 것입니다. 실제로는 두 번이나 그렇게 됩니다. 첫째, 공식적인 논의와 결정이 지정된 날까지 미뤄지는 환경이 조성되어 한 번에 최대 일주일 동안 업무가 유휴 상태가 될 수 있습니다. 둘째, 모든 회의가 동일한 8시간 동안 진행되어야 하기 때문에 매주 모든 사람의 일정이 꽉 차는 악몽 같은 하루를 보내게 되고, 일정 충돌을 해결하기 위해 몇 주 또는 몇 달 후에 즉흥적으로 회의를 예약해야 하는 상황이 발생하게 됩니다. 생산성이라는 명목으로 회의를 피하는 것은 CEO라면 설득력 있는 주장이 될 수 있지만, 모든 직원이 이를 따르게 되면 혁신을 저해하고 중요한 이니셔티브의 진행이 지연될 위험이 있습니다.

3. 7 명 이상 초대하지 마십시오.

(추천하는 나쁜 아이디어 월 스트리트 저널)

물론 자신과 관련이 없는 회의에 참석하고 싶어하는 사람은 아무도 없습니다. 객관적으로 볼 때 소규모 그룹일수록 합의에 도달하기가 더 쉬운 경우가 많습니다. 하지만 임의의 인원수를 기준으로 미팅 참석을 제한하면 참석하지 못한 사람들의 소중한 인사이트와 아이디어를 놓칠 위험이 있으며, 나중에 초대받지 못한 사람들과 더 많은 미팅 일정을 잡아야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 사람들은 회의에 참석해야 하는 사람을 신중하게 고려하고, 무의미하고 종종 비생산적인 좌석 규칙의 테두리 안에서 일하려고 하지 말고 적절한 사람을 초대해야합니다.

4. 모두 일어서

(추천하는 나쁜 아이디어 Lifehack.com) 

말 그대로 '스탠딩 회의'라는 개념에 익숙하지 않은 분들을 위해 설명하자면, 사람들이 서 있으면 불편하기 때문에 회의가 더 빨리 진행되고 따라서 더 빨리 끝난다는 개념입니다. 실제로 신속한 협업 세션(특히 이러한 방식으로 협업하도록 특별히 설계된 '애자일' 개발 환경에서는)을 위한 시간과 장소가 있지만, 시간 절약을 위한 전략으로 직원들을 불편하게 만드는 것은 기껏해야 근시안적인 생각일 뿐입니다. 스탠딩 회의가 더 빨리 진행된다고 하더라도 이는 직원들이 더 적은 세부 사항을 공유하고 더 적은 질문을 하도록 인센티브를 주었기 때문일 가능성이 높습니다. 

또한 상설 회의는 서로 다른 유형의 사람들 간의 물리적 회의 역학에 도달하면 유능한 사람, 나이 주의자, 성 차별이 될 수 있으며, 일부 사람들은 회의에서 완전히 벗어나 불안감을 느끼게됩니다. Harvard Business Review에서 스탠드 업 회의가 모든 회의에 적합한 솔루션이 아닌 이유를 설명합니다. 여기.

5. 15 분 회의 만 예약

(추천하는 나쁜 아이디어 빠른 회사)

"일은 완수할 수 있는 시간을 채우기 위해 확장된다"는 파킨슨의 법칙을 들어보셨을 겁니다. 따라서 이 권장 사항은 회의를 15분 이내로 압축하는 데 아무런 문제가 없다고 주장합니다. 결국 회의 시간을 더 많이 예약했기 때문에 지금 회의 시간을 더 많이 사용하고 있는 것뿐이죠? 패스트컴퍼니는 이 규칙의 '과학적 근거'를 설명하는 TED 강연을 인용하여 이 규칙을 추천합니다. TED의 세계관에 따르면 아무리 복잡한 아이디어라도 18분 이내에 발표할 수 있어야 합니다. 그렇지 못하면 주제를 잘 몰라서 간단하게 발표하지 못한다는 뜻입니다. 

그러나 회의는 프레젠테이션이 아닙니다.팀원들이 협업하여 어려운 문제를 해결할 수 있는 기회입니다. 미팅 주최자가 미팅 의제에 맞춰 필요한 최소한의 시간을 예약하는 것은 당연한 일입니다. 그러나 임의의 (객관적으로 짧은) 시간 제한을 고수하면 한 번의 긴 회의로 끝낼 수 있는 더 큰 작업을 수행하기 위해 점점 더 많은 회의에 참석하게 될 가능성이 높습니다. 또한 중요한 것은 회의 시간이 짧아지면 직원들이 근무 시간 내내 끊임없이 업무를 시작하고 중단해야 하며, 이러한 업무 중단은 생산성에 훨씬 더 치명적인 영향을 미친다는 것입니다. 

슬랙 (slack) 회의 길이에 대해 훨씬 더 합리적인 가이드 역할을하는이 차트를 작성합니다.

6. 사전 회의 개최

다가오는 회의에 대한 회의가 언제 가치가 있습니까? 거의 없다. 거의 없습니다 상황 '기획' 회의 또는 여러 번의 '사전 회의'가 사전에 도움이 될 수 있으며, 이러한 회의에는 거의 공통적으로 회사의 주요 소식을 전달하는 일종의 주요 조직 회의에 대한 준비가 포함됩니다. 여기서 중요한 변화 이니셔티브의 킥오프 계획, 눈에 잘 띄는 소프트웨어 데모 준비, 외부 비즈니스 파트너와의 예정된 회의 전 워크스루 등 향후 활동을 준비하기 위한 협업의 가치를 무시하는 것은 아닙니다. 이를 위해서는 리더와 참가자가 정보를 수집하고, 스트레스 테스트를 거쳐 주장을 다듬고, 다가오는 회의나 이벤트의 목표와 실행 항목을 공동으로 준비해야합니다.

그러나 대부분의 회의에서, 그리고 실제로 위에 나열된 몇 가지 예외의 경우에도 팀이 이미 효과적으로 협력하고 있다면 사전 회의를 개최 할 이유가 없습니다. 정기 회의를 열고 모든 사람이 전문가로서 기꺼이 기여할 것이라는 기대를 설정 한 다음 다시 일하십시오. 

7. 지정된 발언 토큰 사용

테니스 공, 펜, 메모장, 소라 껍질 등 많은 조직에서 개체를 "발언 토큰"으로 지정하고 현재 그 물건을 들고 있지 않은 사람이 말하는 것을 금지하여 회의 중단을 제한하려고 노력했습니다. 

회의실이 유치원이 아니라면 존중하는 경청과 차례를 지키는 것을 가르칠 수 있는 현명한 방법일 수 있습니다. 하지만 회의실에서 직원이나 팀원들이 서로의 생각과 의견을 존중하기 위해 발언권이 필요하다면 조직 내에 더 큰 문화적 문제가 있는 것일 수 있습니다. 게다가 이 의식은 회의 속도를 늦추고 회의 시간을 더 길게 만들 수 있습니다. 아무도 그런 것을 원하지 않습니다.

8. PowerPoint 피하기

(추천하는 또 다른 나쁜 아이디어 포브스) 

“Amazon 금지 PowerPoint 그래서 당신도 그렇게해야합니다. 그리고 거기에는 지혜의 핵심이 있습니다. 결국 아무도 회의실에서 누군가가 전체 슬라이드 데크를 그대로 읽는 것을 듣는 데 시간을 보낼 필요가 없습니다. 그러나 슬라이드 및 기타 지원 비주얼을 금지하는 것은 너무 멀리 가고 있습니다. 이러한 요소를 잘 사용하면 회의를 추적하고 대화에 대한 컨텍스트를 제공하며 결정을 내리는 데 필요한 모든 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 

회의를 더 효율적으로 만들고 싶습니까? 당신은 금지해야 실제 발표 행위 회의 중에는 슬라이드 자체가 아니라 우리 모두는 주최자가 이메일로 미리 보낼 수 있는 정보를 발표하는 데 첫 45분을 다 써버리는 한 시간짜리 회의를 겪은 적이 있습니다. 이는 PowerPoint의 잘못이 아닙니다. 주최 측의 잘못입니다. 이것이 회의가 생산적이지 못한 주요 이유 중 하나입니다.

참석자들이 다가오는 미팅을 준비하는 데 도움이 될 만한 정보나 프레젠테이션이 있다면 이메일, 메모 또는 비디오 프리젠테이션) 전날! 이렇게하면 모든 사람이 자유 시간이있을 때마다 속도를 낼 수 있고, 필요한 토론과 결정에만 집중할 수 있기 때문에 회의를 더 빨리 마칠 수 있습니다.

9. 참석에 대한 인센티브 제공

(추천하는 나쁜 아이디어 CIO 매거진) 

음식, 선불 직불 카드, 기프트 카드. 예, 많은 직원들이이 특정 전략에 신경 쓰지 않습니다. 하지만 회의에 참석하기 위해 사람들에게 뇌물을 주어야한다면 그 회의를 가져야할까요? 

인센티브가 제공되더라도 대부분의 사람들은 시간 낭비라고 생각되는 회의에는 참석하지 않으며, 참석하더라도 참여도가 높을 것이라고 기대하지 않습니다. 대부분의 경우, 재정적 비용은 음식이나 돈이 유일한 동기인 소수의 직원이 참석할 만한 가치가 없습니다. 궁극적으로 의제를 설정하고 사람들이 회의에 참석하도록 설득하는 것이 사람들이 기여할 수 있는 무언가를 가지고 회의에 참석하도록 하는 가장 좋은 전략입니다.

10. 전담 메모 작성자 지정

(추천하는 나쁜 아이디어 아사나) 

회의에 대해 메모 나 의사록을 작성할 사람을 지정하면 회의 후에 사람들이 참조 할 수있는 토론, 결정 및 다음 단계에 대한 서면 기록을 얻을 수 있습니다. 지금 정말 좋은 생각입니다. 

하지만 버튼 클릭 한 번으로 모든 내용을 녹음할 수 있는데 왜 실제 돈을 주고 고용한 사람, 속기보다 더 잘할 수 있는 일을 하는 사람이 회의에 참석해서 필기만 하도록 하겠습니까? 누구도 회의 노트 필기 담당자가 되고 싶어하지 않으며, 더 나쁜 것은 그 책임을 맡게 되면 대부분 너무 바빠서 토론에 적극적으로 참여하지 못한다는 뜻입니다.

회의가 생산적이지 않은 이유는 무엇인가요? 미팅을 더욱 효과적으로 만드는 방법

지난 1 ~ 2 년 동안 새로운 아이디어가 혁신적인 비즈니스 리더들 사이에서 빠르게 인기를 얻기 시작했습니다. 그 이유는 주로 모든 회의에서 간단하게 수행 할 수 있고 놀랍게도 더 우수하고 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 효과적이기 때문입니다.

모든 회의를 기록하십시오.

에 의해 회의 기록 중앙에 보관하고 검색 가능한 비디오 라이브러리, 발생한 정확한 대화에 대한 완벽한 기록을 생성합니다. 나중에 참석 한 사람, 참석하지 못한 사람 및 회의에서 논의 된 정보를 검색 할 수있는 조직 내 다른 사람이 참조 할 수 있습니다. 그들은 일부가 아니 었습니다. 

모든 회의를 기본적으로 녹화하면 직원들의 일일 일정을 보다 유연하게 제어할 수 있어 직접 회의에 참석하지 못하더라도 필요한 모든 사람이 회의에 참여할 수 있습니다. 또한 비디오 녹화를 통해 세부적인 메모를 작성할 필요가 없으므로 모든 참석자가 토론에 적극적으로 참여할 수 있습니다.  특히 Panopto의 비디오 플랫폼은 모든 비디오를 자동으로 트랜스크립션하기 때문에 수작업으로 할 필요가 없으며, 회의 녹화물의 모든 대화를 쉽게 검색할 수 있습니다.

프로젝트 회의를 녹화하면 직원들이 필요에 따라 참조 할 수있는 자세한 정보로 가득 찬 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며 별도의 노력없이 그렇게 할 수 있습니다. 이제 더 이상 긴 요약 이메일이나 '다음 단계' 메모를 작성할 필요 없이 평소처럼 '녹화'를 클릭하고 회의를 진행하기만 하면 됩니다. 

이는 회의 중과 회의 종료 후 모두 직원을 참여시키고, 집중하고, 궁극적으로 협업을 개선 할 수있는 가장 쉽고 현명한 방법입니다. 비디오를 검토한 후 미팅이 생산적이지 않은 이유를 파악할 수 있습니다.

Panopto로 모든 회사 회의 캡처 시작

Panopto는 조직이 안전하고 검색 가능한 내부 비디오 라이브러리에 모든 회사 회의를 자동으로 캡처, 기록 및 보관할 수있는 올인원 비디오 플랫폼입니다. 또한 오늘날의 선도적 인 화상 회의 시스템과 통합되어 회의 방식을 변경하지 않고도 회의 녹화를 쉽게 시작할 수 있습니다. 

Forester에서 "비디오 검색에 대한 최고의 지원"을 인정받은 Panopto를 사용하면 라이브러리의 모든 비디오에서 말하고 표시되는 단어를 검색 한 다음 주제가 논의되는 정확한 순간으로 이동할 수 있습니다. 즉, 동영상이 유용한 기록이 될뿐만 아니라 회사 지식 기반의 귀중하고 참조 가능한 부분이 될 수도 있습니다. 

Panopto가 기업 회의 문화를 개선하고 팀의 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 지금 바로 저희 팀에 연락하여 데모를 요청하세요.