더 나은 회의는 회의실 전에 시작됩니다

너무 많은 회의가 빠른 의제와 많은 희망찬 생각으로 시작됩니다.

우리는 적절한 사람들이 참석하고, 우리가 필요로하는 정보가 무엇이든 즉시 알 수 있으며, 실행 가능한 합의에 참여할 수 있기를 바랍니다. 우리가 자주 받는 것은 부분적으로 정보를 알고있는 참가자들과 함께 부분적으로 참석하는 세션이며, 종종 그룹으로서 지능적인 생각을하기보다는 회의 스케줄러의 아이디어를 수락하거나 거부 할 수 있습니다.

더 나은 방법이 있습니다 : 뒤집힌 회의.

이것은 어떤 조직이든 하루 아침에 채택할 수 있는 새로운 형식입니다. 필요한 모든 것은 단순하고 근본적인 변화입니다. 우리가 회의에 참석해야 하는 기대치 중 두 가지입니다.

테이블에서 모든 파티를 마친 후에는 기본 뒤집힌 회의가 쉽습니다. 한 가지 문제가 있습니다. 일단 테이블에 앉으면 이미 뒤집을 기회를 놓친 것입니다.

회의를 뒤집기 위해서는 회의 주최자가 미리 계획하고 소통해야합니다. 다음 번 회의의 성공 여부는 거의 항상 누군가가 회의실 문을 열기 전에 수행 한 작업에 달려 있습니다.

뒤집힌 회의의 기본 : 가이드

뒤집힌 회의의 성공을 보장하기 위해 미리 준비하고 공유해야하는 세 가지 필수 요소가 있습니다.

• 회의에 대한 귀하의 목표입니다. 모인 그룹이 달성 할 것이 없으면 회의를 뒤집을 수 없습니다. 어떤 일을하고 싶습니까? 어떤 결정을 내리고 싶습니까? 구체적이어야합니다.
• 미팅에 대한 드라이버입니다. 미팅 드라이버는 미팅이 결과를 생성하는지 확인하고 해당 결과에 대한 조치를 수행할 수 있는 권한을 가지고 있어야 합니다. 대부분의 경우, 대부분의 경우에는 상사 (또는 팀의 다른 구성원) 를 준비해야 하는 경우도 있다.
• 회의 자료. 그룹 회의의 요점은 토론하는 것이므로 사전에 준비된 토론 가이드가 필요합니다. 모든 정보를 합리적으로 검토 할 수있는 충분한 시간과 함께 정보에 입각 한 방식으로 참여하는 데 필요한 정보를 사람들에게 제공합니다.

리드 타임 측면에서 24 시간이 표준입니다. 뒤집힌 회의 형식을 테스트하는 중이라면 거기에서 시작하여 사람들이 어떻게 반응하는지 확인하십시오. 48 시간 또는 72 시간이 팀에 더 적합하거나 하루 중 늦게 예약 된 회의에 대해 몇 시간 만 알림이 완벽하게 작동한다는 것을 알 수 있습니다.

정보 공유 측면에서도 팀과 함께 테스트하고 최적화 할 수 있습니다. 이미 만든 동일한 PowerPoint 데크가 완벽하게 작동하거나 전자 메일을 통한 간단한 글 머리 기호 개요로 충분할 수 있습니다. 또는 새로운 모델을 채택하면 결과가 향상된다는 것을 알 수 있습니다. Amazon은 이제 6 페이지짜리 Word 문서를 중심으로 회의를 조직하는 것으로 유명합니다.

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형식이 무엇이든 정보 공유의 중요한 부분은 실제로 참석자가 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있도록 충분한 정보를 공유하는 것입니다. 초기에 문서화 된 프레임 워크를 사용하여 조직에 적합한 것을 파악할 때 올바른 정보를 공유하도록하는 것이 도움이 될 수 있습니다.

6 단계 정보 공유 프레임 워크

• 문맥 또는 질문 : 1-2 문장에서 해결해야하는 문제 또는 취해야 할 조치는 무엇입니까?
• 더 큰 비전 : 성공의 모습을 높은 수준에서 설명하는 전반적인 목표는 무엇입니까?
• 원칙 : 이 결정 또는 작업을 평가하는 데 사용할 조직의 지속적인 지침 원칙은 무엇입니까?
• 가정 : 옵션을 공식화 할 때 기본적인 가정은 무엇입니까? 결정 또는 현재 작업과 관련된 주요 사실은 무엇입니까?
• 옵션 : 사용 가능한 주요 대체 옵션은 무엇입니까? 각각의 장단점은 무엇입니까?
• 권장 사항 : 청중에게 어떤 옵션을 권장합니까? 왜? 다음 단계는 무엇입니까?

회의가 시작될 때

뒤집힌 회의에는 약간 더 많은 작업이 필요하지만 세션 중에 보상을 얻을 수 있습니다. 핵심은 지금 당신의 역할은 강의가 아니라 토론과 작업을 안내하는 것입니다.

뒤집힌 회의를 효율적으로 진행하기위한 몇 가지 팁 :

• • 짧은 시간 동안 회의 자료 를 독립적으로 검토하는 것으로 시작하여 모든 사람 이 읽었 음을 알 수 있습니다. 30 분 회의에는 5 분, 1 시간에는 10 분을 시도하십시오.
  • 메모 할 사람을 지정합니다. 전체 성적 증명서가 필요하지는 않지만 취한 입장과 결정에 대한 높은 수준의 요약이 유용 할 것입니다.
  • 개최중인 회의의 목적을 정의하고 목표를 반복하십시오. 처음부터이 작업을 수행하여 모든 사람이 동일한 페이지에 있는지 확인하십시오.
  • 토론하거나 작업할 수 있도록 바닥을 여십시오. 그렇습니다. 목표를 향해 움직이기 시작하세요.
  • 결정이 내려 지거나 작업이 완료되거나 추가 진행이 불가능한 경우 긴밀한 토론을하십시오. 필요한 것보다 더 오래 만나지 마십시오.
  • 주요 결과 및 결정을 요약합니다. 간단한 이메일 요약과 다음 단계에 대한 알림이 작업을 계속 진행하는 데 도움이됩니다. 하루가 끝나기 전에 그룹을 위해 하나를 준비하십시오.

새로운 프로세스에서와 마찬가지로 조직이 이 새로운 비즈니스 방식을 조정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 팀이 회의를 뒤집는 방법을 최적화할 수 있는 기회를 찾으십시오. 더 많은 시간을 절약하고 더 많은 작업을 수행하며 더 많은 일이 발생하도록 하십시오.

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